Дипломная работа: Особенности формирования системы оценки эффективности транспортировки для международной логистической компании

Другим вариантом использования сервиса LCL является ситуация, когда весь груз не уместился по габаритам в контейнер, для чего пришлось воспользоваться двумя сервисами: сборной и полной отправкой контейнера. Одной из особенностей перевозок мелкогабаритных грузов является необходимость консолидации грузов от различных поставщиков. Чаще всего консолидация производится на специально предназначенном для этого складе транспортно-экспедиционной компании (CFS - container freight station). Сервис отправки сборного груза уменьшает стоимость доставки для клиента.

Для подробного разбора бизнес-процесса, смоделируем перевозку сборного сорокофутового контейнера из китайского порта в Шанхае следующего до порта Гамбург, с дальнейшим самостоятельным вывозом груза (ответственность клиента).

Груз, подходящий для перевозки отделом Сборных Грузов, должен обладать рядом характеристик: его объём должен быть больше кубического метра, а вес выше 70 кг, исключением являются постоянные клиенты.

Первым бизнес-процессом, с которого начинается организация предоставления услуги является ее продажа. Согласно организационной структуре процесс осуществляет одноименный отдел. В преддверии этого этапа менеджеры компании по продажам определяют рынки сбыта и сегмент клиентов.

После того как клиент согласился на услугу, отдел продаж формирует коммерческое предложение, которое включает в себя:

1. Просчет котировок и прайсов.

2. Предоставление определенных скидок (скидка может быть предложена, к примеру, при крупной партии отправки).

Для того, чтобы организовать доставку 40-футового контейнера, отдел закупок, собирает информацию по фрахтовой ставке со всех морских линий, организующих перевозку из портового терминала в Шанхае. Партнерами DHL Global Forwarding являются такие линии как Maersk Line, CMA CGM, MSC, Yang Ming, OOCL и другие. Если организация поставки происходит «от двери до двери» клиента, отдел закупок должен также найти и проанализировать всех подрядчиков, с которыми у компании налажены отношения. Найдя необходимых подрядчиков и линию, отдел закупок производит операцию по букировке места на судне для контейнера клиента.

В это же время поддерживающую функцию отделу закупок начинает осуществлять отдел по таможенному оформлению, сверяя все документы для контейнера на соответствие с экспортными требованиями и, исходя из требований клиента, организовывать перевозку в соответствии с Инкотермс-2010. Также отдел работает с агентами в порту, которые организуют таможенную отчистку на экспорт груза, стивидорные и тальманские операции.

Помимо этого, все данные отправляются подразделению LCL для занесения необходимых данных в информационную систему «1С Предприятие». Стоит также отметить, что на данном этапе «1С Предприятие» не является единственной информационной системой. Эта система, несет скорее локальный характер, потому что согласно налоговому законодательству, при выставлении счетов, компания должна собирать полный пакет документов, включая счет за услуги, акты, описи, информационные письма и счета-фактуры [22, с. 57]. По этой причине российская сторона вынуждена в основном работать в программе «1С Предприятие», дублируя информацию в сетевую информационную систему, которую видят все сотрудники DHL в реальном времени под названием LOGIS OCEAN. Специфика LOGIS заключается в том, что отдел FCL, LCL, OOG и PRJ курирует, координирует и анализирует информацию, связанную с ключевыми событиями (статусами) прохождения груза (Time Stamp) через определенные, контрольные точки. Актуальный статус прохождения груза важен, так как система LOGIS OCEAN напрямую интегрирована в интернет-сервис компании, называемый DHLi, которым пользуется клиент, транспортирующий контейнер из Шанхая в Гамбург. По приему контейнера, операционные менеджеры обязаны начать вносить актуальную информацию с наступлением события, так как после того, как экспедитор забирает груз, компания предоставляет трек-номер контейнера, с помощью которого клиент сможет отслеживать груз, проходящий через контрольные пункты, к примеру:

1. Погрузка (адрес погрузки) контейнера на платформу-прицеп.

