Регламенты бизнес-процессов - это документы, описывающие последовательность бизнес-операций, ответственность, правила взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям. Нередко регламенты бизнес-процессов включают технологию выполнения бизнес-процесса (либо их отдельных элементов) и требования к процедурам.
Технические регламенты - это документы, содержащие «обобщенные и (или) конкретные требования к характеристикам продукции или к продукции и связанным с требованиями к продукции процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации…» [1].
Административный регламент - это «нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления государственной или муниципальной услуги и стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги» [1].
Технологические регламенты представляют собой документы, устанавливающие порядок и правила обработки сырья или изготовления продукции. Технологические регламенты могут быть отраслевыми документами или стандартом предприятия. Порядок разработки, согласования, утверждения, регистрации и пересмотра технологических регламентов определяется, как правило, отраслевыми документами по стандартизации.
Здесь необходимо обратить внимание на то, что отдельные виды регламентов могут содержать закрытую информацию (иметь гриф ограничения доступа). Так, среди регламентов можно выделить документы с грифом «совершенно секретно», «особая важность», содержащие государственную тайну; документы с грифом «конфиденциальная информация», доступ к которым ограничен законодательством РФ; документы с грифом «коммерческая тайна», открытый доступ к которым несет вред обладателю данных; документы с грифом «только служебное пользование», предназначенные для работников конкретной организации; документы открытого доступа для широкого круга лиц.
6. По включению в систему менеджмента качества (СМК) регламенты могут быть включенными в СМК или не включенными в нее.
Как известно, СМК содержит несколько уровней документации. При этом процедуры управления документацией в системе менеджмента качества распространяются на основные внутренние документы: политику в области качества, руководство по качеству, документированные процедуры и др., на вспомогательные внутренние документы: рабочие инструкции, технологические и нормативные документы и др., а также на документы внешнего происхождения: государственные и отраслевые стандарты, руководящие документы, внешнюю нормативную, техническую и технологическую документацию.
Регламенты, включенные в СМК, как правило, описывают порядок выполнения процесса либо содержат требования к продукции или технологии ее изготовления, испытания, контроля и т.д.
Среди основных требований к локальным регламентам, включаемых в СМК, выделяется системность, функциональная полнота, адекватность, а также пригодность для обучения сотрудников. Благодаря грамотно разработанным и задокументированным процедурам, рабочим инструкциям, сотрудники должны иметь возможность детально изучить каждый процесс. Если требования к документации СМК выполнены, то в результате создается точное руководство по качеству, появляются процедуры, адекватно описывающие все функции в системе.
7. По компоненту трудовой системы. Далее следует отметить, что в целях качественной регламентации трудового процесса необходимо формализовать не только его части, но и сами компоненты трудовой системы. При этом под трудовой системой (системой «человек-техника-знания-среда») понимаем открытую динамическую, социально-техническую систему, преобразующую совокупность ресурсов в совокупность результатов, взаимодействующую при этом с окружающей средой, получая от нее необходимые ресурсы и предоставляя полученные результаты [1, с.167].
Так, для элемента «человек» в трудовой системе в качестве регламентов выступают: Положение о персонале, трудовой договор, должностные инструкции, должностные регламенты, Коллективный договор, Положение об оплате труда, Положение о проведении аттестации, Положение об охране труда, Кодекс профессиональной этики и др.
С элементом «техника» можно соотнести технические паспорта, руководства по эксплуатации, схемы монтажа технических средств, карты наладки и др.
К элементу «знания» относятся: Положение о банке данных, Положение об информационном портале, Положение об информационной системе, Положение по кодированию файлов, технологические инструкции, рецептуры и др.
Для элемента «среда» регламентами являются: санитарные правила и нормы (СанПиН), санитарные правила (СП), предельно допустимые уровни (ПДУ), пре дельно допустимые концентрации (ПДК), гигиенические нормативы (ГН), ориентировочные безопасные уровни воздействия веществ в воздухе рабочей зоны (ОБУВ), паспорта рабочих мест и др.
Рассматривая многообразие видов трудовых регламентов, нельзя не упомянуть в качестве признака классификации срок действия регламента, под которым обычно понимается период времени от даты его введения в действие до момента его отмены. Срок действия может распространяться на определенный или неопределенный интервал времени.
8. В этой связи регламенты в зависимости от срока действия можно разделить на регламенты постоянного (бессрочного) действия и регламенты ограниченного периода действия [1, с.168].
Регламенты постоянного (бессрочного) действия рассчитаны на неограниченно долгое применение. Момент прекращения их действия заранее не известен. Они применяются вплоть до момента пересмотра или отмены в связи с изменением условий, на которые были рассчитаны. Регламенты ограниченного периода действия содержат в своем тексте прямое указание на срок их действия.
Регламенты ограниченного периода действия могут применяться на сезонных работах (например, в агробизнесе) и разрабатываться заново на каждый сезон.
Регламенты ограниченного периода действия могут использоваться в период освоения новой техники, технологии, выпуска нового вида продукции и по истечении срока действия должны заменяться постоянными.
9. По степени унификации регламенты бывают унифицированные, типовые, примерные, индивидуальные [1, с.168].
Унифицированные регламенты составляются по строгой форме-стандарту какой-либо системы.
Типовыми являются регламенты, создаваемые компетентными органами для организаций с однородными функциями и стандартными процессами. Типовые регламенты носят обязательный характер и предусматривают соблюдение типовых ограничений, то есть они содержат типовые требования, в рамках которых заинтересованные лица могут самостоятельно вырабатывать требования к правоотношениям, значимым взаимодействиям, их продуктам и т.д. Однако границы типовых требований нарушать нельзя, так как они являются обязательными.
