7. Организация исполнения договоров.
Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем кредитная организация имеет дело -- это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации.
Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в договорный отдел, где они и подлежат хранению.
8. Подготовка договоров к сдаче в архив.
Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками договорного отдела ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.
Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
2.2 Исследование технологии документооборота учреждения банка на основе синтеза традиционных «бумажных» и компьютерных технологий
2.2.1 Принципы организации работы с документами, оформленными на «бумажных» носителях информации
Поток документов, циркулирующий от начала их создания до передачи в архив, является документооборотом учреждения банка. Четко организованный документооборот обеспечивает возможность оперативного применения информации, используемой в документе, в текущей деятельности и защищает учреждение от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота.
Для грамотной организации работы Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» решает, какие документы действительно нужны кредитной организации. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право и дееспособность учреждения, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Основу документооборота составляют следующие документы: приказы, распоряжения, договоры.
Документооборот филиала также организован на входящей, исходящей и внутренней документации. Документы, поступающие в банк на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию (автоматизированный учет), рассмотрение руководством банка и доставку исполнителям. Инструкция по делопроизводству в ОАО “Россельхозбанк” № 9-И
Доставка документов на бумажном носителе в банк и их отправление осуществляется:
- отделениями почтовой связи ФГУП «Почта России»;
- спецсвязью и фельдъегерской связью;
- компанией «TNT Express Worldwide»(или « DHL»).
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки корреспонденции. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы, адресованные руководству организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Работник банка, получивший корреспонденцию, при передаче документа на бумажном носителе для регистрации в службу ДОУ указывает на оборотной стороне документы свои инициалы, фамилию и дату получения.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на :
- документы, требующие обязательного рассмотрения директором филиала;
- документы, направляемые непосредственно в подразделения;
- обращения юридических и физических лиц (жалобы, заявления, предложения).
Документы, поступающие непосредственно в адрес подразделения, регистрируются делопроизводителем данного подразделения. Передача документов на исполнение без регистрации не допускается
Исходящие документы, подготовленные к подписанию, должны быть оформлены с соблюдением установленных требований. При направлении документов на подпись проверяется наличие виз, приложений, правильность адресования, соответствие бланка должности подписавшего, наличие заголовка к документы, данных об исполнителе (фамилия и номер телефона).
Регистрация исходящих документов осуществляется после их подписания и заключается в присвоении регистрационного номера и даты, которые проставляются на документе.
Делопроизводитель филиала осуществляет регистрацию документов и обеспечивает проверку правильности оформления документа на бумажном носителе.
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.
Работа с внутренними документами также, как и с исходящими документами, начинается с подготовки проекта документам, завершается визированием и направлением директору филиала на подпись и регистрацию.
Внутренние документы, подлежащие исполнению, ставят на контроль. Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренной номенклатурой дел.
Осуществление документооборота на бумажном носителе осуществляется в соответствии с Положением о делопроизводстве, в котором устанавливается последовательность организации работы с документами.
2.2.2 Исследование технологии документооборота кредитной организации при использовании автоматизированного программного обеспечения
Для осуществления электронного документооборота необходимо наличие средств вычислительной техники, обязательна стопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех сотрудников, работающих с документами, средств связи между всеми рабочими местами, автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.
Система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена.
Важным преимуществом технологии подготовки документов, используемой в электронном документообороте и делопроизводстве, является возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том числе и с использованием электронных аналогов собственноручной подписи.
Доставка документов в электронном виде и их отправление осуществляется с использованием технических средств обработки и передачи информации, таких как:
1. Электронная почта (LOTUSNOTES и др.);
2. Межбанковская связь (ТЕЛЕКС, СВИФТ);
3. Телеграфная связь (телеграммы);
4. Факсимильная связь (факсограммы);
5. Телефонная связь (телефонограммы).
Организация документооборота, как в Орловском региональном филиале, так и в головном офисе банка осуществляется с использованием программы СМД в соответствии с Регламентом работы в программе «CompanyMedia- Делопроизводство».
Документы, поступившие по каналам связи на электронный адрес банка, проходят прием и регистрацию в службе ДОУ.
Службой ДОУ при получении электронного документа осуществляются :
- прием, первичная обработка и регистрации корреспонденции, направляемой в адрес банка и его руководства сторонними организациями;
- прием и регистрация корреспонденции, направляемой по электронной почте и факсимильной связи в адрес директора филиала;
- регистрация соглашений и договоров;
- регистрация организационно-распорядительных документов;
- регистрация протоколов совещаний у директора филиала;
- контроль исполнения поручений директора филиала;
- отправка документов адресатам;
- информационно-справочная работа о прохождении документов.
После того, как электронный документ распечатали, проставляется штамп с отметкой о поступлении электронного документа и подписью работника службы ДОУ, осуществившего прием и распечатку, и штамп, где указывается регистрационный номер. Если документ распечатан на нескольких листах, то на первом листе ниже штампа указывается общее количество листов: «на___ л.». При необходимости к документу прикладывается распечатка отчета об электронном адресе отправителя корреспонденции.
В Департаменте информационных технологий осуществляется первичная техническая регистрация сообщений, поступающих по каналам электронной почты.
Документы, адресованные руководству банка, полученные по электронной почте, пересылаются в службу ДОУ по системе «LOTUSNOTES».
В Банке работа в программе «CompanyMedia- Делопроизводство» основывается на принципе однократной регистрации документов:
- поступающих (входящих) - в день поступления или на следующий рабочий день;
- создаваемых (внутренних, исходящих) - в день подписания или утверждения
При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется. При регистрации документов в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» они делятся на группы, каждая из которых регистрируется отдельно:
- Входящие документы;
- Исходящие документы;
- Внутренние документы;
- Нормативно-распорядительные документы;
- Договоры, соглашения;
- Протоколы совещаний у директора филиала.
Порядковые регистрационные номера электронного документа присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.
Процедура регистрации документов в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» состоит из двух этапов:
1. заполнение регистрационной формы (журнал, карточка, электронная карточка);
2. проставление отметки на документе (на бумажном носителе):
При регистрации входящего документы - на нижнем поле первого листа справа проставляется штамп, где указывается регистрационный номер и дата.
При регистрации исходящего, внутреннего документа, подготовленного на стандартном бланке, - в соответствующей позиции бланка, не на бланке - на соответствующем месте применительно к бланку.
На электронных документах проставляется регистрационный номер, который состоит из порядкового номера и может дополняться цифровым индексом филиала, индексом дела по номенклатуре и др.
Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной подписи, не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
- подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;
- электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Электронные документы с электронной подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.
При регистрации исходящих документов в программе «CompanyMedia-Делопроизводство» прикрепляются их электронные файлы.
При отправке электронного документа:
- Исполнитель предоставляет делопроизводителю филиала подлинник документа на бумажном носителе и электронный файл документы;
- Директор филиала определяет необходимость досылки документа на бумажном носителе, в противном случае подлинник документа на бумажном носителе подшивается в дело подразделения банка(с распечаткой отчета об отправлении электронного документа).
Электронные документы банка могут передаваться адресатам с использование программы «CompanyMedia- Делопроизводство» или электронной почты «LOTUSNOTES» в следующих формах:
- Электронный документ, полученный путем сканирования зарегистрированного подлинника документа на бумажном носителе и сохраненный в графическом формате (jpeg, pdf).