2. Приезд в терминал (разгрузка в терминале с адресом).

3. Загрузка на судно линии (тип, линия, название судна).

4. Прибытие в порт перевалки (адрес, тип, линия, название фидерного судна).

5. Разгрузка в порту назначения (терминал, адрес).

6. Загрузка грузка на платформу-прицеп (адрес).

7. Прибытие транспорта к месту назначения (адрес).

Если статус не будет обновлен при наступлении актуальной даты события, клиент получит неполную информацию о передвижении груза, подразделение, к примеру, работающее в стране, где находится порт перевалки теряет контроль над перемещением груза, происходит сбой в обслуживании, происходит блокировка поступления груза на следующий этап, хотя он уже давно на другом этапе и как следствие этого, клиент предъявляет финансовые претензии организации.

Поэтому компании так важно обновлять не только временную, но и финансовую информацию о грузе и именно этим бизнес-процессом, следующим за экспортными операциями таможенного отдела (CDZ) грузом из страны отправления заведует отдел OFR (подразделения FCL, LCL, OOG).

Начиная с этапа отправления, менеджеры LCL получают счета от линии, агентские счета, копии коносаментов и начинают их расписывать в «1С Предприятие», попутно проставляя, актуальные события (не позднее 24 часов с момента наступления) и плановые события, которые по получению достоверной информации от агентов, корректируют. В реальности, актуальную информацию по грузу агенты и клиент получают напрямую в переписке с операционным менеджером.

Важно отметить, что поскольку компания для полного мониторинга и контроля груза не может иметь полную информацию ссылаясь на океанский коносамент, она имеет право создавать собственные, домашние коносаменты, отражающие более подробную информацию об адресах получения груза поскольку является NVOCC (NON-VESSEL OPERATING COMMON CARRIER) - морским перевозчиком, выдающим коносамент на перевозку товаров судами, которыми она не владеет и не управляет.

Таким образом, сосредоточивание всех фаз транспортирования под руководством операционного менеджера позволяет отправителю или получателю следить за перевозом, а также дает возможность планировать периодические доставки грузов.

Завершающим этапом процесса транспортировки груза будет выставление счета клиенту за услуги, со всем прикрепленными к нему документами, участвующей во всей цепи поставки, при этом операционные менеджеры вносят все необходимые затраты, на основе счетов субподрядчиков, сопоставляя эти затраты с собственным доходом и делая надбавку за услугу.

После этого, счет уходит клиенту и инициализируются проверочные процедуры на предмет оплаты услуг, оказанных экспедитором в процессе транспортировки.

Таким образом, можно сделать вывод, что схема организации процесса поставки груза от грузоотправителя до грузополучателя является очень сложной и многоуровневой, поскольку в ней задействовано множество сотрудников, отделов, агентов и подрядчиков.

Теперь, на основании схемы транспортировки 40' контейнера из Китая в Германию (Склад - Терминал - Порт Шанхая - Судно - Порт Гамбург), будет произведена ориентировочная стоимость затрат на перевозку груза.

Условия:

1. Маркировка контейнера: TCKU4612031 40' (TCK - код линии; U - контейнер грузовой; 461203 - код контейнера; 1 - контрольная цифра)

2. Стратегия организации направлена на минимизацию издержек для клиента при выставлении счета.

3. Наименование груза: спортивные товары, 30 картонных коробок, общий вес груза 434,12 кг, объем 2,235 м3.

4. Базис поставки Инкотермс: FOB (ответственность переходит от грузоотправителя к грузополучателю после того как он оплачивает стивидорные операции);

Первая затрата, с которой столкнется транспортно-экспедиционная компания будет являться букировка места на судне. Ставка фрахта включает в себя перевозку, страхование и разгрузку контейнера в порту назначения, но не включают дополнительные сборы линий.

К дополнительным сборам приравниваются показатели: BAF (бункерная надбавка), CAF (валютная надбавка), ISPS (портовый сбор за безопасность), THC (терминальная обработка груза в порту назначения) и др.

