- Специальная доверенность - имеет место тогда, когда доверенность выдается на совершение какого-то комплекса связанных между собой юридических действий.
- Разовая доверенность выдается, на совершение какого-то одного действия, одной конкретной сделки (например, получение почтового перевода, подписание договора, составление акта и т.п.) и после его совершения она прекращает свое действие.
При этом доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
1.3 Организация работы с организационно- распорядительной и договорно- правовой документацией
Документооборот является обязательной составляющей эффективного управления организацией. Документооборот- это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
К общим принципам организации документооборота можно отнести следующие :
- оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
- обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
- исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.
Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.
Существуют 3 формы организации делопроизводства в системе управления:
1. Централизованная - здесь сосредотачиваются все технологические операции, от создания документа, его приема, обработки, до регистрации, контроля за исполнением, подготовки документов для передачи на хранение. Такая форма делопроизводства применяется в небольших организациях с малым документооборотом.
2. Децентрализованная - применяется в крупных организациях, расположенных за пределами центрального офиса. В каждом структурном подразделении создается собственная система обработки документов (самостоятельно ведут регистрацию, контроль, организуют хранение).
3. Смешанная - самая распространенная и эффективная. При этой системе основные технологические операции (регистрация, контроль, доставка, копирование и хранение) проводятся в одном месте; второстепенные операции (подготовка документов, их исполнение, формирование дел) - в структурном подразделении. Такое разделение труда позволяет специализировать сотрудников, эффективно использовать технические средства.
Исходя из форм организации делопроизводства, принятой в организации, количества документов, масштабов деятельности выбирается структура делопроизводственных служб, в задачу которых входит организация делопроизводства и его совершенствование.
Для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними в учреждении рекомендуется разрабатывать инструкции по делопроизводству. Если в организации по каким-либо причинам еще не разработана инструкция по делопроизводству, то при работе с документами можно использовать Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №536, или на ее основе разработать свою.
График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации. В график документооборота включаются следующие разделы: порядок создания документа (количество экземпляров, ответственный за выписку, за оформление, за исполнение, а также срок исполнения); порядок проверки документа (ответственный за проверку, кто представляет, порядок и срок представления); порядок обработки документа (исполнитель, срок исполнения); порядок передачи документа в архив (исполнитель, срок передачи).
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
- контроль за исполнением;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка или направление в дело.
В делопроизводстве выделяют следующие документопотоки: входящие, исходящие, внутренние. Входящие документы - это документы, которые поступили в учреждение от внешних партнеров. Внутренние документы оформляются в организации и имеют внутреннее применение. Исходящие документы являются ответом на соответствующие входящие документы. Данная работа направлена на рассмотрение организационно- распорядительной и договорно- правовой документации, которая относится к внутренним документам.
Все отправляемые (исходящие) документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами, такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации». После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Таким образом, нормативно-правовые акты регламентирующие процессы документационного обеспечения управления являются основополагающей делопроизводства. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических процессов конкретной организации.
Учреждение организует свою работу в основном при использовании организационно-распорядительной и договорно- правовой документации. Организационно- распорядительная документация фиксирует реализацию решений в управленческой деятельности учреждения. Это наиболее широко используемый вид документации. Также, своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон.
Документооборот - один из важнейших компонентов, необходимый для построения деятельности организации. Выстраивание эффективного документооборота необходимо как для успешной работы учреждения в целом, так и организации деятельности подразделений и взаимодействия между ними.
2. Исследование системы организационной, распорядительной и договорно- правовой документации как управляющей функции в деятельности учреждения банка.
2.1 Характеристика системы организационно-правовой структуры учреждения банка и правовых актов, регламентирующих ее деятельность
2.1.1 Организационно-правовая структура учреждения банка
Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» -- один из крупнейших банков в России. Созданный в 2000 году в целях развития национальной кредитно-финансовой системы агропромышленного сектора и сельских территорий Российской Федерации, сегодня это универсальный коммерческий банк, предоставляющий все виды банковских услуг и занимающий лидирующие позиции в финансировании агропромышленного комплекса России. 100% акций банка находится в собственности государства. Орловский региональный филиал ОАО «Россельхозбанк» создан 20 октября 2000 года, рег. №: 3349/10 . Организационная структура Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» представлена в Приложении П.
Органами управления Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» являются:
1) Общее собрание акционеров;
2) Наблюдательный совет;
3) Правление Банка;
4) Председатель правления Банка.
