– вибрати місце проведення свята поруч із оптимальною транспортною;
– розв'язкою (наприклад, біля станції метро), щоб заощадити на транспортних витратах;
– не закуповувати запрошувальних листівок (досить сповістити співробітників в усній формі й вивісити оголошення про дату й місце проведення свята);
– не проводити фото - й відеозйомку;
– вибрати ресторан із гарною репутацією, але не в центрі міста.
Не варто заощаджувати на якісних спиртних напоях; гарному ведучому.
Якщо ресторан, де планується торжество, міститься на віддалі від транспортних розв'язок, на розвезенні співробітників заощаджувати не можна! У такому випадку рекомендується замовити автобус, що доставить їх від ресторану до метро або до великих транспортних магістралей.
Секрети успіху корпоративної вечірки.
Щоб у співробітників лишилися гарні спогади про корпоративне свято, варто звернути увагу на ряд важливих моментів організації цього заходу.
Місце проведення. Це може бути будь-яке приміщення, де комфортно розміститься весь колектив: ресторан, кафе, бар, клуб, база відпочинку, палац або будинок культури, театр, теплохід, парк, спортивний комплекс, стадіон (для організації змагань), острів у зоні відпочинку тощо. Місце проведення залежить від мети торжества, кількості запрошених і, звичайно ж, від бюджету.
Ейчар має подбати про те, щоб на святі була достатня кількість обслуговуючого персоналу (офіціантів, барменів, прибиральників), щоб приміщення прийнятно освітлювалося, працював гардероб. Якщо мова йде про фуршет або барбекю (чи про особливо відповідальний захід зі значною кількістю VІP-гостей), штат офіціантів і барменів необхідно подвоїти. Музика (репертуар запрошених музикантів або фонотека диджея) має відповідати меті заходу й гармонувати з його настроєм. Для святкування 8 березня навряд чи підійде кримінальний шансон, а для ювілею керуючого великою компанією - важкий рок або хіп-хоп. Біля входу гостей має зустрічати представник компанії з атрибутами почесної посади - краваткою корпоративного забарвлення, значком чи емблемою з логотипом компанії на лацкані піджака. Орендовану площадку необхідно оглянути самостійно, навіть якщо її рекомендував найкращий знайомий. Зверніть увагу на форму залу (має бути гарний огляд для всіх гостей), наявність сцени, місця для музикантів та апаратури. Поцікавтеся в адміністратора, чи гарантує він саме таке оформлення приміщення в день проведення свята, щоб бути впевненим: килимові доріжки не зникнуть, гардероб працюватиме, столи виявляться потрібної форми тощо. Настійно не рекомендується проводити урочини в приміщеннях компанії, навіть якщо у вас є просторий офіс або конференц-зал (їдальня). Заощаджуючи на оренді приміщення, ви заощаджуєте на самому дусі свята. Крім того, організація вечірки "у рідних стінах", як правило, не обходиться без залучення (скажемо прямо - експлуатації) співробітників, що теж мало сприяє настрою на відпочинок. Про який святковий настрій, скажімо, до 8 Березня, може йти мова, якщо співробітниці після повного робочого дня змушені йти в магазин за покупками до фуршету, а потім цілу година робити бутерброди в їдальні? Навряд чи вони будуть вдячні керівникові, котрий виділив гроші на такий, з дозволу сказати, "банкет". На робочому місці корпоративну вечірку доцільно організовувати лише в тому випадку, якщо компанія відзначає, наприклад, дні народження всіх співробітників за місяць. Але й тоді не варто забувати про атрибути свята - прикрашення приміщення, замовлення фуршету в їдальні або ресторані з доставкою в офіс.
Визначення відповідальних за організацію торжества.
Залежно від кількості запрошених це може бути один співробітник компанії або група людей, наділених спеціальними повноваженнями. Якщо таких розпорядників кілька, необхідно призначити головного відповідального за захід, а зони відповідальності - чітко розподілити.
Допомогою для ейчара стане звертання до послуг івент-агентства - компанії, що спеціалізується саме на організації урочин, гарантуючи "дійсно свято". Одначе вартість таких послуг не завжди може влаштувати компанію.
