внесенням у документи з обліку праці посадових осіб, не передбачених штатним розкладом (встановлюють зіставленням цих документів зі штатним розкладом).
Дійовий контроль за використанням коштів на оплату праці значною мірою сприяє зростанню продуктивності праці й зміцненню трудової дисципліни.
Перевірка витрачання коштів на оплату праці може бути успішно здійснена за умови вивчення правильності розрахункових показників з питань праці (чисельність працівників за групами й категоріями,стану нормування праці, продуктивності праці, використання робочого часу й коштів на оплату праці). Спочатку доцільно вивчити затверджені штатні розклади,положення про оплату праці й виплату преміальних винагород, встановити можливі штатні надмірності чисельності працівників, невідповідність окремих посад фактично виконуваній роботі, завищенні розміри посадових окладів, тарифних ставок тощо.
Дотримання тарифних сіток і ставок, посадових окладів можливо встановити шляхом їхнього порівняння зі штатним розкладом і перевіркою даних табелів обліку використання робочого часу й розрахунку заробітної плати.
Для встановлення можливих відхилень - перевитрат чи економії фонду оплати праці, слід порівняти кошторисні дані зі звітними показниками. Показники з питань праці, подані у квартальних і річних звітах, слід зіставити з даними бухгалтерського обліку. При цьому користуються Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99р. №318. За цим положенням до складу прямих витрат на оплату праці включено заробітну плату та інші виплати робітникам, зайнятим у виробництві продукції, виконанні робіт або наданні послуг, які можуть безпосередньо бути віднесені до конкретного об`єкта витрат.
Розмір коштів, які спрямовані на оплату праці й включаються у витрати виробництва, визначають самі суб`єкти підприємницької діяльності.
При погодинній оплаті праці перевіряється правильність тарифних ставок або умов контракту, а при відрядній - виконання кількісних і якісних показників роботи, правильність норм і розцінок.
Під час перевірки табелів обліку використання робочого часу та інших первинних документів з нарахування заробітної плати слід з`ясовувати, чи не було випадків внесення в них вигаданих (підставних) осіб.
Доцільно також перевірити правильність відрахування на соціальне страхування, а також утримань із заробітної плати: податку на доходи фізичних осіб, за виконавчими документами, дорученнями - зобов`язаннями за придбані товари в кредит; за письмовими дорученнями про переказ страхових внесків за договорами особистого страхування, авансів, виданих у рахунок заробітної плати, на відшкодування збитків, заподіяних підприємству, перерахування в ощадбанк на рахунки особистих вкладів за заявою працівника підприємства тощо.
Перевірка правильності надання чергових відпусток починається з перевірки дотримання закону «Про відпустки» 15.11.96 р.№504/96 - ВР, відносно їх своєчасності, об`єму тощо. Розрахунок суми відпускних проводиться відповідно до п.7 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 №100 зі змінами і доповненнями.
У всіх випадках збереження середньої заробітної плати і забезпечення допомогою у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або у зв`язку з вагітністю й пологами середньомісячна плата обчислюється згідно постанови КМУ від 08.02.95 №100 зі змінами і доповненнями.
Контролю підлягає перевірка правильності відрахування на соціальне страхування. Страхові внески на державне соціальне страхування нараховуються на фонд оплати праці та інші виплати,і сплачуються у дні одержання заробітної плати.
Не внесені страхувальником у встановлені строки платежі вважаються недоїмкою і стягуються у безспірному порядку. Пеня нараховується починаючи із наступного дня після одержання плати і по день сплати платежу. Безспірне стягнення сум обов`язкових платежів, штрафів та інших фінансових санкцій здійснюється відповідно до чинного законодавства.
У разі порушення підприємством строків подання розрахункових відомостей (звітів), органи страхування не приймають до заліку в рахунок страхових внесків середньомісячну суму витрат, включених до цієї розрахункової відомості.
Перелік звітів по контролю нарахування фонду оплати праці та правильності нарахування страхових внесків на державне соціальне страхування:
. Форма №1-ПВ «Звіт з праці» - щомісячна, щоквартальна, річна. Подається до 7 числа після звітного періоду до міського органу державної статистики.
. Форма №1-ДФ «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку і сум утриманого з них податку» - квартальна. Подається на протязі 40 календарних днів після закінчення звітного періоду до органів державної податкової служби.
. Форма №1-ПП «Звіт про суми отриманих пільг по оподаткуванню у розрізі окремих видів податків та пільг по кожному виду податку» - квартальна, річна. Подається квартальна не пізніше 21 числа після звітного кварталу, а річна - до 8 лютого наступного за звітним року до органів державної податкової служби.
4. Форма №3-ПВ «Звіт про використання робочого часу» - квартальна. Подається до 7 числа після звітного періоду до міського органу державної статистики.
