Дипломная работа: Применение процессного подхода в совершенствовании системы менеджмента качества

При анализе и поиске путей сокращения процессно-ориентированных затрат учитываются их следующие особенности.

Базовые затраты определяются затратами, номинально необходимыми для выпуска продукции заданного качества в установленные сроки с проектной себестоимостью. В них входят единовременные затраты на проектирование продукции, разработку технологии процессов, создание необходимой инфраструктуры, рабочей среды, подготовку персонала, а также текущие затраты на перерабатываемые материалы и оплату труда. На базовые затраты приходится наибольшая часть затрат. Их сокращение дает значительный эффект, однако для этого требуется немало усилий.

Избыточные затраты определяются затратами на устранение несоответствий выпускаемой продукции. Они включают затраты на исправление или переделку несоответствующей продукции (коррекцию по стандарту ISO 9000) и устранение задержек в производстве, вызванных отказами оборудования и других элементов инфраструктуры и рабочей среды. Избыточные затраты -- это чистые потери. Их минимизация -- важнейшая задача в повышении эффективности СМК. Однако полное устранение избыточных затрат практически невозможно. Они носят случайный, малопредсказуемый характер и обусловлены отклонениями многочисленных факторов, связанных с перерабатываемыми материалами, персоналом, оборудованием и другими ресурсами.

Затраты на поддержание и улучшение определяются затратами на поддержание рабочего состояния и улучшение СМК. Они включают затраты на проверку состояния и оценку соответствия, техническое обслуживание, а также на разработку и осуществление улучшений СМК. Значительная часть этих работ реализуется путем проведения внутренних аудитов, корректирующих и предупреждающих действий (в соответствии с требованиями стандартов ISO 9001 и ISO 19011 [18]). В первую очередь, затраты на улучшения используются для сокращения избыточных затрат. Затем наступает очередь сокращения базовых и других затрат. Для этого требуются значительные расходы на проведение исследований, разработку и внедрение более совершенных процессов. Необходимо также, чтобы расходы на улучшение окупались, т. е. давали экономический эффект

Ключевые моменты процессно-ориентированного управления затратами

В вышеописанном подходе к процессно-ориентированному управлению затратами можно отметить следующие ключевые моменты:

1. основная деятельность организации представляется как совокупность процессов во главе со своими руководителями, осуществляющими управление затратами на эти процессы (это позволяет привязать затраты к местам их возникновения и установить ответственность за управление ими);

2. для каждого процесса устанавливаются четко определенные границы в виде входов и выходов, обеспечивающие ему организационную и экономическую автономность (это дает возможность внутреннего совершенствования каждого процесса);

3. руководители процессов определяют структуру затрат на процессы с учетом их специфики и совместно с экономическими службами организуют процессно-ориентированный учет затрат (это обеспечивает получение всей необходимой информации о затратах на каждый процесс);

4. структура затрат на процессы устанавливается с учетом их влияния на обеспечение качества и себестоимости выпускаемой продукции на стадиях создания, применения и улучшения процессов:

начальные единовременные базовые затраты на создание и внедрение процесса;

текущие базовые затраты на достижение соответствующих выходных результатов, обеспечивающих выпуск продукции требуемого качества в установленные сроки;

текущие избыточные затраты на устранение возникших несоответствий, препятствующих выпуску продукции требуемого качества в установленные сроки;

текущие затраты на поддержание процессов в работоспособном состоянии;

перспективные затраты на улучшение процессов, направленные на повышение их эффективности в будущем.

(Это позволяет анализировать затраты на обеспечение надлежащего функционирования процессов и выявлять приоритетные пути их улучшения).

5. в составе затрат учитываются положения стандартов ISO 9001 и ISO 9004 по структуре используемых в процессах ресурсов:

персонал: оплата обучения, подготовки и труда;

материалы: оплата основных и вспомогательных материалов и комплектующих изделий;

инфраструктура: оплата помещения, оборудования, средств труда, энергоснабжения, информационных технологий, связи и транспорта;

рабочая среда: оплата техники безопасности и охраны труда, обеспечение необходимых физических условий для работы персонала;

информация: оплата приобретаемой информации о продукции, технологиях и других знаний. (Это позволяет выявлять конкретные виды ресурсов, сокращение затрат на которые желательно).

6. руководители процессов осуществляют мониторинг затрат и выявляют тенденции (это позволяет им своевременно принимать решения по устранению проблем);

7. руководитель всей сети процессов и руководители отдельных процессов проводят анализ и сопоставление затрат на все процессы (это позволяет выбирать процессы, улучшение которых может дать наибольший эффект).

8. руководители процессов ведут отчетность по затратам (это позволяет им совместно с привлеченными специалистами проводить всесторонний анализ затрат и разрабатывать проекты по совершенствованию процессов)

Эффективность СМК. Методы улучшения процессов

Организация не может улучшать все процессы одновременно. Это невозможно, поскольку деятельность по выпуску продукции не должна прекращаться надолго. Это затруднительно и в материальном плане, поскольку требует больших ресурсов. Наконец, это нецелесообразно методически, поскольку нужно действовать последовательно, начиная с процессов, улучшение которых может дать наибольший эффект для всей организации в целом.

