Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
3.2 Использование зарубежного опыта документационного обеспечения управления в организациях
В специализированных зарубежных источниках и научной литературе работа с документами (Record Keeping) трактуется как производство и сохранение в форме записанной информации полного, точного и достоверного свидетельства управленческой деятельности. В российском документоведении и архивоведении эквивалентов термину «Record Keeping» не существует.
В целом работа с документами включает в себя: создание документов в ходе управленческой деятельности, а также способы обеспечения соответствия создаваемых документов определенным требованиям; проектирование, внедрение и эксплуатацию системы работы с документами (системы управления документами); управление документами, используемыми как в управленческой деятельности (это традиционно относится к сфере управления документами -- Records Management), так и в качестве архива (это традиционно относится к сфере управления архивами --Archives Administration).
Исторически термин «управление документацией» зародился в США. Американские авторы Ф.В.Хортон и К.Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны, когда «страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок».Термин «управление документацией» активно используется во всем мире.
В США организация, занимающаяся вопросами документации, называется «Национальный архив и управление документацией» (NationalArchivesandRecordsAdministration (NARA)).
Например, в Германии употребляется термин «Schriftgutverwaltung», который переводится как «управление письменными документами». В Великобритании для обозначения термина «управление документами» используется понятие «Records Management».
Анализ работ американских и немецких исследователей позволяет сделать вывод, что отсутствует единство в понимании управления документацией как научной категории. Однако большинство исследователей признают управление документацией полноценной функцией менеджмента организаций, предприятий и учреждений, а также информационным ресурсом .
В Соединенных Штатах Америки определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, «прохождение по службе», временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.
С учетом значительного вклада американских исследователей в разработку проблемы управления документацией стоит обратить внимание на некоторые работы, имеющиеся в научной литературе. В этих работах авторы неоднозначно определяют место управления документацией в системе менеджмента организации, учреждения . Признают управление документацией функцией управления и другие исследователи.
Например, К.Хар и Д.Маклеод считают, что управление документацией относится к числу стратегических функций организации, а Дж.Саммервил напрямую связывает эффективную реализацию функции управления документацией с получением прибыли: Мы -- управляющие информацией ... уже не запускаем руку в общий бюджет своей организации, наоборот, будучи профессионалами в области информации, мы, по сути, сами зарабатываем деньги для своей организации”
Таким образом, термин «управление документацией» зародился в США в связи с увеличением объема бумажного документооборота. Постепенно он заимствовался управленческими звеньями других зарубежных стран, а за тем и аппаратами управления в России.
Процесс управления документацией имеет ряд отличительных черт от делопроизводства и от документационного обеспечения управления. Управление документацией в различных зарубежных странах организуется по-разному. Однако этот процесс имеет и некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций, таких как ЮНЕСКО, -- Программа RAMP, Международного совета архивов, Международной федерации по управлению документацией, Международной организации по стандартизации ИСО.
Международная стандартизация -- стандартизация, участие в которой открыто для соответствующих органов всех стран; это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности -- стандартов, рекомендаций и другой научно-технической документации. Существует три таких организации: Международная организация по стандартизации -- ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия -- МЭК (IEC), Международный союз электросвязи -- МСЭ (ITU).
Дж.Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их создания, выполнения ими соответствующих задач в управлении и до уничтожения или передачи на архивное хранение.
Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствуют развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией за рубежом охватывают полный жизненный цикл документов.
Создание документов - этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. Хранение и использование документированной информации - этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии -- текущие архивы).
Передача документов на постоянное (государственное) хранение- этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов.
Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований. Управление архивами - проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.
Другой взгляд на управление документацией представляет область деятельности организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации. Типичный пример такого подхода дан в работе М.Баккленда «Об основе теории управления документацией». Автор утверждает, что управление документацией -- это не теория, а практическая деятельность управления документами, которая включает в себя поиск информации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения, описание документов, индексацию и документационное обеспечение управления, и архивоведение, классификацию документов, организацию доступа к документам, информационные технологии, работу персонала.
С другой стороны, автор подчеркивает, что «миссия службы по управлению документацией должна быть связана с миссией организации в целом». Иначе говоря, управление документацией должно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом, характеризуя управление документацией за рубежом как практическую деятельность, М.Баккленд приходит к мысли о функциональном значении управления документацией в организации.
