- бережно относиться к вверенным ему ценностям, принимать все меры для обеспечения сохранности вверенных ему денежных средств, ценных бумаг и других ценностей и предотвращения ущерба;
- своевременно сообщать (руководитель структурного подразделения, сотрудник службы охраны) обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему ценностей.
- не разглашать известные ему сведения об операциях по хранению ценностей банка, их перевозке, системе охраны банка, а также индивидуальные сведения о расчетно-кассовых операциях клиентов, состоянии их счетов.
3.2 Изучение порядка выполнения и оформления кассовых операций
Кассовые операции - операции с физическими и юридическими лицами по приёму и выдаче наличных денежных средств, банкнот, монет, осуществляемые предприятиями, организациями, банками. Представляют собой совокупность материально-технических процедур, заключающихся в приёме, хранении и выдаче наличных денег.
Кассовые операции ведутся в кассе кассиром - это работник, который определяется руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом из числа своих работников с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассовые операции могут проводиться руководителем.
Кассовые операции оформляются такими кассовыми документами, как приходный кассовый ордер - форма КО-1, расходный кассовый ордер - форма КО-2.
Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и иных объектов налогообложения, либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.
Кассовые документы оформляются: главным бухгалтером; бухгалтером или иным должностным лицом, в том числе кассиром, определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, руководителем при отсутствии главного бухгалтера или бухгалтера.
Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером, при их отсутствии - руководителем, а также кассиром. Кассир снабжается печатью или штампом, содержащими реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств - форма КО-5 с указанием сумм передаваемых наличных денег.
Поступающие в кассу наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге - форма КО-4. Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги. В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, при их отсутствии - руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, при его отсутствии - руководитель.
Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления. В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.
Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам КО-2, расчетно-платежным ведомостям Т-49, платежным ведомостям Т-53.
При получении расходного кассового ордера, расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера, бухгалтера, руководителя и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, при их отсутствии - руководителю, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости проставляет оттиск печати, штампа или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости либо платежной ведомости, проставляет свою подпись и передает ее для подписания главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю.
На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер.
Хранить сколько угодно денег прямо на торговой точке разрешено не всем. Юридические лица обязаны устанавливать лимиты наличных остатков, превышать которые нельзя (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).
Тем не менее наличность в магазине нужна для:
- выдачи сдачи покупателям;
- расчетов с поставщиками товара;
- выдачи заработной платы сотрудниками;
- покупки оборудования, основных средств;
- ремонта техники;
- текущих нужд: питьевой воды, кассовой ленты и так далее;
- прочих расходов.
На практике делается так: руководитель совместно с ответственными лицами (бухгалтер, экономист) решают, сколько денег нужно иметь в кассе для текущих расходов. Например, в кассе должно быть не меньше 50 тысяч рублей наличными. После этого директор издает приказ по организации об установлении лимита наличных остатков в размере 50 тысяч рублей. Это значит, что вся наличка, превышающая эту сумму, должна быть изъята из кассы и размещена на расчетном счете в банке.
Никаких ограничений по лимиту налички нет: каждая организация определяет эту цифру самостоятельно для себя. Бывает, что львиная доля расчетов идет как раз через наличные платежи. Живыми деньгами вы расплачиваетесь с контрагентами, платите зарплату работникам и так далее. А безналичными переводами пользуетесь мало. В этом случае можно установить любой комфортный лимит остатка, хоть миллион рублей.
Если основные расчеты идут по безналу, хранить много денег в сейфе не нужно. В таком случае лимит будет минимальным, буквально чтобы выдавать сдачу покупателям.
Кто может заниматься инкассацией кассовой выручки:
- самостоятельная инкассация. Это когда вы лично берете деньги из кассы, отвозите их в банк и размещаете на расчетном счете через кассу. Либо вносите наличные на корпоративную карту и они падают на расчетный счет. Плюсы - бесплатно, быстро. Минус - небезопасно;
- обратиться в организацию, занимающуюся инкассацией денежных средств. Они выступают в роли посредников между вами и банком. Фактически их функции сводятся к физическому перемещению денег из точки «А» (ваш розничный магазин в точку «Б» (банк)). Плюсы: быстро и безопасно, минус - это стоит денег;
- обратиться в банк, где у вас открыт расчетный счет. Среди прочих это самый предпочтительный вариант. Его плюсы: быстро, безопасно, нет посредников. Минус - это, опять же, стоит денег.
