На субсчете 019 "Прочие активы" учитываются с выделением на отдельные группы:
) многолетние насаждения. К многолетним насаждениям относятся искусственные многолетние насаждения вне зависимости от их возраста: плодовоягодные насаждения всех видов (деревья и кустарники), озеленительные и декоративные насаждения на улицах, площадях, в парках, садах, скверах, на территории государственных учреждений, во дворах жилых домов, живые изгороди, снегозащитные и полезащитные полосы, насаждения по укреплению песков и берегов рек, овражнобалочные насаждения и т.п.; искусственные насаждения ботанических садов и других научно-исследовательских государственных учреждений и учебных заведений для научных целей и другие искусственные многолетние насаждения.
Молодые насаждения всех видов учитываются отдельно от насаждений, достигших полного развития, т.е. возраста начала плодоношения, смыкания крон и т.п;
) капитальные затраты по улучшению земель. К капитальным затратам по улучшению земель относятся затраты неинвентарного характера (не связанные со строительством сооружений) на культурно-технические мероприятия по поверхностному улучшению земель для сельскохозяйственного пользования, производимые за счет капитальных вложений (планировка земельных участков, корчевка площадей под пашню, очистка полей от камней и валунов, срезание кочек, расчистка зарослей, очистка водоемов и др.);
) музейные ценности (независимо от их стоимости), кроме музейных экспонатов (предметов искусства и естествознания, старины и народного быта и экспонатов научного, исторического и технического значения), которые учитываются в соответствии с инструкцией по учету и хранению музейных ценностей в государственных музеях;
) экспонаты животного мира в зоопарках и других аналогичных учреждениях независимо от их стоимости;
) сценическо-постановочные средства стоимостью свыше 1\10 лимита стоимости активов за единицу (декорации, мебель и реквизит, бутафория, театральные и национальные костюмы, головные уборы, белье, обувь, парики);
) документация по типовому проектированию независимо от стоимости;
) программы на технических носителях, учебные кинофильмы, магнитные диски и ленты, кассеты и др.;
) прочий инвентарь свыше 40-кратного расчетного показателя за единицу, детские игры, специальные лыжи и др.
Все активы должны находиться на ответственном хранении должностных лиц, назначенных приказом руководителя государственного учреждения. Лица, ответственные за хранение активов, ведут инвентарные списки активов ф.ОС-13. Ответственные лица следят за сохранностью активов и ведут учет всех изменений.
При смене ответственного лица производится инвентаризация активов, находящихся на его хранении, о чем составляется приемо-сдаточный акт по ф. ОС-1 Акт приемки - передачи (перемещения) активов, а при передаче нематериальных активов по ф. НОС-1 Акт приемки - передачи нематериальных активов. Акт утверждается руководителем государственного учреждения.
Активы отражаются в бухгалтерском учете по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим затратам их приобретения, изготовления и сооружения. Изменение первоначальной стоимости допускается лишь в случаях осуществления дополнительных капитальных вложений или частичной ликвидации, а также оценки активов, проводимой в соответствии с решениями Правительства Республики Казахстан.
Законченные постройки и сооружения включаются в состав активов в полной сумме произведенных на них затрат, а вновь приобретенные активы в сумме затрат по их приобретению.
Учтенная на бухгалтерских счетах первоначальная (восстановительная) стоимость активов может изменяться лишь при проведении работ по достройке, дооборудованию или реконструкции, увеличивающих их стоимость.
Затраты по капитальному ремонту на увеличение стоимости активов не относятся.
Книги, учебники и другие издания, включенные в фонд библиотек, учитываются по номинальной цене, включая стоимость первоначального переплета их. Затраты на ремонт и реставрацию книг, в том числе и вторичный переплет, на увеличение стоимости книг не относятся и списываются на расходы по смете государственного учреждения.
При поступлении активов в государственном учреждении (на склад) материально ответственное лицо на документе поставщика или на акте приемки передачи (перемещения) активов ф. ОС-1 и акте приемки - передачи нематериальных активов ф. НОС-1 должно расписаться в получении этих ценностей. Выдача активов со склада производится по накладным (требованиям) ф.434, которые утверждаются руководителем государственного учреждения. При этом накладная (требование) ф.434 выписывается в одном экземпляре.
Активы, полученные и переданные безвозмездно в установленном законом порядке, а также выбывшие активы отражаются в учете по балансовой стоимости.
