ГОСТ Р 7.0.8.-2013 понятие организационно-распорядительной документации трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
ОРД можно разделить на группы:
- организационная документация -комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов;
- распорядительная документация - совокупность распорядительных документов, издаваемых органами управления, а также руководителями учреждений, организаций и предприятий в целях реализации возложенных на них функций.
К организационным документам относятся: устав, структурная и штатная численность, штатное расписание, положение, инструкция, должностная инструкция, правила, порядок и др.Кузнецов, И.Н.Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие.- М., 2012
Организационные документы содержат единую, унифицированную структуру реквизитов, они все подлежат утверждению. Документы такого вида различаются только содержанием текста.
Формуляр организационного документа содержит постоянные и переменные реквизиты «единого» бланка. (Приложение Г)
Устав является основным нормативным документом, регламентирующим деятельность организации. Акционерные общества действуют на основании только устава, хозяйственные товарищества - на основании учредительного договора. В обществах с ограниченной ответственностью одновременно действуют и учредительный договор, и устав. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) часть первая [Электронный ресурс]: [Принят Государственной Думой 21 октября 1994 года]: офиц. текст: по состоянию на 5 мая 2014 года./ http://mirror2.garant.ru В зависимости от организации устав может утверждаться высшими органами государственной власти либо же учредителями. Устав общественной организации утверждается их собранием. Устав учреждения- районными, областными администрациями. Уставы частных организаций утверждаются их владельцами. Уставы кредитных организаций- вышестоящими организациями.(Приложение Д)
Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Утверждается руководителем организации. Составление документа организации может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого документа по поручению руководителя учреждения готовится отделом кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем учреждения. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.(Приложение Ж)
Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов, размеров надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.(Приложение И)
Положение - это нормативный документ, который определяет порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности и организацию работы организации.
Положения бывают двух видов:
1) типовые (разрабатываемые органами управления для однотипных учреждений , структурных подразделений);
2) индивидуальные (разрабатываемые для конкретного учреждения, структурного подразделения).
Положения также являются основными документами для разграничения и закрепления функций структурных подразделений организации.
Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками, визируют его юридическая служба (юрисконсульт), утверждает - руководитель организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или другие аспекты деятельности организаций, их подразделений или филиалов, а также должностных лиц.
Должностная инструкция- документ, определяющий функции, права и обязанности сотрудников организаций. (Приложение К)
Издается должностная инструкция на основании приказа. Работник изучает должностную инструкцию, подтверждает это, ставя пометку «С инструкцией ознакомлен (а)», и заверяет своей подписью с датой ознакомления.
Для введения в действие организационных документов издаются распорядительные документы, которые решают важнейшие вопросы управления. Основные виды распорядительных документов: указания, постановления, решения, приказы, распоряжения.
Также как и организационные документы, они имеют единую, унифицированную структуру реквизитов. (Приложение Л)
Указание - распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов.
Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Кудряева, В.А. Организация работы с документами. [Текст]: Учебник.- М.,2002. Постановления принимаются руководящими коллегиальными органами учреждений по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.
Приказ- самый распространенный распорядительный документ в организации. Он предназначен для решения конкретных задач и вопросов учреждения. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказ по основной деятельности - правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных вопросов деятельности учреждения, отнесенных в соответствии с нормативными и иными актами к компетенции данного учреждения, содержащий обязательные для исполнения предписания отдельным должностным лицам или подразделениям. Приказы по основной деятельности подписывает руководитель или лицо, его замещающее.
Первая страница приказа по основной деятельности, также как и приказа по личному составу печатается на бланке формата А4 с изображением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом «О государственном гербе Российской Федерации. Вторая и последующие страницы, а также приложения к ним печатаются на чистых листах формата А4. В приказах по основной деятельности должен оформляться реквизит «заголовок к тексту». Заголовок к тексту приказа по основной деятельности должен начинаться с предлога «О» («Об») (например, «О введении...», «Об утверждении...», «О создании...», «Об итогах…»)
Подготовленный проект приказа по основной деятельности должен быть завизирован в следующей последовательности:
- подразделением, ответственным за подготовку проекта приказа по основной деятельности;
- подразделением, вопросы деятельности которого затрагиваются в проекте приказа по основной деятельности (за исключением подразделений, в которых проводилась аудиторская проверка);
- юридической службой;
- службой ДОУ.