Кстати, банки часто не имеют собственной инкассаторской службы и пользуются услугами подрядных организаций. Для вас это не имеет никакого значения.
Самое главное преимущество инкассации специальной службой в том, что она несет полную материальную ответственность за сохранность наличных денег. Это предусмотрено федеральным законом «О банковской деятельности».
Что входит в функции службы инкассации. Доставка наличных в банк - не единственное назначение инкассаторов. Договором на оказание услуг могут быть предусмотрены следующие моменты:
- доставка денег из банка обратно в магазин или офис. Это может понадобиться в дни выдачи заработной платы, расчетов с контрагентами и других платежей и в тех случаях, когда на торговой точке нужна наличка;
- перевозка денег между структурными подразделениями компании. Например, средства нужно доставить из торговой точку в офис бухгалтерии на другом конце города, перевезти наличку из магазина в магазин и так далее;
- изъятие денег из торговых и вендинговых автоматов и другого оборудования (платежные терминалы, банкоматы);
- транспортировке ценностей и документов.
3.3 Изучена организация работы с сомнительными, неплатежеспособными и имеющими признаки подделки денежными знаками Банка России
Организацию работы с сомнительными, неплатежеспособными и имеющими признаки подделки денежными знаками Банка России осуществляется по Указанию Центрального Банка РФ от 26 декабря 2006 г. N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России».
Детектор валют - аппарат для определения подлинности денежных знаков. В зависимости от способа проверки купюр на подлинность, разделяют на две основные категории - просмотровые и автоматические.
Просмотровые детекторы валют предназначены для визуального контроля подлинности купюр. Этот вид детекторов позволяет проводить проверку подлинности валюты любой страны мира, любого года эмиссии и номинала. В зависимости от типа осветителя и способа контроля подлинности, просмотровые детекторы валют разделяются на 3 категории - ультрафиолетовые, инфракрасные и универсальные (автоматические).
Ультрафиолетовые детекторы валют позволяют обнаружить люминесцирующие изображения, нити и волокна денежных знаков в свете ультрафиолетовых ламп. Ультрафиолетовая защита банкнот обеспечивается вводом в состав бумаги специальных веществ и красок, которые не обладают свойствами свечения в ультрафиолетовом диапазоне. При проверке банкноты в ультрафиолетовом излучении, благодаря особым свойствам краски, оригинальная купюра светиться не будет, фальшивка наоборот - будет отражать ультрафиолет.
Инфракрасные детекторы валют на сегодняшний день являются самыми надежными приборами для выявления поддельных денежных средств. Фактически, чтобы установить поддельная банкнота или нет, достаточно провести проверку конкретной банкноты в инфракрасном диапазоне. В зависимости от типа валюты и ее номинала в ИК диапазоне видны отдельные участки изображения банкноты, которые отражают инфракрасные лучи. Те участки, на которые метки не наносились - в ИК диапазоне отображаться не будут.
Автоматические детекторы валют способны с высокой точностью проводить проверку подлинности купюр в автоматическом режиме по нескольким защитным признакам одновременно. Автоматические детекторы банкнот осуществляют контроль по геометрическим параметрам, спектральному анализу краски, ультрафиолетовым, инфракрасным и магнитным меткам, оптической плотности бумаги банкноты и другим машиночитаемым признакам защиты. Принцип работы - купюра втягивается в аппарат с помощью специального ролико-фрикционного механизма, далее проходит через ряд датчиков, после этого детектор выдает заключение о подлинности валюты с помощью светодиодной индикации, звукового сигнала или соответствующей кодовой и текстовой ошибки на экране корпуса. Как правило, банки используют универсальные просмотровые детекторы (Рисунок 1), совмещающие сразу несколько режимов контроля защитных признаков и имеющие режимы 10-кратного или 12-кратного увеличения.