Материал: Теоретические и методологические основы управления затратами на предприятии

В настоящее время абсолютно все организации и предприятия, существующие на рынке, еженедельно, ежемесячно и ежегодно осуществляют те или иные затраты. Производственные организации занимаются затратами на сырье, материалы, комплектующие, необходимые для создания товара и в конечном счете его сбыта. Центр занятости населения Илекского района является государственной организацией и денежные средства для реализации региональных программ, предусматривающих мероприятия по содействию занятости населения, а также для социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными, поступают из регионального бюджета, следовательно, они не относятся к собственным затратам организации. К собственным затратам Центра занятости относятся: затраты на дополнительные выплаты, компенсации, на уплату земельного налога организации, на командировочные затраты и транспортные затраты при выезде в служебные командировки, ит.д. Как и любая другая организация, Центр занятости имеет свои преимущества и недостатки (проблемы).

Анализ затрат Центра занятости населения, отображенный в п. 2.1, показал, что в организации имеются проблемы в процессе управления затратами, отражающиеся в отсутствии функции активизации и стимулирования управления затратами, а также в значительной доли затрачиваемых финансовых средств в год на плату за пользование имуществом, за коммунальные услуги, уплату транспортного налога и услуги связи, которые необходимо устранить в дальнейшем.

Проблема отсутствия в организации функции активизации и стимулирования управления затратами возникает в связи с тем, что в ЦЗН отсутствует система наказания сотрудников за перерасход: сотрудники не прикладывают своих основных усилий соответствию уровню планируемых затрат. В ЦЗН это отражается на следующем примере: ежемесячно организация оплачивает специалистам по работе с клиентами пользование услугами мобильной связи в рабочих целях стоимостью в 450 руб. Сотрудники постоянно нарушают данный лимит, превышая его, в связи с этим организации приходится ежемесячно увеличивать долю фактических затрат на мобильную связь, значительно отличающихся от запланированных затрат (табл. 8).

Проблема высоких затрат на уплату транспортного налога заключается в следующем: ежегодно организация выплачивает в среднем 2250 рублей в год за наличие трех транспортных средств (таблица 6). Первый автомобиль (с мощностью двигателя 100 л.с) предназначен для ежедневной перевозки руководителя организации. Второй автомобиль (с мощностью двигателя 150 л.с.) для перевозки сотрудников организации по району и их доставки до других предприятий в целях решения организационных вопросов, связанных с работой используется при необходимости, т.е. 2-3 раза в неделю. Третий (с мощностью двигателя 200 л.с.) необходим для доставки сотрудников по области, в случае их выезда в служебные командировки, а также командировки, связанные с повышением квалификации и используется 2 раза в год. Отсюда следует то, что организация ежегодно «переплачивает» денежные средства от годовой суммы транспортного налога за третий автомобиль, т.к. он редко эксплуатируется и простаивает в гараже.

Следующей проблемой процесса управления затратами являются высокие затраты на арендную плату за пользование имуществом (таблица 1). Центр занятости арендует достаточно большое здание: площадь помещения равна 106 кв.м., площадь гаражей, арендуемых организацией - 80 кв.м. Внутри помещения находятся 8 кабинетов в каждом из которых сидит специалист данной организации. Кабинеты большие по своей площади, один кабинет способен вместить в себе более трех сотрудников (площадь одного кабинета равна 11 кв.м.). Также внутри организации находится большой холл, предназначенный для посетителей. Причиной данной проблемы является то, что организация переплачивает большую часть денежных средств за арендуемую площадь, полностью неиспользуемую ею.

Проблемой большой суммы затрат в год на коммунальные услуги служит все та же большая площадь здания: чем больше площадь арендуемого помещения, тем больше приходится потребление тепловой энергии, электроэнергии, газа и водоснабжения (водоотведения) на него. Центр занятости, арендующий здание площадью 186 кв.м. ежегодно затрачивает на оплату коммунальных услуг в среднем 28 000 рублей (таблица 3).

Также проблемой процесса управления затратами организации является крупная сумма годовых затрат на услуги связи (таблица 4). Причинами высоких затрат служат следующие факторы: во-первых, сотрудники Центра занятости ежемесячно ведут большое количество междугородних переговоров, во-вторых,

Центр занятости использует различные тарифы на пользование основного (тариф «Обычный») и параллельного номера (тариф «Максимум»), которые в сумме являются достаточно затратными для организации (2124 руб. в год).

