Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитно-заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.
Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно-и многострочными требованиями - накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом - получателем в двух экземплярах: первый - с распиской кладовщика остается в цехе, второй - с распиской получателя - у кладовщика.
Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования - накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.
Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах, на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.
При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.
Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов - получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат, с этой целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат.
Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.
На небольших предприятиях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. После утверждения руководителем предприятия, акт служит основанием для списания соответствующих материалов.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера, на втором экземпляре, а второй остается на складе.
.4 Учет производственных запасов на складах и в бухгалтерии
Учет производственных запасов на складах. Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях предприятия могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
Склады должны быть обеспечены исправленными весами, измерительными приборами и мерной тарой.
На складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия, установленным нормам запаса (лимиту).
Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально-ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности.
На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов.
В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.
Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.
Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную единицу и срок годности. После этого карточки передают на склад и кладовщик дополняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.
Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований - накладных и др.) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.
Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.
В условиях функционирования АСУП и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематически составленные машинограммы - ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы - ведомости составляют лишь по складам и материально-ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и составлением материалов на складе и оперативного управления производством.
Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.
В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных предприятиях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материала на начало месяца, их поступление, расход и остаток на конец месяца.
В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме, нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.
При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально-ответственных лиц.
Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движению материалов со склада и подразделений предприятия поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются затем на вычислительную установку (ВУ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).
Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.
При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно по соответствующим счетам и субсчетам.
Этот вариант значительно уменьшает трудоемкость учета, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако, учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.
Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета материалов, ведущиеся на складах.
Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).
После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итог по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.
При сальдовом методе учета материалов, поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности.
Таких групп бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.
Сальдовый метод учета материалов - один из наиболее эффективных особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.
При использовании ЭВМ все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляют на машинах.
Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При передаче на ВУ карточек складского учета на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.
Оба изложенных варианта аналитического учета материала с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.
При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства.
В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метод аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте.
.5 Синтетический учет материалов
В балансе и синтетическом учете материальные ценности отражают по фактической себестоимости их приобретения, которая в соответствии с ПБУ 5/2001 складывается из:
· покупной цены материала;
· транспортно-заготовительных расходов (ТЗР), к которым относятся:
- наценки снабженческих организаций;
- содержание пунктов в местах заготовления сырья;
расходы по командировкам, связанные с приобретением материалов;
стоимость услуг бирж;
таможенные пошлины и налоги на импорт;
страхование и охрана труда;
оплата перевозки груза;
расходы по доставке на склад и разгрузке (кроме оплаты труда постоянных складских рабочих);
потери от недостач в пути в пределах норм естественной убыли.
В текущем аналитическом учете предприятие в соответствии с принятой учетной политикой может оценивать материалы одним из трех способов:
I. по фактической себестоимости
II. по оптовым ценам с выделением ТЗР
III. по учетным (плановым) ценам, с выделением отклонений фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам.
При первом способе - движение материалов по фактической себестоимости отражают на счете 10 . Оборот по дебету показывает фактическую себестоимость поступивших материалов (Д 10 К 60,70,71...).
Оборот по кредиту показывает фактическую себестоимость материалов, отгруженных со склада в производство (Д 20, 25, 26, 23... К 10) как на иные цели. Например: реализация на сторону Д 91/2 К 10. При этом калькулируется фактическая себестоимость каждого предмета. Это очень трудоемко, поэтому данный способ целесообразно применять только на предприятиях с небольшой номенклатурой. Поскольку отдельные партии одинаковых материалов на склад предприятия обычно поступают по розничной цене за единицу, то каждый раз при поступлении или один раз в месяц определяется средняя взвешенная арифметическая себестоимость единицы материала. Это необходимо знать для того, чтобы правильно списать затраты по материалам на производственные счета.
Кроме данного метода, т.е. списание на затраты в производство по средней цене в международной практике применяются методы ФИФО и ЛИФО. Сущность метода ФИФО заключается в следующем: материалы списываются на производство в той же последовательности, в какой они поступили на склад предприятия, т.е. модель конвейера.
Сущность метода ЛИФО : материалы поступившие последними первыми отпускаются в производство, т.е модель бочки.
Поскольку материалы при методе ЛИФО списываются в производство по последней рыночной цене, то себестоимость продукции своевременно отражает колебание рыночных цен и получатель получает более реальное представление о возможной прибыли от реализации продукции. В период инфляции целесообразнее применять метод ЛИФО.