Дипломная работа: Анализ и совершенствование работы по подбору персонала на примере ООО РосПромКабель

Рассмотрим организационную структуру службы кадров ООО «РосПромКабель» на рисунке 2.8.

При рассмотрении организационной структуры ООО «РосПромКабель» были выявлены следующие сведения:

- Отдел кадров является функционально-вспомогательным подразделением компании;

- Работники отдела кадров выступают в качестве экспертных советников руководителей при решении вопросов о приеме на работу и увольнении, назначении на новую должность, направлении на профессиональное обучение, повышении заработной платы и т.п.;

- Отдел кадров несет ответственность за сохранность документов работников, составляет и заключает договора о приеме на работу, вносит необходимые изменения в документацию.

Отдел кадров имеет во главе начальника, ему подчиняются менеджеры следующих подразделений: бюро приёма, бюро увольнения, бюро учёта, бюро по работе со служащими и рабочими. В данных подразделениях работают также следующие менеджеры по управлению персоналом: менеджер по подбору персонала, менеджер по развитию и обучению персонала, менеджер по движению персонала и другие служащие. Каждый работник данного отдела имеет должностную инструкцию (в Приложении 6 представлена должностная инструкция на примере менеджера по подбору персонала).

Далее, рассмотрим схему работы отдела кадров ООО «РосПромКабель» по поиску, отбору и подбору кандидатов. Данная схема рассматривается на следующем рисунке:

При возникновении вакансии руководитель подразделения (ответственный сотрудник) заполняет заявку по существующей форме (см. Приложение 7). Форму необходимо заполнить по всем указанным критериям. Указывая основные должностные обязанности и навыки и знания необходимые для выполнения основных должностных обязанностей, руководитель подразделения (ответственный сотрудник) должен понимать, что чем четче и конкретнее поставлена задача, тем быстрее и эффективнее будет выполнена заявка.

В ряду организационных документов, необходимых для регламентации деятельности ООО «РосПромКабель», главную роль, в отношении персонала, выполняет инструкция по кадровому делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, правила, приема, процессы создания документов, порядок работы с ними. В данном случае приемом на работу занимается бюро приёма и начальник отдела кадров. Такая инструкция на исследуемом предприятии имеется.

Так, при приеме на работу используются такие документы, как личный листок Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н. Новгород: НИМБ, 2007. - С.67 по учету кадров или анкета (см. Приложение 8), которые являются перечнем биографических сведений о работнике и заполняются им собственноручно. Однако работник отдела кадров должен контролировать полноту заполнения и соответствия указанных сведений предъявленным документам. Поэтому в инструкцию необходимо включить и саму анкету и правила ее заполнения.

Анкета для приема на работу - опросный лист для получения сведений о человеке, желающем поступить на работу в какую-либо организацию. Вопросы анкеты должны составляться с учетом юридических ограничений, разумной деталировки и минимального вторжения в частную жизнь.

Для кадровой службы основным учетным документом является личная карточка - типовая межведомственная форма, разработанная и утвержденная Госкомстатом. Личная карточка состоит из двух разделов. Первый - содержит биографические и учетные данные работника и заполняется работником кадровой службы после издания приказа о приеме на работу. Второй - заполняется по мере появления изменений о перемещении работника, в нем отмечаются отпуска, повышение квалификации и другие сведения о работнике.

В качестве необходимых документов для подбора персонала ООО «РосПромКабель» использует должностную инструкцию (см. Приложение 6), карту компетенций и квалификационную карту.

Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой должности и содержащий описание основных функций, которые обязан выполнять работник, занимающий данную должность. В должностной инструкции указывается квалификация работника, цели и функции деятельности, получаемая и передаваемая информация, документация, которую следует вести, права работников, сфера его ответственности, критерии оценки деятельности, кому подчиняется и взаимозаменяемость.

Формализация требований к кандидатам является обязательным условием серьезного отбора, а наиболее распространенной формой такой формализации является сегодня подготовка документа, описывающего основные функции сотрудника, занимающего данное рабочее место. В ООО «РосПромКабель» описание должности подготавливается отделом кадров совместно с руководителем подразделения, в котором существует вакантная должность: специалисты отдела кадров привносят свое знание процесса создания этого документа, линейный руководитель - требований к конкретному рабочему месту.

Описание должности, как уже было отмечено выше, содержит перечень основных функций, которые должен выполнять работник, занимающий данную должность. Поэтому при использовании описания должности для оценки кандидатов на замещение вакантной должности специалист должен определить, насколько данный кандидат способен выполнять эти функции. Сделать это довольно сложно, в особенности для человека, незнакомого со спецификой работы на вакантной должности (сотрудника отдела кадров).

Чтобы облегчить процесс подбора кандидатов, многие организации стали создавать (в дополнение к описаниям должности, а в последнее время иногда и вместо них) документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности - квалификационные карты и карты компетенций (портреты или профили идеальных сотрудников). ООО «РосПромКабель» тоже использует подобные документы.

