Право принятия решения о проведении внеочередного общего собрания участников общества, по общему правилу, принадлежит исполнительному органу общества - единоличному или коллегиальному, в зависимости от того, к компетенции какого исполнительного органа данное право отнесено уставом общества с ограниченной ответственностью. Данное право является одновременно обязанностью исполнительного органа. Если этим органом в установленный срок не принято решение о созыве внеочередного общего собрания участников общества или принято решение об отказе в его проведении, то созвать внеочередное общее собрание могут совет директоров (наблюдательный совет) общества, ревизионная комиссия (ревизор), аудитор, участники общества, обладающие в совокупности не менее чем одной десятой от общего числа голосов участников общества, - в зависимости от того, кому принадлежит инициатива созыва соответствующего внеочередного общего собрания (см. п. 4 ст. 35 Закона).
Требование о проведении внеочередного общего собрания направляется исполнительному органу общества, управомоченному созвать такое собрание. Форма проведения внеочередного собрания (совместное присутствие или заочное голосование) устанавливается решением исполнительного органа в соответствии с формой, предложенной инициатором собрания. Такое требование рассматривается исполнительным органом в 5-дневный срок.
В случае отказа включить те или иные вопросы в повестку дня собрания по мотиву несоответствия таких вопросов требованиям федеральных законов к решению об отказе целесообразно прилагать документ, содержащий профессиональную экспертную оценку указанных вопросов с точки зрения права. Это может быть заключение юридической службы или юрисконсульта общества либо заключение независимого юриста. Компетенция общего собрания участников общества определяется по правилам ст. 32, 33 и др. Закона, а также устава общества.
В соответствии с указанными критериями принимается решение о проведении или об отказе в проведении внеочередного общего собрания участников общества. Особое правило установлено на случай, если один или несколько вопросов, предложенных инициатором внеочередного общего собрания для включения в повестку дня, не относятся к компетенции общего собрания или не соответствуют требованиям федеральных законов. Такие вопросы не включаются в повестку дня, хотя решение о проведении внеочередного общего собрания исполнительный орган общества все же обязан принять.
Формулировки вопросов, предложенных для включения в повестку дня внеочередного общего собрания участников общества, должны быть сохранены в редакции, предложенной соответствующим инициатором такого собрания. Не может быть изменена и предложенная инициатором собрания форма проведения внеочередного общего собрания (совместное присутствие или заочное голосование). Однако исполнительный орган общества вправе помимо вопросов, предложенных инициатором собрания, включить в повестку дня внеочередного общего собрания участников общества также любые дополнительные вопросы по собственной инициативе. Тематика указанных дополнительных вопросов определяется только по усмотрению органа, созывающего внеочередное собрание.
Предметом рассмотрения внеочередного общего собрания участников общества обычно являются вопросы, подлежащие оперативному разрешению, поэтому 30-дневный срок для его проведения является достаточно жестким. В указанный срок включается 5-дневный срок для принятия решения о проведении собрания (п. 2 ст. 35 Закона).
Если в течение пяти дней со дня получения требования о проведении внеочередного общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью исполнительный орган не принял решение о проведении такого собрания или отказал в его проведении, то созыв собрания вправе осуществлять непосредственно органы или лица, направившие исполнительному органу соответствующее требование. В этом случае они должны выполнить требования ст. 36 Закона, а исполнительный орган общества обязан снабдить списками участников общества с их адресами.
В случае, если созыв такого внеочередного общего собрания в дальнейшем будет признан участниками общества необходимым или целесообразным, данное внеочередное общее собрание или очередное общее собрание участников общества вправе принять решение о компенсации инициатору (инициаторам) созыва внеочередного собрания расходов, связанных с его подготовкой, созывом и проведением. Указанная компенсация производится за счет собственных средств общества.
Общее собрание вправе также не одобрить действия инициатора проведения внеочередного общего собрания, например, в случаях, когда участники общества сочтут, что вынесенные на рассмотрение вопросы не имеют существенного значения для деятельности общества либо их решение допустимо было решать не оперативно, а на очередном общем собрании. В этих случаях расходы на проведение внеочередного общего собрания участников общества могут не возмещаться органам или лицам, потребовавшим его проведения.
Органом или лицами, которым принадлежат права и обязанности, связанные с созывом общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, могут быть единоличный или коллегиальный исполнительный орган общества, управляющий (если ему переданы полномочия единоличного исполнительного органа), совет директоров (наблюдательный совет) общества, ревизионная комиссия (ревизор) общества, аудитор общества, участники общества, обладающие в совокупности не менее чем одной десятой от общего числа голосов участников общества.