Організація свята власними силами, безумовно, має чималий "плюс": ідея торжества, втілена самими співробітниками, міцніше згуртовує колектив, сприймається як результат спільної діяльності. Крім того, інвентар, придбаний компанією для першого свята, лишається в її власності й може бути використаний надалі.
Меню.
В середньому на людину потрібно близько 1 кг їжі й 700 г спиртних напоїв. У меню повинні переважати м'ясні й рибні страви, одне гаряче (можна на вибір), овочі. Спиртні напої - шампанське, вино, горілка/коньяк/віскі. Класичне співвідношення: 1/4/2 (100 г шампанського, 400 г вина й 200 г міцних спиртних напоїв на людину). Вино, як правило, слід брати сухе. Безалкогольних напоїв і води потрібно не менше ніж 1,5 л на гостя. Десерт не обов'язковий (або може бути мінімальним: фрукти й/або торт із розрахунку 100 г на людину).
Адміністрація багатьох ресторанів дозволяє привозити на корпоративні свята спиртне, у такий спосіб можна зменшити витрати. У такому разі напої необхідно доставити заздалегідь, щоб персонал ресторану підібрав посуд і закуски.
Витрати на банкет не повинні становити менш 40-50 дол. на людину, інакше люди підуть голодними. Якщо ж компанія планує легкий фуршет (наприклад, під час презентації нового структурного підрозділу або продукту/послуги, організації спортивного заходу або концерту/спектаклю), співвідношення меню/інші витрати на свято можуть бути в пропорції 30/70. Меню для фуршету - це легкі закуски, "одноразові" порції (канапе); спиртного буде потрібно вдвічі менше, ніж для класичного банкету, одначе бажано запропонувати різноманітніший десерт або вишуканий торт.
Прикрашення місця свята.
Повітряні кулі - найбільш зручні й барвисті. З них легко зробити тематичні прикраси, скласти логотип компанії. Привабливо й ошатно виглядять фігури з чотирьох-п'яти куль або гірлянди (ланцюжка). Для свята, на який запрошені 100 чоловік, у середньому знадобиться 200-300 кульок.
Надувають їх самостійно або за допомогою компресора (його можна взяти в оренду). Прикрашати приміщення кульками рекомендується не раніше, ніж за дві години до початку торжества. Радимо дотримуватися корпоративних барв; як варіант можна нанести на кулі логотип компанії. Шести-восьми працівникам на прикрашання повітряними кульками приміщення, де планується розмістити 100 чоловік, знадобиться не менше години.
У першу чергу, подбайте про прикрашення входу до місця проведення свята (саме тут починається урочистий захід, це свого роду його візитна картка); проходів, сцени (або трибуни, де пройдуть виступи); місця для конкурсів.
Крім кульок можна використати інші аксесуари: квіти й композиції з них (зокрема, з сухих або штучних), екзотичні рослини, підвісні панелі з різними прикрасами й малюнками, декоративні ширми, скляні або крижані скульптури, фонтани, світлове оформлення, мильні бульбашки - все залежить від обсягу бюджету й фантазії організаторів.
Запрошення.
Елегантно оформлене запрошення - це ще й "візитка" корпоративного свята, і своєрідний початок торжества; воно має мотивувати взяти в ньому участь. Запрошення вручаються (розсилаються) не пізніше, ніж за два тижні до урочистої дати. Ім'я запрошеного необхідно вписувати в стандартний бланк від руки, ця ж вимога ставиться й до підпису. Одначе допускається факсиміле синім або фіолетовим чорнилом, що імітує підпис пером "від руки".
Листівка може бути як стандартної форми, так і оригінальної, залежно від профілю компанії й фантазії організаторів; тематичної - наприклад, листівка у вигляді автомобіля (якщо захід влаштовує автомобільна компанія), пляшки (виробник спиртних напоїв); сніжинки (виробник холодильного устаткування) тощо, або фантазійної - у вигляді музичної скриньки, маленької туби із сувоєм, оригінальної символічної монети компанії. Слід виявити креативність, щоб запрошення створювало святковий настрій уже навіть своїм зовнішнім виглядом.