В законодательстве США термин «управление документами» определен как планирование, контроль, руководство, организация, обучение и другие виды управленческой деятельности, осуществляемые по отношению к созданию, хранению и использованию документов, передаче документов на хранение или уничтожение и имеющие целью правильное, соответствующее требованиям документирование деятельности федеральных органов власти, а также эффективное и экономичное управление деятельностью федеральных учреждений.
В законодательстве США также указывается, что стандарты и процедуры для обеспечения эффективного управления документами должны быть направлены на:
- точное и полное документирование деятельности федеральных органов власти;
- контроль количества и качества документов, создаваемых федеральными рганами власти;
- исключение создания ненужных документов и тем самым
- обеспечение эффективности и экономичности деятельности федеральных учреждений;
- упрощение деятельности, систем, процессов создания, хранения и использования документов;
- обеспечение сохранности и своевременную передачу документов на хранение или уничтожение;
- постоянное внимание к документам (от момента их создания и до передачи на хранение или уничтожение) с особым акцентом на предупреждение ненужной работы с бумажными документами в федеральных учреждениях;
- соблюдение требований Национального архива США и Управления служб общего назначения.
Задачами управления документами в США являются:
- соблюдение законодательства в области управления документами;
- эффективный контроль создания и хранения документов в процессе деятельности учреждения;
- внедрение и соблюдение установленных Национальным архивом и Управлением служб общего назначения США стандартов, процедур и методик улучшения управления документами;
- обеспечение сохранности и защиты документов;
- отбор и передача на хранение или уничтожение документов временной ценности.
Следует отметить, что к международной сфере управления документацией относятся документы всех форматов. Так, управлением электронными документами признается комплекс мероприятий по обеспечению достоверности, полноты, доступности, сохранности, юридической силы этих документов.
Таким образом, без организационно- распорядительной и договорно- правовой документации невозможно законное и рациональное функционирование учреждения. Управление документацией за рубежом состоит из четырех основных составляющих, которые охватывают полный жизненный цикл документов: создание документов; хранение и использование документированной информации; передача документов на постоянное (государственное) хранение; управление архивами. Зарубежный опыт организации управления документацией имеет ряд особенностей, которые применяются и в российской практике.
Заключение
В ходе выполнения работы была выполнена цель- проанализирована система организационно- распорядительной и договорно- правовой документации учреждений, кредитных организаций и организация работы с документами.
Задачи исследования выполнены:
- проанализирована роль нормативно-правовых актов, которые регламентируют процессы документационного обеспечения управления;
- дана характеристика организационно-распорядительной и договорно-правовой документации;
- исследованы требования к оформлению организационно-распорядительной и договорно- правовой документации;
- проведен анализ организации работы с организационно-распорядительной и договорно-правовой документацией;
- охарактеризована система организационно-правовой структуры учреждения банка и правовых актов, регламентирующих ее деятельность;
- проведено исследование порядка оформления распорядительной и договорно-правовой документации кредитной организации;
- исследованы технологии документооборота учреждения банка на основе синтеза традиционных «бумажных» и компьютерных технологий;
- рассмотрен порядок осуществления банковских операций с использованием распорядительной и договорно-правовой документации кредитной организации;
- проанализирован зарубежный опыт организации документационного обеспечения управления.
Нормативно-правовая база, регламентирующая процессы документационного обеспечения управления является основополагающей делопроизводства. Документооборот нельзя рассматривать в отрыве от специфических процессов конкретной организации.
Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» организует свою работу в основном при использовании организационно-распорядительной и договорно- правовой документации. Организационно- распорядительная документация фиксируется при разработке и реализации решений в управленческой деятельности учреждения. Это наиболее широко используемый вид документации. Своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон. Договорная работа - это деятельность учреждения по формированию и правовому закреплению договорных отношений и организации исполнения договоров. Можно отметить, что функции управления учреждением находят свое отражение в определенных документах и являются способом реализации принимаемых решений.
Осуществление банковских операций без документационного оформления невозможно, т.к. документооборот является неотъемлемой частью организации работы с документами и осуществления банковских операций. Вся совокупность работы с документами, начиная с момента их создания, вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется делопроизводством в кредитной организации. Она включает в себя как операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами.