- установление правил, регулирующих деятельность работников (в виде нормативных актов), в которые входят стандартные процедуры административного воздействия организации;
- разработка и внедрение рекомендаций по организации и улучшению процессов или других процессов, имеющих организационные и административные последствия;
- обязательный процесс контроля и надзора за деятельностью организации, трудового коллектива и работников.
Основной формой применения методов организационного и административного управления является управленческое и оперативное вмешательство в процесс управления, целью которого является координация усилий его участников по выполнению возложенных на них задач. Она выполняет одну из важнейших функций управления - функцию организации, поскольку организационная и административная деятельность заключается в координации действий подчиненных. Здесь могут применяться следующие формы реализации организационных и административных методов:
- форма обязательного предписания (приказ, запрет и т. д.);
- форма согласительных мер (консультации, компромисс);
- рекомендации, предложения (советы, подробности, предложения).
Научные методы социального управления направлены на получение достоверной информации об объеме анализа, способствуя тем самым надежной проверке знаний. Используя научные методы управления, можно предсказать будущее состояние объекта, указав средства воздействия, которые могут вызвать желаемое изменение.
В настоящее время методы моделирования социальных процессов, а именно разработка качественно новых моделей социальных явлений и прогнозов, играют важную роль в принятии управленческих решений. Прогнозирование — это форма социального прогноза, которая описывает возможную степень достижения определенных целей в соответствии с методами выбранных действий. В то же время прогнозы должны охватывать как контролируемые процессы, так и относительно неконтролируемые процессы (происходящие спонтанно). Прогнозирование выполняет многие функции: индикативные, нормативные, превентивные и т.д., которые направляют субъекты управления к решению прогнозирующих проблем, определяют условия, в которых можно реализовать прогнозирующую модель и избегать отклонений. Методы моделирования и прогнозирования социальных систем тесно связаны, например, прогнозирование может быть определено как модель будущего. Системная модель, какой бы она ни была, неизбежно увеличит свою когнитивную и управленческую роль, если будет основана на предполагаемых изменениях в ней и, следовательно, на прогностической информации. Для прогнозирования и моделирования используются различные методы экспертизы, которые играют эффективную роль в разработке управленческих решений. Сравнительный анализ различных суждений, документов и тщательный анализ сводных оценок позволяет определить необходимую достоверность прогнозов и оказывает существенное влияние на подготовку и принятие оптимальных решений. Конкретные социальные и социологические исследования играют важную роль в прогнозировании и моделировании, в результате чего собирается необходимая информация об объекте интереса, его характеристиках и тенденциях развития, подробно изучаются, выводы и рекомендации, чтобы помочь руководителю в его управленческой деятельности.
В результате мы рассмотрели классификацию основных методов выполнения процесса социального управления и принимаются важные управленческие решения. В следующем параграфе мы раскроем детали подготовки и принятия управленческих решений в ОВД.
Мы уже отметили, что процесс социального управления очень сложен и многогранен, но он четко отражает систему действий, которые могут быть представлены в качестве технологии принятия решений, включая следующие этапы (рисунок 1).
Рисунок 1. Этапы подготовки принятия решений
На первом этапе - этапе выявления и анализа проблемной ситуации - анализируется исходная информация о состоянии объекта и его внешней среды, месте и роли анализируемых объектов среди аналогичных объектов и объекты более высокого порядка. На этом этапе проблемы идентифицируются, структурируются и классифицируются, определяются варианты стратегических ориентиров для их решения с целью определения целей, описанных в сценарии. Сценарий — это вербально-аналитическое описание фактического и предполагаемого состояния объекта, подходов, выбранных для решения проблем. Он содержит предварительный расчет ресурсов, необходимых для решения проблем, в соответствии с различными стратегическими направлениями их реализации. Конечным результатом на первом этапе принятия управленческого решения является выявление основных проблем, решение которых имеет первостепенное значение, классификация этих проблем и разработка стратегического направления их решения с прогнозируемой ресурсной оценкой.
На втором этапе определяются цели для решения фундаментальных и насущных проблем, которые должны иметь конкретные формулировки и количественные характеристики, указывающие степень их достижения. Обратим внимание, что это конечный результат работы второго шага.
На третьем этапе определяется полный список альтернативных вариантов (методов, средств), с помощью которых будут достигнуты цели. Это конечный результат работы на данном этапе. На практике на этом этапе часто предлагаются два или три решения, не более, по принципу «меньше трудоемкость анализа, меньше шансов совершить грубую ошибку». В то же время, нет гарантии принятия лучшего решения, но среди этих вариантов оно может быть не лучшим. В результате, чем шире диапазон вариантов решения, тем более гарантированно лучший в их списке.
Следующим шагом является выбор приемлемых альтернатив, то есть те, которые определены на предыдущем шаге, фильтруются с использованием фильтра различных ограничений (ресурсы, правовые, социальные). Конечным результатом работы на этом этапе является выявление множества альтернатив, которые будут учитывать ограничения.
На пятом этапе делается предварительный выбор наилучшей альтернативы, проводится подробный анализ приемлемых альтернатив для достижения целей, затрат ресурсов, соблюдения конкретных условий для реализации альтернативных решений. Конечным результатом работы на этом этапе является суждение о предпочтении альтернативного решения.
На шестом этапе выбранные альтернативы оцениваются на основе данных, полученных на предыдущем этапе, любая другая полученная информация позволяет выбрать наилучший способ достижения поставленных целей. Конечным результатом работы на шестом этапе является суждение субъекта, который принимает решение о предпочтении определенных вариантов достижения целей.
На седьмом этапе выполняется экспериментальная проверка выбранных альтернатив. Если лицо, принимающее решение, сталкивается с трудностями в процессе окончательного выбора наилучшего решения, но в то же время возникают возможности, проводится экспериментальная проверка двух или трех предпочтительных (альтернативных) вариантов. Конечным результатом работы на этом этапе является получение дополнительной экспериментальной информации, необходимой для того, чтобы лицо, принимающее решения, окончательно определилось с предпочтением конкретной альтернативы.
На восьмом шаге выбирается только одно решение. После экспериментальной проверки, проведенной на предыдущем этапе, с учетом данных и любой другой дополнительной информации, принимается окончательное решение. Это конечный результат работы на данном этапе. Обратим внимание, что, если экспериментальная проверка не была выполнена, шестой и восьмой этапы объединяются в один этап.
Девятым шагом является определение шагов, условий и исполнителей принятого управленческого решения. На этом этапе решение делится на компоненты, которые должны иметь конкретную временную и адресную привязку. Конечным результатом работы на этом этапе является получение ответов относительно принятого решения по следующим вопросам: «Что делать?», «Куда?», «Кто должен это делать?», «Когда это делать?», «Как это сделать?», «С кем делать?», «В каком порядке делать?».
На предпоследнем этапе ведется работа по непосредственному осуществлению управленческого решения. На этом этапе задачи назначаются исполнителям. Для этого у них есть все необходимые, рациональные методы работы, отобран и обучен персонал. Кроме того, на данном этапе определены методы стимулирования эффективной реализации управленческих решений. Конечным результатом работы на этом этапе является обеспечение исполнителей всем необходимым материалом для реализации управленческого решения и создания условий, способствующих эффективности их работы.
Наконец, последний шаг - реализация решения, при котором осуществляется оперативный контроль за его выполнением. А на этом этапе отклонения от реализации решения устраняются, при необходимости вносятся коррективы в данный процесс и анализируются результаты решения. Окончательный результат этого заключительного этапа завершается для всего процесса подготовки, принятия и реализации управленческого решения - своевременное выполнение задач с учетом выделенных ресурсов.
Как справедливо отмечает Е.А. Смирнов, одношаговое условно-последовательное разделение встречается крайне редко, поскольку оно может выполняться параллельно или на нескольких из перечисленных этапов (например, работа с выбором альтернативы четвертому, пятому и шестому этапам) производятся исчерпывающе, а именно: могут быть выполнены на одном этапе.[13]
Известно, что в ОВД принимается большое количество управленческих решений, связанных как с проблемами внутренней деятельности организации, так и с проблемами, связанными с внешней операционной средой. Следует согласиться с тем, что Д.А. Мусатов сказал, что «управленческие решения, принимаемые ОВД, являются убедительными, несут тяжелую социальную нагрузку и образуют общественное мнение, связанное с деятельностью органов власти».[14]
Управленческие решения являются важными организационными факторами, обеспечивающими эффективное использование средств и ресурсов ОВД в борьбе с преступностью, общественным порядком и общественной безопасностью. Решения управления в органах внутренних дел представляются нам как «сознательный акт субъекта управления, который связан с выбором цели действия, средства для ее достижения».[15]
Причины принятия управленческих решений в ОВД могут включать:
- проблема управления (проблемная ситуация), при которой поддержание текущего состояния системы мешает ее нормальному функционированию и развитию, что, в свою очередь, может определять необходимость достижения другого (лучшего) состояния системы;
- конкретные инструкции от вышестоящих органов;
- если условия предыдущего решения близятся к концу;
- необходимость корректировки ранее принятого решения;
- изменение состояния управляемого объекта и др.