Примерные регламенты носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. В практической деятельности примерные регламенты существенно экономят время на разработку локальной документации.
Индивидуальные регламенты разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Индивидуальными чаще всего являются регламенты, рассчитанные на описание специфических процессов и явлений (например, Положение о коммерческой тайне).
10. По текущему статусу регламенты делятся на актуальные и неактуальные. Актуальный регламент отличается от неактуального тем, что имеет юридическую силу и соответствует положениям обязательных нормативных документов, на которых он основывается или на которые ссылается. Так, регламент уже не будет актуальным, если он перестанет соответствовать установленным требованиям или изменится нормативно-правовая база, или если он перестанет обеспечивать получение запланированных результатов (потеряет пригодность). Неактуальным регламент становится также в результате истечения срока своего действия или по причине отмены.
11. По форме представления регламенты могут быть аналоговые и электронные (цифровые). Аналоговый регламент представляет собой документ на бумажном носителе, созданный в форме, воспринимаемой человеком. Электронные (цифровые) регламенты - это информационные объекты, обеспечивающие информационно-коммуникационное взаимодействие агентов социально-трудовых отношений в электронной (цифровой) форме [1, с.169].
Таким образом, представленный в параграфе материал позволил определить формы и виды регламентации труда и прийти к следующему выводу, классификация трудовых регламентов позволила рассмотреть формы и виды регламентации труда, согласно следующих признаков: по уровню иерархии в системе регламентации, по территории действия, по объему и характеру действия, по степени директивности, по содержанию, по включению в систему менеджмента качества (СМК), по компоненту трудовой системы, по сроку действия, по степени унификации, по текущему статусу, по форме представления.
3. Характеристика основных методов оценки регламентации труда
Так, реализация оценки регламентации труда проводится посредством различных методов, к которым возможно отнести такие как: метод анализа документов и аудит кадрового учета.
1.Анализ документов (пер. с греч. Analysis - расчленение, разложение и от лат. Documentum - свидетельство, доказательство) - это метод осуществления сбора данных, источником получения которых являются документы. Как правило, определяют 2 вида анализа документов: формализованный (контент-анализ) и неформализованный (качественный) [1].
Метод оценки регламентов предполагает осуществление анализа совокупности документов, графиков, схем, таблиц и т. д, которые возможно разделить как на документированные, так и недокументированные, которые реализуются в организации. Соответственно, рассмотрим наиболее подробно регламенты по элементам системы управления организации на рисунке 1.2.
Рисунок 1.2 - Регламенты по элементам системы управления организации
1) Для организации в целом: Устав организации, Договор учредителей, Правила внутреннего распорядка, Коллективный договор и т.д.
2) Функции управления: Матрица распределения функций и подразделений, Схема функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления, Коэффициент централизации функций, Таблица трудоемкости управленческих функций и т.д.
3) Оргструктура управления: Схема оргструктур управления, Нормативы численности управленческого аппарата, Нормы обслуживания, Нормы управляемости.
4) Технология управления: Оперограммы процедур, Сводная карта процесса управления, Технологические операционные карты, Органограммы процедур, Структура трудоемкости процедур, Документограмма процесса, Логико-информационная схема, Регламент совещаний, Графики совещаний, Графики процессов управления и т.д.
5) Кадры управления: Штатное расписание, Положение об аттестации персонала, Должностные инструкции, Положение о персонале, Трудовой договор с сотрудником, Модели рабочих мест, Личностная спецификация и т.д.
6) Информация: Положение об организации делопроизводства, Положение о банке данных, Положение об информационной системе, Типовые формы документов, Классификаторы и справочники, Схемы информационных потоков, Схема документооборота в системе управления, Положение о служебной тайне и т.д.
7) Методы организации управления: Положение об оплате труда, Распорядок для руководителя, Положение о подразделениях, Договор материальной ответственности; ГОСТы, ОСТы и СТП и т.д.
8) Технические средства управления: Проект размещения и монтажа ТСУ, Технические паспорта, Инструкции по эксплуатации, Руководство программиста, Инструкции оператора и т.д.
9) Управленческие решения: Распоряжения, Приказы, Порядок принятия решений, Производственные задания и т.д.
2.Аудит кадрового учета представляет собой процедуру по оценке системы кадрового документооборота, который регламентирует сложившееся ведение кадрового учета, включающий осуществление проверки как наличия всех обязательных кадровых документов, так и экспертизу кадровой документации соответствия действующему законодательству России, с целью минимизации рисков штрафных санкций, которые связаны с реализацией проверок соблюдения трудового законодательства, в том числе рисков трудовых жалоб и споров сотрудников [1, с.581].
Чтобы осуществить аудит, издается приказ об осуществлении проверки, определяются ее сроки и цели, в том числе прописываются лица, проводящие кадровый аудит. Далее определяются этапы осуществления кадрового аудита. В соответствии с определением кадрового аудита первый этап - это осуществление проверки наличия всех обязательных кадровых документов, а второй этап - экспертиза соответствия кадровых документов действующему законодательству. Далее проанализируем этапы реализации кадрового аудита.
Первый этап - определение перечня обязательных кадровых документов, которые определены трудовым законодательством России, а также проверка их наличия, так как за их отсутствие несет ответственность работодатель. Обязательные кадровые документы подразделяют на 2 группы. К первой группе относят документы, обязательные для всех организаций независимо от сферы деятельности и организационно-правовой формы, то есть документы, обязательность которых прописана трудовым законодательством, к примеру, локальные нормативные акты, разрабатываемые самостоятельно работодателем, отражающие условия труда в конкретной организации.