Головний бухгалтер діє від імені бухгалтерії підприємства, представляє інтереси підприємства у взаємовідносинах зі структурними підрозділами та іншими організаціями з господарсько - фінансових та інших питань. В межах своєї компетенції підписує документи.
Головний бухгалтер несе відповідальність за неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.
За відсутності головного бухгалтера його обов'язки виконує заступник (за відсутності останнього - особа, призначена у відповідному порядку), який набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків. Для виконання обов'язків та реалізації прав головний бухгалтер взаємодіє з керівниками всіх структурних підрозділів підприємства з питань фінансово-господарської діяльності підприємства.
Головному бухгалтеру в питаннях організації і ведення бухгалтерського обліку та звітності підпорядковуються працівники інших підрозділів і служб, зайняті бухгалтерським обліком.
Відповідно до наказу про облікову політику на підприємстві використовується автоматизована форма обліку на основі програми «Турбо Бухгалтер». Тому замість журналів ордерів для архівування бухгалтерських даних на паперових носіях використовують машинограми.
Введення інформації до програми здійснюється на основі первинних та зведених документів. Для своєчасного відображення неупередженої та правдивої і точної інформації на КП «Теплокомуненерго» складено і затверджено графік документообігу.
Комп'ютерна система бухгалтерського обліку повинна забезпечувати виконання функцій та вимог бухгалтерського обліку. Основою бухгалтерського обліку є облікова політика підприємства. В обліковій політиці підприємства затверджуються: робочий план рахунків бухгалтерського обліку, форми документів, порядок проведення інвентаризації, методи оцінки активів і зобов'язань, правила документообіг і технологія обробки облікової інформації, порядок контролю здійснення господарських операцій тощо.
Для програмної реалізації алгоритмів бухгалтерського обліку використовуються наступні ознаки рахунків бухгалтерського обліку: тип сальдо для балансових рахунків;періодичність, алгоритм закриття рахунка (щомісяця, щоквартально); валютний облік по рахунку; структура коду рахунка;відповідність до групи, підгрупи або розділу плану рахунків.
Аналітичний облік забезпечує групування інформації в середині кожного синтетичного рахунка у вартісному або кількісному виразі.
В автоматизованій системі обліку первинний документ може складатися вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документа. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним проводку, яка додається до хронологічного масиву даних - журналу операцій.
На комунальному підприємстві «Теплокомуненерго» відповідно до наказу про облікову політику бухгалтерський облік ведеться з використанням комп’ютерної програми «Турбо Бухгалтер». Дана програма відноситься до універсальних систем бухгалтерського обліку. Це програмний продукт, орієнтований на бухгалтерії малих та середніх підприємств, який в спрощеному варіанті забезпечує ведення всіх ділянок обліку. Така системи поєднують облікові функції, зокрема функції кількісного обліку в межах однієї програми і розрахована для роботи на одному комп'ютері або на кількох комп'ютерах у локальній мережі.
У програмі «Турбо Бухгалтер» функції створення первинних документів, здійснення розрахунків та систематизації розрахунків відокремлені одна від одної. Тобто відповідні служби здають до бухгалтерії первинні та зведені документи відповідно до графіку документообігу, а бухгалтерія їх перевіряє та вносить дані в комп’ютер. Основним елементом програми, який систематизує облікові дані є Журнал операцій.
Для введення бухгалтерських проводок необхідно відкрити Журнал, встановити дату, зазначити рахунок дебету і кредиту та суму. Якщо по рахунку ведеться аналітичний облік, також є можливість зазначити аналітичні ознаки. В програмі є можливість вводити проводки на основі створеного електронного первинного документу або за допомогою заздалегідь створеної типової операції.
План рахунків зберігається у спеціальному файлі counts. Кожен рахунок записується в один рядок і має такий формат запису: код рахунку згідно плану рахунків;код рядка активу балансу, куди необхідно помістити дебетове сальдо цього рахунку; код рядка пасиву балансу, куди необхідно помістити кредитове сальдо цього рахунку; назва рахунка.
Звіти у програмі «Турбо Бухгалтер» поділяються на два типи: звіти по проводках та звіти по оборотах. Для створення звітів використовується пункт меню програми «Отчет». Але такі звіти використовуються більшою мірою для внутрішнього використання. Програма «Турбо Бухгалтер» не пристосована для складання форм податкової звітності та звітності до Пенсійного фонду і управління статистики.
З метою складання та подання звітності до податкової інспекції на комунальному підприємстві «Теплокомуненерго» використовують спеціалізований програмний комплекс «Бест Звіт Плюс».
«Бест Звіт Плюс» - це сучасні технології роботи з електронними документами, підготовка та подання звітності в електронному вигляді із використанням електронного цифрового підпису. Програмний комплекс «Бест Звіт Плюс» призначений для автоматизації процесів роботи зі звітною документацією встановленого зразка. Він забезпечує організацію електронного документообігу між КП «Теплокомуненерго» та Олександрійською ОДПІ та іншими державними органами.
Програма забезпечує: перевірку стану платника ПДВ за ІПН із бази платників ДПАУ; перевірку стану розрахунків підприємства з бюджетом; обмін електронними податковими накладними з контрагентами підприємства із використанням електронного цифрового підпису; подання звітності електронною поштою без паперових носіїв.
Основними функціональними можливостями програмного забезпечення є: формування та ведення реєстру форм (бланків) звітних документів; формування звітних документів із використанням різноманітних функцій контролю; формування пакетів звітності в електронному вигляді.
Перевагами даного програмного комплексу є: більше як 3000 бланків звітних документів; звільнення від рутинної роботи із заповнення "шапок" бланків; автозаповнення та авторозрахунок звітних форм; бланки звітів забезпечені механізмами контролю коректності заповнення за алгоритмами контролюючих органів та формування реєстру помилок. наявна група форм первинної документації (накладна, рахунок і т.д.);та багато інших.
Отже, проаналізувавши стан використання сучасних інформаційних технологій на КП «Теплокомуненерго» можна зробити висновок, що автоматизована форма обліку на даному підприємстві є достатньою. Програма «Турбо Бухгалтер» забезпечує автоматизацію розрахункових операцій (нарахування заробітної плати, нарахування амортизації) та отримання внутрішніх звітів (машинограм) на будь-який момент часу. А програмний комплекс «Бест Звіт Плюс» забезпечує створення та подачу податкової та фінансової звітності (з попереднім програмним контролем правильності заповнення звітних форм). Хоча краще було б використання універсальної програми, яка б поєднувала створення первинних документів, бухгалтерський облік та формування звітності (наприклад «1С:Підприємство»).
РОЗДІЛ 3.
Аналіз динаміки та структури операційних витрат
.1 Зміст та завдання аналізу витрат підприємства
Господарська діяльність підприємств різних галузей матеріального виробництва є основою суспільного відтворення валового внутрішнього продукту. Відомо, що кожне підприємство є складною системою взаємозв’язаних підрозділів і ланок, які виконують різні функції в процесі виробництва продукції. Економічний бік діяльності підприємства відображує система показників, які дають економічну оцінку процесам та результатам цієї діяльності [4, с. 62].
Господарська діяльність підприємств, як і інші явища суспільного життя, потребує систематичного вивчення для успішного й ефективного управління нею. Одним із способів вивчення діяльності є аналіз. Термін "аналіз" іншомовного походження (від гр. analysis) і означає "розділяти", "розчленовувати". Щодо економічного аналізу - це означає вичленовування окремих показників господарської діяльності із загальних складових для наступного їх вивчення. Аналіз економічних показників доповнюється в міру необхідності протилежним заходом - синтезом (гр. synthesis), який, з’єднуючи окремі показники в одне ціле, уможливлює вивчення зв’язків і залежностей між ними. Отже, аналіз і синтез у комплексі забезпечують наукове вивчення явищ і процесів у їхньому зв’язку та взаємодії. Слід підкреслити, що економічний аналіз провадиться на всіх рівнях управління економікою: на рівні держави, галузей та регіонів (макроекономіка), на рівні підприємств і організацій (мікроекономіка). На макрорівні здійснюється економічний аналіз макропоказників, на мікрорівні - конкретний економічний аналіз, який іще називають аналізом господарської діяльності підприємства. Економічний аналіз діяльності підприємства має бути тісно пов’язаний із системним підходом, тобто з комплексним вивченням об’єкта управління з урахуванням усіх його аспектів: економічного, соціального, технічного, організаційного, екологічного та психологічного.
За системного підходу кожний об’єкт управління розглядають як комплекс взаємозв’язаних елементів, котрим притаманні визначені загальні властивості і котрі об’єднані для досягнення певної мети. У спеціальній літературі рекомендується для визначення системи користуватися п’ятьма найважливішими принципами:
· системі притаманна єдина мета;
· система складається із взаємозв’язаних елементів, які створюють її внутрішню структуру;
· система існує в певному середовищі, яке може справляти обмежуючий вплив на її функціонування;
· система має певні ресурси, які забезпечують її функціонування;
· систему очолює керуючий центр, який організує її рух до визначеної мети.