В таблице 3 приведена приблизительная стоимость базовых ставок и дополнительных сборов морских линий, с которыми сотрудничает предприятие.

Из таблицы видно, что китайская морская линия Yang Ming будет наиболее дешевым вариантом перевозки контейнера.

Таблица 3.2 - Базовые ставки фрахта морских линий.

Рисунок 3.3 - Альтернативные маршруты Шанхай - Гамбург.

Существуют два пути маршрута судна, следовательно, варианта транзитного времени (см. рис. 3.3):

а) Маршрут, который судно делает, огибая Африканский континент с юга (транзитное время 45-55 дней);

б) Маршрут, который судно делает, проходя через Суэцкий канал, попадая в Средиземное море (транзитное время 30-35 дней).

Несмотря на то, что при прохождении через Суэцкий канал судно доставит, контейнер быстрее, у экспедитора возникают рисковые ситуации, связанные с активностью сомалийских пиратов, а также дополнительным портовым сбором, который увеличивает стоимость фрахта еще приблизительно на 300 USD. В другом случае судно теряет полмесяца на огибание Африки по южной стороне материка.

Во время транспортировки груза оперативный менеджер, должен заполнить все наступившие даты событий произошедших в течении 24 часов в информационных системах 1C и LOGIS OCEAN, в противном случае это повлияет на общий KPI копании и клиент не сможет отслеживать перевозку в DHLi.

Анализируя процесс экспедирования груза компанией ООО «ДХЛ Глобал Форвардинг», был выявлен ряд проблем, на которые следует обратить внимание.

По вопросу организации перевозки наиболее слабым звеном кажется корпоративная информационная система организации, а именно LOGIS (AIR/OCEAN). Данную информационную систему, исходя из слов сотрудников, компания DHL использует с 1980-х годов, интерфейс программы особо не обновлялся. Система, написанная на MS-DOS и представляющая собой черную, консольную панель, становится крайне неудобной для современного пользователя, который привык к удобному интерфейсу. Помимо визуального дискомфорта, будучи системой сетевого направления (изменения в системе транслируются в общий информационный поток корпорации), встает вопрос международной языковой локализации, в следствии чего, локальный пользователь, не располагая должным уровнем языка, не сможет работать в данной системе.

Второй проблемой будет являться также информационная система, но уже «1С Предприятие». Поскольку налоговое законодательство не позволяет использовать инвойс-счета при оплате услуг, а требует использования полного пакета документов, сотрудникам компании необходимо вносить полную информацию в «1С». Но из-за того, что все иностранные подразделения корпорации используют именно LOGIS для отражения ключевых дат перемещения груза, то в таком случае информацию из «1С» необходимо дублировать в сетевую систему, что требует дополнительных временных затрат, что снижает эффективность работы станции.

Другой проблемой компании по организации бизнес-процесса перевозки будет являться сильная зависимость от поставщиков, так как подразделение «Глобал Форвардинг» не владеет собственным парком ТС, а лишь координирует работу подрядчиков.

3.4 Анализ эффективности транспортировки на предприятии и разработка комплекса рекомендаций

На сегодняшний день эффективность на предприятии измеряется с помощью, описанной в теоретической части ранее, сбалансированной системы показателей, по другому Карты бальных оценок, или же balanced score card (BSC). Для отдела OFR выделен ряд следующих показателей:

- получение документов от линии не позднее следующего дня после прибытия судна для FCL(OOG)/второго дня для LCL;

- вывоз из порта не позднее следующего дня после выпуска декларации;

- вывоз из порта в течение 3-х дней после прибытия (прибытие день 0);

- вывоз из порта в течение 4-х дней после прибытия (прибытие день 0);

- доставка оригиналов счетов клиентам за 4 рабочих дня с даты выгрузки счёта;

- сроки обработки груза в порту;

- доставка грузов в оговоренный срок (FTL/LTL);