Материал: Бухгалтерский учет и управление оплатой труда

Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально - ордерной форме учета представлены в соответствии с рисунком 1.

Условные обозначения:                 запись

                                                      сверка записи

Рисунок 1 - Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами - накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие постоянные номера:

мемориальный ордер 1 - накопительная ведомость по кассовым операциям ф. 381;

мемориальный ордер 2 - накопительная ведомость по движению средств на бюджетных счетах ф. 381;

мемориальный ордер 3 - накопительная ведомость по движению средств на специальных и валютных счетах ф. 381;

мемориальный ордер 5 - свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям ф.405;

мемориальный ордер 6 - накопительная ведомость по расчетам с организациями ф.408;

мемориальный ордер 7 - накопительная ведомость по расчетам в порядке авансовых платежей ф.408;

мемориальный ордер 8 - накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами ф.386;

мемориальный ордер 9 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению активов ф.438;

мемориальный ордер 10 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных и быстроизнашивающихся предметов ф.438;

мемориальный ордер 11 - свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания ф.398;

мемориальный ордер 12 - свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания ф.411;

мемориальный ордер 13 - накопительная ведомость по расходу материалов ф.396;

мемориальный ордер 14 - накопительная ведомость начисления доходов от реализации платных услуг ф.409;

мемориальный ордер 15 - свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей ф.406.

По остальным операциям и по операциям "Сторно" составляются отдельные мемориальные ордера ф.274, которые нумеруются начиная с 16 за каждый месяц в отдельности.

В государственных учреждениях, в которых по объему операций не требуется составления накопительных ведомостей, корреспонденция счетов указывается на отдельных мемориальных ордерах ф.274 или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно на первичных документах с присвоением соответствующих номеров, указанных выше. Штамп должен содержать те же реквизиты, что и мемориальный ордер ф.274.

Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня (по получении первичного документа), как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов, или, наоборот, по кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем.

Все мемориальные ордера регистрируются в книге "Журнал-главная" ф.308. Учет в книге "Журнал-главная", как правило, ведется по субсчетам.

Книга "Журнал-главная" открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Записи в ней производятся по мере составления мемориальных ордеров, а при составлении мемориальных ордеров накопительных ведомостей один раз за месяц. Сумма мемориального ордера записывается сначала в графу "Сумма по ордеру", а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы "Сумма по ордеру". Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.

Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных ведомостях и др.). Порядок записей в регистрах учета изложен в соответствующих разделах Инструкции.

По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за три месяца в одну папку. На обложке надписываются: наименование государственного учреждения или централизованной бухгалтерии; название и порядковый номер папки, дела; отчетный период год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

В бухгалтерских книгах до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице листа за подписью главного бухгалтера делается надпись: "В настоящей книге всего пронумеровано _____ страниц (листов)". Кассовая книга ф. КО-4, ф.440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ф.449, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной или мастичной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями руководителя государственного учреждения и главного бухгалтера и ф.449 - руководителем государственного учреждения.

На каждой книге надписывается: наименование государственного учреждения, централизованной бухгалтерии и год, на который книга открыта. В книге должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе записей на другую страницу книги в оглавлении по данному субсчету делается отметка о переносе записи с указанием номеров новых страниц.

Книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в 2 года.

Карточки (кроме карточек по активам) регистрируются в реестре карточек ф.279, который ведется для каждого счета отдельно. Карточки для учета активов регистрируются в описи инвентарных карточек по учету активов ф.ОС-10.

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением внутри их по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях и по обслуживаемым государственным учреждениям.

Карточки учета материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т.п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учета активов, выбывших в течение года.

Опись инвентарных карточек по учету активов ф.ОС-10 сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке фф. ОС-6, 8, 9. При сдаче инвентарных карточек в архив без описи они записываются в отдельной ведомости, в которой указываются номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях, кроме того, и наименование обслуживаемого государственного учреждения.

Записи в регистрах бухгалтерского учета производятся с первичных документов не позднее следующего дня после их получения. По окончании каждого месяца в регистрах аналитического учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета за текущий год, производятся в следующем порядке:

а) обнаруженная ошибка за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и надписывается над зачеркнутым исправленный текст и сумма. Одновременно здесь же на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка "Исправлено";

б) обнаруженная ошибочная запись до момента представления бухгалтерского баланса, вызванная ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу "Красное сторно"; точно так же исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях бухгалтерского учета за тот отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются мемориальными ордерами, в которых, помимо обычных реквизитов, делается ссылка на номер и дату мемориального ордера, исправляемого данным мемориальным ордером.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

В бухгалтерском архиве государственного учреждения дела хранятся в течение установленных сроков. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерской службе.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов государственных учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами и органами налоговой службы на основании постановления этих органов в соответствии с налоговым и уголовно-процессуальным законодательством Республики Казахстан.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица государственного учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица государственного учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или уничтожения первичных документов руководитель государственного учреждения назначает приказом комиссию по служебному расследованию причин пропажи или уничтожения.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем государственного учреждения.

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости фф. М-44, 285 и 326 по каждой группе аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом. Итоги оборотов и остатки по каждому аналитическому счету оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги "Журнал-главная" ф.308.

Оборотные ведомости составляются ежемесячно, а по активам и малоценным и быстроизнашивающимся предметам ежеквартально. Записи в оборотной ведомости ф.326 могут производиться при необходимости в течение нескольких лет.

В новом финансовом году в бухгалтерских регистрах по синтетическим и аналитическим счетам записываются суммы остатков на начало года в полном соответствии с заключительным балансом и учетными регистрами за истекший год.

Если вышестоящим государственным учреждением при утверждении или финансовым органом при приемке годового отчета сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения эти исправления вносятся как в регистры прошлого финансового года (путем исправления бухгалтерской записи), так и в регистры текущего года (путем изменения входящих остатков).

Основными особенностями журнально - ордерной формы учета являются:

применение для учета хозяйственных операций журналов - ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

совмещение в ряде журналов - ордеров синтетического и аналитического учета;

отражение в журналах - ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

сокращение количества записей, благодаря рациональному построению журналов - ордеров и Главной книги.

Журналы - ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов и запись в них производят ежедневно либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов.

В журналы - ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Операции, по которым счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала - ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

В ряде журналов - ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим. Для сверки правильности записей в журналах - ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Проверенные месячные итоги журналов - ордеров записывают в Главную книгу. Для проверки правильности записей в главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов - ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально - ордерной учета приведена на рисунке 2.

Условные обозначения:                  запись

                                                        сверка записи

Рисунок 2 - Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Применение журнально - ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, что облегчает составление отчетов.

К недостаткам журнально - ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов - ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

Учреждения и организации, состоящие на республиканском бюджете Республики Казахстан и бюджетах национально - государственных и административно - территориальных образований осуществляют учет исполнения смет расходов по бюджету и внебюджетным средствам в соответствии с законом «О бухгалтерском учете», Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Республике Казахстан и Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.