Государственные учреждения производят списание с баланса активов в установленном законодательством порядке.
Для определения непригодности активов, неэффективности проведения их ремонта, а также для оформления необходимой документации на списание активов приказом руководителя государственного учреждения создается постоянно действующая комиссия. В состав комиссии обязательно входят: заместитель руководителя государственного учреждения (председатель комиссии), главный бухгалтер или его заместитель (в случае отсутствия по штатному расписанию должности главного бухгалтера лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета), лица, на которых возложена ответственность за сохранность активов, представитель дорожной полиции (при списании автотранспортных средств). Постоянно действующая комиссия производит непосредственный осмотр объекта, подлежащего списанию, привлекая при этом техническую документацию (паспорт, поэтажные планы и другие документы), а также использует данные бухгалтерского учета и устанавливает непригодность его к восстановлению и дальнейшему использованию.
Комиссия устанавливает причины списания (износ, реконструкция, авария и др.), определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта, производит их оценку и составляет акт на списание активов. Списание пришедших в негодность активов оформляется актами установленных форм: "Акт на списание активов в государственных учреждениях" (форма ОС-3 бюдж.), "Акт на списание автотранспортных средств" (форма ОС-4), утвержденные Министерством финансов Республики Казахстан, "Акт на списание с баланса белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря" (форма 443), "Акт на списание из библиотеки литературы в государственных учреждениях" (форма 444). Акт на списание активов утверждает руководитель государственного учреждения. Разборка и демонтаж активов до утверждения актов на списание не допускается.
Стоимость материалов, полученных от разборки отдельных объектов активов и оставленных для хозяйственных нужд государственного учреждения, относится на увеличение средств бюджетного финансирования.
Детали и узлы, изготовленные с применением драгоценных металлов, подлежат сдаче в специализированные предприятия, а детали и узлы, изготовленные из цветных металлов и не используемые для ремонта другого оборудования, подлежат сдаче государственным учреждениям, на которые возложен сбор такого сырья. Списанные с баланса детали и узлы, изготовленные с применением драгоценных металлов, учитываются в соответствии с установленным порядком.
В случае нарушения действующего порядка списания с баланса активов, а также бесхозяйственного отношения к материальным ценностям (уничтожение, сжигание и т.п.) виновные в этом лица привлекаются к ответственности в установленном законодательством порядке.
Передача активов из одного подчинения в другое производится в установленном порядке по разрешению территориальных комитетов государственного имущества и приватизации.
Государственные учреждения не вправе самостоятельно реализовывать закрепленные за ними активы, приобретенные за счет средств, выделенных им по смете. Реализация активов осуществляется в соответствии с "Правилами организации и проведения аукционов по продаже объектов приватизации" в зависимости от стоимости активов Комитетом государственного имущества и приватизации Министерства финансов Республики Казахстан или его территориальными органами.
Суммы, поступившие от реализации активов, перечисляются государственными учреждениями в доход бюджета, если решением Правительства Республики Казахстан не установлен иной порядок использования этих сумм.
Учет активов ведется в разрезе инвентарных объектов по местам их хранения и ответственным лицам.
Отдельным инвентарным объектом считается законченное конструктивное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями, или конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и совместно выполняющих определенную работу.
Инвентарным объектом по субсчету "Здания" является каждое отдельно стоящее здание. В состав здания входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации, такие как: система отопления внутри здания, включая и котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании), внутренняя сеть водогазопровода и канализации со всеми устройствами, внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой, внутренние телефонные и сигнализационные сети и вентиляционные устройства общесанитарного значения, подъемники (лифты).
Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.
Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здание (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обслуживают два и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.
Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.
Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью активов каждому объекту (предмету), кроме библиотечных фондов, присваивается инвентарный номер, который состоит из восьми знаков. Первые три знака обозначают субсчет, четвертый - группу и последние четыре - знака порядковый номер предмета в группе. По тем субсчетам, по которым не выделены группы, четвертый знак обозначается нулем. Так, например, инвентарный номер 01010001 обозначает субсчет 010 "Здания" группа 1 "Здания производственного назначения", порядковый номер объекта 0001; инвентарный номер 01630005 обозначает субсчет 016, группа 3 "Хозяйственный инвентарь", порядковый номер предмета 0005.
Когда инвентарный объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющем их объекте. Инвентарный номер обозначается на жетоне, который прикрепляется к объекту, краской на объекте или иным способом.
