Материал: Облік і аудит оплати праці

Документальне оформлення операцій щодо розрахунків із заробітної плати між працівниками та керівником ТОВ «СВК «Світанок» супроводжується великою кількістю облікових документів типових та нетипових форм.

Під час оформлення на роботу між працівником і підприємством укладається трудовий договір (контракт). Зарахування на роботу оформляється "Наказом (розпорядженням) про прийняття на роботу" (форма № П-1). На кожного працівника заводиться "Особова картка" (форма № П-2), а для працівників з вищою освітою та наукових працівників - "Особова картка фахівця з вищою освітою, який виконує науково-конструкторські і технологічні роботи" (форма № П-4). Облік особового складу працівників в алфавітному порядку здійснюють у "Алфавітній картці" (форма № П-3).

Також на підставі підписаного наказу про прийом на роботу відділ кадрів присвоює кожному працівникові табельний номер, робить відповідні записи у трудовій книжці, бухгалтерія відкриває особовий рахунок чи аналогічний йому документ. Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві понад п’ять днів. Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформлюється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Записи в особовій картці мають відповідати записам, здійснюваним у трудовій книжці.

У разі переведення на іншу роботу видається "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу" (форма № П-5).

На звільнення з роботи в результаті припинення трудового договору (контракту) видається "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)" (форма № П-8).

Основним документом з обліку виходу на роботу і відпрацьованого часу є Табель обліку робочого часу (ф. № ПСГ-1) (дод. Б.1). Він складається в одному примірнику протягом місяця окремо за виробничими підрозділами і категоріями працюючих. Табельний облік у відділках, на фермах, у бригадах, ремонтних майстернях та інших виробничих підрозділах ведуть спеціально призначені керівники підрозділів. Для кожного працівника в табелі відводять окремий рядок, у якому записують кількість відпрацьованих годин, умовними літерами зазначають причини невиходу на роботу, наприклад, вихідні або святкові дні - "РВ", дні хвороби: -"X", відрядження - "ВД", відпустка - "В" тощо. У табелі також зазначають посаду працівника, його оклад, вид оплати, суму заробітної плати, табельний номер, код синтетичного і аналітичного обліку. Наприкінці місяця табель передають у бухгалтерію для нарахування оплати праці.

Обліковий лист тракториста-машиніста (ф. №ПСГ-3) (дод. Б.2) застосовується для обліку робіт трактористів. У ньому відображаються виконані роботи, склад агрегату і агротехнічні умови їх виконання. Виконані транспортні роботи тракторами оформляють Дорожнім листом трактора (ф. № ПСГ-4). Дорожній лист виписує механік кожного дня перед виїздом із гаража і видають на руки трактористу. На лицьовому його боці записують завдання трактористу, в якому відмічають, у чиєму розпорядженні знаходиться тракторист, звідки і куди доставляти вантаж, клас і кількість вантажу, який необхідно перевезти, та відстань перевезення. При заправленні трактора пальним заправник відмічає в дорожньому листі залишок пального при виїзді, кількість виданого пального і затверджує це своїм підписом. Механік перевіряє справність трактора, дає дозвіл на виїзд і відмічає час початку роботи, затверджує це своїм підписом, а тракторист розписується про прийняття трактора (в справному стані).

Для обліку праці і оплати водіям вантажного автотранспорту використовують "Подорожній лист" (форма № 1 - для міжнародних перевезень; форма № 2 - для перевезень в межах України). Подорожні листи форми №1 видаються на термін, зазначений у замовленні, або згідно з розпорядженням перевізника. Подорожні листи форми № 2 видаються водіям тільки на один робочий день. "Подорожній лист" (форма № 3) (дод. Б.3) використовують для обліку робіт і нарахування заробітку водіям легкових автомобілів.

Для обліку обсягу виконаних робіт, робочого часу і заробітної плати у будівництві, промислових, допоміжних та інших виробництвах і господарствах застосовують Наряд на відрядну роботу ф. № ПСГ-5 (дод. Б.4). У ньому на лицьовому боці вказують завдання, розряд роботи, норму часу і розцінку за одиницю робіт. На зворотному боці ф. № ПСГ-5 заповнюють табель, в якому обліковується час, відпрацьований кожним працівником. Заробіток кожного члена бригади визначається в табелі пропорційно до виконаних робіт, відпрацьованого часу, розряду робіт і встановлених розцінок.

У строки, встановлені планом-графіком документообігу, оформлені первинні документи по обліку праці і виконаних робіт передаються в бухгалтерію підприємства.

У бухгалтерії на основі представлених документів нараховують оплату праці, керуючись при цьому розробленим на підприємстві "Положенням про оплату праці". Положення розробляється на підставі Закону України "Про оплату праці", інших законодавчих актів і нормативних документів, які стосуються організації та ведення обліку заробітної плати, рекомендацій наукових закладів.

Для підрахунку затрат праці і правильного розподілу фонду оплати по об'єктах виробництва, а також нарахування оплати праці працівникам підприємства дані первинних документів групують за двома напрямами: по кожному працівнику для проведення розрахунку по заробітній платі; по об'єктах витрат на виробництво.

Для визначення заробітку за платіжний період первинні документи групують по працівниках і дані заносять в "Розрахунково-платіжні відомості" (форма № П-49) (дод. Б.5) або в "Книгу обліку розрахунків по оплаті праці" (форма № 44). В цих регістрах ведуть аналітичний облік розрахунків з кожним працівником.