Очередное общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью созывается исполнительным органом общества (см. ст. 34 Закона и комментарий к ней) или управляющим (ст. 42 Закона), если ему переданы полномочия единоличного исполнительного органа общества и правомочия по созыву очередного собрания не отнесены уставом общества к компетенции коллегиального исполнительного органа общества.
Таковы же субъекты права созыва внеочередного общего собрания участников общества, кроме случая, когда в установленный срок решение о проведении собрания не принято или принято решение об отказе его проведении и правомочия по созыву такого собрания Закон передает соответствующему инициатору внеочередного общего собрания - совету директоров (наблюдательному совету) общества, ревизионной комиссии (ревизору) общества, аудитору общества, участникам общества, обладающим в совокупности не менее чем одной десятой от общего числа голосов участников общества.
Правом внесения предложений о включении дополнительных вопросов в повестку дня общего собрания участников общества обладают в равной мере все участники общества, независимо от количества принадлежащих им голосов. Главное условие здесь - соблюдение установленного в данной норме 15-дневного срока до даты проведения соответствующего общего собрания.
Предложенные участниками общества дополнительные вопросы в обязательном порядке подлежат включению в повестку дня созываемого общего собрания участников общества, если соблюдены два условия: а) соответствующие предложения внесены (т.е. стали известны органу или лицам, созывающим собрание) не позднее чем за 15 дней до дня проведения общего собрания; б) дополнительные вопросы относятся к компетенции общего собрания участников общества и соответствуют требованиям федеральных законов (см. также комментарий к п. 2 ст. 35 Закона).
Дополнительные вопросы, предложенные к включению в повестку дня созываемого общего собрания участников общества, если соблюдены указанные выше условия, включаются в повестку дня собрания именно в той редакции, в какой они были внесены участниками общества.
Закон прямо запрещает органу или лицам, созывающим общее собрание участников общества, изменять формулировки предлагаемых к повестке дня вопросов. Поэтому данный вопрос не может быть решен иначе в уставе или внутреннем документе общества.
Под изменениями в повестке дня созываемого общего собрания, прежде всего следует понимать изменения, связанные с включением в повестку дня дополнительных вопросов, о которых говорилось выше. Кроме того, орган или лица, созывающие собрание, в случаях, допускаемых Законом, могут внести иные изменения в первоначальную повестку дня общего собрания, например, если это обусловлено сущностью дополнительного вопроса, включаемого в повестку дня.
Если в первоначальную повестку дня созываемого общего собрания вносятся изменения, то орган или лица, созывающие соответствующее собрание, обязаны уведомить всех участников общества об этих изменениях не позднее чем за 10 дней до даты созыва общего собрания. По-видимому, в контексте данной нормы Закона термин "уведомить" означает обязанность соответствующего органа или лица иметь доказательства отправки сообщений об изменениях повестки дня, датированные не позднее указанного срока. Способ такого уведомления может быть определен в уставе общества, а если устав соответствующие правила не устанавливает, то каждое уведомление направляется заказным письмом.
При рассмотрении жалоб участников общества на отказ в удовлетворении их требований о созыве внеочередного собрания либо о включении в повестку дня собрания дополнительных вопросов судам необходимо учитывать, что перечень оснований, по которым участнику общества может быть отказано в удовлетворении названных требований, содержащихся в ст. 35 и 36 Закона, является исчерпывающим. Если отказ в удовлетворении таких требований дан по основаниям, не предусмотренным Законом, то суд должен признать его неправомерным и обязать общество (совет директоров) выполнить соответствующие требования участника - созвать внеочередное общее собрание, внести дополнительные вопросы в повестку дня собрания (см. п. 21 Постановления N 90/14 от 9.12.1999 г.)
Порядок ознакомления участников общества с информацией и материалами, может быть определен в уставе общества.
ГК РФ не содержит норм о порядке проведения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, указывая лишь, что компетенция органов управления таким хозяйственным обществом, а также порядок принятия этими органами решений определяются в соответствии с ГК РФ законом об обществах с ограниченной ответственностью и уставом общества (п. 2 ст. 91 ГК РФ).
Если при проведении общего собрания участников общества выяснится, что норм Закона и перечисленных выше документов не достаточно для определения каких-либо процедурных или иных аспектов проведения собрания, то разрешить возникающие вопросы вправе само общее собрание по установленным им правилам. Важно только, чтобы эти правила не противоречили соответствующим положениям Закона, устава и внутренних документов общества.
