Второй этап - подготовка информации о решении - включает сбор и передачу данных, анализ, оценку, полное и всестороннее знание информации, точное формулирование конкретных задач решения. Информация является неотъемлемой частью всего процесса подготовки и принятия решений. Однако на разных этапах процесса ее назначение и характер могут различаться. На этом этапе анализ информации определяет уточнение и формулировку проблемы, осознание причин ее возникновения и возможности ее решения. Исходя из этого, не исключается принятие решений, если существует реальная возможность решения проблемы путем прямого контрольного воздействия и устранения причин сбоя в работе. Эта ситуация особенно типична для процессов оперативного управления, в которых на основе информации, получаемой в ходе постоянного мониторинга изменений в оперативной ситуации, при обнаружении отрицательных отклонений в работе ОВД то руководство данной структуры принимает решение по их устранению их.
Третий этап - разработка альтернативных вариантов управленческого решения, их оценка и обоснование выбора наилучшего решения при определенных условиях - состоит в разработке вариантов решения в форме проектов, определении критериев выбора лучших вариантов, оценивая решения и определяя их предпочтения, выбирая наиболее оптимальные, координируя их на всех уровнях управления ОВД. На основе анализа собранной информации разрабатывается проект управленческого решения или, что еще лучше, несколько альтернативных проектов для решения проблемы. Любой предварительный вариант, если он способен достичь цели и не соответствует материальным, финансовым, людским и другим ресурсам ОВД, должен быть включен в число альтернатив для выбора наилучшего решения. В рамках этой процедуры формулировка всех компонентов (цели, задачи, содержание и методы решения) имеет максимальный характер. На этом этапе изучаются средства, методы и средства для достижения желаемых целей с учетом возможностей системы для эффективной реализации решения. Кроме того, вопросы взаимодействия и координации решаются внутри и вне системы ОВД. Следующая процедура состоит в оценке возможных результатов действий при реализации решения, которое учитывает установленные критерии (количество и качество сил, активов, финансовых и других ресурсов, фактор времени, степень приближения, цель реализации и т. д. То есть все ресурсы, которые будут задействованы в реализации решения). Основным критерием оценки варианта принятия управленческого решения является соответствие описанных мер общим задачам, поставленным перед ОВД, и целям решения. Лучшее решение — это то, что характеризуется высокой вероятностью достижения цели, устранения негативных последствий. Наконец, на данном этапе осуществляется координация проекта, что является очень важным моментом для выбора предпочтительного варианта управленческого решения.
Четвертый шаг - принятие решения руководителем ОВД - заключается в том, что после того, как проект управленческого решения будет прояснен и утвержден, он передается менеджеру ОВД для одобрения (управленческое решение). Но прежде, чем отправить этот проект менеджеру, следует оформить его, а затем отредактировать его. Процесс утверждения является официальной формой утверждения управленческого решения должностным лицом, которое имеет право управлять и несет юридическую ответственность за принятое решение. Так, например, в аппаратах Министерства внутренних дел, УВД, важная часть управленческих решений принимается индивидуально их первыми руководителями. Оставшаяся часть управленческих решений принимается ими после того, как проекты уже рассмотрены руководителями или уже введены в эксплуатацию. Окончательная процедура принятия управленческого решения на данном этапе заключается в том, что утвержденное данное решение приобретает юридическую силу и уже является обязательным для исполнения всеми сотрудниками ОВД и подразделений системы ОВД.
Для повышения эффективности управленческих решений в ОВД, когда они разрабатываются и учитываются, необходимо соблюдать ряд следующих требований:
1 Требование обоснованности - предполагает, что решение будет эффективным, если оно будет полностью и научно поддержано, принимая во внимание различные сценарии, основанные на знании объективных законов эксплуатации и развития, управляемой и управляющей подсистем. Кроме того, если решение принимается на основе объективного и всестороннего анализа достоверной и всесторонней информации, современных достижений науки и техники.
2 Требование информационной среды является одним из важнейших условий повышения эффективности управленческих решений, позволяющего быстро выявлять проблемы и определять причины. Решение будет высокого качества, если оно содержит оптимальное количество информации.
3 Требование законности заключается в том, что решение будет эффективным только в том случае, если оно не противоречит законам, указам, приказам и инструкциям, действующим на их уровне. Как отметил В.В. Кардашевский, «решение руководства должно соответствовать не только букве закона, но и духу законодательства и права».[18]
4 Требование соблюдения полномочий субъекта - предусматривает необходимость принятия решения организацией или уполномоченным представителем под ее юрисдикцией (это право и обязанность).
5 Обязательство соблюдать установленный порядок принятия решений.
6 Требование о соблюдении установленной формы решения о его создании по форме, установленной и подписанной соответствующими должностными лицами.
7 Требование своевременности - подразумевает, что решение должно адекватно соответствовать этапу развития проблемы момента. Даже если решение является правильным и обоснованным, но принято с опозданием, оно эквивалентно ошибке. Таким образом, наиболее важным фактором эффективности решения является скорость его принятия и гибкость реагирования на изменения.
8 Конкретное требование - предполагает, что управленческое решение должно иметь конкретный характер, оно должно четко и конкретно указывать цели, задачи, полномочия, предписания, разрешения, ограничения и запреты, а также сроки, установленные исполнителям.
9 Управленческое решение должно быть логичным, непротиворечивым по своей природе, доступно для обеспечения быстрого и точного восприятия получателей.
10 Требование к систематическому управленческому решению состоит в том, чтобы рассматривать его вместе с другими решениями, ранее принятыми вышестоящими органами или самим ОВД, которые не противоречат им.
11 Требование полного устранения проблемы как показатель эффективного управленческого решения. Все здесь связано с правильной оценкой ситуации, однозначным анализом причин, вызвавших проблемную ситуацию, и определением путей их устранения.
12 Требование общественной мотивации. Суть его в том, что управленческое
решение будет эффективным, если оно включает социальную мотивацию и отвечает
общим целям ОВД. Сотрудники должны всегда понимать, чем их руководитель
руководствуется в процессе принятия управленческих решений и какие цели должны
быть достигнуты при его выполнении.
Как известно, коллективным элементом любой системы социального управления является трудовой коллектив.[19] Именно коллектив выполняет определенные общественно важные функции в определенной структуре.
Органы внутренних дел не являются исключением: их также отличает разнообразие и многомерность, поскольку с точки зрения теории управления их функционирование основано на системе отношений «человек-человек».
Органы внутренних дел представляют собой социально управляемую систему, в которой профессиональная деятельность работников осуществляется в основном в коллективной среде. В настоящее время интерес к различным аспектам функционирования рабочих коллективов, особенно к тем, в которых общение и межличностные отношения имеют особую ценность, возрастает в социально-психологической науке.
Коллектив ОВД значительно отличается от большинства других служебных коллективов. Специфичность ОВД заключается в обязательном соблюдении всеми сотрудниками норм субординации, служебной дисциплины и уставных отношений, аправа и обязанности должностных лиц регламентированы в НПА.
Служба в ОВД относится к особому виду государственной службы, поэтому наряду с общими требованиями к службе, регламентированными Федеральным законом от 27 мая 2003г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»,[20] одновременно обязательно соблюдение и особых требований, установленных Федеральным законом от 30 ноября 2011 г. № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»[21] и Федеральным законом от 7 февраля 2011 года № 3-ФЗ «О полиции».[22]
Служебный коллектив ОВД функционирует как целостная формальная или неформальная структура. Формальная (официальная) структура коллектива связана с его деловыми (служебными, воспитательными) отношениями, которые регулируются обязательными предписаниями. Поведение сотрудника ОВД здесь ориентировано исключительно на задачи службы и способы их решения, а неофициальная структура коллектива должна избегать установления регламентизма в отношениях сотрудников, избегать того, что создает внутреннее напряжение в коллективе. Необходимо серьезный и деловой тон работы сочетать с приятной и теплой психологической атмосферой. Взаимное уважение и доверие, забота о коллективе и уважение его интересов и целей, авторитет руководящих органов самоуправления, самодисциплина, хорошие личные отношения- элементы неформальной (неофициальной) структуры служебного коллектива ОВД. Сотрудник при неформальной структуре, хотя и испытывает на себе влияние официальных отношений, все же получает большую свободу действий.
Коллектив в общем смысле — это некая социальная общность и совокупность индивидов, которые определенным образом взаимодействуют друг с другом, признают свою принадлежность к этой общности и признаются ее членами с точки зрения других.
Обратим внимание, что понятия «группа» и «коллектив» должны различаться. Концепция «Группа» включает в себя строго формальное объединение лиц, абсолютно равнодушных к любому ее содержанию. Коллектив — это объединение людей с общими целями, интересами и потребностями. Несмотря на то, что группа также является объединением, члены команды собираются вместе, чтобы решать проблемы, цели и общие потребности, формируя при этом определенный тип межличностных отношений, характеризующихся различной степенью совместимости, сплоченности и т. д.
