19. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик // - Секретарское дело. - 2017. - № 9 - С. 45-75.
20. Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани - СПб: «Питер», 2014. - 289 с.
21. Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. - К.: «Диа-Софт», 2015. - 238 с.
22. Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2017. - №2. - С. 8, 18,29,32.
23. Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук / О.В. Живаева. - В., 2016. - 148 с.
24. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. - 2016. - №8. - С. 12,32,67.
25. Кенигфест, Г. Информационные технологии в деятельности предприятий России / Г. Кенигфест // Yes! - 2017. - №4. - С.32,34.
26. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2016. - №11. - С. 32-35.
27. Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М., - 2014. - С. 34.
28. Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // -М.: «Научная книга», 2017. - 110 с.
29. Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. - 2014. - №21. - С.5-9.
30. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - №24. - С.28.
31. Годовые отчеты о деятельности ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.
32. Кадровые отчеты о деятельности компании ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.
33. Финансовые отчеты о деятельности компании ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.
34. Электронный ресурс сайт. ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Приложение А
Таблица 1. Информационные потоки предприятия. Взаимодействие задач бизнес-процессов подробно рассматривается на трех бизнес-процессах «Производство», «МТО» и «Закупки и Сбыт»
|
Входные потоки |
Задачи |
Выходные потоки |
||||
|
№ |
Наименование потока |
№ |
Наименование задачи |
№ |
Наименование потока |
|
|
2. Производство |
||||||
|
7.1.3.1. |
Заказ на производство |
2.1.1. |
Планирование производства |
2.1.1.1 |
План производства |
|
|
1.1.1.1. |
Оперативное управление производством |
|||||
|
2.1.1 |
Анализ сегментов рынка готовой продукции. |
|||||
|
2.1.1.1 |
План производства |
2.1.2. |
Расчёт плановой себестоимости |
2.1.2.1 |
Плановая себестоимость |
|
|
2.1.2.1 |
Плановая себестоимость |
2.2.1. |
Технологическая подготовка производства |
2.2.1.1. |
Технологическая оснастка |
|
|
2.1.1.1 |
План производства |
2.2.2. |
Расчет потребностей в ресурсах |
2.2.2.1. |
Объём необходимых материально-технических ресурсов |
|
|
2.1.2.1 |
Плановая себестоимость |
|||||
|
2.2.2.2. |
Объём необходимых материально-технических ресурсов рабочих мест |
|||||
|
2.2.2.3. |
Объём необходимых трудовых ресурсов |
|||||
|
2.2.2.4. |
Объём необходимых энергоресурсов |
|||||
|
2.1.1.1 |
План производства |
2.3.1. |
Производство продукции |
2.3.1.1. |
Накладная на внутренне перемещение готовой продукции на склад |
|
|
2.2.1.1 |
Технологическая оснастка |
|||||
|
2.3.1.2. |
Фактическая объём производства |
|||||
|
2.3.1.3 |
Фактические себестоимость продукции |
|||||
|
3.1.5.1 |
Объём имеющихся ресурсов на складе |
|||||
|
2.3.1.4. |
Учёт брака |
|||||
|
2.3.1.1. |
Накладная на внутренне перемещение готовой продукции на склад |
2.3.2. |
Складирование продукции |
2.3.2.1 |
Готовая продукция на складе |
|
|
2.3.1.2. |
Фактический объём производства |
|||||
|
8.2.1.1. |
Календарный план внутренних перевозок |
|||||
|
2.3.1.2 |
Фактический объём производства |
2.4.1. |
Учёт фактических объёмов производства |
2.4.1.1. |
Оборотная ведомость |
|
|
2.3.1.2. |
Фактическая объём производства |
2.4.2. |
Расчёт фактических затрат |
2.4.2.1. |
Фактические затраты на производство |
|
|
2.3.1.3 |
Фактические себестоимость продукции |
|||||
|
11.1.2.1 |
Фактическое использование трудовых ресурсов |
Приложение Б.
