Материал: Разработка системы менеджмента предприятия по производству одежды из кофе

Матрица распределения функций управления является наиболее простым и наглядным методом решения актуальной задачи в практике управления − рациональное распределение функций управления между руководством предприятия и структурными подразделениями аппарата управления. Эта матрица представляет собой таблицу, строками которой являются конкретные функции управления производством, столбцами− структурные подразделения аппарата управления, а на пересечении столбцов и строк таблицы показываются основные операции управления по конкретной функции, за реализацию которых отвечают конкретные структурные подразделения.

Матрица распределения функций управления позволяет четко распределить их между руководством предприятия и подразделениями аппарата управления, определить технологическую последовательность операций управления и четко закрепить операции за конкретными руководителями и специалистами [1].

Условные обозначения операций:

О - ответственность; К - контроль; У - участие.

Матрица распределения функция управления предприятием представлена в таблице 6.

Таблица 6 − Матрица распределения функций

Следующим важным шагом организационного проектирования является составление организационной структуры.

Организационная структура управления - совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Для ООО «StayWarm» выбрана линейно-функциональная структура организации.

Линейно-функциональная структура управления соединяет в себе преимущества линейной и функциональной структур. Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Линейно-функциональная структура наиболее распространена, но ее следует использовать в небольших и средних организациях, которые производят ограниченный ассортимент продукции и работают в стабильных внешних условиях.

Результатом многолетнего использования этой структуры управления стало выявление достоинств и недостатков.

Достоинства структуры:

-        освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально-техническим обеспечением и др.;

         построение связей «руководитель - подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.

Недостатки структуры:

-        каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы;

         отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными подразделениями;

         чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;

         аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическими множества оперативных задач [12].

Заключительным этапом департаментализации является графическое отображение организационной структуры ООО «StayWarm» на рисунке 4

После определения организационной структуры необходимо установить соответствие должностей и функций, реализуемых сотрудниками ООО «StayWarm». Виды должностей и функций сотрудников предприятия представлены в таблице 7.

Таблица 7− Виды должностей и функций сотрудников ООО «StayWarm»

Таким образом, для формирования системы управления предприятием необходимо знать виды работ по производству продукции. Отсюда возникают отделы предприятия, каждый из которых контролирует, отвечает и участвует в той или иной работе. И в заключении необходимо знать организационную структуру для управления предприятием.

Глава 4. Координация деятельности организации

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Поэтому с полным правом можно считать коммуникацию средством, с помощью которого обеспечивается единство организации в достижении общей цели.

Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностные инструкций. Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации как таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться.

Информация - это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации. Каждая организация пронизана сетью информационных каналов, которые предназначены для сбора, анализа и систематизации информации о внешней среде, а также для передачи переработанных сообщений обратно во внешнюю среду.

Информация в организации проходит определенные пути, которые определяет организационная структура. По организационной структуре видно направление коммуникационных потоков.

В организации существуют три основных направления коммуникационных потоков: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Каждое из направлений предполагает взаимодействие сотрудников, находящихся на разных уровнях организационной иерархии, поэтому существенно отличаются по своим целям, характеру передаваемой информации, методам, продолжительности и частоте.

Коммуникация тесно связана с координацией организации. Координация деятельности организации означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое. Другими словами, это процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достичь поставленной цели [5].

Эффективность координации ООО «StayWarm» достигается за счет соpдания и развития системы коммуникации. Коммуникационные потоки предприятия «StayWarm» представлены на рисунке 5.

Рисунок 5 − Коммуникационные потоки ООО «StayWarm»

Нисходящие коммуникации

Как видно из рисунка, коммуникации осуществляются посредством использования документов: приказов, указов, инструктивных писем, отчетов, предложений и пояснительных записок. Приказы отдает только директор организации. Указы как директор, так и руководители среднего звена, но чаще всего руководители среднего звена посылают инструктивные письма. Информация снизу идет в форме отчетов, предложений и пояснительных записок.

Процесс коммуникации состоит из шести базовых этапов:

) зарождение идеи или отбор информации для передачи;

) выбор канала передачи информации;

) кодирование информации;

) передача информации;

) декодирование информации;

) обратная связь.

Коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение надо донести. К сожалению, многие такие попытки дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию идеи. Важно помнить, что на этом этапе идея еще не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только решил, какую именно концепцию он хочет донести. Чтобы сделать это эффективно, надо учесть множество факторов. Например, менеджер, желающий сообщить людям о результатах оценки их деятельности, должен четко понимать, что ему необходимо донести до подчиненных конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о способах улучшения результатов. Его сообщение не должно состоять из смутных похвал общего характера или критики.

Прежде чем передать идею, отправитель должен закодировать ее в определенные символы: слова, интонацию и жесты (язык тела). Именно такое кодирование превращает идею в сообщение.

Он должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Самыми известными из них являются устная речь, письмо и электронные средства: компьютеры, электронная почта, видеозаписи и видеоконференции. Если канал не подходит для физической формы выбранных символов, передача невозможна. На предприятии ООО «StayWarm» в качестве технических средств будут использоваться компьютеры, электронная почта, телефоны, видеоконференции.

На четвертом этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или ряда идей). Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие ошибочно принимают за процесс коммуникаций как таковой. Но ясно, что передача является лишь одним из важных этапов, через которые необходимо пройти одному человеку, чтобы донести идею до другого.

Получив сообщение, получатель декодирует его. Декодирование - это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет, что имел в виду отправитель, формулируя идею. Если реакции на идею не требуется, процесс коммуникации на этом можно считать завершенным.

Обеспечивая обратную связь, отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Получатель становится отправителем - он проходит через все этапы процесса коммуникации и доносит свою реакцию до отправителя, который в данном случае играет роль получателя. Обратная связь заметно повышает эффективность коммуникаций, поскольку позволяет обеим сторонам преодолевать такой барьер, как помехи. На языке теории коммуникации помехами называют все, что искажает смысл. Источниками помех, могут стать язык (вербальный либо невербальный), различия в восприятии, изменяющие смысл во время кодирования и декодирования, различия в статусе менеджеров и подчиненных и т.д [7].

Для ООО «StayWarm» важно обеспечение бесперебойной передачи ин-формации во всех отделах. Это достигается за счет доступного изложения информации, работы технических средств и своевременного устранения помех и барьеров. Непосредственная передача информации и координация деятельности осуществляется на собраниях и совещаниях предприятия.

На процесс координации организации влияет распределение полномочий.

Полномочия представляют собой ограниченное право и ответственность использовать ресурсы организации, самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять управленческие решения.

Каждый элемент управленческой структуры является носителем управленческих полномочий, которые бывают следующих видов:

распорядительные полномочия дают его обладателям право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются;

рекомендательные полномочия носят характер предложений, советов, рекомендаций;

координационные - связаны с процессом взаимодействия, называемым координацией, которая позволяет путем согласованных действий обеспечить достижение поставленных целей;

согласительные полномочия состоят в том, что его обладатель в обязательном порядке высказывает свое мнение о принимаемом решении;

- контрольно-отчетные - предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей и направлять полученные результаты в вышестоящие инстанции [17].

Исходя из организационной структуры, можно проанализировать виды полномочий каждого сотрудника организации, которые представлены в таблице 8.

Таблица 8 − Виды должностей и полномочий сотрудников предприятия