Документ открывается на каждого тракториста-машиниста и рассчитан на учет выполняемых работ на срок до 25 дней. В документе по каждой строке фиксируются все данные о выполняемых в течение дня работах: N поля, название культуры и выполненной работы, состав агрегата, агротехнические условия выполнения работы, бригада-заказчик, по какому счету учитывается работа, единица измерения, отработано часов, норма выработки, расценка, сменная эталонная выработка, фактически выполненная работа, начисленная оплата труда (основная, дополнительная, всего), расход горючего по норме и фактически.
Внизу документа приводятся общие итоги об отработанном времени, объеме выполненных работ, начисленной оплате труда и расходе горючего, количестве отработанных машино-дней и машино-смен. Документ подписывают тракторист-машинист, агроном, бригадир. Заполненный учетный лист утверждает руководитель подразделения.
По работам, выполненным комбайнами, к учетным листам тракториста-машиниста прилагаются экземпляры реестров, путевок, талонов на отправку зерна для сверки с данными материального учета и начисления оплаты за полученную продукцию.
Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства по форме 413-АПК предназначен для расчета оплаты труда работникам животноводства, исходя из объема выполненных работ, на которые установлены сдельные расценки.
В документе по каждому работнику фермы указывается его должность, табельный номер, отработанное время, объем выполненной работы (полученной продукции) и, исходя из установленных расценок, делается начисление оплаты труда.
На оборотной стороне документа по каждой графе выводятся общие итоги, указывается количество отработанных коне-дней гужевого транспорта. Документ подписывается зоотехником, бригадиром и бухгалтером, принявшим его для обработки. Данные из документа переносятся в расчетно-платежную ведомость.
Наряд на сдельную работу используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой работников (бригадой, звеном и т.п.). Наряд содержит в себе основной лист и оборотную сторону.
Основной лист документа содержит следующую информацию: наименование организации, подразделение, бригада, ответственный за работу.
На оборотной стороне составляется табель выполненной работы, в котором указывается время на потраченную работу каждого человека в отдельности, а так же его профессия, разряд, коэффициент распределения, оценка качества выполненных работ. С учетом этого определяется оплата за работу каждому сотруднику.
При составлении наряда на индивидуально определённого человека, в нем указывается задание, потраченное время, а также плата за выполненную работу.
Задание определяется прорабом, мастером, заведующим мастерской, а принимаются работы руководителем подразделения, в котором производились работы и подписывается ими с расшифровкой подписи.
После составления такого документа, он передается в бухгалтерию и на основании него записываются суммы в платежно-расчетную ведомость.
Путевой лист грузового автомобиля - первичный документ, применяемый при транспортировке товаров и грузов, содержит данные для учета работы транспортного средства, а так же является основанием для расчета заработной платы водителя. Документ состоит из двух частей, первая из которых является основанием для предъявления счета заказчику, а вторая часть содержит всю информацию о грузовом автомобиле. Реквизиты обязательные к заполнению в документе:
1. дата выдачи документа, штамп организации-владельца транспортного средства (вносятся до момента заполнения документа);
2. данные о транспортном средстве (данные об остатке топлива, пробег и время работы автомобиля, данные о заправках транспортного средства: наименование топлива, стоимость, объем);
3. данные об организации-владельце транспортного средства.
Путевой лист составляется диспетчером организации и выдается водителю на один день (рабочую смену). Водитель обязан ежедневно сдавать полученные путевые листы. Выдача новых бланков производится после сдачи предыдущих.
Путевой лист легкового автомобиля - первичный документ, применяющийся для ведения учета работы легкового транспортного средства, а так же является основанием для начисления заработной платы водителю за выполненную работу.
Путевой лист может быть составлен на один день или на произвольный период времени, но не более одного месяца. Перечень реквизитов, которые в обязательном порядке должны быть отображены в путевом листе:
1. полное наименование документа;
2. регистрационный номер документа;
3. данные о владельце легкового транспортного средства;
4. данные водителя транспортного средства, реквизит заполняется только в том случае, если владелец и водитель являются разными лицами;
5. показатели автомобиля (остаток и расход топлива, данные о пробеге);
6. информация о маршруте.
Путевой лист легкового автомобиля составляется диспетчером в одном экземпляре и выдается водителю, по возвращении водитель возвращает путевку диспетчеру.
Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Ответственным за составления бланка является уполномоченный работник кадровой службы. Приказ на отпуск сопровождается следующими документами: заявление о предоставлении отпуска, график отпусков по предприятию, записка-расчет. Работник должен быть уведомлен о предстоящем отпуске не менее чем за пятнадцать календарных дней. При необходимости приказ на предоставление отпуска может сопровождаться такими документами, как лист нетрудоспособности, свидетельство о рождении ребенка, вызов из образовательного учреждения и справка о подтверждении стажа (для соответствующих видов отпусков). При заполнении бланка формы Т-6 нужно указать номер формы, наименование организации, номер и дату приказа (распоряжения), фамилию и имя сотрудника, его табельный номер, подразделение, в котором он работает, должность или профессию. Также указывается период, за который сотрудник получает отпуск, а именно рабочий год. При оформлении приказа об отпуске работник отдела кадров делает отметку в личной карточке и лицевом счете сотрудника и передает один экземпляр приказа в бухгалтерию для перечисления выплат в соответствующий законодательству срок. Приказ подписывается руководителем предприятия и после объявляется работнику под его роспись.
