На втором этапе, после определения списка обязательных документов, проверки их наличие, требуется осуществить проверку правильности их оформления, в том числе соответствия требованиям законодательства. Следовательно, на этом этапе проверяется содержание всех кадровых документов, существующих в организации. При анализе локальных нормативных актов, требуется проверить, чтобы они раскрывали условия труда организации и не ухудшали положение сотрудников в соответствии с трудовым законодательством. Обязательным условием является обязанность ознакомления под роспись всех работников с локальными нормативными актами. Осуществляя проверку локальных нормативных актов требуется использовать соответствующие статьи ТК РФ. Со всеми работниками должны быть подписаны соглашения на обработку и передачу их персональных данных. При условии, если сотруднику, по его прошению, оформляют справки, то определенно на каждую справку сотрудник пишет письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне. Также, в графике отпусков указываются не только плановые отпуска, но и делаются отметки о фактических отпусках, в том числе о переносах отпусков. К тому же, работники письменно уведомляются о дате начала отпуска за 2 недели.
В организации должно быть штатное расписание актуальным, утвержденное приказом, однако при условии, если в штатное расписание вносят изменения, то до издают приказы о внесении изменений в штатное расписание. За каждый месяц должны быть табели учета рабочего времени, в которых отражается информация о всех работниках (о больничных, отпусках, прогулах и пр.). Анализируя распорядительные документы, требуется осуществить проверку, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Если в организация не используются унифицированные формы документов, а разработаны и используются собственные формы, то эти формы документов утверждаются приказом руководителя организации. Осуществляя аудит трудовых книжек, требуется проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Также, все трудовые книжки регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, должны быть все в наличии, с внесенными всеми записями (приемы, награждения, переводы), с вшитыми вкладышами в трудовые книжки. Работодатель обязан лично закупать бланки трудовых книжек и вкладыши, фиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Храниться бланки трудовых книжек и вкладышей должны в бухгалтерии, ведущая приходно-расходную книгу. К тому же, передача бланков в отдел кадров реализуется на основе заявок либо служебных записок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляют сотрудникам на основе их заявлений [1, с.583].
Трудовые договоры заключаются с каждым сотрудником, содержание должно соответствовать ст. 57 ТК РФ, то есть, как минимум, в трудовом договоре должны быть указаны условия и сведения, которые предусмотрены этой статьей. Требуется проверить правильность заполнения личных карточек сотрудников, в которых отражаются актуальные данные, которые должны быть заведены на каждого сотрудника. В личных карточках указываются коды и со всей информацией о приеме и переводах сотрудники ознакамливаются под роспись. Кадровые журналы - прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью руководителя организации. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы либо скреплены сургучной печатью [1, с.583].
По итогам реализованного кадрового аудита, сотрудники, которые проводили аудит, пишут отчет о результатах проверки. В отчете отражают выявленные недочеты и меры, которые необходимы для устранения этих недочетов, отражают выводы о состоянии кадрового учета и риски, возникающие у организации. В заключение, о данном методе можно сказать, что он является неотъемлемой частью организации рабочего процесса специалиста кадрового отдела, кроме того, соблюдение всех требований регламентируется Законодательством России [1, с.74].
Как отмечает Е.А. Савельева, для регламентации труда характерны как качественные, так и количественные показатели трудовой деятельности, однако степень формализации данных процессов до настоящего момента остается проблематичной [1, с.9].
Соответственно, требуется рассмотреть методы нормирования труда, которые представляют собой приёмы по анализу процессов труда, определения требуемых затрат времени, выявления и учёта нормообразующих факторов, проектирования содержания и рационального состава операции, использования материалов наблюдений, по осуществлению разработки норм и нормативов труда. По установлению норм методы нормирования труда подразделяются на опытно-статистические (суммарные) и аналитические [1, с.34].
Выбор конкретного метода зависит как от характера нормируемых работ, так и условий их выполнения.
1. Посредством опытно-статистических (суммарных) методов возможно установить нормы на всю работу в целом либо операции без расчленения её на составные элементы, основаны на состоянии производства и являются отражением фактически сложившихся временных затрат. Данные методы делятся на опытные (интуитивные), статистические и сравнительные.
1) опытный (интуитивный) метод - установление норм труда на основании опыта мастера и нормировщика;
2) статистический (экстраполяционный) метод - установление норм труда на основании информации, которая взята из статистических отчётов o фактических затратах времени на подобную работу в прошлом периоде, то есть посредством экстраполяции [1, с.61];
3) сравнительный метод (метод аналогии) - установление нормы труда посредством сопоставления объёма и сложности нормируемой работы с подобной работой, норма на которую была установлена в прошлом периоде [1, с.181].
2. Аналитические методы - осуществление анализа определенного трудового процесса, разделение его на составные, рациональности организации рабочего места, изучение возможностей оборудования, условий труда и психофизиологических факторов, применяемых методов и приёмов труда.
Аналитические методы классифицируются на группы по следующим признакам [1, с.176]:
1) По методике получения исходной информации: аналитически-исследовательские и аналитически-расчётные. Аналитически-исследовательский метод заключается в том, что затраты времени на операцию в целом и на каждый элемент операции определяют на основании измерений затрат времени посредством наблюдений на рабочих местах. Соответственно, при аналитически-расчётном методе временные затраты определяют по установленным нормативам времени либо посредством расчёта, при использовании нормативов режимов работы оборудования, в том числе посредством формул зависимости времени от факторов, которые характеризуют объём исполняемых работ при определённых организационно-технических условиях. При данном методе отмечается снижение точности норм для определенного рабочего места, так как нормативы разрабатывают на типовые организационно-технические условия выполнения работ.