Якщо свято проводиться винятково для колективу компанії, можна використати запрошувальні листівки для розиграшів усіляких призів. Приміром, на кожній із них вказати одну з літер з назви компанії. Група співробітників, що першою збере повну назву компанії, одержує приз.
Подарунки.
На корпоративній вечірці, організованій як альтернатива премії або річному бонусу, доречно піднести цінні подарунки співробітникам, що забезпечили високі досягнення в роботі за цей період. У деяких випадках можна обмежитися врученням символічного сувеніру кожному запрошеному (на початку торжества або після його закінчення як пам'ятний подарунок). Сувеніром може стати корисна й не дуже дорога річ: кухоль, підставка для ручок, футболка, килимок для комп’ютерної "миші” тощо. Можливе нанесення на подарунки логотипу компанії, але при цьому важливо виявити почуття міри (ми даруємо людині сувенір, а не логотип). Звичайно, якщо подарунок вручається з метою презентації нових продуктів/послуг, фірмовий знак може бути більш помітним.
Співробітників слід заохочувати призами й у ході конкурсів, ігор, змагань. У такому разі підійдуть фотоальбоми, книги, аудіо - й відеодиски, брелки, кружки, ручки та інші корисні дрібнички (допустимо - з логотипом компанії).
Сценарій.
Сюжетну лінію корпоративного свята необхідно ретельно продумати "від і до". Обов'язкові елементи - привітання (спічі), які "озвучують" ідею урочистих зборів, а також ігри й конкурси, якими потрібно охопити якнайбільше людей, включаючи й активних уболівальників. Сценічна й культмасова частина свята організується так, щоб всі учасники відчули себе не просто працівниками однієї компанії, а й друзями.
Як правило, відкриває торжество нетривала, але ємка промова керівника. Після чого слово передається топ-менеджерам й VІР-гостям. Одначе можливий і такий варіант, коли вітання випливають не один за одним, а перериваються концертними номерами або конкурсами. Після урочистої частини доречно провести нагородження працівників компанії.
Якщо на торжество запрошені VІР-гості або більш як 300-400 чоловік, конкурси проводити не рекомендується. Елемент змагальності на таких заходах допустимий лише в тому випадку, якщо конкурс організований за принципом елітарного казино з дуже дорогими призами. Рекомендується залучення професійних ведучих, відомих артистів. Самотужки компанія навряд чи зможе витримати всі вимоги до подібного шоу, бажано вдатися до послуг івент-агентства.
Нагородження.
Церемонія вручення співробітникам нагород за внесок у розвиток їхньої організації може бути як офіційною, так і жартівливою (наприклад, кращий фахівець з продажів - "Годувальник компанії", старший серед програмістів - "Суперстар", завгосп - "Золоті руки" тощо.). Відповідно до різновиду діяльності компанії визначаються номінації, у кожній з яких вручаються нагороди (почесні грамоти, посвідчення, ордени або медалі). Нагороди й посвідчення до них замовляються в граверній майстерні завчасно, вони мають виглядіти як коштовні ювелірні вироби.
Необхідно створити урочисту обстановку: прикрасити місце церемонії, підібрати освітлення й відповідний музичний супровід. Нагороджує працівників особисто керівник компанії. Якщо церемонія проходить у жартівливій формі, доречно довірити її проведення дотепному ведучому.
Ведучий.
Вечірка, на яку зібралися лише співробітники компанії, може супроводжуватися конферансом одного з них. Ця людина має вміти привертати до себе увагу, чітко викладати свої думки, бути дотепною, відкритою, з гарною дикцією. Якщо на свято запрошені VІР-гості й конкуренти, варто найняти ведучого-професіонала. Варіанти вибору в цьому випадку: тамада (його запрошення доцільне лише за того випадку, якщо в цієї людини є значний досвід проведення корпоративних урочин). Кращий варіант - так звані ігрові ведучі, послуги яких надають івент-агентства.