Высшим органом управления является общее собрание акционеров. Банк проводит ежегодно годовое Общее собрание акционеров. Годовое Общее собрание акционеров проводится не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года. Наблюдательный совет Банка, избираемый акционерами и им подотчетный, обеспечивает стратегическое управление и контроль над деятельностью исполнительных органов - Председателя Правления и Правления. Исполнительные органы осуществляют текущее руководство Банком и реализуют задачи, поставленные перед ними акционерами и Наблюдательным советом Банка.
Корпоративный секретарь ОАО «Россельхозбанк» обеспечивает соблюдение Банком корпоративных процедур, гарантирующих реализацию законных прав и интересов его акционеров. Корпоративный секретарь подчиняется
Кредитные ресурсы Открытого акционерного общества «Российский вкладов физических лиц.
Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» создает и обеспечивает функционирование системы внутреннего контроля, в которую входят органы управления банка и ревизионная комиссия.
Председателю Наблюдательного совета Банка и Председателю Правления Банка 100% акций ОАО «Россельхозбанк» принадлежат Российской Федерации в лице Федерального агентства по управлению государственным имуществом, действующего на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. № 432 «О Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом».Официальный сайт[ Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.rshb.ru/
Миссия ОАО «Россельхозбанк» заключается в обеспечении доступного, качественного и эффективного удовлетворения потребностей сельскохозяйственных товаропроизводителей и сельского населения Российской Федерации в банковских продуктах и услугах, всемерное содействие формированию и функционированию современной национальной кредитно-финансовой системы агропромышленного сектора России, поддержка развития агропромышленного комплекса и сельских территорий Российской Федерации.
ОАО «Россельхозбанк» является агентом Правительства Российской Федерации по выполнению федеральных целевых программ в аграрном комплексе. Банк располагает широкой и оптимально сформированной корреспондентской сетью, насчитывающей более 100 иностранных банков-партнеров и позволяющей обеспечивать полный спектр услуг клиентам по международным расчетам и связанному кредитованию и совершать прочие межбанковские операции.
Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» является юридическим лицом и со своими филиалами и другими обособленными подразделениями составляют единую систему.
Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» приобретает статус юридического лица с момента его регистрации.
Акционерами Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» являются юридические и физические лица, в том числе иностранные, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» имеет филиалы и открывает представительства.
Филиалы и представительства Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» не являются юридическими лицами и осуществляют свою деятельность на основании Положений о них. Региональная сеть ОАО «Россельхозбанк» состоит из 78 филиалов и 1481 дополнительный офис.
Руководители филиалов и представительств назначаются руководителем Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» и действуют на основании выданной им доверенности.
Открытое акционерное общество «Российский Сельскохозяйственный банк» наделяет филиалы и представительства имуществом, которое учитывается как на их отдельном балансе, так и на балансе головного банка.
Банк (филиал) по решению Правления Банка вправе открывать дополнительные офисы, операционные офисы, а также иные внутренние структурные подразделения.
Уставный капитал Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» составляется из номинальной стоимости акций, приобретенных акционерами.
Уставный капитал Открытого акционерного общества «Российский Сельскохозяйственный банк» сформирован в сумме 61 223 000 рублей и разделен на 61 223 обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1 000 000 рублей каждая.
В Открытом акционерном обществе «Российский Сельскохозяйственный банк» создается резервный фонд в размере 15% от его уставного капитала. Россельхозбанк сайт
2.1.2 Характеристика организационных документов определяющих деятельность кредитной организации
Деятельность Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» определена следующими организационными документами: устав, положение об общем собрании акционеров, положение о правлении, положение о совете директоров, положение о ревизионной комиссии и инструкция о делопроизводстве.
Лицензия на осуществление банковских операций кредитной организации выдается после ее государственной регистрации. Кредитная организация имеет право осуществлять банковские операции с момента получения лицензии, выданной Банком России.
ОАО «Россельхозбанк» производит осуществление банковских операций на основании следующих лицензий:
- Генеральная лицензия на осуществление банковских операций № 3349 (выдана ЦБ РФ 11.07.2012)
- Лицензия на привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов (выдана ЦБ РФ 17.04.2013 №3349)
- Лицензия на осуществление депозитарной деятельности (выдана Федеральной службой по финансовым рынкам от 19.05.2005 №077-08461-000100)