5. Форма №4-ФСС з ТВП «Звіт про нараховані внески, перерахування та витрати, пов’язані з у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності» (додаток Ч1) - квартальна. Подається до 20 числа наступного за звітним періодом місяця до органів Фонду соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності.
. «Розрахункова відомість про нарахування і перерахування страхових внесків до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття» (додаток Ч2) - щоквартальна. Подається до 10 числа наступного за звітним періодом місяця до міського центру зайнятості.
. «Розрахунок суми страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» - щомісячна. Подається до 20 числа наступного за звітним періодом місяця до Пенсійного Фонду.
. «Розрахункова відомість про нарахування і
перерахування страхових внесків та витрачання коштів Фонду соціального
страхування від нещасних випадків та професійних захворювань України» (додаток
Ч3) - щоквартальна. Подається до 20 числа наступного за звітним періодом місяця
до відділення Фонду соціального страхування від нещасних випадків та
професійних захворювань.
4.6 Методика проведення аудиту розрахунків за виплатами
працівникам
Аудит розрахунків з оплати праці відіграє важливу роль у системі як внутрішнього, так і зовнішнього аудиту. Це пов'язано з тим, що облік праці і заробітної плати є трудомістким, потребує уваги і сконцентрованості, оскільки пов'язаний з обробленням великої кількості первинної інформації, має багато однотипних операцій, здійснення яких потребує багато часу.
Під час проведення аудиту розрахунків з оплати праці слід використовувати такі джерела інформації: трудове законодавство, Кодекс законів про працю, законодавчі акти про підприємство і підприємництво, розрахунково-платіжну відомість (форма № П-49, відомість на виплату грошей, платіжну відомість (форма № П-53), особистий рахунок, нормативно-довідкову інформацію до обліку праці і заробітної плати, первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, акти перевірок, накази, картки, особисті справи робітників, трудові договори і контракти, відомості обліку, нормативні документи для нарахування заробітної плати, відпускних та інші документи стосовно об'єкта дослідження, табелі, наряди, баланс. Головну книгу. Вивчаються всі документи, які додаються до журналу, відомості, на основі яких складається бухгалтерське проведення як за дебетом, так і за кредитом рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці».
Під час аудиту використовуються різні методи й методичні прийоми: перерахунок, перегляд, оцінка фактичної наявності, зіставлення, оцінка. Так, для перевірки розрахунків з оплати праці застосовують методи зіставлення даних бухгалтерського обліку з первинними документами (оклади, затверджені в штатному розкладі, і фактичні нарахування, табель обліку робочого часу і розрахунок зарплати), перерахунки (аудитор перераховує суми, які були утримані, і порівнює з нормами чинного законодавства) тощо. Також існують певні способи перевірки документів. Наприклад, первинні документи, які є основою для нарахування і виплати заробітної плати (табелі, розрахунково-платіжні відомості) вивчаються комбіновано, тобто суцільним і вибірковим способом (якщо аудитор перевірив деяку кількість однотипних первинних документів і не знайшов помилок, то він може вважати, що документи з цієї пачки всі без помилок). Розпочинаючи перевірку розрахунків з оплати праці, аудитор повинен з'ясувати, які форми та системи оплати праці застосовуються на даному підприємстві, чи має підприємство внутрішні положення про оплату праці робітників, колективний трудовий договір, списковий та середньообліковий склад їх, як організовано облік розрахунків з оплати праці (зміст та кваліфікація бухгалтерів, забезпеченість нормативними матеріалами, хто здійснює контроль за їх роботою, чи автоматизовані ці ділянки), чи обмежено склад працівників, які отримують готівку на господарські та інші витрати, чи здійснюється на підприємстві видача позик робітникам, продаж товарів у кредит, і як оформлені ці операції. Це необхідно для того, щоб аудитор зміг визначити аудиторський ризик (побоювання того, що деякі помилки чи порушення можуть залишитися невиявленими). Для визначення ступеня ризику аудитор проводить загальне дослідження об'єкта з допомогою тесту і за результатами такого тестування аудитор може відмовитись від проведення перевірки або вжити заходів щодо зменшення ризику. Для того щоб отримати загальну картину та відповіді на ці запитання, можна провести тестування внутрішнього контролю й обліку з даного розділу перевірки.
Вірогідність зроблених робітникам нарахувань заробітної плати (премій, матеріальної допомоги, подарунків тощо) перевіряються зазвичай вибірково. Для цього у вибірку включають дані за різними категоріями робітників або звільнених робітників (керівників, спеціалістів, робітників), за основними видами нарахувань, (питома вага, яких, як правило, перевищує 5 % від загальної суми заробітної плати) та різними періодами часу (звичайно за один місяць кожного кварталу). Перевіряються розрахункові та платіжні відомості, особові рахунки співробітників, а також первинні документи (табелі, наряди тощо), на основі яких здійснюються нарахування заробітної плати. Потрібно звернути увагу на правильність заповнення цих документів, відповідність їх заповнення чинному законодавству та нормативним документам.