Квалификационная карта, подготавливаемая совместно руководителем подразделения и специалистами по человеческим ресурсам на основе описания должности, представляет собой набор квалификационных характеристик (общее образование, специальное образование, специальные навыки - знание иностранного языка, владение компьютером, управление грузовым автомобилем и так далее), которыми должен обладать "идеальный" сотрудник, занимающий данную должность. Поскольку в ходе отбора определить наличие квалификационных характеристик значительно легче, чем наличие способностей выполнять определенные функции, квалификационная карта является инструментом, облегчающим процесс отбора кандидатов. Использование квалификационной карты дает также возможность структурированной оценки кандидатов (по каждой характеристике) и сравнения кандидатов между собой. Вместе с тем этот метод сосредоточивается на технических, в большой мере формальных характеристиках кандидата (его прошлом), оставляя в стороне личностные характеристики и потенциал профессионального развития.

Карта компетенций (портрет идеального сотрудника) позволяет преодолеть этот недостаток и облегчает работу сотрудников службы персонала, занятых приемом на работу. Компетенции представляют собой личностные характеристики человека, его способности к выполнению тех или иных функций, набор типов поведения и социальных ролей, как, например, ориентация на интересы клиента, умение работать в группе, напористость, оригинальность мышления. Подготовка карты компетенций требует специальных знаний и, как правило, осуществляется при помощи профессионального консультанта или специально обученного сотрудника службы персонала. Важнейшим дополнением карты является описание компетенций, то есть детальное объяснение каждого штриха портрета идеального сотрудника. При оценке кандидата карта компетенций используется так же, как квалификационная карта - компетенции кандидата сравниваются с компетенциями идеального сотрудника.

В Приложении 9 представлен образец карты компетенций.

Прежде чем привлекать кандидатов в ООО «РосПромКабель» на вакантное место, организация определяет требования к кандидатам. Определив требования к кандидату (в форме описания должности, квалификационной карты, карты компетенций или другого документа), отдел кадров может приступить к реализации следующего этапа - привлечению кандидатов, основная задача которого - создание достаточно представительного списка квалифицированных кандидатов для последующего отбора. Для привлечения кандидатов ООО «РосПромКабель» использует ряд методов.

Обычно при отборе персонала используют не один метод, а целый комплекс различных методов, направленных на всестороннюю оценку кандидатов.

Необходимость использования комплекса различных методов при отборе связана с тем, что ни один из предлагаемых методов по отдельности не дает исчерпывающей информации, на основании которой можно было бы принять верное решение о приеме на работу. Только дополняя результаты, полученные с помощью одного метода, данными, собранными с помощью других методов, можно рассчитывать на то, что отобранные работники будут максимально соответствовать установленным критериям отбора и полностью устроят организацию. При выборе методов компания комбинирует внешние и внутренние источники привлечения кадров. Выбирая внутренние источники, ООО «РосПромКабель» использует такие методы, как:

· Внутренний конкурс - то есть объявления о вакантном месте во внутренних средствах информации: стенных газетах, специально изданных информационных листках, обращения к руководителям подразделений с просьбой выдвинуть кандидатов и анализ личных дел;

· Совмещение профессий работниками фирмы;

· Ротация. Это горизонтальное перемещение работников с одного рабочего места на другое, предпринятое с целью ознакомления работников с различными производственными заданиями организации.

Что касается внешних источников, то в данном случае компания использует следующие методы:

· Работа с кадровыми агентствами, государственными и частными;

· Рекомендации друзей и родственников;

· Проведение выставок, ярмарок вакансий, семинаров;

· Работа со средствами массовой информации (пресса, радио, телевидение, Интернет);

· Выезд в институты и другие учебные заведения.

Преимущества и недостатки внутренних и внешних источников привлечения персонала представлены в виде таблицы в Приложении 10.

Набор за счет внутренних резервов фирмы признан наиболее эффективным. Поскольку обходится дешевле. Повышает заинтересованность работников в фирме, улучшает моральный климат в коллективе (хотя и не в каждом); решения по перемещению кадров принимаются в условиях достаточной определенности.

По данным ООО «РосПромКабель» видно, что внутренние источники при найме составляют лишь 17% от общего числа. Также небольшим процентом (15%) является принятие сотрудников через кадровые агентства. Большей популярностью пользуются рекомендации друзей и родственников работников компании.

Таблица 2.8. Источники найма кадров в ООО «РосПромКабель» за 2007-2009 годы

Отбор кадров в ООО «РосПромКабель» осуществляется работниками отдела кадров (менеджеры по управлению персоналом). В организации применяется методика, учета деловых и личностных характеристик. Целью является получение необходимой и достаточной информацию о кандидате и принятие решения о приглашении его на собеседование или отказе от него. Путем проведения телефонных переговоров на данном этапе решаются следующие задачи: выявление соответствия соискателей самым общим критериям (возраст, образование, адекватность реагирования на вопросы т.д.); формирование и организация группы соискателей (назначение времени собеседования, передача и прием первичной информации). При этом учитываются результаты работы на предыдущих этапах (критерии отбора, условия отбора, требования к должности и пр.). Полученные данные заносятся в лист телефонного интервью. На их основе складывается первоначальное представление о соискателе и принимается решение о приглашении его на собеседование. Ответственным является сотрудник отдела кадров, который выявляет соответствие кандидата тем критериям отбора, которые были разработаны на предыдущих этапах; если телефонные звонки принимает назначенный человек, то он ведет тщательное заполнение листа телефонного интервью.

Отбор кандидатов в ООО «РосПромКабель» на должность начальника отдела продаж проводится по следующим требованиям: обязательные: высшее техническое образование; знание иностранного языка (средний уровень); знание основ маркетинга (умение работать с клиентами); желательные: знание экономики (ценообразование и расходы); коммуникации; умение работать на компьютере.