В научной литературе по теории управления часто можно встретить понятие «служебный коллектив», что означает «законно созданный союз людей, каждый из которых связан общими и универсально важными целями, интересами, обязанностями, и реализует свои полномочия в процессе повседневной совместной деятельности при специально разработанном ресурсном обеспечении».[23]
В рамках служебного коллектива важное значение приобретают различные личные качества ее членов и, в частности, мотивация их действий, в том числе правовая основа их деятельности. Иными словами, помимо внешней среды деятельности этого коллектива особое значение придается, как правило, внутренним условиям его деятельности.
Таким образом, трудовой (служебный) — это не просто логический порядок работников, выполняющих взаимосвязанные профессиональные задачи, это уникальная организация, действующая по самым сложным социально-психологическим законам. В профессиональной деятельности работники, совместно реализующие профессиональные цели и задачи, объединяются в общественную организацию с правилами и процедурами, установленными этой организацией. Это объединение людей считается трудовым коллективом. Коллективы ОВД существенно отличаются исходя из задач, возложенных на них, непосредственной защитой правопорядка в обществе, защитой прав и свобод граждан, борьбой с преступностью и другими правонарушениями. В связи с этим к членам коллективов ОВД предъявляются особые требования.
Наше исследование было проведено в Управлении Госавтоинспекции безопасности дорожного движения ГУ МВД России по г. Тула, в должности инспектора отделения морально психологического обеспечения. В данном ОВД функционирует сложная сеть отношений подчиненности, служебной зависимости, функциональных обязанностей сотрудников. В совокупности это представляет сложную психологическую структуру, в роли официального лидера которой, выступает руководитель УГИБДД ГУ МВД России.
Рисунок 2. Организационно-административная структура ГИБДД МВД России по г. Тула
Как видно из диаграммы, система управления этой ОВД обладает иерархическим свойством, это довольно отчетливо проявляется во взаимодействии ОВД, которое находится на определенных этапах шкалы подчиненности, где руководители на разных уровнях имеют свои функции. Более сложная система более высокого уровня (лидерство) управляется относительно системы более низкого уровня, которая является менее сложной (подчиненные). Такая иерархия является проявлением системы подчинения власти. В то же время, параллельно с официальной организационно-кадровой структурой, в ГИБДД Главного управления МВД России по г. Тула (как и в каждом ОВД, в принципе), включая каждый из его отделов (подразделений), имеют неформальную (неофициальную) социально-психологическую структуру, основанную на психологических законах межличностного взаимодействия. Именно межличностные отношения неизбежно возникают в результате более или менее продолжительного общения, они основаны на личном выборе отношений между сотрудниками этой ОВД.
В целях определения характеристик раскрытия неформальной социально-психологической структуры УГИБДД ГУ МВД России по г. Тула, инспектор отдела морально-психологического обеспечения может использовать специальные методы (наблюдение, беседа, тесты, допрос и т. д.). Эта необходимость применения разнообразных методов обусловлена тем, что неформальная социально-психологическая структура включает невидимые психологические отношения между работниками (симпатии и антипатии, притяжение и отталкивание, групповое давление и конформизм), которые формируют социально-психологический климат. Психологию всего коллектива.
В каждом отделе (подразделении) неформальная социально-психологическая структура работников отражается в формирование так называемых неформальных групп, объединяющих небольшое количество людей (от 3 до 10 человек). В этих неформальных группах сотрудники спонтанно устанавливали прямые (межличностные) отношения, которые они поддерживали в течение определенного периода времени. Согласно исследованиям, проведенным инспектором отдела морально-психологического обеспечения в последние годы, эти группы характеризуются следующими характеристиками: взаимные интересы, осознание или самоидентификация как особой общности, чувство солидарности, взаимное доверие, общая судьба, дружба и т. д. По словам эксперта, эти характеристики неформальных групп дают сотрудникам ощущение идентификации и позиции, которая в значительной степени отвечает их социальным потребностям, а также поддержке и защите группы.
Поскольку в ГИБДД МВД России по г. Тула есть несколько отделов и отделов; поэтому количественные пределы неформальных групп могут совпадать с пределами официальной структуры сотрудников или отличаться друг от друга. Кроме того, в некоторые неформальные группы входят сотрудники из разных отделов ОВД, которые разделены на несколько неформальных подгрупп или даже работают вне ОВД. Например, используя метод наблюдения в процессе изучения неформальных групп сотрудников в отделах ОВД, инспектор отдела морально-психологического обеспечения выявил следующую закономерность между их численным составом и возрастом, а также должностным положением его членов: если увеличивается возраст и повышается должностное положение - количество работников в неформальной группе уменьшается.