Ці особливості системного підходу до управління свідчать, що економічний аналіз не може забезпечити підготовки управлінських рішень стосовно всіх аспектів діяльності підприємства. Але він є надійним інструментом для вирішення проблем саме економічного аспекту, а також для економічного обґрунтування рішень з інших проблем управління.
Це дає змогу визначити місце економічного аналізу в системі управління підприємством. На рис. 3.1 зображено систему управління підприємством як сукупність трьох підсистем: власне системи управління, системи, що управляється, та інформаційної системи. Як видно зі схеми, інформаційна система управління включає всі види обліку, що створюють масив управлінської інформації, котрий характеризує стан системи, що управляється, та виконання управлінських рішень. Уся управлінська інформація аналізується, і відповідно до результатів аналізу готуються проекти управлінських рішень, які передаються в систему управління.
Сучасні умови господарювання надають підприємствам повну самостійність у питаннях виробництва та реалізації продукції; планування й організація технологічного процесу, обсяги виробництва, структура продукції, контрагенти та напрямки реалізації. Правильно обрана стратегія виробництва та відповідні обсяги надання послуг забезпечують бажаний обсяг реалізації та фінансові результати, що відповідають масштабам цієї діяльності. При цьому необхідно враховувати , що виробнича діяльність знаходиться під впливом загальної економічної ситуації , галузевих пропорцій та платоспроможності попиту населення.
Будь-яка діяльність господарюючого суб’єкта пов’язана з витратами матеріально - речових, трудових та інших ресурсів,цінність яких визначається на ринку. В системі управління підприємством головним об’єктом виступає процес управління витратами господарської діяльності в цілому, та в розрізі їх видів, цілей, періодів здійснення.
В умовах ринкової економіки виникає проблема у визначенні витрат, їх розподілу за об’єктами та забезпечення мінімізації, скільки в управлінні ними в умовах конкуренції і визнання доцільності та досягнення необхідної їх прибутковості. Причому завдання полягає у їх мінімізації, а у досягненні такого рівня, за яким вони визнаються споживачами та приносить відповідний прибуток виробникам.
У системі, що управляє, проекти управлінських рішень разом з іншою інформацією використовуються відповідно до загальних функцій управління для формулювання управлінських рішень, які передаються на об’єкт управління (систему, що управляється) [2, с. 51].
В об’єкті управління управлінські рішення передаються у відповідні підрозділи та забезпечується контроль за їх виконанням. Щодо всіх операцій, які здійснюються в підрозділах, формується відповідна первинна інформація, котра в порядку зворотного зв’язку направляється в інформаційну систему управління.
Короткий огляд циклу управління підприємством показує, що економічний аналіз займає важливе місце в інформаційній підсистемі управління для економічного обґрунтування управлінських рішень і контролю за їх виконанням.
Ці трансформації тривають під впливом розвитку суспільних відносин. Слід коротко назвати особливості сучасних змін економічного аналізу порівняно з традиційними його формами.
1. Значно ширше використання принципу управління за відхиленнями, що дає можливість керівництву звертати увагу на зміни безпосередньо в процесі виробництва.
2. Підвищення оперативності економічного аналізу, що виявляється в мінімізації періоду, за який проводиться поточний аналіз.
3. Відхід від обов’язкової формальної "точності" результатів аналізу, тобто перенесення центру уваги від аналізу звітності до аналізу ситуацій, цільового аналізу резервів.
4. Широке використання додаткової інформації поряд з використанням зовнішньої і внутрішньої звітності.
5. Створення аналітичних груп з участю економістів, технологів, маркетологів, юристів (залежно від змісту проблеми) для забезпечення комплексності економічного аналізу.
6. Розширення використання в економічному аналізі вибіркових даних.
Економічний аналіз широко застосовується в процесі проведення ревізій, аудиторських перевірок та маркетингових досліджень. Це невід’ємна частина системи планування підприємства, яка (особливо щодо собівартості продукції) є складовою управлінського обліку [5, с. 74].
Сумарний обсяг витрат виробничої та інших видів операційної діяльності визначається їх кошторисом, який складається в цілому відносно господарюючого суб’єкта на обумовлений період. Кошторис операційної діяльності підприємства виражає по елементний розріз витрат, оскільки цим досягається їх сумування незалежно від виду діяльності чи виду наданих послуг. За кошторисом можна дати оцінку повноти покриття витрат матеріальних,, трудових , фінансових та інших ресурсів за визначний період діяльності підприємства.
В процесі аналізу кошторису витрат підприємства вирішуються такі основні завдання:
визначається обґрунтованість планового кошторису витрат при індикативному чи бізнес плануванні;
проводиться аналіз виконання планового кошторису та впливу факторів на зміну фактичного кошторису проти запланованого;
проводиться аналіз резервів раціоналізації кошторисних витрат;