–використання допоміжних, невербальних засобів (міміки, жестів);
–пряма зорієнтованість мовлення на конкретне висловлення співрозмовника,
аотже, необхідність постійно стежити за його думкою;
–можливість зміни теми висловлювання, що вимагає уваги, відповідної оперативної реакції співрозмовника;
–налаштованість на діалог співрозмовників, що передбачає наявність бажання
івміння слухати і сприймати іншого.
Діалогічне мовлення характеризується іншомовним багатством і водночас є інтонаційно неорганізованим, бо відображає природну безпосередність людини.
Інтонація у діалозі не тільки бере участь в оформленні речення як комунікативної одиниці, а й сприяє формуванню діалогічного контакту. Важливу роль тут відіграють сила звуку, довжина вимови, темброве забарвлення, темп.
У діалогічній мові функціонує репліка – особлива мовна одиниця, яка характеризується відносною формально-граматичною завершеністю і відносною самостійністю. Репліка або її частини можуть повторюватися. Це допомагає мовцю сконцентруватися, виграти додатковий час для роздумів, підтримати увагу співрозмовника, увиразнити сказане, пояснити або уточнити зміст репліки чи запитання тощо.
Використання діалогічної мови в діловій сфері, побуті істотно відрізняється, що спричиняють такі позамовні чинники, як мету спілкування та його тривалість.
Ділове спілкування характеризується спрямованістю мовців на досягнення певної мети за короткий час і з найменшими зусиллями, а це вимагає від них досконалого володіння сучасною українською літературною мовою, що для переважної більшості сучасних професій є обов’язковим компонентом професійної майстерності. Безпосередньо пов’язана з цим результативність діалогічної мови в діловій сфері розцінюється як показник професійної
мовнокомунікативної компетенції фахівця.
Отже, культура діалогічного мовлення передбачає уміння починати, підтримувати, завершувати розмову, ставити контрзапитання, застосовувати засоби емоційного впливу, висловлювати бажання (небажання), необхідність,
терміновість, обов’язковість, імовірність (неймовірність), малу ймовірність дій (подій), а також уміння слухати співрозмовника, розуміти його запитання і заперечення й адекватно реагувати на них.
Висока культура діалогічного мовлення та добра фахова підготовка допоможуть людині досягти поставленої мети, не образивши партнера й залишивши приємні враження про себе.
Полілог (від грец. polus – численний, багато) – спілкування між кількома особами. За змістом полілог частково збігається з діалогом. Під час спілкування співрозмовник може бути слухачем, спостерігачем або активним співучасником, впливати на хід розмови.
Усне ділове спілкування може бути як індивідуальне, так і колективне, залежно від кількості учасників бесіди. До індивідуальних форм належать індивідуальна та ділова бесіди, телефонна розмова.
Діалогічне мовлення є основою такої форми ділового спілкування, як бесіда, від майстерності проведення якої залежить успіх справи й репутація фахівця, котрий брав у ній участь.
Бесіда – це спілкування двох або більше осіб, під час якого обмінюються думками, інформацією, вирішують важливі питання тощо.
Індивідуальна бесіда – це діалог двох співрозмовників, які мають спільний інтерес, хочуть порозумітися, налагодити партнерські стосунки чи розв’язати важливі проблеми.
Ділова бесіда – це спілкування між співрозмовниками, наділеними певними повноваженнями, у ході якого передбачається вирішення виробничих, економічних, політичних чи інших питань, обговорення перспективних планів на майбутнє, отримання необхідної інформації для вироблення та ухвалення відповідних рішень, їх реалізація, підтримка ділових контактів на різних рівнях та ін.
Через бесіду реалізується прагнення однієї людини або групи людей спонукати співрозмовника або співрозмовників до дій, які б вплинули на певну
ситуацію, що існує на момент спілкування, або налагодили б чи зміцнили стосунки між учасниками бесіди.
Ділова бесіда спрямована на вирішення конкретної проблеми, тобто результат ефективної ділової бесіди має змінити ситуацію, що існує на момент спілкування, спричинити появу нової. Це один із надійних засобів колективного вирішення різноманітних економічних і соціальних завдань. Вона може мати самостійний характер, передувати переговорам або бути їх складовою частиною.
Ділова бесіда – це усний контакт між партнерами, колегами, пов’язаними діловими стосунками. У політиці, бізнесі ділові бесіди проводять співрозмовники, які мають необхідні повноваження від своїх організацій і дозволи на вирішення конкретних проблем.