Приказ по личному составу (Приложение М) - правовой акт, издаваемый в целях оформления приема на работу, перевода на другую работу, перемещения, отстранения от работы, увольнения с работы, применения мер дисциплинарного воздействия, поощрения работников, а также по вопросам пенсионного обеспечения и другим вопросам работы с персоналом. Приказ по личному составу подписывается руководителем учреждения либо лицом, его замещающим.
Подготовку проекта приказа по личному составу осуществляет служба по работе с персоналом учреждения на основании заключенного трудового договора и письменного заявления работника либо иных документов, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации. Подготовленный проект приказа по личному составу должен быть завизирован заместителем руководителя учреждения, курирующим подразделение, либо руководителем данного подразделения, службой по работе с персоналом и юридической службой. О документационном обеспечении управления в учреждениях Банка России от 06.03.2013 № 140- И [Текст]- 2013
Распоряжение - правовой акт, издаваемый в целях разрешения, как правило, оперативных, административных и хозяйственных вопросов. Распоряжение оформляются, подписываются и визируются так же, как и приказы. (Приложение Н)
1.2.2 Составление и оформление договорно-правовой документации
Роль договорно-правовой документации заключается в закреплении заинтересованных партнерских отношений, предполагающих в процессе сотрудничества определенные взаимные обязательства и права, закрепленные в письменной форме договорными обязательствами.
Договор- соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Любой договор можно разделить на четыре части:
- Преамбула (вводная часть). Указываются вид договора, дата и место подписания, полные наименования сторон, фамилии, имена, отчества и должности представителей сторон, подписывающих договор, а также наименование документов, подтверждающих их полномочия.
- Существенные условия договора. Определяют объект договора, цену договора и любые другие условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
- Обычные условия договора. Влияют на реализацию прав и обязанностей сторон (это срок действия договора, порядок расчетов, ответственность сторон и другое).
- Случайные условия договора. Изменяют либо дополняют обычные условия или условия, непредусмотренные законом, которые стороны считают необходимым включить в свой договор.Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) часть первая [Электронный ресурс]: [Принят Государственной Думой 21 октября 1994 года]: офиц. текст: по состоянию на 5 мая 2014 года./ http://mirror2.garant.ru
Гражданским кодексом предусмотрены такие виды договоров (Приложение О), как :
- Возмездный и безвозмездный договоры;
- Публичный договор;
- Договор присоединения;
- Предварительный договор;
- Договор в пользу третьего лица.
К реквизитам удостоверения договора относятся: личные подписи представителей сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.
Содержательная часть договора структурно подразделяется на две составные части - специфические и общие условия договора.
Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договора данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
В заключительной части договора указываются:
- юридические адреса сторон;
- все предложения, которые являются неотъемлемыми частями договора;
- подписи сторон.
Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существующим условиям договора. Договор подписывается лицами его заключившими, при этом указывается место (город и т.п.) и дата подписания. Договор скрепляется печатями сторон. Полномочия подписывающих договор лиц прилагаться должны к договору.
Приложения к договорам используются в целях стандартизации договоров, помимо этого приложениями к договорам могут оформляться какие-либо дополнительные требования, спецификации, инструкции, чертежи или, например, цены, зафиксированные на определенный период времени. Условия, общие для всех заключаемых договоров, содержатся собственно в тексте договора, а в отношении условий, отличающихся от договора к договору, делается ссылка на приложение, которое и содержит эти особенные условия.
Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу, для представительства перед третьими лицами.Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) часть первая [Электронный ресурс]: [Принят Государственной Думой 21 октября 1994 года]: офиц. текст: по состоянию на 5 мая 2014 года./ http://mirror2.garant.ru Доверенности могут выдаваться организациями (их должностными лицами) другим должностным лицам, а также частными лицами - другим частным лицам.
Действующее законодательство предусматривает несколько видов доверенностей. В зависимости от объема и характера выраженных в доверенности полномочий, принято различать:
- Генеральная доверенность - имеет место тогда, когда выдается доверенность на совершение действий, охватывающих всю сферу деятельности юридического лица или на общее управление всем имуществом гражданина, специальные и разовые доверенности.