Материал: Природа коммуникаций в организационных общностях

Если члены команды взаимосвязаны между собой, как звенья одной цепи, где каждый поддерживает связь с кем-то одним, то это сеть типа «цепочка».

В сети типа «круг» члены команды могут взаимодействовать только с тем, кто расположен рядом с ними.

Примером полностью децентрализованных групп являются "всеканальные" сети, используемые, как правило, тогда, когда обязательно участие всех членов в решении сложных проблем. Этот подход также имеет название открытые коммуникации.

Характер зависимости работ и людей друг от друга в группе или компании определяет тип наиболее действенной коммуникационной сети. Простая взаимосвязанность допускает использование централизованных сетей. При сложной взаимосвязанности требуется "командный" подход к построению коммуникационных сетей. Но возможна ситуация, когда сложная сеть не может решить простую задачу.

.9 Организационные факторы, влияющие на коммуникации

Должностное положение. Взаимодействие в формальной организации зависит от положения работника, коммуникации в целом и инициатива коммуникаций в частности имеют, в основном, вертикальную направленность, т.е. идут сверху вниз. Также существуют три измерения потоков коммуникаций, необходимые для рассмотрения: потоки информации сверху вниз, снизу вверх и горизонтальные. Во многих организациях эти три потока присутствуют либо в различные моменты времени, либо одновременно. Одним из простых способов изучения взаимосвязей сотрудников является рассмотрение приказов, инструкций и распоряжений, идущих от высших руководителей до низовых и относящихся к информации и отчетам, направляемым от низовых руководителей к высшим. Данный подход к изучению коммуникаций в компаниях не учитывает общение среди коллег (на одном уровне), а также между подчиненными и руководителями.

Наряду с применением официальных каналов коммуникаций сотрудники компании удовлетворяют свой интерес к поддержке и советах путем консультаций. Консультация между работниками на одном уровне часто несет важные последствия для компании; постоянное обращение друг к другу за помощью повышает уверенность в себе и собственных решениях. Как показывает опыт, полная зависимость от начальства в консультировании и получении информации ограничивает свободу действий работника, однако в большинстве случаев этого можно избежать. Каждый руководитель должен быть заинтересован в циркулировании потоков данных во всех трех направлениях - вверх, вниз и по горизонтали. Коммуникации в каждом из трех направлений осуществляются одновременно.

Восприятие работниками любых коммуникаций определяется многими личностными и организационными факторами. Смена представлений служащего может быть вызвана изменением рабочего окружения или получаемой информации. На восприятие также влияет прошлый опыт. В действующей организации приказы высшего руководителя фильтруются, а затем воспринимаются. Процесс фильтрации представлен на рис. 1.7.

Рисунок 1.7. Процесс фильтрации

Стиль управления. Коммуникации между подчиненными и руководителями являются двухканальной информационной системой, обеспечивающей свободный поток данных как в направлении снизу вверх, так и сверху вниз. В данном случае начальник, в силу своего положения, прямо влияет на поток и направление коммуникаций. Из-за высокой степени вероятности возникновения шумов при передаче сообщения руководитель устанавливает правила, в соответствии с которыми сообщения должны передаваться в определенной последовательности и определенном направлении. Наиболее успешно функционируют те компании, в которых начальство стремится, чтобы поощрялось участие всех сотрудников в потоке коммуникаций, и никто из работников единолично не контролировал их. Также нельзя недооценивать важность взаимопонимания между руководителем и подчиненными.

Таблица 1.3. Различия в стиле управления и используемых каналах связи

Необходимость в консультировании работников и в коммуникациях в направлении снизу вверх возрастает, если:

) услуги и продукция усложняются;

) размеры организации увеличиваются;

) усиливается географическая разбросанность подразделений организации;

) в большей мере изменяются технологические условия и условия внешней среды.

Разделение труда. Разделение труда на микро- или макроуровне упрощает коммуникации между сотрудниками в компании. Это происходит из-за ряда причин: улучшается понимание работниками своей работы; цели подразделения становятся общими; сокращается расстояние между рабочими местами. В стабильных организациях, где происходят лишь небольшие кадровые и технологические изменения, часто разрабатывают систему коммуникаций из-за рутинности передачи сообщений и их содержания. В динамичной организации тщательно учитывается точность и поток взаимодействий. Здесь должна передаваться нерутинная информация (например, связанная с освоением на предприятии новой продукции с уникальными техническими характеристиками), что нередко требует изменения сети коммуникаций.

