Материал: Виды общения

.9 Деловая переписка

(См. приложение №10).

.9.1 Деловое письмо. Классификация деловых писем

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - особый тип документов, менее жестко регламентированный, чем контракт или приказ, но имеющий юридическую значимость. Вот почему письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация. Деловые письма - различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров. Деловые письма классифицируются по различным признакам. По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового.

Существует классификация деловых писем, основанием которой является цель отправителя:

• письмо-просьба;

• письмо-приглашение;

• письмо-подтверждение;

• письмо-извещение;

• письмо-напоминание;

• письмо-предупреждение;

• письмо-декларация (заявление);

• письмо-распоряжение;

• письмо-отказ;

• сопроводительное письмо;

• гарантийное письмо;

• информационное письмо.

Заметим, что одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, то есть быть многоцелевым. По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на:

• обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;

• циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления.

Во второй, основной части письма осуществляются речевые действия: Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор… Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов нашего проекта… Просим указать точные сроки…. Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста.

В отличие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации.

Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах.

Особо следует выделить рекламные деловые письма (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления).

Реклама в них соседствует с деловыми предложениями. Отсюда и специфика языка этих документов: сочетание черт делового и публицистического стилей: языковой стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия - с другой.

.9.2 Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:

• экономия времени отправителя и адресата;

• гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;

• гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.

Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

. Обращение;

. Преамбула;

. Основной текст;

. Заключение;

. Подпись;

. Приложения.

Дадим краткую характеристику каждому элементу. Обращение находится в "шапке" письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение "Уважаемый", которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой - просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: "Уважаемый Андрей Петрович", не знаете - "Уважаемый господин Смирнов". Кстати, в обращении к человеку слово "господин" сокращать до "г-н" нельзя. И ни в коем случае нельзя писать "Уважаемый господин Смирнов А.П.". Либо "Андрей Петрович", либо "господин Смирнов". Запомните, обращение "Дамы и господа" является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие модного салона. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение "Уважаемые господа". В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины. Пример Генеральному директору ООО "ВПЕРЕД" Дубровскому П.И. Уважаемый Петр Ильич! или Уважаемый господин Дубровский! Преамбула. Первый абзац письма, в котором изложены причина, побудившая Вас его написать, и его цель. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма. Основной текст. Далее в двух - четырех абзацах должна быть изложена ситуация, выражены ваши мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса. Заключение Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма. Пример Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло. Подпись Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма "С уважением". Возможны варианты: "Искренне Ваш", "С надеждой на продуктивное сотрудничество", "С благодарностью за сотрудничество" и т.п. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима. Пример: С уважением, Генеральный директор компании "Горизонт" Шестаков А.Д. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах - каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Глава 2. Результаты опроса

Тема №1: Понятие деловых коммуникаций. Общение, его виды.

В опросе участвовало 15 человек:

·        Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 7 человек (47%);

·        тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 3 человека (20%);

·        иной вариант ответа или его отсутствие - 5 человек (33%).

Тема №2: Эффективность коммуникации.

В опросе участвовало 13 человек:

·        Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 6 человек (46%);

·        тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 3 человека (23%);

·        иной вариант ответа или его отсутствие - 4 человека (31%).

Тема №3: Проведение переговоров с партнерами.

В опросе участвовало 17 человек:

·        Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 8 человек (47%);

·        тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 4 человека (24%);

·        иной вариант ответа или его отсутствие - 5 человек (29%).

Тема №4: Выступление перед аудиторией.

В опросе участвовало 11 человек:

·        Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 3 человека (27%);

·        тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 2 человека (18%);

·        иной вариант ответа или его отсутствие - 6 человек (55%).

Тема №5: Подготовка к выступлению.

В опросе участвовало 13 человек:

·        Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 8 человек (54%);

·        тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 5 человек (33%);

·        иной вариант ответа или его отсутствие - 2 человека (13%).

Тема №6: Подготовка и проведение презентации.

В опросе участвовало 18 человек:

·        Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 10 человек (55%);

·        тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 3 человека (17%);

·        иной вариант ответа или его отсутствие - 5 человек (28%).

Тема №7: Общение со СМИ.

В опросе участвовало 16 человек:

·        Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 5 человек (31%);

·        тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 4 человека (25%);

·        иной вариант ответа или его отсутствие - 7 человек (44%).

Тема №8: Интернет как средство коммуникации.

В опросе участвовало 16 человек:

·        Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 10 человек (63%);

·        тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 1 человек (6%);

·        иной вариант ответа или его отсутствие - 5 человек (31%).

Тема №9: Деловая переписка.

В опросе участвовало 14 человек:

·        Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 9 человек (64%);

·        тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 3 человека (22%);

·        иной вариант ответа или его отсутствие - 2 человека (14%).

Заключение

Результатом проделанной работы является достижение цели проекта: у студентов появились новые знания по предмету "деловые коммуникации" в процессе самостоятельного изучения.

Также, можно отметить, что большинству опрошенных в целом понравились "параграфы".

Приложения

Приложение №1

Информационная карта проекта

Приложение №2

Результаты опроса в процентном соотношении.

Приложение №3

Результаты опроса в процентном соотношении.

Пиложение №4

Результаты опроса в процентном соотношении.

Приложение №5

Результаты опроса в процентном соотношении.

Приложение №6

Результаты опроса в процентном соотношении.

Приложение №7

Результаты опроса в процентном соотношении.

Приложение №8

Приложение №9

Результаты опроса в процентном соотношении.

Приложение №10

Результаты опроса в процентном соотношении.