Закон прямо предусматривает возможность участия в общем собрании участников общества как лично, так и через представителя, никак не ограничивая право выбора участников общества. Причем участнику общества не запрещается при необходимости заменить своего представителя и доверить реализацию своих правомочий на общем собрании новому представителю. В уставе и внутренних документах общества эти вопросы тоже целесообразно разрешать в духе диспозитивного регулирования, присущего данной норме Закона.
Отношения представительства могут быть основаны на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления. Целесообразно иметь в виду, что согласно п. 2 ст. 182 ГК РФ не являются представителями лица, действующие хотя и в чужих интересах, но от собственного имени (например, коммерческие посредники, конкурсные управляющие при банкротстве, душеприказчики при наследовании и др.), а также лица, уполномоченные на вступление в переговоры относительно возможных в будущем сделок.
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Закон требует соблюдения п. 4 и 5 ст. 185 ГК РФ при оформлении доверенности. Доверенность, выдаваемая гражданином, являющимся участником общества, может быть удостоверена организацией, в которой он работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства, администрацией стационарного лечебного учреждения, если гражданин находится в нем на излечении. Доверенность от имени юридического лица (участника общества с ограниченной ответственностью) выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Если по каким-либо причинам доверитель не выполнит эти условия, то доверенности обязательно должна быть придана нотариальная форма.
Очередное общее собрание участников общества открывается лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа, или лицом, возглавляющим коллегиальный исполнительный орган общества. Конкретные правила об этом устанавливаются в уставе и внутренних документах соответствующего общества с ограниченной ответственностью. Если функции единоличного исполнительного органа общества в порядке ст. 42 Закона (см. комментарий к указанной статье) переданы управляющему, то общее собрание участников общества открывает физическое лицо, являющееся управляющим, либо руководитель управляющей организации (доверенное лицо управляющей организации). Так же открывается и внеочередное общее собрание участников общества, созванное по инициативе его исполнительного органа.
Внеочередное общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью, созванное не исполнительным органом общества, а иным органом или лицами, указанными в п. 2 ст. 35 Закона, открывается лицом, возглавляющим орган или выступающим от имени участников общества, которые созвали данное общее собрание (см. ст. 35 Закона и комментарий к ней), либо другим лицом, созвавшим это общее собрание (ревизором или аудитором общества).
Председательствующий на общем собрании участников общества с ограниченной ответственностью избирается только из числа участников данного хозяйственного общества. Второе предложение п. 5 ст. 37 Закона для голосования по вопросу об избрании председательствующего на собрании устанавливает исключение из общего правила принятия решений участниками общества, согласно которому каждый участник общества обладает количеством голосов, пропорциональным его доле в уставном капитале общества (см. ст. 32 Закона и комментарий к ней). При избрании председательствующего на общем собрании голосуют участники общества, а не доли в его уставном капитале. Впрочем, диспозитивная норма Закона допускает возможность предусмотреть в уставе общества иные, по сравнению с изложенными в ней, правила. Обратим внимание, что это может быть сделано только в уставе, а не в соответствующем внутреннем документе общества.
Обязанность организации ведения протокола очередного и внеочередного общего собрания участников общества п. 6 ст. 37 Закона возлагает на исполнительный орган общества. При наличии в обществе одновременно двух видов исполнительных органов в уставе нужно определить, обязанностью какого из них (единоличного или коллегиального) является организация ведения протокола общего собрания участников общества.
Протоколы общего собрания участников общества являются документами, имеющими юридическое значение. Поэтому к их надлежащему оформлению в соответствии с принятыми в конкретном обществе правилами и хранению необходимо отнестись очень внимательно.
Протоколы общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью относятся к числу документов общества, подлежащих обязательному хранению (см. ст. 50 Закона и комментарий к ней) по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в ином месте, доступном и известном всем его участникам.
Федеральный закон N 312-ФЗ дополнил п. 6 ст. 37 Закона третьим абзацем, нормы которого призваны обеспечить улучшение информированности участников общества. Далеко не всегда на общих собраниях присутствуют все участники общества (их представители). Поэтому применение указанных норм позволит оперативно информировать отсутствовавших на собрании участников о решениях, принятых общим собранием. Помимо ознакомления с копиями протоколов общих собраний участники общества вправе ознакомиться также с подлинниками этих документов (см. п. 4 ст. 50 Закона).
Общее собрание, на котором отсутствует хотя бы один участник (представитель участника) соответствующего общества, вправе принимать решения только по вопросам повестки дня, известным всем участникам этого общества (п. 7 ст. 37 Закона).