В.К. Русаков выделил следующие характеристики управленческого решения, принимаемые в сфере правоохранительной деятельности:
- сердцевина управленческого решения - новая цель или новая задача с обязательным указанием методов и средств их достижения
- решение руководства является авторитетным, носит нормативный характер и должно исполняться теми, кому оно адресовано. Осуществление принятия управленческих решений обеспечивается и, при необходимости, принудительными мерами;
- управленческое решение принимается людьми и носит субъективный характер. Однако существуют условия, в которых качество решений улучшается — это учет объективно существующих закономерностей общественного развития, знаниях о функционировании окружающей среды и окружающей среды, состояние систем управления и менеджмента, а также характеристики конкретной ситуации;
- управленческие решения принимаются уполномоченными лицами - соответствующими субъектами управления. Право принимать эти решения доступно практически всем соответствующим органам социального управления: от органов государства, общественных объединений и другие. Таким образом, во ОВД, субъекты подготовки и принятия управленческих решений – это руководители (начальники и их заместители) ОВД, аппаратов, служб и подразделений органов внутренних дел, штабных подразделений - уполномоченные на то сотрудники (инспектора) отраслевых служб и подразделений. Компетенция ОВД и их сотрудников в процессе принятия решений обязательно обосновываются применимыми нормативными актами с точки зрения организаций, уставов, должностных инструкций и актов;
- управленческие решения разрабатываются и принимаются на основе альтернативного анализа и оценки необходимой информации. Тема управления выбирает более приемлемое решение в данной ситуации и в данный момент. Мы говорим здесь о добровольном и творческом характере процесса принятия решений относительно интересов значительного круга людей. В этом отношении субъект контроля должен уметь применять творческий научный подход, уметь организовывать постановку целей, учитывать тщательный анализ реальных данных;
- управленческое решение принимается в установленном порядке, поскольку данная процедура регулируется действующим законодательством, нарушение которого влечет за собой недействительность;
- управленческое решение руководства может привести к таким последствиям, как возникновение, изменение или прекращение отношений управления.
Таким образом, «управленческое решение в ОВД основывается на нормативно-правовых актах, анализе и оценке оперативной ситуации по акту добровольной власти субъекта управления, определении целей, путей и средств (методов) их реализации, обеспечивающие реализацию целей управления, принятых в конкретном порядке и направленных на реализацию всех задач и функций системы (организации)».[16]
Разработка и принятие управленческих решений в ОВД, как и весь процесс управления, осуществляется в определенном порядке и включает в себя ряд этапов. В этой последовательности шагов в процессе подготовки и принятия управленческих решений рисуется вся логика управленческой работы.
Ранее мы рассмотрели этапы подготовки и принятия управленческих решений, общепринятых в теории управления. В рамках нашего исследования мы будем придерживаться разделения на этапе подготовки и принятия предлагаемых решений по управлению специфичных для ОВД, предложенного В.Н. Амельчаковой и Г.Н. Сусловой:
- Шаг 1 - выделить проблему и сформулировать цель;
- Шаг 2 - информационная подготовка решения;
- Шаг 3 - разработка альтернатив, оценка и обоснование выбора лучшего решения в конкретных условиях;
- Шаг 4 - Принять управленческие решения в форме утверждения.[17]
Каждый из этих шагов, в свою очередь, включает в себя подэтапы, операции и определенные процедуры.
Первый шаг - выявление и формулирование проблемы - начинается с обнаружения и распознавания проблемной ситуации, то есть некоторых отрицательных отклонений в операционной среде. Эта ситуация представляет собой основой для подготовки и принятия управленческих решений. Именно на этом этапе начинается процесс аналитической работы внутри ОВД, в ходе которого выявляются проблемы, требующие первичного решения, проводится анализ проблемной ситуации, что позволяет определить стратегическую цель ее решения. Чтобы правильно определить цели, управленческое звено ОВД классифицирует все существующие проблемы в соответствии с их актуальностью, приоритетом и устанавливает иерархию важности их решения. По результатам анализа проблемной ситуации четко формулируется проблема и цель ее решения. Целью здесь является желаемое состояние системы управления, которое отличается от реального. Этот шаг заканчивается предварительным обсуждением проблемных задач.