Неформальные сети коммуникаций присутствуют во многих компаниях, способствуя более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд. Нередко такая форма распространения данных весьма оперативна, а поток информации не подчиняется какому-либо определенному порядку. Однако эта система может повреждать сведения, в ней нет четкой структуры распределения отчетности и ответственности.

Глава 2. Анализ и совершенствование системы коммуникаций в организации на примере ОАО «МГТС»

В данной главе приводится анализ и сравнение теории моей курсовой работы с информацией о компании «МГТС». Чтобы представить, как проходят коммуникации в компании «МГТС», необходимо рассмотреть структуру ее управления. Итак, в ОАО "МГТС" существует двухуровневая структура управления. Общее собрание акционеров - высший орган управления «МГТС». На общем годовом собрании акционеров избирается Совет директоров и Ревизионная комиссия. Общее руководство деятельностью осуществляет Совет директоров. Генеральный директор и Правление осуществляют руководство текущей деятельностью, где Генеральный директор, назначаемый общим собранием акционеров сроком на 5 лет, возглавляет Правление.

Рисунок 2.1. Структура управления ОАО «МГТС»

Далее я предлагаю рассмотреть вертикальную и горизонтальную стороны коммуникации. Здесь все коммуникации проходят сверху вниз, т. е. аппарат управления передает указания нижестоящим отделам.

Горизонтальные коммуникации проходят и в руководстве, и на нижестоящих уровнях. Чаще всего межличностные отношения на нижестоящем уровне проводятся независимо от генерального директора. Примером может являться Учебный центр. Там коммуникация проходит только между сослуживцами.

.1 Основные виды коммуникации

Если взять вертикальные коммуникации, то она, в первую очередь, относится к приказам, нормативным документам, устной форме. Кроме того, информация от руководства отправляется как в письменной форме, так и по электронной почте, на телефонные узлы. В письменном виде обычно рассылаются нормативы, утверждающие формы, документы. Для сбора данных снизу вверх (с телефонных узлов) существует отдел «УАСИТ», занимающийся сбором статистической информации в электронной форме. Далее подготовленные данные отправляют аппарату управления.

В горизонтальных коммуникациях нет никаких барьеров и подразделений, собирающих данные. Коммуникация здесь проходит при помощи телефонных разговоров, благодаря которым работники общаются друг с другом, сидя на своем рабочем месте (в аппарате управления в каждом кабинете свой телефон, т.е. существует так называемая офисная АТС, с привязкой номера к каждому работнику).

Далее следует электронная почта, личные встречи, так как в некоторых случаях для передачи данных необходимо личное присутствие сотрудника, чтобы придать серьезность сообщению/указанию.

Следующим средством получения/передачи данных является факс, по которому передаются необходимые для ведения дел документы.

Также «МГТС» существует «Кольцевая Почта» - канцелярский отдел, который занимается своевременным обеспечением сотрудников канцелярскими товарами и ведет «Кольцевую почту», так как каждому работнику в компании присвоен отдельный почтовый ящик. На эти ящики рассылаются корреспонденция, различные документы, приватная почта и пр. Данный вид коммуникации удобен тем, что письма передаются по внутренней почте, сохраняя важность документа, без временных затрат на поиски сотрудника, которому предназначается этот документ.

К неофициальным способам коммуникации относится локальная компьютерная сеть, в которой существует «чат», где работники общаются в чате. Положительной стороной данного вида коммуникации является то, что сотрудник имеет возможность вести диалог со своим коллегой, не преодолевая путь до него через здание компании.

.2 Коммуникационные стили

Внешний вид, общение, поведение - вот залог успеха в работе и понимания со стороны коллег и руководства, а также дальнейший карьерный рост. Существуют различные коммуникационные стили, обязательные для каждого работника компании:

)        Официальный стиль - обязательны строгая одежда, правильное поведение и общение.

)        Деловой стиль - более раскрепощен в поведении и манере общения, в отличие от официального стиля.

)        Свободный стиль - допустима свободная и удобная одежда.

Кроме этих стилей в компании сложились некие традиции общения: определенная культура поведения, праздники, традиции, семинары и пр., где работники имеют право собраться в неформальной форме за чашкой кофе и обсудить существующие в организации проблемы.