Инвентарный номер, присвоенный объекту (предмету), сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном государственном учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных, не должны присваиваться другим объектам.
Арендованные активы учитываются на забалансовом счете 01 "Арендованные активы" под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.
Стоимость приобретенных активов записывается в дебет соответствующих субсчетов счета 01 и кредит соответствующих субсчетов раздела "Денежные средства" или раздела "Расчеты". Одновременно делается запись по дебету соответствующего субсчета счета 20 или 21 и кредиту субсчета 250.
На сумму выбывших из эксплуатации активов производится запись по кредиту соответствующих субсчетов счета 01 и дебету субсчетов 250, 020.
Учет операций по выбытию и перемещению активов ведется в накопительной ведомости ф.438 (мемориальный ордер 9). Записи в накопительную ведомость производятся по каждому документу. При этом в графе "Итого" записывается сумма выбывших и перемещенных материальных ценностей, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу "Журнал-главная".
Аналитический учет активов ведется на инвентарных карточках ф.ф. ОС-6, ОС-8, НОС-6. Карточки ведутся по каждому инвентарному объекту (предмету). Однородные предметы учитываются на карточках ф.ОС-9.
Инвентарные карточки ф.ф.ОС-6, ОС-8, ОС-9, НОС-6 регистрируются в описи инвентарных карточек по учету активов ф.ОС-10. Опись ведется в одном экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе групп активов с указанием года открытия карточек. Для каждой группы отводится соответствующее количество страниц. Нумерация ведется по каждой группе начиная с номера 1. В централизованных бухгалтериях описи ведутся в таком же порядке по каждому обслуживаемому государственному учреждению. При выбытии и перемещении активов в графе "Примечание" описи указывается дата (число, месяц, год) и номер мемориального ордера.
Инвентарные карточки хранятся в картотеках бухгалтерской службы, в которых они располагаются по соответствующим субсчетам и группам с подразделением внутри их по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях - дополнительно и по обслуживаемым государственным учреждениям.
Карточка ф.ОС-6 предназначена для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, инструментов, производственного (включая принадлежности) и хозяйственного инвентаря, транспортных средств и др. Записи в ней производятся на основании первичных документов: актов приемки о вводе в эксплуатацию, технических паспортов заводов-изготовителей и других документов. В карточке указываются характерные признаки объектов (предметов): чертеж, модель, тип, марка, заводской номер, дата выпуска (изготовления), дата и номер акта ввода активов в эксплуатацию.
Кроме того, записывается краткая индивидуальная характеристика объекта (предмета). В тех случаях, когда в составе оборудования, приборов, вычислительной техники и т.д. имеются драгоценные металлы, в разделе "Краткая индивидуальная характеристика объекта" указывается перечень деталей, в составе которых имеется драгоценный металл, наименование детали и масса металла, указанная в паспорте.
При перемещении активов внутри государственного учреждения производится запись на оборотной стороне этой карточки.
Карточка ф.ОС-8 служит для учета рабочего, продуктивного и племенного скота, а также для учета многолетних насаждений и капитальных затрат по улучшению земель (без сооружений).
В карточке приводится индивидуальная характеристика животного с указанием возраста, масти, тавра, клички и т.п.
Многолетние насаждения учитываются по инвентарным объектам с указанием породы, количества высаженных единиц и площади. В стоимость объекта включается сумма всех затрат, относящихся к принятым в эксплуатацию площадям, независимо от окончания всего комплекса работ.
Учет капитальных затрат по улучшению земель ведется в разрезе мероприятий: планировка земельных участков, корчевка площадей под пашню, расчистка зарослей, очистка водоемов с указанием занимаемой площади и стоимости выполненных работ по каждому мероприятию.
Карточка формы ОС-9 предназначена для группового учета библиотечных фондов и сценическо-постановочных средств.
Записи в карточках производятся в количественном и суммовом выражении.
Для библиотечных фондов открывается одна карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.
По сценическо-постановочным средствам карточки для группового учета открываются по материально ответственным лицам на предметы одного наименования, близкие по размерам, качеству материала и цен с указанием номенклатурного номера.
1.2 Учет материальных запасов
Под материальными запасами понимают различные вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда. Они целиком потребляются в каждом хозяйственном или производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на расходы бюджетных организаций и стоимость производимой ими продукции.