2) По степени дифференциации трудового процесса: укрупнённые и дифференцированные. Укрупнённые методы заключаются в разделении трудового процесса до комплексов операций и приёмов, а дифференцированные - детальное разделение трудового процесса на простейшие элементы.
3) По характеру зависимости норм труда от факторов, которые влияют на их величину: косвенные и прямые. Косвенные методы рассчитывают на основании установления статистических зависимостей норм от факторов, которые косвенно влияют на трудоёмкость исполнения работ. Прямые методы нормирования труда рассчитывают на основании установления функциональных зависимостей величины норм от трудоёмкости выполнения работ.
По объекту нормирования некоторые исследователи используют следующую классификацию [1, с.59]:
- методы нормирования затрат труда и соотношений между численностью групп сотрудников;
- методы установления норм сложности труда;
- методы нормирования результатов труда.
Методы нормирования затрат труда и соотношений между численностью групп сотрудников возможно классифицировать следующим образом [1, с.73]:
- микроэлементное нормирование;
- метод технического расчёта норм времени посредством нормативов;
- нормирование на основании анализа затрат рабочего времени посредством наблюдения (хронометраж, фотохронометраж, фотография рабочего дня);
- нормирование посредством укрупнённых нормативов и типовых норм;
- экономико-математические методы (методы моделирования);
- методы, которые основаны на факторном (корреляционно-регрессионном) анализе.
Таким образом, представленный в параграфе материал позволил выявить основные методы оценки регламентации труда и прийти к следующему выводу, оценка регламентации труда проводится посредством различных методов, к которым возможно отнести такие как: метод анализа документов и аудит кадрового учета; для регламентации труда характерны как качественные, так и количественные показатели трудовой деятельности, для измерения которых используются различные методы нормирования труда, которые представляют собой приёмы по анализу процессов труда, определения требуемых затрат времени, выявления и учёта нормообразующих факторов, проектирования содержания и рационального состава операции, использования материалов наблюдений, по осуществлению разработки норм и нормативов труда.
4. Основные проблемы современной регламентации труда
регламентация труд дистанционный
Стоит отметить, с момента перехода на самоизоляцию во время эпидемии коронавируса COVID-19 в 2020 г. интерес к регламентации дистанционного труду многократно вырос, обсуждение проблемных аспектов и недостатков старой редакции гл. 49.1 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) привлекло не только экспертное, но и общественное внимание [1].
1. Упрощение электронной формы взаимодействия между дистанционным работником и работодателем. Электронная либо «бумажная» форма взаимодействия между дистанционным работником и работодателем - вопрос достаточно технический, и вряд ли его можно назвать самой большой проблемой для сторон трудового договора. Однако, поскольку этот вопрос хорошо укладывается в «технократическую» повестку органов власти, именно он привлек особое внимание со стороны представителей государства при обсуждении новых норм.
Как отмечает Лютов Л.Н., старая редакция гл. 49.1 ТК РФ в этом отношении действительно вызывала нарекания. Работнику и работодателю необходимо было использовать усиленную квалифицированную цифровую подпись (УКЦП) для заключения и изменения трудового договора, для подтверждения факта ознакомления с локальными нормативными актами работодателя и коллективным договором, для обращения с заявлениями в адрес работодателя. При этом для использования УКЦП каждой из сторон трудового договора необходимо отдельно обратиться в специальный аккредитованный удостоверяющий центр [1],оплатить ее получение, причем действовать УКЦП будет ограниченное время. Кроме того, независимо от того, нужно ли это самому работнику, в соответствии со старой редакцией ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ, работодатель даже в случае заключения трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами (т.е. с оформлением УКЦП) обязан был направить дистанционному работнику в течение трех дней после заключения договора его письменную копию заказной почтой с уведомлением. Другими словами, кроме случаев, когда дистанционный работник и работодатель оказывались географически удалены друг от друга, им значительно проще было письменно оформить трудовые отношения [1, с.38].
Новая редакция гл. 49.1 упростила оформление взаимодействия дистанционного работника и работодателя. Прежде всего, для заключения, изменения и расторжения трудовых договоров обязанность использовать УКЦП осталась только у работодателя. Работник может использовать усиленную неквалифицированную подпись, что немного проще (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ в новой редакции). Направление дистанционному работнику трудового договора на бумажном носителе теперь осуществляется только на основании заявления самого работника (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ в новой редакции). Кроме того, ч. 1 ст. 312.3 распространила аналогичный порядок подписания и на договоры о материальной ответственности, ученические договоры и договоры о получении образования с отрывом или без отрыва от работы. Раньше специальных норм в этом отношении глава не предусматривала, т.е. к этим видам договоров применялись общие нормы о письменной форме их заключения.
Еще более значимые упрощения касаются других видов коммуникации между дистанционным работником и работодателем. Теперь ознакомление с локальными нормативными актами, коллективным договором, обращение работника с заявлениями к работодателю или предоставление письменных объяснений может осуществляться не только письменно, путем обмена электронными документами, но и в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения первичной профсоюзной организации, либо трудовым договором. Единственное требование, которое закон сохраняет в отношении оформления такого взаимодействия, -- это возможность обеспечить фиксацию факта получения документов другой стороной.