Введение
Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что информатизация, то есть проникновение современных информационных компьютерных технологий в различные сферы человеческой деятельности, на сегодняшний день оказывается едва ли не основным фактором повышения эффективности деятельности организации, оптимизации технологических процессов, повышения качества управления, важность которого еще не до конца осознана многими организациями российской промышленной индустрии.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.
Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Проблематикой темы курсовой работы занимались следующие отечественные и зарубежные ученые: Абрамова В.А., Аристов О.В., Ахмин А., Басовский Л.Е., Протасов В.Б., Биктимиров Р.Л., Гречишников В.А., Дырин С.П, Гумеров А.Ф, Жарин Д.Е., Войскун М., Гличев А.В., Илюшина О.С., а также в ходе написания курсовой работы были изучены законодательные и локальные акты нормативной документации предприятия и научная и учебно-методическая литература: положение об отделе качества.
Целью курсовой работы является разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть теоретические аспекты информационного обеспечения управления предприятием.
2. Провести анализ информационного обеспечения системы менеджмента на предприятии (на примере ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»).
3. Разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Объект изучения: ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Предмет изучения: информационная система менеджмента предприятия (на примере ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»).
В качестве основных методов при написании работы применялись методы системного и структурнофункционального анализа, сравнение, анализ и синтез.
1. Теоретические аспекты информационного обеспечения управления предприятием
1.1 Сущность информационного обеспечения управления предприятием
По мнению Бобылева М.П., информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства [9, с. 23].
Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента [23, с. 29].
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств [23, с. 30].
По мнению Вовкотруба О.В., от совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
1) Возможная экономия расходов за счёт снижения:
- фонда заработной платы;
- коммунальных услуг;
- стоимости программного обеспечения;
- расходов на почту;
- расходов на оформление договоров;
- расходов на перераспределение сырья.
2) Устранение возможных расходов в будущем:
- избежание будущего роста численности персонала;
- уменьшение требований к обработке данных;
- снижение стоимости обслуживания.
3) Возможные нематериальные выгоды:
- улучшение качества информации;
- повышение производительности;
- улучшение и ускорение обслуживания;
- новые производственные мощности;
- более уверенные решения;
- улучшение контроля;
- уменьшение просроченных платежей;
- полное использование программного обеспечения [13, с. 9].
Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время, сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:
1) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.
2) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Применение информационной технологии, которой является PR, нуждается в информационном обеспечении. В данном аспекте речь идёт об информационных базах данных (ИБД), без которых вся PR-деятельность попросту не имеет смысла (табл. 1.1).
Таблица 1.1. Соответствие потребностей управляющих возможностям информационно-управляющей системой (ИУС)
|
Уровень управления |
Управленческая ответственность |
Информация требуемая ИУС |
Как используется информация ИУС |
|
|
Высшее управление |
Увеличение производительности, рост, накопление и использование ресурсов; выживание всей организации |
Данные о среде и тенденции, прогнозы, сводные отчеты об операциях, уведомления об исключительных проблемах |
Установление организационных целей, политики, ограничений, принятие решений, касающихся стратегических планов и управления всей организацией |
|
|
Среднее звено управления |
Размещение ресурсов в соответствии с распределенными заданиями, установление оперативных планов, контроль операций |
Сводки о результатах операций и уведомления об исключительных ситуациях, относящихся к делу действиях и решениях других руководителей среднего звена |
Установление оперативных планов и политики, контроль процедур, составление уведомлений об исключительных ситуациях, составление оперативных сводок по распределению ресурсов, о действиях и решениях для других управляющих среднего звена |
|
|
Нижнее звено управления |
Производство товаров или услуг в пределах бюджетов, установление потребности в ресурсах, перевозке и хранении материалов. |
Свободные отчеты о взаимодействиях, подробные отчеты по проблемам, оперативные планы и политики, процедуры контроля, действия и решения, связанных между собой управляющих |
Составление уведомлений об исключительных ситуациях и сообщений о состоянии работы, определение потребности в ресурсах, составление рабочих календарных планов |
Из данных таблицы 1.1. видно, что управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации, все они сталкиваются с общим «требованием» самой информационно-управляющей системой (ИУС). Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно, можно рассматривать информационно-управляющую систему как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.
