Сформулируем предложения по оптимизации организационной структуры: учреждение и комплектация дополнительного отдела в структуре - отдела кадров. Отсутствие выделенного отдела кадров вынуждает директора организации заниматься вопросами найма и стимулирования персонала, на что у него мало времени, в результате система оплаты труда и поощрения негибкая, корпоративная культура полностью отсутствует, что не способствует выработки лояльности сотрудников, порождает конфликты.
Формирование выделенного кадрового отдела позволит делегировать ему все функции по найму персонала, комплектации штатов, развитию человеческих ресурсов, формированию корпоративной культуры и сплочения организации.
2.3 Анализ финансовой организационной структуры организации
Практика управленческого учета и планирования принята в организации отмечена в табл. 8.
В организации действует централизованная система управленческого учета и планирования. Учет ведется бухгалтерией - все документы сдаются бухгалтерам, на основе чего формируются регистры учета. Планирование производится на совещании руководителей, после чего планы спускаются рядовым работникам подразделений.
Таблица 8
Практика управленческого учета и планирования принята в организации
|
Практика учета и планирования |
Да |
Нет |
|
|
1. Централизованная система |
+ |
||
|
2. Ведение бюджетов подразделениями самостоятельно и консолидация их на уровне организации в целом |
+ |
||
|
3. Комплексная (для различных подразделений) |
+ |
Оценка уровня делегирования полномочий по управлению финансами руководителю подразделения отражена в табл. 9.
Таблица 9
Оценка уровня делегирования полномочий по управлению финансами руководителю подразделения
|
Практика делегирования полномочий по управлению финансами руководителю подразделения (указать рассматриваемый тип подразделений) |
Да |
Нет |
|
|
1. Обладает полнотой распоряжения средствами в рамках согласованной на год сметы |
+ |
||
|
2. Частичное делегирование полномочий по управлению финансами в рамках согласованной на год сметы |
+ |
||
|
3. Полномочия не делегируются |
+ |
В организации каждый руководитель функционального подразделения обладает полнотой распоряжения средствами в рамках согласованной на год сметы.
Принципы распределения средств в бюджет подразделений, ведущих основную деятельность отражены в табл. 10.
Таблица 10
Принципы распределения средств в бюджет подразделений, ведущих основную деятельность
|
Практика делегирования полномочий по управлению финансами руководителю подразделения (указать рассматриваемый тип подразделений) |
Да |
Нет |
|
|
1. Доля от доходов |
+ |
||
|
2. Распределение в бюджет подразделений не осуществляется |
+ |
||
|
3. Другой принцип |
+ |
Распределения средств в бюджет подразделений, ведущих основную деятельность, осуществляется на основе принципа линейной экстраполяции - пропорционально темпам изменения расходов в предыдущем отчетном периоде. По нашему мнению, финансовую структуру организации следует модернизировать путем внедрения принципа распределения средств в бюджеты подразделений как долю от доходов организации - это поможет создать дополнительную мотивацию сотрудников и директоров к плодотворному труду. Также систему финансового управления и планирования следует децентрализовать - чтобы планирование деятельности подразделений осуществляли их непосредственные директора, только утверждая их у главы Администрации.
2.4 Оценка резервов по снижению расходов организации
3 подразделения, осуществляющие вспомогательные функции, вносящих наибольший вклад в объем расходов по итогам 2022 г. отражены в таблице 11.
Наибольшие расходы приходятся на юридический отдел, а наибольшая численность штата - отдел бухгалтерии.
Таблица 11
3 подразделения, осуществляющие вспомогательные функции, вносящих наибольший вклад в объем расходов по итогам 2022 г.
|
№ п/п |
Наименование подразделения |
Основной вид деятельности |
Сумма расходов за 2022 г., тыс. руб. |
Штатная численность, чел. |
|
|
1 |
Отдел бухгалтерского учета и планирования |
Бухгалтерский учет, проведение расчетов, выплат, составление отчетности |
15278 |
9 |
|
|
2 |
Юридический отдел |
Стратегическое управление, заключение крупных контрактов |
54569 |
6 |
|
|
3 |
Внутренний финансовый контроль |
Внутренний финансовый контроль и аудит |
19638 |
3 |
2.5 Мероприятия по снижению расходов организации, оптимальных исходя из критерия «эффективность (стоимость)»
В таблице 12 представим основные мероприятия по снижению 3 мероприятия по снижению расходов организации, оптимальных исходя из критерия «эффективность (стоимость)».
Таблица 12
3 мероприятия по снижению расходов организации, оптимальных исходя из критерия «эффективность (стоимость)»
|
№ |
Наименование и краткое описание мероприятия |
|
|
1 |
Поиск исмолнителей муниципальных контрактов с более низкими ценами (скидками на объем), заключение контрактов на поставки с ними |
|
|
2 |
Расширение сети офисов позволит сократить транспортные затраты на перемещение сотрудников Администрации |
|
|
3 |
Внедрение системы FIFO позволит первыми продавать запасы с наиболее коротким остаточным сроком годности, избежать порчи и убытков от этого |
Внедрение данных мероприятий позволит сократить непроизводительные затраты организации и оптимизировать их структуру.
3. Ключевые цели и показатели организации
3.1 Карта сбалансированных стратегических целей
Схема карты сбалансированных стратегических целей отражена в табл. 13.