Проблемы процесса управления затратами в центре занятости населения Илекского района возникают в результате недостатка времени на введение новшеств и игнорирования любых изменений в организации ее начальством. Некоторые затраты являются причинами других затрат: большая площадь арендуемого помещения способствует высоким затратам на арендную плату за пользование имуществом и большой суммы годовых затрат за пользование коммунальными услугами.

В результате прослеживаются лишние неоправданные затраты организации, которые можно сократить применяя мероприятия по совершенствованию процесса управления затратами, предложенных ниже.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ В ЦЕНТРЕ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ИЛЕКСКОГО РАЙОНА

.1 Мероприятия по совершенствованию процесса управления затратами в Центре занятости населения Илекского района

В ходе проведенного анализа деятельности Государственного учреждения «Центр занятости населения Илекского района» в вопросе системы управления затратами, был сделан вывод о том, что она построена эффективно, но имеется ряд незначительных отклонений (проблем), в целом заключающихся в совершении лишних неоправданных затрат Центра занятости, которые необходимо сократить.

Для того чтобы процесс управления затратами в Центре занятости населения Илекского района был построен более эффективно, необходимо разработать рекомендации по его совершенствованию. Для этого обратимся к ранее выше перечисленным выявленным в ходе анализа системы управления проблемам.

Во-первых, касаясь проблемы отсутствия в организации функции активизации и стимулирования управления затратами, возникающей в связи с тем, что в ЦЗН отсутствует система наказания сотрудников за перерасход, нам необходимо мотивировать работников методом финансового стимулирования. В связи с тем, что у сотрудников ЦЗН имеется проблема превышения лимита пользования мобильной связью, для начала нам необходимо сократить сам список сотрудников, которым оплачивается мобильная связь, также установить для каждого лимит по расходам при помощи применения специальной программы, называемой анализатор счета. Она автоматически составляет отчет для сотрудника (сами звонки и стоимость, превышение лимита) и отчет для организации (общие расходы на связь по подразделениям и сотрудникам). Для разных групп сотрудников могут быть заданы десятки разных лимитов. В ЦЗН услугами мобильной связи пользуются сотрудники по работе с клиентами, для них лимит месячных расходов будет составлять 350 рублей и выглядеть следующим образом: 200 рублей на местные звонки, 100 рублей на междугородние звонки, 50 рублей на отправку SMS, роуминг запрещен. Любое превышение расходов из этого списка оплачивает сам сотрудник, это и является материальным наказанием. Только в этом случае работники будут прикладывать свои основные усилия соответствия уровню фактических затрат планируемым без значительных отклонений.

Во-вторых, для решения проблемы высоких затрат на уплату транспортного налога необходимо прибегнуть к методу сокращению количества транспортных средств организации. Анализ данной проблемы, отраженный в п. 2.2 показал, что в Центре занятости из имеющихся трех транспортных средств, один автомобиль (предназначенный для выезда в служебные командировки по области), используется 2 раза в год и простаивает в гараже, но высокий транспортный налог за него организации приходится выплачивать ежегодно. Следовательно, ЦЗН необходимо устранить данный автомобиль, т.к. он редко эксплуатируется и его функции способны выполнять два других транспортных средства организации. Это мероприятие позволит сократить сумму уплаты транспортного налога, а также уменьшить занимаемую площадь арендуемого гаража, что способствует уменьшению затрат на арендную плату за пользование имуществом в целом.

В-третьих, для уменьшения затрат на арендную плату за пользование имуществом, мы предлагаем уменьшить площадь арендуемого помещения, посредством сокращения количества занимаемых Центром занятости кабинетов, предоставив арендатору возможность использования данной площади в других целях. Как упоминалось выше, кабинеты большие по своей площади (площадь одного кабинета равна 11 кв. м) и способны вместить в себе трех сотрудников, следовательно, мы можем из восьми занимаемых кабинетов использовать четыре, т.к. штат организации составляет всего 8 человек. В двух кабинетах будут помещены специалисты по работе с клиентами и ИТ-специалист, один кабинет принадлежать директору ЦЗН, другой - главному бухгалтеру и заместителю директора. В связи с этим сократится количество занимаемой территории помещения Центром занятости населения, следовательно, сократится сумма арендной платы за него.

Уменьшив площадь арендуемого гаража, при помощи сокращения количества транспортных средств организации и уменьшив площадь арендуемого помещения, снижая количество используемых кабинетов вдвое, в целом, мы сократим общую площадь занимаемой и арендуемой ЦЗН территории (имущества, кв. м). Также это способствует снижению затрат на коммунальные услуги (чем меньше площадь арендуемого помещения (здания, территории), тем меньше приходится потребление тепловой энергии, электроэнергии, газа и водоснабжения (водоотведения) на него).

