Завжди краще утримувати на нараді дискусію в руслі обговорюваної проблеми, ніж повертати її назад після того, як вона відхилилася. Необхідно так звузити сферу обговорення, щоб розглядалося тільки головне питання. Наприклад, питання впровадження варто виключити з обговорення, поки не буде вирішено, що саме буде впроваджуватися. Не є таємницею, що дискусія, котра охоплює багато різних проблем, може виявитися безглуздим заняттям.
Зацикленість - це шлях, що може привести до провалу наради. Під час дискусії раптом починають звучати зауваження учасників на зразок: "Ми вже вирішили ці питання сьогодні вранці" чи "Ми начебто вже домовилися, що це питання повинен вирішувати виробничий відділ!". Керівник повинен позитивно ставитися і бути вдячним, якщо його співробітниками висуваються ідеї, що відрізняються від його власного погляду і спонукають його обміркувати ще раз свою власну концепцію. При висловлюваннях протилежної думки керівнику рекомендується діяти в такий спосіб:
. Якщо він вважає ідеї співробітника неправильними, то доцільно винести їх на дискусію. Співробітники самі направлять колегу.
. Якщо керівник з’ясує, що співробітник виходить із принципових положень, то він може діяти в такий спосіб: якщо мова йде про питання, що не стосується безпосередньо теми і є неважливим для подальшого процесу наради, то він може його не обговорювати й виправлення почати пізніше в розмові віч-на-віч; якщо з’ясування питання важливе для продовження наради, то керівник повинен відкоригувати неправильні положення необхідною інформацією, не принижуючи того, кого це стосується, перед іншими.
. Для керівника на нараді важливо не виправляти одразу думки співробітників, а ознайомитися з ними. Він реєструє думки співробітників, не оцінюючи їх. Це легко зрозуміти з постановки мети наради, адже чим більше аргументів збирається для питання, що стоїть на порядку денному, тим ширшою стає база для пошуку рішення керівником, тим більше гарантія проти можливого неправильного рішення.
. Співробітники повинні запрошуватися до добровільного висловлення думки, їх не опитують по одному, а просять узяти слово. "Ніхто не повинен залишатися зі своєю думкою з однієї лише впертості, але кожен, розгледівши в думці іншого тверду підставу, зобов’язаний її дотримуватися". Цей підхід дуже добре реалізується в японському менеджменті. Учасники наради можуть утруднити її проведення.
Передумови успішності ділових переговорів стосуються ряду як об’єктивних, так і суб’єктивних факторів та умов. Перш за все партнери з переговорів повинні виконати такі умови:
– обидві сторони повинні мати інтерес до предмета переговорів;
– вони повинні мати достатні повноваження у прийнятті остаточних рішень (відповідне право на ведення переговорів):
– партнери повинні мати достатню компетентність, необхідні знання щодо предмета переговорів;
– повинні вміти максимально повно враховувати суб’єктивні й об’єктивні інтереси іншої сторони та йти на компроміс;
– партнери з переговорів повинні певною мірою довіряти один одному.
Для забезпечення ефективності переговорів слід дотримуватися таких правил. Основне правило полягає в тому, що обидві сторони мають прийти до переконання, що вони щось виграли в результаті переговорів. Найголовніше на переговорах - це партнер. Його потрібно переконати в прийнятті пропозиції. На нього треба орієнтувати весь процес переговорів, усю аргументацію. Переговори - це співробітництво. Будь-яке співробітництво повинно мати загальну базу, тому важливо знайти загальний знаменник для різних інтересів партнерів.
Дуже рідко переговори проходять без проблем, тому важливою є схильність до компромісу. Будь-які переговори повинні бути діалогом, тому важливо вміти правильно поставити питання і вислухати партнера. Позитивні результати переговорів варто розглядати як їх природне завершення, тому наостанок необхідно зупинитися на змісті договору, у якому знайшли відображення всі інтереси партнерів.