Таблица 13
Схема карты сбалансированных стратегических целей Администрации
|
№ |
Раздел |
Стратегические цели |
|
|
1 |
Финансы |
Увеличение доходов бюджета поселения не менее, чем на 3% в год |
|
|
Осуществление инвестиций в объеме 200 млн рублей до 2024 года, в том числе за счет собственных и заемных средств |
|||
|
2 |
Внутренние процессы и инфраструктура |
Поддержка устойчивых темпов роста предоставления государственных услуг (от 0 до 20% в мес.) |
|
|
Вовлечение местного населения в социальные процессы (не менее 30%) |
|||
|
Поиск инвесторов и привлечение частных инвестиций в совершенствование и развитие локальных муниципальных проектов в объеме не менее 150 млн рублей до 2024 года |
|||
|
3 |
Рынки и потребители |
Увеличение ответов на обращения населения до 85% в месяц |
|
|
Обеспечение постоянного положительного прироста частных инвестиций в муниципальные проекты |
|||
|
4 |
Кадровый потенциал |
Удержание не менее 80% ключевых работников более 3 лет в организации |
|
|
Повышение вовлеченности сотрудников в принятие командных решений до 50% и ответственности сотрудников до 75% исполнения принимаемых командных решений |
|||
|
Обеспечение потребности организации в кадрах не менее 90% |
Причинно-следственные связи (снизу-вверх) для каждой «цепочки целей»: достижение цели «Вовлечение местного населения в социальные процессы (не менее 30%)» позволит достичь цель «Увеличение доходов бюджета поселения не менее, чем на 3% в год», а также «Поддержка устойчивых темпов роста предоставления государственных услуг (от 0 до 20% в мес.)» и «Увеличение ответов на обращения населения до 85% в месяц».
Достижение цели «Поиск инвесторов и привлечение частных инвестиций в совершенствование и развитие локальных муниципальных проектов в объеме не менее 150 млн рублей до 2024 года» позволит осуществлять инвестиции для достижения целей: «Осуществление инвестиций в объеме 200 млн рублей до 2024 года, в том числе за счет собственных и заемных средств», «Увеличение доходов бюджета поселения не менее, чем на 3% в год».
Достижение цели «Повышение вовлеченности сотрудников в принятие командных решений до 50% и ответственности сотрудников до 75% исполнения принимаемых командных решений» позволит достичь цели «Обеспечение потребности организации в кадрах не менее 90%» и «Удержание не менее 80% ключевых работников более 3 лет в организации».
3.2 Финансы
Экономические и финансовые показатели отражающие требования учредителя, интересы самой организации и других стейкхолдеров. Таблица 14 заполнена с указанием KPI для каждой из приоритетных целей.
Таблица 14
KPI для каждой из приоритетных целей
|
№ |
Траекторная цель |
Наименование показателя |
Ед. изм.-я |
Текущее значение |
Целевое значение на 2020 год |
Ответственный |
Приоритет |
|
|
1 |
Увеличение доходов бюджета поселения не менее, чем на 3% в год |
Индекс изменения чистой прибыли |
% |
2% |
> 3% |
Глава Администрации |
1 |
|
|
2 |
Осуществление инвестиций в объеме 200 млн рублей до 2024 года, в том числе за счет собственных и заемных средств |
Доля исполнения плана инвестиций |
% |
0% |
100% |
Директор по финансам |
2 |
Разработанные показатели соответствуют поставленным целям и позволяют оценивать их достижимость.
3.3 Рынки и потребители
Таблица 15 заполнена с указанием KPI для каждой из приоритетных целей.
Таблица 15
KPI для каждой из приоритетных целей
|
№ |
Траекторная цель |
Наименование показателя |
Ед. изм.-я |
Текущее значение |
Целевое значение на 2020 год |
Ответственный |
Приоритет |
|
|
1 |
Увеличение ответов на обращения населения до 85% в месяц |
Индекс изменения количества клиентов в клиентской базе |
% |
1% |
> 5% |
Директор по социальной политике |
1 |
|
|
2 |
Обеспечение постоянного положительного прироста частных инвестиций в муниципальные проекты |
Доля исполнения плана по оказанию новых услуг |
% |
0% |
100% |
Глава Администрации |
2 |
3.4 Внутренние процессы и инфраструктура
Таблица 16 заполнена с указанием KPI для каждой из приоритетных целей.
Таблица 16
KPI для каждой из приоритетных целей
|
№ |
Траекторная цель |
Наименование показателя |
Ед. изм. |
Текущее значение |
Целевое значение на 2020 год |
Ответственный |
Приоритет |
|
|
1 |
Поддержка устойчивых темпов роста предоставления государственных услуг (от 0 до 20% в мес.) |
Индекс изменения доходов бюджета Индекс обновления ассортимента услуг |
% |
Индекс изменения доходов: 5% Индекс обновления3% |
Индекс изменения доходов: 0% < IВП мес < 20% Индекс обновления ассортимента услуг: 5% < IТАобновл кварт< 10% |
Заместители главы |
1 |
|
|
2 |
Вовлечение местного населения в социальные процессы (не менее 30%) |
Доля вовлеченного населения |
% |
0% |
> 30% |
Заместители главы |
1 |
|
|
3 |
Поиск инвесторов и привлечение частных инвестиций в совершенствование и развитие локальных муниципальных проектов в объеме не менее 150 млн рублей до 2024 года |
Доля исполнения плана по привлечению инвестиций в совершенствование и развитие бизнес-процессов |
% |
0% |
100% |
Глава Администрации |
3 |