До ведучого висувається ряд вимог. Він має усвідомлювати, що гості свята сприймають його як головного організатора, оскільки саме він - основна діюча особа, будь-яка його помилка може перекреслити працю багатьох людей, задіяних у підготовці торжества. Тому з цією роллю впорається лише зібрана й відповідальна людина, завжди відкрита стосовно учасників свята, що почуває настрій аудиторії. Завдання ведучого - зустріти й розмістити (розсадити) гостей, дотримуватися сценарію, але водночас бути готовим до його коректування.
Явна ознака поганої організації свята й
непрофесіоналізму ведучого - утворення "груп по інтересах", на які
розбивається колектив, ігноруючи зусилля організаторів. Настирливий конферанс
неприпустимий: ваші співробітники зібралися не для того, щоб виконувати команди
"масовика-витівника", а в першу чергу, щоб цікаво, весело відпочити в
своєму колективі. Програма корпоративної вечірки має бути приємною й участь у
ній - невимушеною для всіх запрошених.
Як свідчить дослідження, при більшій емоційності людини характерна її більша жестикуляція. Виходячи з цього, особи, що застосовують сильну жестикуляцію мають на меті привернути до себе увагу. Здебільшого це натури схильні до відкритого спілкування.
Натомість, люди із меншою жестикуляцією досить коректні та скромні, вони не бажають привертати до себе зайвої уваги. Варто також врахувати, що така тактика поведінки може бути продиктована також бажанням створити позитивний імідж, приховуючи істинні наміри.
. Ніколи не показуйте "ОК" в Бразилії! Колись в 50 роки президент США Річард Никсон відвідав країну диких мавп. Спускаючись по трапу літака, він обома руками, для більшого натхнення зустрічаючої його країни, він показав ОК. Цей, здавалося б, безневинний жест транслювався по всіх каналах.
Власне, а в чому проблема?
Подібний жест в Бразилії позначає приблизно те ж саме, що і середній палець в цілій низці країн. Отже краще залишити ідею показувати ОК менеджеру готелю: вас стовідсотково зрозуміють неправильно.
. В Греції не варто виставляти руку долонею назовні, якщо вас нагодували досхочу. Ви думаєте, що показуєте тим самим: "О, спасибі, я вже достатньо обжерся вашій дивній мусакой в баклажановому соусі. Я б неодмінно з'їв ще, але в мене просто більше не влізає!" Ні, ви помиляєтеся. Це значить: "Що вже говорити, мусака була відмінна, але ви мене так дратуєте, що я б занурив вас головою." Саме в те, про що ви подумали!
. Якщо вас занесе на Близький Схід, до Західної Африки або до Південної Америки, у жодному випадку не виражайте свого задоволення підняттям великого пальця руки! Тисячоліття цей жест вводив людей різних країн в оману. Всупереч красивим голлівудським легендам, великий палець не врятовував життів римських гладіаторів.
. В Таїланді, Китаї і на Філіппінах неприйнятним вважається облизувати тарілку після їжі. (На розум не йдуть приклади, де це можна зробити без збитку своєму бездоганному образу вихованої людини.) Собака ось де зарита: у всіх країнах господиня просто зобов'язана пригощати гостей смачною їжею. Але там, де стейк під сирним соусом стоїть так само дорого, як і апарат для штучного дихання, найважливіше для господині - щоб гість наївся!
. Не приведи Господи вас привітатися з представником протилежної статі в Саудівській Аравії! Згідно Шаріату, для жінки поздороватися з чоловіком на людях або спілкуватися з ким-небудь, окрім чоловіка, та ще і без нагляду старших жінок в сім'ї або родичів чоловічої статі - верх аморальності! В лютому 2008 одна американка мала необережність поспілкуватися з чоловіком в якійсь точці громадського харчування. Її негайно ж арештували, обшукали з повним роздяганням і примусили підписати визнання в недосконалому злочині.
. Не дивлячись на те, що туалетний папір винайшли майже півтора тисяч років тому, вона дотепер залишається недозволеною розкішшю в цілій низці країн, включаючи Індію, Шрі-Ланку, Африку і весь регіон Близького і Середнього Сходу. Там цю функцію виконує ліва рука. А тому ліва рука вважається брудною. Є лівою - верх непристойності.