Переговори вважаються завершеними, якщо їх результати піддалися ретельному аналізу, на основі якого зроблені відповідні висновки. Загальні рекомендації учасникам переговорів із позиції того, чого не випливає і що варто робити для їх успішного закінчення й досягнення бажаних результатів. Чого НЕ СЛІД робити:
– недооцінювати ворожий настрій опонента стосовно вас чи інших учасників переговорів, так само як і переоцінювати його готовність до співробітництва;
– бути занадто самовпевненим (переоцінювати себе; вашу роль у процесі; ваш авторитет; вашу компетенцію та вміння; правильність вашої справи, а також вашої стратегії);
– затягувати процес підготовки рішень, тому що ви повинні знати основні факти, закони, правила, політику, аргументи на користь вашої справи та критерії визначення практичності й можливості виконання рішень;
– поступатися цілісністю своїх принципів, цінностей й інтересів;
– застосовувати неправильні комунікативні прийоми. Необхідно бути красномовним, говорити влучно, чітко, ясно; не виходити із себе, не перебивати, слухати й дізнаватися нову інформацію; інформувати, а не виголошувати істини;
– бути нав’язливим, тому що це часто викликає недовіру й може зашкодити об’єктивності;
– використовувати час неналежним чином, а саме: витрачати марно, але разом із тим квапитися і квапити інших учасників, здійснюючи тиск на них; якщо є сумніви, використовувати відстрочку рішення та ін.;
– утрачати пильність, а саме: відчувши втому, припиняти переговори; не займати оборонну позицію; нікого не звинувачувати; не каятися надмірно у своїх помилках, але бути щирим, чесним і відповідальним та ін.;
– у разі висування пропозицій: допускати збільшення вимог; улаштовувати непотрібні сюрпризи; прагнути змусити протилежну сторону піти на поступки, поки не впевнитеся, що опонент розуміє значення цієї поступки й має повноваження пропонувати її;
– турбуватися постійно про кінцевий результат. При цьому варто вести переговори про те, що безпосередньо стоїть на порядку денному, не забуваючи про предмет переговорів у цілому і про майбутнє; не слід брати на себе чиюсь відповідальність; не слід позбавляти ні себе, ні опонента почуття причетності як до успіху, так і до провалу переговорів;
– під час завершення переговорів: закінчувати на негативній ноті; забувати про можливість продовження конфлікту після його формального завершення; забувати включати конкретні терміни й умови, за якими досягнуто згоди;
– ніколи не треба: давати нездійсненних обіцянок; удаватися до зайвих відвертих погроз; брехати, блефувати, хитрувати; робити безпідставні пропозиції; забувати законність інтересів ваших супротивників і ваших власних інтересів; робити переговори більш конфронтаційними, ніж це необхідно.
Необхідно знати специфіку проведення ділових нарад, які повинні бути ефективними. Їх існує багато. Вони носять як суб’єктивний, так і об’єктивний характер. Найбільш важливі положення стосовно управління ситуацією можна деталізувати й конкретизувати.
. Створення сприятливих умов для колективної роботи й колективного ухвалення рішення.
. Початок ділових нарад у точно призначений час та стислі графіки роботи.
. Формування атмосфери невимушеності й діловитості.
. Ефективна техніка ведення записів.
. Забезпечення активності всіх учасників наради.
. Обговорення особливих думок.
Доповідь чи коротке повідомлення - стрижні наради, основа його успішної роботи. Рекомендації для доповідача. До будь-якого виступу необхідно ретельно готуватися. Доповідачу необхідно пам’ятати про раціональність свого повідомлення, про те, що найбільше значення для залучення уваги аудиторії мають перші 3 хвилини виступу. Промовець повинен пам’ятати, що у разі викладу доповіді по пам’яті чи з зоровою опорою на текст засвоюваність досягає 95 %, а під час читання - лише 35 %. Учасники великих зборів, нарад, як правило, нічого не записують, а запам’ятовують не більш 5-8 цифр, якщо доповідач виділяє їх інтонацією чи повторює. Якщо багато цифр - треба використовувати таблиці, графіки тощо. Доповідь на 30 хвилин повинна мати не більш 20 цифр.
Загальні рекомендації учасникам наради.
Бути впевненими в тому, що участь у даній нараді в цілому чи зокрема вкрай необхідна.
Уміти правильно оцінити особистий внесок в успішність проведення наради.
Учасники наради повинні створити єдину робочу групу, основною частиною якої є аналіз проблем роботи організації, здійснення якого не входить у компетенцію кожного учасника окремо. Групова робота повинна забезпечити виявлення пропозицій, досягнення яких в індивідуальному порядку неможливе.
Уміння слухати й аналізувати на нараді - це найважливіші та необхідні якості, що вимагають постійного вдосконалення.
На нараді повинна говорити не одна людина. Висловлювати свою точку зору треба якомога чіткіше й лаконічніше. Переривати доповідача не можна. Слово для доповнення висловленої думки дається почергово.
Учасникам наради доцільно робити під час обговорення замітки.
Від позитивного вирішення якої-небудь робочої проблеми залежить задоволення запитів і потреб кожного окремого працівника. Постарайтеся знайти і зрозуміти ці зв’язки.
У кожному виступі повинна бути щонайменше одна провідна ідея (чи пропозиція).
Кожна доповідь повинна завершуватися коротким висновком, що звертає увагу на головне.
Таким чином, нарада за умови відповідного рівня підготовки та проведення є ефективним методом управлінської діяльності, тому що в основі прийнятих рішень за різними проблемами й питаннями лежать їхні колективні обговорення й рекомендації.
Завершальний етап організації та проведення наради - це ухвалення рішення й узгодження умов його реалізації. Рішення на нараді приймається всіма разом і кожним окремо. Від того, наскільки учасникові наради вдалося включити свої ідеї й коментарі в загальне рішення, залежить його ефективність.