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику оформляется при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска сотруднику предприятия и расчета отпускных выплат. Цель записки-расчета - это подтверждение права работника на предоставление ему ежегодного тарифного отпуска и расчет положенных ему отпускных выплат [13, с. 309].
Бланк формы Т-60 состоит из двух сторон. На лицевой стороне фиксируются записи об отпуске, на обратной - данные для расчета отпускных средств.
Первая сторона формы заполняется работником кадровой службы. Указывается название организации, реквизиты, номер и дата составления документа. Вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, его должность и табельный номер. Далее оформляются данные о предоставлении основного либо дополнительного ежегодного отпуска. Указывается срок отпуска, количество календарных дней, а также за какой отработанный период дается отпуск. Делаются записи основания для отпуска - номер и дата приказа. Ставится подпись лица, заполнившего вышеперечисленные данные.
На обратной стороне формы бухгалтером заполняется расчет оплаты отпуска. Для этого фиксируется итоговая сумма полученных выплат за расчетный период с указанием всех видов ежемесячных доходов. В графе 4 «Количество дней расчетного периода» производится расчет отпускных (для этого используется "условное" число календарных дней). Если работнику установлен суммированный учет рабочего времени, то заполняется графа 5 «Количество часов расчетного периода». В 6 «Средний дневной заработок» графе записывается средний дневной заработок, а в 23 «Причитается к выплате сумма» - размер отпускных выплат. Все расчеты заверяются подписью бухгалтера.
Приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9) применяется для оформления и учета направлений работника в командировки. Заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации. Бланк приказа имеет две формы: унифицированная форма Т-9 - применяется для документирования факта направления в командировку одного работника, и форма № Т-9а - для направления двух и более работников. В данных формах необходимо указать фамилию и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого, а также цель, время и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов.
Приказ о поощрении работника (форма Т-11) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник. Подписывается руководителем организации, объявляется работнику под расписку. На основании приказа вносится соответствующая запись в личную карточку работника и его трудовую книжку.
Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) служит для определения размера заработной платы и удержаний из этой суммы. Расчетно-платежная ведомость составляется в одном экземпляре бухгалтерией на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов и передается в кассу для оплаты. Если организация заполняет расчетно-платежную ведомость, отдельно расчетную и платежную ведомости она уже не составляет. В графах «Начислено» отражаются суммы по видам оплаты труда, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы. В результате определяется сумма, подлежащая выплате работнику. Общая сумма к выплате отражается на титульном листе расчетно-платежной ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Расчетная ведомость (форма Т-51) содержит все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Расчетная ведомость заполняется на всех работников, независимо от того, каким образом они получают заработную плату (наличными или путем перечисления на банковские карты). Расчетная ведомость Т-51 составляется бухгалтерией в одном экземпляре. Начисление заработной платы в расчетной ведомости производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.
В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.
Платежная ведомость (форма Т-53) используется для выплаты заработной платы работникам. Платежная ведомость по форме Т-53 проста и удобна в оформлении и выдаче денежных средств, так как по ней можно осуществлять выплаты сразу большому количеству работников, что позволяет сократить общее количество документов. Бланк заполняется в одном экземпляре работником бухгалтерии. На первом листе формы указываются общие сведения о предприятии (наименование, код ОКПО, название подразделения, корреспондирующий счет), срок действия ведомости (три дня обычно), дата заполнения и общая сумма цифрами и прописью. Далее следует таблица, в которой заполняется список сотрудников (фамилия, имя, отчество), их табельные номера, должности или профессии. В начале таблицы указываются порядковые номера. В четвертой графе прописывается точная сумма к выплате. Ведомость в обязательном порядке должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия, который проверяет правильность и достоверность данных.
После заполнения, платежная ведомость проверяется кассиром и, если все данные верные, производится выплата наличных средств работникам организации.
Приказ о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работника. Документ заполняется сотрудником кадровой службы. Первое, что нужно внести в форму приказа Т-8 - полное наименование компании, в которой трудился работник, с обязательным указанием организационно-правового статуса. Сначала вписывается фамилия, имя, отчество увольняемого сотрудника (без каких-либо сокращений, в родительном падеже). Рядом, в соответствующую ячейку, ставится табельный номер, присвоенный сотруднику при трудоустройстве. Затем указывается структурное подразделение (или название отдела), к которому относился сотрудник в данной организации, вписывается его должность. Далее вписывается основание для прекращения трудового договора. Здесь нужно указать причину увольнения строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Чаще всего сюда вписывается пункт 3 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию). Основанием для приказа служит документ, по которому с работником расторгается трудовой договор или происходит увольнение. Как правило, это личное заявление со стороны увольняющегося, но могут быть и другие свидетельства, например медицинское заключение, повестка в военкомат, служебная записка и т.д.