Після тестування аудитор розробляє програму перевірки, згідно з якою здійснюється детальне вивчення операцій.
Послідовність вивчення господарських операцій щодо нарахування й утримання заробітної плати можна відобразити так:
особові картки, договори, контракти. Документи обліку особового складу, записи на рахунках бухгалтерського обліку, розпорядження, накази про прийняття на роботу, звільнення, відпустки, документи з обліку виробітку та відхилень, звітність по праці.
Документи, що є підставою для додаткової оплати. Розрахункові відомості та платіжні відомості. Фактична калькуляція. Первинні бухгалтерські документи.
Важливими показниками, які досліджує аудитор, є продуктивність праці, рівень та сума заробітної плати. З початку проведення аудиторської перевірки вивчаються організація та ефективність праці, правильне застосування нових умов оплати праці робітникам, контроль за використанням фонду оплати праці, економічна обґрунтованість норм виробітку і заінтересованість працівників у збільшенні випуску продукції і зростанні продуктивності праці.
Кожне підприємство в умовах ринкових відносин може застосовувати різні форми оплати праці та матеріальної винагороди. Тому аудитор визначає, яка оплата праці застосовується на підприємстві, і відповідно вибирає шлях перевірки. За погодинної оплати праці з'ясовується обґрунтованість застосування тарифних ставок та дотримання умов контрактів, а за відрядної - виконання кількісних та якісних показників, правильність використання норм та розцінок.
Під час перевірки первинних документів установлюється повнота заповнення усіх реквізитів, наявність відповідних підписів уповноважених осіб, які відповідають за облік виконаних робіт, відсутність у документах виправлень.
Аналізуючи наряди на відрядну роботу за датами їх видачі потрібно зіставити прізвища робітників у нарядах та в табелях обліку робочого часу з даними обліку особового складу. Аудитор визначає, чи немає випадків включення до них підставних осіб, повторного нарахування сум раніше оплачених за первинними документами. Методом арифметичного контролю встановлюються помилки в підрахунках у первинних документах або у розрахункових відомостях.
Звертається увага на правильність оформлення та нарахування різних виплат робітникам. До них відносять виплати стимулюючого характеру (премії, винагороди за підсумками роботи за рік), виплати компенсуючого характеру (надбавки та доплати за роботу в нічний час, понадурочні), виплати за невідпрацьований час (оплата чергових і додаткових відпусток, тимчасової непрацездатності тощо), оплата простоїв, браку. Аудитор повинен враховувати, що нарахування премій має бути затверджено наказом керівника, обумовлено в колективному договорі, контракті) Простій не з вини робітника оформляється листком про простої й оплачується не нижче 2/3 тарифної ставки.
Доплати у зв'язку з відхиленням від нормальних умов праці оформляються нарядами на відрядну роботу, в якому показують Додаткові технологічні операції, не передбачені технологічним процесом. Повний (невиправний) або частковий (виправний) брак на виробництві не з вини робітника затверджується актом і оплачується.
Під час перевірки правильності виплат допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю необхідно звернути увагу на лікарняний листок, який є основою для нарахування такої виплати. Листок обов'язково повинен бути оформлений підписами і печаткою лікарні. Також необхідно перевірити стаж роботи працівника (відсоток від основної заробітної плати, згідно з яким визначають розмір допомоги, розраховується виходячи зі стажу роботи).
Приділяється увага перевірці виплат за договорами підряду та іншими договорами цивільно-правового характеру (комісії, доручення, оренди майна у фізичних осіб тощо). Необхідно з'ясувати, чи справді виконувалась така робота, і чи виконувалась вона саме цією людиною. Установлюється правильність оформлення договорів, економічна цілеспрямованість та правильність їх укладення, правильність розрахунків за договорами, відрахування податків (обов'язкові виплати до пенсійного фонду у відповідному розмірі відсотка від суми винагороди) та відображення в обліку.
Перевіряючи правильність розрахунку середньої заробітної плати, необхідно визначити період, за який нараховується заробітна плата, виплати, які включаються до середньої заробітної плати, порядок розрахунку виплат за всіма випадками збереження заробітної плати і для надання допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.
Аудитор вивчає, чи відповідає порядок нарахування середньої заробітної плати на час надання працівникам щорічної і додаткової відпустки або оплати їм компенсації за невикористану відпустку, надання працівникам, які навчаються без відриву від виробництва, відпусток у зв'язку з навчанням, виконанням ними державних громадських завдань у робочий час, переведенням працівників на іншу, легшу та нижчеоплачувану, роботу за станом здоров'я, у разі надання жінкам додаткових перерв для харчування дитини, службових відряджень, тимчасового переведення працівника у зв'язку з виробничою потребою на іншу, нижчеоплачувану посаду і в інших випадках, коли згідно з чинним законодавством виплати здійснюються виходячи із середньої заробітної плати.