Глава 3. Совершенствование коммуникаций в организациях

Ниже перечислены способы совершенствования коммуникаций в компании.

Регулирование информационных потоков. Руководство на всех уровнях организации должно представлять собственные, своих начальников, коллег и подчиненных потребности в информации. Руководитель обязан уметь оценить качественную и количественную стороны информационных нужд потребителей информации организации. Также он обязан определить, что такое «слишком мало» и «слишком много» в информационных обменах. Информационные потребности во многом зависят от принимаемых руководителем решений, его целей и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Информационные потоки необходимо регулировать, поскольку невозможно сразу оценить их как «избыточные» или «недостаточные». Информационные потоки находятся в прямой зависимости от целей, принимаемых решений и показателей работы руководителя и его подразделения

Управленческие действия. Регулирование информационного потока - один из примеров совершенствования коммуникаций. Однако есть и другие. Например, руководители могут организовывать встречи с одним или несколькими подчиненными для рассмотрения новых приоритетов, грядущих перемен, распределения работы и т.д. Руководители также могут по своему усмотрению выбрать вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для обсуждения тех же вопросов. Для этой же цели служат общие собрания коллектива подразделения, еженедельные совещания, ежедневные «планерки», «летучки». Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или коллегами по работе. Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования коммуникационного обмена. Дополнительные действия, подвластные руководителю - обсуждение и прояснение новых планов, целей и назначений, вариантов стратегии, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля.

Системы обратной связи. Эти системы являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы на предприятии. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Или же можно самому руководителю посетить производственный участок/отдел, бюро и т.д., чтобы лично удостовериться, как претворяются в жизнь его указания. Также существует система опроса сотрудников. С помощью вопросов можно выявить, насколько четко и полно доведены до работников цели и задачи деятельности подразделения, с какими реальными или потенциальными проблемами сталкиваются работники, получают ли они точную, своевременную и необходимую для работы информацию, открыт ли их руководитель для предложений и для конструктивных критических замечаний (например, по стилю руководства, общению с подчиненными, организации контроля и стимулированию труда и т.п.), информированы ли сотрудники о грядущих переменах, которые могут отразиться на их работе; есть ли необходимость в повышении квалификации, стажировке работника, а возможно, и в предоставлении ему краткосрочного отпуска для профилактики здоровья.

Система сбора предложений. Система сбора предложений разработана для облегчения передачи информации наверх. При этом все сотрудники получают возможность создавать идеи, которые касаются совершенствования любого аспекта деятельности организации. Целью подобных систем является снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Обычно эта система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Однако этот вариант не слишком эффективен, поскольку часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли компании на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины результата рассмотрения их предложений. Также у сотрудников есть возможность получить денежное вознаграждение.

Можно создать и иную систему сбора предложений. Компания имеет возможность создать свою телефонную сеть, пользуясь которой сотрудники могут анонимно звонить и задавать интересующие их вопросы о назначениях и продвижениях в должности. В зависимости от ситуации, на линии работают менеджеры, отвечающие на задаваемые вопросы. Если вопрос не анонимный, ответы направляются непосредственно работнику, в противном случае они печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Иной вариант системы обратной связи - организация группы руководителей и рядовых сотрудников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, еженедельно собирающихся для обсуждения предложений по усовершенствованию, а также возможных или существующих проблем, отражающихся на их работе.

Технология видеозаписи - это очередное средство формирования информационных каналов. Английская фирма «Бритиш Петролеум» раз в квартал выпускает видеогазету под названием «Трубопровод». Данная газета повествует о главных событиях в жизни организации, действующей во многих странах мира, она рассылается по всем филиалам и на суда танкерного флота. Видеоленты организация использует даже для того, чтобы ознакомить своих работников с предпринимаемой реорганизацией.

Также видеоленты использует фирма «Аи Би Эм». Обычно они сопровождают печатные материалы. В одной из видеопрограмм финансовый директор разъясняет финансовые достижения своего отделения за прошедший год. Лента дополнена годовым отчетом, опубликованным в информационном бюллетене фирмы. Печатный материал дает возможность оценить данные по существу, а видеолента позволяет работникам фирмы составить собственное суждение о стиле и особенностях руководителей, возглавляющих компанию.

Современные информационные технологии. Последние достижения в области информационных технологий могут способствовать совершенствованию коммуникаций в компании. Совершенно потрясающие перспективы открываются с подключением организации в систему «Интернет».