В частности, нужно исходить из того, что согласно ст. 12 ФЗ "О бухгалтерском учете" для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: а) излишек имущества приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации; б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
Ревизионная комиссия (ревизор) общества для подготовки общества с ограниченной ответственностью к внешнему аудиту должна контролировать не только своевременность представления отчетности, но и правильность ведения бухгалтерского учета обществом. Поэтому важно, чтобы ревизионная комиссия (ревизор) периодически анализировали: а) правильность применения плана счетов бухгалтерского учета в соответствующей коммерческой организации при организации и ведении бухгалтерского учета; б) правильность ведения учетных регистров, соответствие данных синтетического учета данным аналитического учета; в) достоверность учета с применением механизированной обработки документов; г) правильность учета затрат; д) правильность денежной оценки товарно-материальных ценностей; е) организацию документооборота и своевременность поступления в бухгалтерию первичных учетных документов; ж) организацию, полноту и своевременность годовых инвентаризаций всех статей баланса, а также отражение результатов инвентаризации в учете и отчетности; з) соответствие данных бухгалтерского учета данным баланса и годового отчета, представленных участникам общества; и) правильность определения прибыли.
Любые лиц, занимающие должности в органах управления общества (фактически все сотрудники соответствующих органов), и иные работники обязаны представлять ревизионной комиссии (ревизору) документы о финансово-хозяйственной деятельности общества. Отказ выполнить требования ревизионной комиссии (ревизора) о представлении необходимых документов может служить основанием для привлечения соответствующего лица к дисциплинарной ответственности в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
Проверка годовых отчетов и бухгалтерских балансов проводится в обязательном порядке независимо от того, было ли принято специальное решение по данному вопросу. Кроме того, необходимо учитывать специальные требования ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 12), устанавливающие обязательность проведения инвентаризаций, результаты которых тоже должны контролироваться ревизионной комиссией (ревизором).
Для общества с ограниченной ответственностью проведение инвентаризации является обязательным: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации общества; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
В уставе общества с ограниченной ответственностью целесообразно установить правило, согласно которому ревизионная комиссия (ревизор) вправе в любое время по собственной инициативе провести проверку определенной сферы или в целом финансово-хозяйственной деятельности данного общества. Указанные действия она обязана также совершить на основе решения общего собрания, совета директоров (наблюдательного совета) или по требованию участников общества, обладающих определенным в уставе количеством голосов (долей в уставном капитале общества).
В уставе общества можно также установить правило о том, что расходы на проведение проверки, осуществляемой по требованию участников общества, несут участники, которые потребовали ее проведения, если общее собрание не сочтет необходимым произвести соответствующие расходы за счет общества.
. Пункт 4 ст. 47 Закона содержит отсылочную норму, предполагающую обязательные требования к содержанию уставов тех обществ, в которых образование ревизионного органа является обязательным, и других обществ, включивших в свои уставы правила о создании данного органа (см. также ст. 12 Закона и комментарий к ней).
Как правило, в обществах с ограниченной ответственностью и других хозяйственных обществах внутренним документом, регламентирующим порядок работы ревизионного органа общества является положение о ревизионной комиссии (ревизоре). В подобных документах обычно устанавливаются общие положения о ревизионной комиссии (ревизоре), правила о составе комиссии и проведении выборов членов комиссии (ревизора), сроке полномочий данного органа, оплате труда членов комиссии (ревизора), правах и обязанностях ревизионного органа, о недобросовестных действиях члена комиссии или ревизора, влекущих его освобождение от должности, а также регулируются иные отношения по усмотрению участников конкретного общества.
Аудит - это независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности. При этом под бухгалтерской (финансовой) отчетностью аудируемого лица понимается отчетность, предусмотренная ФЗ от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а также аналогичная по составу отчетность, предусмотренная иными федеральными законами.
Аудитор осуществляет проверку финансово-хозяйственной деятельности общества в соответствии с правовыми актами Российской Федерации на основании заключаемого с ним договора. В качестве аудитора общества с ограниченной ответственностью может выступать только лицо, которое соответствует следующим требованиям: а) оно должно быть профессиональным аудитором, отвечающим требованиям законодательства; б) оно не должно быть связано имущественными интересами с лицами, исчерпывающим образом указанными в первом абзаце ст. 48 Закона.
Обязательный аудит ежегодно проводится в случаях, если:
организация имеет организационно-правовую форму открытого акционерного общества;
организация является кредитной организацией, бюро кредитных историй, страховой организацией, обществом взаимного страхования, товарной или фондовой биржей, инвестиционным фондом, государственным внебюджетным фондом, фондом, источником образования средств которого являются добровольные отчисления физических и юридических лиц;
объем выручки от продажи продукции (выполнения работ, оказания услуг) организации (за исключением сельскохозяйственных кооперативов и союзов этих кооперативов) за предшествовавший отчетному год превышает 50 млн. руб. или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец года, предшествовавшего отчетному, превышает 20 млн. руб. Для муниципальных унитарных предприятий законом субъекта Российской Федерации финансовые показатели могут быть снижены;
в иных случаях, установленных федеральными законами.