У формулюванні рішення пояснюється: ким і в які терміни повинно бути виконано певний обсяг робіт. Визначається, у якій формі буде підведено підсумки (розсилання протоколу чи його частини (виписки з протоколу)), приймається рішення про широту інформування (весь колектив чи його частину).
Рішення можуть прийматися двома шляхами:
) спеціально обрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої корективи та приймають його за результатами голосування;
) голова зборів підводить підсумки обговорення та формулює рішення.
Після ухвалення рішення визначається особа (група
осіб), що здійснює його виконання і контроль за виконанням.
Якщо запрошення на прийом або на обід відправлене письмово, обов’язково так само письмово виразіть свою подяку, навіть у тому випадку, якщо ви не збираєтеся йти.
Ретельно продумайте свій костюм. Навіть якщо у запрошенні написано "в повсякденному одязі", це все ще означає "в піджаці і краватці" для чоловіків і "в діловому костюмі" для жінок. Ніяких джинсів! Якби хотіли, щоб ви прийшли в джинсах, в запрошенні б вказали "в спортивному одязі".
Якщо саме ви запрошуєте кого-небудь на діловий обід, то в ресторані ви повинні поводитися так, неначе приймаєте гостей у себе вдома. Тому краще наперед зарезервувати столик в ресторані і ознайомитися з меню.
У запрошених є свої обов’язки. Одна з головних порад гостям - не приходити в ресторан зголоднілими. Краще заздалегідь де-небудь попоїсти. Ви йдете не їсти, а вирішувати ділові питання і встановлювати ділові відносини.
Не варто також:
Обговорювати свої дієтичні переваги і проблеми зі здоров’ям, навіть якщо у вас виразка шлунку або алергія. Краще відмовитися від страви, не пояснюючи причини.
Скаржитися на сервіс і якість їжі.
Голосно кликати офіціанта. Натомість постарайтеся зустрітися з ним очима і злегка кивнути головою, кличучи до себе. Не слід прагнути подружитися з офіціантом, спілкуйтеся з ним офіційно.
Розмахувати серветкою. Акуратно розверніть її під столом і старайтеся їсти так, щоб вам не довелося дуже часто нею користуватися.
Набирати повну ложку. Суп слід акуратно відпивати з краю ложки, прагнучи робити це без жодних звуків.
Залишати сліди їжі на келиху. Тому щоразу, перед тим, як відпити, промокніть губи серветкою.
Їсти після того, як закінчив обід.
Правильний потиск рук до і після обіду або під час прийомів - окрема тема. Потиск повинен бути міцним, але не сильним. Слід струснути рукою двічі - не більше і не менше. Подавати холодну руку - невихованість. Якщо на вулиці холодно, носіть рукавички. А під час прийомів тримайте келих з напоєм у лівій руці, щоб права залишалася вільною і теплою.
Традиційне рішення: діловий обід. Дедалі частіше переговори проводять за обідом у зручному кафе чи ресторані. Це нейтральна територія, і жоден із учасників переговорного процесу не буде відчувати себе хазяїном чи гостем. Поєднання корисного з необхідним - ось, мабуть, головна перевага цього способу проведення переговорів. При чому важлива не елітність місця, а зручність перебування.
На жаль, не кожне кафе може похвалитись високим сервісом, є лише кілька місць, де можна приємно провести час і де вам, чи вашому співбесіднику, не зіпсують настрій (а це дуже важливо при веденні переговорів).
Кількість учасників переговорів може бути різною: комусь до вподоби "змагатись" один на один, комусь - із багатьма.
Традиційно вважається, що при проведенні переговорів краще мати чисельну перевагу, проте працювати з трьома, чотирма опонентами легше, аніж один на один. Це пояснюється тим, що у колективі люди ведуть себе інакше, ніж наодинці: кожен член групи вважає, що відповідальність за прийняття рішення на нього лягає менша, ніж коли він приймав би його самостійно, і тому рішення приймається набагато легше.
Крім того, в різних країнах існують свої особливості етикету ділових обідів.
Японія. У Японії діловий обід часто супроводжується врученням невеликого подарунка. Подарунок повинен бути в упаковці, краще з паперу пастельних відтінків, без стрічок та бантів. Вручати його потрібно, тримаючи в обох руках. Дарувати чотири чи дев’ять предметів (неважливо чого) - до нещастя.
Індія. Відповідати відмовою на запрошення тут вважається дуже неввічливим і навіть образливим. Краще відповісти "туманно", це ні до чого не зобов’язує. Наприклад, "Я постараюся, якщо справи мене не затримають".
Арабські країни. Якщо ви запрошені на обід або прийом, краще прийти пізніше вказаного в запрошенні часу на 15-20 хвилин. Вважається, що будь-яка людина, що поважає себе, повинна примушувати себе чекати.
Китай. Гостинність і люб’язність - обов’язкові у китайців. Якщо діловий обід і привітність господаря обіду перевершують всі ваші очікування, це ще не означає, що справу завершено на вашу користь. Навпаки Часто це метод пом’якшення відмови.