- Лицензия на осуществление дилерской деятельности (выдана Федеральной службой по финансовым рынкам от 19.05.2005 №077-08456-010000)
- Лицензия на осуществление брокерской деятельности (выдана Федеральной службой по финансовым рынкам от 19.05.2005 №077-08455-100000)
- Лицензия биржевого посредника, совершающего товарные фьючерсные и опционные сделки в биржевой торговле (выдана Федеральной службой по финансовым рынкам от 17.11.2009 №1473)
- Лицензия на осуществление разработки, производства, распространения шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств, выполнения работ, оказания услуг в области шифрования информации, технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств (за исключением случая, если техническое обслуживание шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств, осуществляется для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя) (выдана Центром по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России от 11.04.2013г. рег. № 12810 Н)
- Сертификат о прохождении ОАО «Россельхозбанк» процедуры оценки соответствия требованиям международного Стандарта безопасности данных индустрии платежных карт (Payment Card Industry Data Security Standard - PCI DSS). (выдан ЗАО «Энвижн Груп», QSA-аудитором, сертифицированным Советом PCI SSC, от 21.02.2014г.)
Организационная деятельность банка выражается в разработке и утверждении соответствующего комплекса организационных документов. Цель разработки организационно-правовых документов - рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» выполняет свою деятельность на основании устава. Устав - правовой акт, определяет структуру, функции и права организации. Устав разработан и утвержден учредителями юридического лица. На основании инструкции по делопроизводству Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» определение устава аналогично ГОСТУ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», что говорит о соблюдении требований ГОСТа. Устав содержит набор обязательных реквизитов: наименование организации, данные об организации, наименование вида документа, место издания,гриф утверждения и текст документа, который соответствуют рекомендациям ЕГСДОУ, что является положительным моментом в организации управленческой деятельности регионального филиала.
Состав формуляра реквизитов документов совпадает с требованиями ЕГСДОУ.
Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» осуществляет свою деятельность также на основании положений, что является внутренними нормативными актами банка, предназначенными для нормативно-правовой регламентации. Положения филиала рассматривают деятельность рабочих органов банка, действующих на постоянной основе (комитеты, комиссии) и отдельных должностных лиц. Например: Положение о главном бухгалтере банка, Положение об инспекторе Службы внутреннего контроля банка при региональном филиале. Также рассматривают вопросы организации управленческих и финансовых процессов. Например: Положение о порядке приема на работу, перевода и увольнения работников банка. Положение о региональном филиале банка утверждается решением Правления банка.
Регламент - внутренний документ, устанавливающий порядок деятельности руководства Банка или уполномоченного органа Банка, определяющий порядок планирования работы, подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесение материалов на рассмотрение, порядок принятия решений, ведение протокола заседания, порядок доведения решений до исполнителей и другие вопросы.
Обязательными реквизиты регламента Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» следующие: наименование организации, наименование уполномоченного органа Банка, вид документа, дата и номер документы, место составление, гриф утверждения, текст и подпись. Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой и утверждаются руководителем банка или руководителем уполномоченного органа банка.
Формуляр реквизитов положения и регламента полностью соответствуют законодательству Российской Федерации.
Инструкция, являясь внутренним нормативным документом Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» обладает отличительным признаком. Это заключается в высокой степени детализации положений инструкции, что позволяет адресовать их как обязательное правило поведения работникам в привязке к выполнениям ими трудовым и другим обязанностям.
В заголовке инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например :
- Инструкция о порядке предоставления и учета кредитов;
- Инструкция о соблюдении режима коммерческой тайны;
- Инструкция по технике безопасности.
Констатирующей частью инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта, сфера распространения, ответственность за нарушения установленных правил и технологий. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного лица. В текст используются слова : «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.
Основной текст может делится на разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Инструкцию подписывает директор филиала и вводится в действие приказами. Утверждается решениями уполномоченных органов банка и вводятся в действие приказами банка. Введение изменений и дополнений в инструкцию, а также изложение документа в новой редакции оформляется приказом банка.
Должностная инструкция - документ, издаваемый банком в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция разрабатывается на основе общего классификатора должностей.
Должностные инструкции разрабатываются филиалом в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» соблюдает требования действующего законодательства и следует установленным ГОСТам и стандартам по делопроизводству, что свидетельствует о правильной организации работы с документами и гарантирует стабильную работу кредитной организации.
2.1.3 Порядок оформления распорядительной и договорно-правовой документации кредитной организации
К распорядительной документации в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» относятся такие документы, как приказы (Приложение Р) и распоряжения. (Приложение С)
Процедура издания приказов и распоряжений в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности:
1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:
- на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
- по поручению директора филиала;
Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, предложении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.
Источниками информации могут быть:
- законодательные акты и нормативная документация;
- текущая документация организации;
- документы, поступающие из других организаций;
- архивные документы и др.
Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
4. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа подразумевает:
- внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
- внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко.
5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
6. Подписание приказа или распоряжения.
Согласованный проект документа передается на подпись директору филиала.
Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать директору лист согласования проекта документа. Его подпись превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.
7. Регистрация приказа или распоряжения.
Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Регистрация осуществляется одним из трех способов:
- записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
- записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
- внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).
8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.
Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.
К договорно-правовой документации относятся в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» договоры (кредитные, банковского вклада).
Процедура создания договорно-правовой документации состоит из следующих этапов:
1. Подготовка проекта договора.
Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем филиала, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.
Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) часть первая [Электронный ресурс]: [Принят Государственной Думой 21 октября 1994 года]: офиц. текст: по состоянию на 5 мая 2014 года./ http://mirror2.garant.ru
2. Согласование.
Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет вместе с пакетом документов. Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале регистрации, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров.
3. Заключение договора (подписание и заверение печатью).
Согласованный всеми специалистами проект договора готовится для подписания.
4. Регистрация
Все подписанные руководителем договоры передаются для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.
Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию.
5. Учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров.
Договор, подписанный от имени кредитной организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе для передачи.
6. Формирование базы по документам.