Ділові бесіди відіграють важливу роль як у зовнішній діяльності установи, так і у внутрішній. Безпосереднє спілкування під час бесіди працівників одного ділового середовища сприяє підтриманню ділових контактів на рівні установ, галузей, країн. У внутрішній діяльності установ ділові бесіди виступають своєрідним генератором розвитку, стимулюючи пошук нових ідей і задумів. Вони також дають змогу керівникам підвищити власну компетентність, прислухавшись, перевіривши й оцінивши висловлені працівниками в процесі бесіди думки, пропозиції, ідеї, заперечення і критичні зауваження.
Ділова бесіда належить до міжособистісного типу спілкування і передбачає різноманітні способи мовного й немовного взаємовпливу учасників. Ефективність ділової бесіди залежить від вміння і навичок спілкування, що особливо цінується у сучасній політиці, бізнесі, комерції. Дж.-Д.Рокфеллер твердив: «Вміння спілкуватися з людьми – це товар, і я заплачу за нього більш е, ніж за будь-що інше на світі».
Будь-яка бесіда потребує належної і копіткої підготовки. Процес перебігу бесіди багато в чому залежить від індивідуальних особливостей співрозмовників, їх уміння взаємодіяти відповідно до етичних норм ділового етикету, також особистісних якостей та рис характеру, професійної підготовки.
До ділової бесіди готуються заздалегідь: продумують план, аналізують особливості співрозмовника, підшукують необхідні фактичні дані, відзначають стратегію і тактику спілкування. Під час підготовки до ділової бесіди потрібно всебічно проаналізувати предмет обговорення: визначити тему і мету спілкування, конкретні завдання, аргументи, можливі контраргументи партнера, порядок аналізування питань, якщо їх кілька.
Доцільно також скласти психологічний портрет співрозмовника і по можливості ознайомитися з його позицією щодо питання, що обговорюється. Вагоме значення має структура бесіди. Не можна починати розмову з дискусійних питань. У розмові варто чергувати позитивну й негативну інформацію, завершувати спілкування краще на «хорошій ноті».
Підготовка до ділової бесіди дає змогу передбачити несподівані моменти, що знижує ефективність прийомів співрозмовника. У процесі підготовки до бесіди виробляються навички швидкої реакції на випадок несподіваного повороту розмови.
Ділова бесіда складається із п’яти етапів:
1)початок бесіди;
2)передавання інформації;
3)аргументування;
4)спростування доказів співрозмовника;
5)підсумування.
На початковому етапі бесіди встановлюється контакт із співрозмовником. Цей етап ділової бесіди передбачає етикетні формули вітання, подяки, запрошення тощо. Якщо це перший діловий контакт, то співрозмовники мають познайомитися.
Спочатку можна обмінятися компліментами на зразок: Чули багато хороших відгуків про Вашу фірму, знаємо про її успіхи, сподіваємося на конструктивну співпрацю з Вами.
Варто пам’ятати, що речення, сказані на початку бесіди, часто мають вирішальний вплив на бажання чи небажання учасника продовжувати слухати свого співрозмовника.
Етап передавання інформації є своєрідним «трампліном» для аргументування, оскільки відбувається уточнення змісту проблеми, мети спілкування, обговорення проблеми, передавання інформації, її закріплення і визначення нового напряму інформування. У процесі спілкування співрозмовники детальніше ознайомлюються із можливостями й намірами партнера стосовно проблеми, що обговорюється. На цьому етапі бажано утримуватися від оцінювання, а натомість застосовувати тактику запитань із метою переходу від монологу до діалогу. Основними елементами цього етапу є:
1)формування питань (закритих, відкритих, риторичних, питань для роздумів, переломних);
2)вислуховування (концентрація на темі бесіди, на співрозмовнику);
3)вивчення реакцій співрозмовника (спостереження. підтримка візуального контакту);
4)передавання інформації співрозмовника (застосовування мистецтва дипломатії, створення передумов для аргументації).
Це сприяє встановленню взаєморозуміння, довіри та налаштовує на позитивне розв’язання проблеми.
Залежно від того, передували бесіді певні домовленості, ділові контакти чи ні, учасники можуть почати цей етап із уточнення змісту проблеми, наприклад:
Вважаємо, що нам потрібно уточнити деталі; Сьогодні ми плануємо обговорити. Або перейти безпосередньо до змісту проблеми, що обговорюються:
Якщо ми Вас правильно зрозуміли..., Вважаємо, що відповідно до раніше досягнутих домовленостей нашу бесіду доцільно почати з ... тощо.
На етапі аргументування обидві сторони займають певну позицію з проблеми, яка обговорюється. Тепер важлива аргументованість поглядів, тобто підкріплення фактичними даними.