Таблица 2. Информационные потоки предприятия МТО
|
3. МТО |
||||||
|
2.2.2.1. |
Объём необходимых материально-технических ресурсов |
3.1.1. |
Расчёт потребности материально-технических ресурсов. |
3.1.1.1. |
Потребность в материально-технических ресурсов |
|
|
3.1.3.1. |
Договор на поставку ресурсов |
3.1.2. |
Составление план-графиков пополнение складских запасов |
3.1.2.1. |
План график пополнения складских запасов |
|
|
3.1.1.1. |
Потребность в материально-технических ресурсов |
3.1.3. |
Заключение договоров на поставку ресурсов |
3.1.3.1. |
Договор на поставку ресурсов |
|
|
13.1.1.1 |
Правовое обеспечение, соблюдение законодательных норм |
|||||
|
6.2.2.1. |
Анализ сегмента рынка используемых ресурсов. |
|||||
|
1.1.4.1 |
Оперативное управление МТО |
|||||
|
3.1.3.1. |
Договор на поставку ресурсов |
3.1.4. |
Контроль взаимоплатежей |
3.1.4.1. |
Платежи по договору |
|
|
13.1.1.1 |
Правовое обеспечение, соблюдение законодательных норм |
|||||
|
5.1.3.1. |
Договорные цены |
|||||
|
3.1.2.1. |
План график пополнения складских запасов |
3.1.5. |
Пополнение складских запасов |
3.1.5.1. |
Объём имеющихся ресурсов на складе |
|
|
8.1.1.1 |
План транспортных перевозок |
|||||
|
2.2.2.2. |
Объём необходимых материально-технических ресурсов рабочих мест |
3.2.1. |
Расчёт потребности МТР рабочих мест |
3.2.1.1. |
Потребность МТР рабочих мест |
|
|
3.1.2.1. |
План график пополнения складских запасов |
3.2.2. |
Календарное планирование |
3.2.2.1. |
Календарный план |
|
|
8.1.1.1 |
План транспортных перевозок |
|||||
|
3.2.2.1. |
Календарный план |
3.2.3. |
Учёт движения МТР |
3.2.3.1. |
Акт о движение материально-технических ресурсов |
|
|
3.2.3.1. |
Акт о движение материально-технических ресурсов |
3.2.4. |
Контроль за расходованием МТР |
3.2.4.1. |
Акт о расходовании материально-технических ресурсов |
|
|
2.3.1.4. |
Учёт брака |
3.2.5. |
Учёт брака |
3.2.5.1. |
Акт о наличии брака |
Приложение В.
Таблица 3. Информационные потоки предприятия. Закупки и сбыт
|
7. Закупки и сбыт |
||||||
|
6.2.1.1 |
Анализ сегментов рынка готовой продукции |
7.1.1. |
Поиск и формирование списков потенциальных партнеров поставщиков и потребителей |
7.1.1.1 |
Список потенциальных поставщиков и потребителей |
|
|
7.1.1.1. |
Список потенциальных поставщиков и потребителей |
7.1.2. |
Заключение договоров на закупки и реализацию готовой продукции |
7.1.2.1. |
Договор на закупки и реализацию готовой продукции |
|
|
1.1.6.1. |
Оперативное управление закупками и сбытом |
|||||
|
13.1.1.1 |
Правовое обеспечение, соблюдение законодательных норм |
|||||
|
7.1.2.1. |
Договор на реализацию готовой продукции |
7.1.3. |
Размещение заказов в производстве |
7.1.3.1. |
Заказ на производство |
|
|
3.1.4.1. |
Платежи по договору |
7.1.4. |
Учёт взаиморасчётов с поставщиками, потребителями |
7.1.4.1. |
Расчёты с поставщиками, потребителями |
|
|
2.3.2.1 |
Готовая продукция на складе |
7.1.5. |
Анализ складских запасов в производстве |
7.1.5.1 |
Запас готовой продукции |
|
|
7.1.7.1. |
Транспорт для отгрузки готовой продукции |
7.1.6. |
Формирование графиков отгрузки готовой продукции |
7.1.6.1. |
График отгрузки готовой продукции |
|
|
7.1.5.1 |
Запас готовой продукции |
|||||
|
8.1.1.1 |
План транспортных перевозок |
7.1.7. |
Планирование транспорта |
7.1.7.1. |
Транспорт для отгрузки готовой продукции |
|
|
7.1.6.1. |
График отгрузки готовой продукции |
7.1.8. |
Организация и отгрузка готовой продукции |
7.1.8.1. |
Акт об отгрузке готовой продукции |
|
|
13.1.4.1. |
Хозяйственное обслуживание деловых процессов |
|||||
|
3.1.4.1. |
Платежи по договору |
7.1.9. |
Контроль исполнения договоров |
7.1.9.1. |
Акт об исполнении договора |
|
|
7.1.8.1. |
Акт об отгрузке готовой продукции |
|||||
|
3.2.5.1. |
Акт о наличии брака |
7.1.10. |
Работа по браку |
7.1.10.1. |
Ликвидация брака |
|
|
7.1.5.1 |
Запас готовой продукции |
7.1.11. |
Разработка нормативов запаса готовой продукции, контроль за их соблюдением |
7.1.11.1. |
Норматив запаса готовой продукции |
|
|
1.1.6.1. |
Оперативное управление сбытом |
Приложение Г
Таблица 4. Программа реализации стратегии разработки и внедрения в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программы «Докменеджер» на период 2019-2020 гг.