Любое предприятие, фирма должна иметь и систематически обновлять информационные базы данных по каждому сектору социальной среды и соответствующим адресатам связи с общественностью (PR).
Кроме того, необходима информационная база данных по информации о фирме, появляющейся в средствах массовой информации.
При осуществлении информационного обеспечения PR необходимо аккумулировать всю информацию, которая выходит из предприятия, фирмы, которая характеризует всю её деятельность - по крайней мере, ту информацию, которая носит открытый характер [17, с. 56]. В службе по связям с общественностью должны находиться внутрифирменная управленческая информация (приказы, положения, инструкции и т.д.), доклады руководства, статистические и отчетные материалы, тексты докладов и выступлений руководителей, протоколы важных совещаний, материалы текущей рекламы, жизнеописания первых лиц фирмы и др.
Совершенно необходим для PR-деятельности комплекс информации, который можно назвать «историей фирмы». Речь в данном случае идёт о фактах создания фирмы, этапах и стадиях её развития и становления. Чрезвычайно полезной оказывается и «история товара», изделия, услуги, комплекса услуг - проще говоря, вида деятельности, которой непосредственно занимается фирма.
По мнению Кенигфеста Г., по своим функциям в процессе управления экономическая информация подразделяется на плановую, оперативную, бухгалтерскую и статистическую. При изучении отдельных вопросов анализа используют также и неучетные, внеплановые данные [25, с. 34].
К подготовке исходных данных для анализа следует подходить целенаправленно и осмысленно, необходимо убедиться в достоверности и полноте анализируемой информации.
Исходными данными для анализа производственной и хозяйственной деятельности промышленного предприятия служат материалы отчетности об объемах производства продукции за анализируемый период (год, квартал, месяц, сутки), об объемах работ и использовании техники, составе и численности персонала, производительности труда, а также показатели работы вспомогательных цехов, состояния и использования основных производственных фондов, стоимостные показатели по видам работ: заработная плата, расход материалов и их стоимость, расход электроэнергии, сжатого воздуха, расчет амортизационных отчислений.
Таким образом, информационная система анализа хозяйственной деятельности должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности анализа.
1.2 Классификация информационных систем применяемых на предприятиях
Информационная система - это организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы (процесс сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации). Как видим, информационные системы могут содержать компьютерные средства обработки информации, а могут и не содержать. Далеко не вся информация в системе управления обрабатывается с помощью компьютеров. Существует и такая, которую формализовать либо не удается, либо не следует. Поэтому информационные потоки от аппарата управления к объекту и обратно делятся на две части: те, что обрабатываются с помощью компьютеров, и те, что нет. Таким образом, информационная система предприятия состоит из двух частей: автоматизированной и неавтоматизированной [30, с. 28].
По мнению Сбореца М.В., в связи с многоаспектностью, многофункциональность и различием сфер применения классификацию информационных систем осуществить достаточно сложно [46, с. 50].
В качестве признаков классификации могут служить следующие их свойства:
- уровень интеграции информационных процессов;
- степень автоматизации информационных процессов;
-вид обрабатываемой информации;
- отраслевая принадлежность;
- уровень обслуживаемой системы управления;
- класс решаемых задач.
1. По степени автоматизации информационных процессов: автоматизированные, слабо автоматизированные и не автоматизированные.
2. По уровню интеграции информационных процессов различают интегрированные информационные системы и системы, состоящие из локальных частей и функционально-позадачные.
Интегрированные информационные системы создаются на единой информационной базе. Функционально-позадачные системы содержат локальные подсистемы слабо связанные между собой.
3. По виду обрабатываемой информации системы делятся на документальные и фактографические.
Документальные информационные - для поиска неструктурированной информации, находящейся в текстовых или графических документах. Фактографические - имеют дело со структурированной информацией, что позволяет осуществлять не только точный поиск информации, но и ее арифметическую и логическую обработку.