Среди указанных ранее видов затрат в первоочередном порядке сокращению подлежат текущие избыточные затраты ЗИт, т. е. затраты на устранение несоответствий продукции и восстановление работоспособности процессов при их отказах. Избыточные затраты представляют собой чистые потери. Затем можно приступать к решению более сложных задач, а именно по сокращению текущих базовых затрат ЗБт, т. е. затрат, номинально необходимых для достижения требуемых выходных результатов.

Для выбора процессов, приоритетных для улучшения, могут быть применены различные методы их сравнительного анализа, в том числе АВС-анализ и метод сопоставления стоимости и значимости.

АВС-анализ

АВС-анализ может быть применен для выбора тех процессов, устранение текущих избыточных затрат которых может дать наибольший эффект. Этот метод весьма прост и широко используется для анализа самых различных объектов [17,18].

В задаче повышения эффективности СМК анализируемым объектом является сеть процессов. Составные части сети -- это процессы, для которых во второй части статьи определены текущие избыточные затраты ЗИт [19].

Далее осуществляются следующие шаги.

L Текущие избыточные затраты ЗИт всех процессов располагаются в последовательности убывающих значений.

Строится график по данным избыточных затрат, где по горизонтали указываются номера процессов в порядке убывания значений ЗИт, а по вертикали откладываются нарастающие суммарные затраты ЗИт (см. Рисунок 1).

Последовательный ряд процессов делится на три группы: А, В и С, так чтобы на группу А приходилось примерно 75% суммарных избыточных затрат, на группу В -- 20% и на группу С -- оставшиеся 5%.

Процессы, попавшие в группу А, рассматриваются в первоочередном порядке для поиска путей сокращения избыточных затрат.

Если возникнет необходимость дополнительного снижения избыточных затрат, то рассматриваются процессы из группы В. Улучшение процессов из группы С нецелесообразно, так как не может дать заметного общего эффекта.

Следует принять во внимание, что наибольшие избыточные затраты, вероятно, окажутся у сложных процессов с наибольшими базовыми текущими затратами ЗБт. Именно эти процессы, скорее всего, попадут в группу А. Однако для сокращения избыточных затрат этих процессов может установиться некоторый предел, ввиду невозможности их полного устранения из-за изменчивости большого числа влияющих факторов.

Рисунок 1

Недостатком АВС-анализа является то, что учитывается только стоимость частей объекта. В то время как эта стоимость может существенно отличаться по объективным причинам, обусловленным функциями и сложностью этих частей. Этот недостаток устраняется при применении метода сопоставления стоимости и значимости функциональных частей объекта [20].

Применение метода сопоставления стоимости и значимости

Метод сопоставления стоимости и значимости подходит для анализа текущих базовых затрат на процессы, поскольку позволяет принять во внимание функциональную значимость этих процессов. При анализе текущие базовые затраты на каждый процесс сопоставляются с его значимостью для создания потребительской ценности продукции и получения прибыли. Процессы, текущие базовые затраты на которые несоразмерно велики в сравнении с их функциональной значимостью, считаются критическими и подлежат улучшению.

Осуществляются следующие шаги для выявления процессов, критических по текущим базовым затратам:

1. Для каждого процесса с использованием его текущих базовых затрат ЗБт определяется доля АЗБт в сумме текущих базовых затрат для всей сети процессов и вносится в графу 3 (Таблицы 4).

Таблица 3 - Выявление процессов, критических по текущим базовым затратам

2. Формируется группа экспертов, которая устанавливает критерий (обеспечение потребительской ценности и получение прибыли) и балльную шкалу для оценки функциональной значимости процессов (например, высокая значимость-50, средняя-40,ниже среднего- 30,небольшая- 20, малая-10)[20].

3. Группа экспертов изучает каждый процесс по установленному критерию и назначает оценку его функциональной значимости в баллах (графа 4).

4. Определяется доля функциональной значимости каждого процесса в общей сумме баллов для всей сети процессов (графа 5).

5. Для каждого процесса определяется разность между долями его текущих базовых затрат и функциональной значимости (графа 6).

6. Критическими признаются те процессы, у которых доля текущих базовых затрат в наибольшей степени превышает долю по функциональной значимости.

Кроме критериев потребительской ценности и получения прибыли, могут быть установлены дополнительные критерии, например надежность функционирования сети процессов. В таком случае для процессов определяются интегральные показатели функциональной значимости в баллах по двум критериям. Затем для каждого процесса определяется разность долей текущих базовых затрат и интегральной функциональной значимости. Значение наибольшей разности указывает на критический процесс.

Сокращение избыточных затрат

Избыточные затраты -- это потери, которые уже произошли, но которые могут возникать и дальше. Задача состоит в том, чтобы выявить:

причины, которые привели к избыточным затратам, и не допустить их повторения;

условия, которые могут привести к новым избыточным затратам, и заблаговременно устранить их.

Причинами избыточных затрат, повышающих себестоимость продукции, могут быть:

во-первых, несоответствия продукции, которые необходимо устранить, чтобы выпустить продукцию надлежащего качества. На это расходуется время персонала, анализирующего ситуацию при обнаружении несоответствия и принимающего решение об исправлении или переделке продукции. На исправление и переделку расходуются дополнительные ресурсы в виде материалов, времени работы персонала и оборудования. Исправленная или повторно изготовленная продукция должна быть снова проверена на отсутствие несоответствий;

во-вторых, простои, вызванные отказами оборудования, и непредвиденные задержки из- за несвоевременного поступления материалов и других нарушений производственного цикла, без устранения которых невозможно выпустить продукцию.