|
Мероприятие |
Ответственное лицо |
Сроки выполнения |
Достигаемый результат |
|
|
Разработка и внедрение программы на базе MS Exchange (система электронной почты плюс немного активности, связанной с планированием мероприятий). |
ООО «СофтИнтегро» Руководитель отдела АСУ, ОПП |
2019-2020 гг. |
Упрощение порядка работы по регистрации и отслеживанию внутренних документов |
|
|
Автоматизация управленческого документооборота между руководством подразделений ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» |
Ген.директор ООО «СофтИнтегро» Руководитель отдела АСУ, ОПП |
2019 г. |
Повышение эффективности и управляемости процессов распространения и контроля исполнения управленческих решений в целом. Упрощение порядка работы по регистрации и отслеживанию внутренних документов |
|
|
Осуществление автоматизации полного цикла обработки документов в единой СЭД (от руководителя до конечного исполнителя) во всех подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» |
Ген.директор ООО «Софт-Интегро» Сотрудники ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» |
2019 г. |
Повышение эффективности и управляемости процессов распространения и контроля исполнения управленческих решений в целом |
|
|
Обучение программе |
Консультанты ООО «СофтИнтегро» |
2019-2020 гг. |
Подготовка специалистов знающих программу «Докменеджер» |
Приложение Д
Оценка эффективности разработанных мероприятий
Представим оценку экономической эффективности создания информационной системы (ИС) и обоснование внедрения программы «Докменеджер в ООО «АВТОСПЕКТР».
Перечислим наиболее значимые составляющие экономического эффекта для ООО «АВТОСПЕКТР» при создании ИС Программы «Докменеджер»:
- уменьшение затрат на всех этапах административно-управленческий аппарат за счет ускорения обработки информации;
- снижение потерь за счет более совершенного учета затрат;
- уменьшение складских запасов;
- внедрение планирования производства и материальных потоков позволяет закупать действительно необходимые для производства материалы, что значительно сокращает оборотные средства, замороженные в виде материальных запасов;
- уменьшение потерь, связанных с недобросовестностью поставщика (покупателя).
1. Технико-экономические показатели.
До внедрения данной ИС «Портфель заказов» составлением отчетов занималось 2 человека.
Процесс ввода информации производился в ручную на двух компьютерах. Этот процесс был сложен и занимал очень много времени. После внедрения данной программы этой работой будет заниматься один человек, так как разработалась программа кодировки данных и, следовательно, не нужно вводить данные вручную.
Исходные данные для расчета годовой эффективности сведены в таблицу 5. Фонд рабочего времени:
Фрв = (365-104-13)* 8 *1 = 1984 (1)
Действительный фонд рабочего времени рассчитывается по формуле:
Фд = Фрв * 80 % (2)
Фд = 1984 * 80 % = 1587,2.
Среднемесячный фонд рабочего времени вычисляется по формуле:
Фсм = Фд /12 (3) Фсм = 1587,2 / 12 = 132,2.
Таблица 5. Данные для расчета годовой эффективности внедрения ИС
|
Показатели |
Условные обозначения |
Единицы измерения |
До внедрения программы |
После внедрения |
|
|
1. Себестоимость машинного часа работы ЭВМ |
Sмаш |
руб/час |
10 |
10 |
|
|
2. Действительный фонд рабочего времени |
Фд |
час |
1587,2 |
1587,2 |
|
|
3. Среднемесячный фонд рабочего времени |
Фсм |
час |
132,3 |
132,3 |
|
|
4. Машинное время ЭВМ |
Тм |
час |
1587,2 |
1587,2 |
|
|
5. Основная заработная плата: Оператор (4 разряд) Оператор (4 разряд) |
ЗПмес |
руб. |
10500 10500 |
10500 - |
|
|
6. Стоимость компьютера |
Sком |
руб. |
- |
18 000 |
Годовой экономический эффект определяется путем сопоставления затрат по базовому и внедряемому вариантам.
Рассчитывается по формуле:
Эгод = (С1 + R*К1) - (С2 + R*К2) (4)
- где С1, С2 - себестоимость на процесс обучения с использованием базового и внедряемого вариантов;
К1, К2 - капитальные затраты по базовому и внедряемому вариантам;
R - ставка рефинансирования (0,25).
Капитальные затраты по внедряемому варианту К2 - это стоимость оборудования (компьютера) в сумме с производственными затратами:
К2 = Sком + Кпр (5)
- где Sком - стоимость компьютера.