В-четвертых, для того, чтобы справиться с проблемой крупной суммой годовых затрат на услуги связи, а именно на междугородние переговоры, на дорогостоящие тарифы за пользование основного и параллельного номеров и за пользование интернета Центра занятости населения, необходимо применить на практике следующие мероприятия.

Для снижения годовых затрат на междугородние переговоры следует ограничить число телефонов, позволяющих их вести и количество самих переговоров вдвое. Также обязать сотрудников пользоваться услугами IP-телефонии, т.к. один из главных ее плюсов - это более низкая стоимость связи, потому что расстояние между звонящими никак не влияет на стоимость международных переговоров. С IP-телефонией они обходятся дешевле в десятки раз.

Вместо отдельной платы за использование разных тарифов для основного (тариф «Обычный») и параллельного номеров (тариф «Максимум»), а также отдельной платы за интернет, в сумме составляющих 781,3 рубль в месяц за пользование данными услугами, мы предлагаем организации воспользоваться пакетным обслуживанием под названием «Особенный» стоимостью в 500 рублей: телефонная связь плюс интернет. Это способствует сокращению месячных расходов за пользование данными услугами на 281,3 рубль.

Данные мероприятия позволят ЦЗН значительно сократить общую сумму годовых и месячных затрат за пользование услугами связи.

Таким образом, при применении на практике Центром занятости населения Илекского района разработанных мероприятий в значительной степени улучшится система управления затратами организации.

3.2 Эффективность реализации мероприятий по совершенствованию процесса управления затратами в Центре занятости населения Илекского района

Проблема системы управления затратами рассматривается как одна из наиболее приоритетных для любой организации или предприятия, поскольку она непосредственно связана в первую очередь с их перспективами и развитием в целом. Ведь управление затратами - это сложный, многоаспектный и динамический процесс эффективного использования ресурсов компании, который включает управленческие действия, целью которых является достижение высокого экономического результата деятельности предприятия. Управление затратами не является самоцелью, но совершенно необходимо для достижения предприятием определенного экономического результата, повышения эффективности работы.

В ходе проведенного исследования системы управления затратами в Центре занятости Илекского района, были выявлены незначительные негативные моменты и разработаны мероприятия по их устранению, которые в своей основе несут экономическую эффективность.

По мнению Ананькиной Е.А., в любой организации разрешается стимулы к соблюдению и экономии затрат заменять наказанием за перерасход [4, 458]. Для внедрения в ЦЗН функции активизации и стимулирования, нами было предложено мотивировать сотрудников методом финансового стимулирования. Эффективность от предложенного нами мероприятия заключается в том, что работники основные усилия будут прикладывать соответствию уровню планируемых затрат. Тогда достижение основной цели предприятия - получение максимально возможной прибыли за счет снижения затрат - станет легковыполнимой задачей.

В экономическом расчете изменения в оплате мобильной связи сотрудникам организации будут выглядеть следующим образом: в 2013 году на оплату мобильной связи четырем сотрудникам Центра занятости населения Илекского района по работе с клиентами уходило 1800 руб. ежемесячных и 21600 руб. годовых затрат. Применение на практике мероприятия по сокращению списка сотрудников, которым оплачивается мобильная связь с четырех до трех человек и введения специальной программы, называемой анализатор счета стоимостью 350 руб. для каждого сотрудника приведет к следующим затратам организации: 1050 руб. ежемесячных и 12600 руб. годовых затрат (см. Табл. 4.1). В результате в 2014 году мы сократим 9000 руб. ежегодных затрат на пользование услугой мобильной связи сотрудниками Центра занятости населения Илекского района по сравнению с 2013 годом: 21600 - 12600 = 9000 руб.

Предложенные мероприятия и сумма затрат, получаемая в результате их применения на практике рассчитывалась на планируемый 2014 год, итоговые показатели которого сравнивались с показателями, предоставленными нам Центром занятости на текущий 2013 год.

При применении на практике мероприятия, касающегося сокращения количества транспортных средств от трех до двух автомобилей, имеющихся в распоряжении Центра занятости населения Илекского района, в целом мы сократим годовую сумму уплаты транспортного налога на 1000 руб., отказавшись от автомобиля, предназначенного для доставки сотрудников по области в случае их выезда в служебные командировки. Данную сумму мы получаем исходя из разницы итоговых показателей годовых затрат на уплату транспортного налога 2013 и 2014 годов, указанных в таблице 6.1: 2250 руб. - 1250 руб. = 1000 руб.

Таблица 6.1

Новый расчет затрат на уплату транспортного налога