Обязательный аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций, ценные бумаги которых допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг, иных кредитных и страховых организаций, негосударственных пенсионных фондов, а также консолидированной отчетности проводится только аудиторскими организациями.
Договор на проведение обязательного аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности организации, в уставном (складочном) капитале которой доля государственной собственности составляет не менее 25%, а также на проведение бухгалтерской (финансовой) отчетности государственного унитарного предприятия или муниципального унитарного предприятия заключается по итогам размещения заказа путем проведения торгов в форме открытого конкурса в порядке, предусмотренном ФЗ от 21.07.2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".
Общества, не подлежащие обязательному аудиту, вправе привлекать для проведения аудиторских проверок на договорной основе аудиторскую организацию или индивидуального аудитора по своему усмотрению.
В соответствии со ст. 3 ФЗ "Об аудиторской деятельности" аудиторская организация - это коммерческая организация, являющаяся членом одной из саморегулируемых организаций аудиторов.
Коммерческая организация приобретает право осуществлять аудиторскую деятельность с даты внесения сведений о ней в реестр аудиторов и аудиторских организаций саморегулируемой организации аудиторов, членом которой такая организация является. Коммерческая организация, сведения о которой не внесены в реестр аудиторов и аудиторских организаций в течение трех месяцев с даты внесения записи о ней в Единый государственный реестр юридических лиц, не вправе использовать в своем наименовании слово "аудиторская", а также производные слова от слова "аудит".
Аудиторское заключение представляется аудиторской организацией, индивидуальным аудитором только аудируемому лицу либо лицу, заключившему договор оказания аудиторских услуг.
В случае, если общество с ограниченной ответственностью приобрело более 20% голосующих акций акционерного общества или более 20% уставного капитала другого общества с ограниченной или дополнительной ответственностью, оно обязано незамедлительно опубликовать сведения об этом в органе печати, в котором публикуются данные о государственной регистрации юридических лиц (см. п. 4 ст. 6 Закона и комментарий к ней).
ГК РФ не устанавливает обязанности обществ с ограниченной ответственностью, связанные с хранением документов. В то же время в законодательстве Российской Федерации об отдельных видах юридических лиц, в частности, в акционерном законодательстве, подобные нормы имеются. Например, правила о хранении документов акционерного общества содержатся в ст. 89 ФЗ "Об акционерных обществах". Перечень основных документов, которые обязано хранить акционерное общество, в основном совпадает с перечнем, установленным для общества с ограниченной ответственностью.
В целях достоверного и полного отражения деятельности общества с ограниченной ответственностью, ее сопоставления с деятельностью других хозяйствующих субъектов, оценки, а также для обеспечения государственного регулирования и контроля в финансово-экономической сфере общество обязано хранить следующие документы:
договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;
протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы общества;
положения о филиалах и представительствах общества;
документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
списки аффилированных лиц общества;
заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
Понятие "иные документы" включает в себя:
а) документы, предусмотренные федеральными;
б) документы, предусмотренные другими правовыми актами;
в) документы, предусмотренные уставом и внутренними документами корпорации (положениями о филиалах, о ревизионной комиссии, о выпуске облигаций, о персонале, о правлении и др.);
г) документы, предусмотренные решениями органов управления общества.
Документы и документооборот обеспечивают само существование соответствующей корпорации как юридического лица и всю юридически значимую деятельность общества с ограниченной ответственностью. Поэтому порядок хранения документов общества обязательно должен быть недвусмысленно определен в его уставе (см. п. 2 ст. 12 Закона).
Как обладатель документированной информации, общество с ограниченной ответственностью вправе: разрешать или ограничивать доступ к информации, определять порядок и условия такого доступа; использовать информацию, в том числе распространять ее, по своему усмотрению; передавать информацию другим лицам по договору или на ином установленном законом основании; защищать установленными законом способами свои права в случае незаконного получения информации или ее незаконного использования иными лицами; осуществлять иные действия с информацией или разрешать осуществление таких действий.
Документированная информация в обществе с ограниченной ответственностью представлена в виде архивных документов, т.е. материальных носителей с зафиксированной на них информацией, которые имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и подлежат хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства. В соответствии со ст. 9 ФЗ от 22.10.2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, находятся в частной собственности. Право собственности на архивные документы охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается (см. ст. 12 указанного Федерального закона).
Общество с ограниченной ответственностью обязано обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.