На основі первинних документів по обліку праці щомісяця складається "Зведена відомість нарахування і розподілу оплати праці та відрахувань від неї за об'єктами обліку" (форма № 10.2.1 с.-г.) (дод. Б.6). У цій відомості відображають кількість відпрацьованих людино-годин, суму нарахованої оплати праці та нарахувань на неї відповідно до діючого законодавства за об'єктами обліку, виробничими підрозділами та в цілому по підприємству. Проти кожної суми нарахованої оплати праці зазначають кореспондуючий рахунок.

Отже, документування оплати праці можна охарактеризувати як письмове свідчення про здійснення господарської операції, що надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку.

Для документування розрахунків з оплати праці існує велика кількість документів, кожен з яких має певні особливості у його заповнені, тому при їх фіксації бухгалтеру потрібно бути дуже уважним. Варто наголосити, у зв’язку зі змінами в законодавстві, які час від часу змінюють свої вимоги щодо тих чи інших документів потрібно постійно слідкувати, для уникнення розбіжностей.

Також за допомогою фіксації даних в документах бухгалтер та керівник контролює та володіє певною інформацією та змінами які відбуваються на протязі звітних періодів на підприємстві в частині оплати праці.

.3 Синтетичний та аналітичний облік оплати праці на підприємстві

Облік заробітної плати в системі рахунків - це синтетичний облік нарахування і розподілу заробітної плати, визначення належної суми працюючим і віднесення нарахованої оплати праці на відповідні рахунки витрат за статтями і об'єктами калькулювання.

Для того, щоб виконувати задачі, які стоять перед обліком, в ТОВ «СВК «Світанок» організовано:

а) контроль за чисельністю персоналу та використанням робочого часу; правильністю документального оформлення виробітку працівників;

б) своєчасне нарахування заробітної плати та допомоги, а також їх видача;

в) своєчасне утримання сум податків та перерахування їх до бюджету;

г) розподіл заробітної плати по об’єктах калькулювання;

д) правильність документального оформлення виробітку працівників;

е) планування звітів про працю.

Основні бухгалтерські проводки з обліку розрахунків з оплати праці наведені в таблиці 2.9.

Таблиця 2.9

Основні бухгалтерські проводки з обліку заробітної плати

Слід зазначити, що при здійсненні виплат працівникам інструментами власного капіталу підприємства (наприклад, акціями) потрібно застосовувати норми П(С)БО 13 «Фінансові інструменти».

Для оформлення щорічної та інших видів відпустки, що надається працівникам у відповідності з чинними законодавчими актами і положеннями, колективними договорами, контрактами та графіками відпусток на підприємстві застосовується «Наказ про надання відпустки» (форма № П-6) (дод. Б.7), який заповнюється у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Відпустки для групи працівників оформляються за допомоги форми «Список про надання відпустки» (ф. № П-7).

На підставі наказу відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника, а бухгалтерія робить розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку.

Первинні документи по обліку виробітку та заробітної плати здаються для перевірки та наступних розрахунків за встановленим графіком в розрахунковий відділ бухгалтерії.

Після розрахункової обробки первинних документів по обліку виробітку, відпрацьованого часу та іншої вихідної інформації для розрахунків по оплаті праці на ТОВ «СВК «Світанок» використовується «Розрахунково-платіжна відомість», яка складається в одному екземплярі.

Розрахунково-платіжні відомості виконують подвійну функцію: по-перше, за їх допомогою виконуються розрахунки з працюючими; по-друге, вони є формою аналітичного обліку рахунка 66.

Складаються розрахунково-платіжні відомості на заробітну плату щомісячно по кожному відділу, допоміжних службах та відділах з групуванням прізвищ працюючих у розрізі категорій на підставі існуючих методик і відповідної первинної документації. Розрахунково-платіжна відомість слугує основою для нарахування і виплати заробітної плати.

Вона містить в собі відомості по всім нарахуванням, та по всім відрахуванням. У кінці містяться колонки: сума до виплати та відмітка про видачу. Не зараховуються до розрахункової відомості виплати, що не входять до фонду заробітної плати робітників, які враховуються при підрахунку їх середніх розмірів: одноразові допомоги та добові, пенсії.

Наступним етапом розрахункової роботи по розрахунках з робітниками та службовцями є формування даних синтетичного та аналітичного обліку розрахунків та звітності. Облік заробітної плати в системі рахунків - це синтетичний облік нарахування і розподілу заробітної плати, визначення належної суми працюючим і віднесення нарахованої оплати праці на відповідні рахунки витрат за статтями і об’єктами калькулювання. Узагальнення інформації про розрахунки з персоналом з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомоги тощо), а також розрахунки за неодержану персоналом у встановлений термін суму з оплати праці (розрахунки з депонентами) на ТОВ «СВК «Світанок» здійснюється на рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам».

Рахунок 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» кореспондує:

а) за дебетом з кредитом рахунків: 24 «Брак у виробництві», 30 «Готівка», 31 «Рахунки в банках», 33 «Інші кошти», 37 «Розрахунки з різними дебіторами», 41 «Пайовий капітал», 46 «Неоплачений капітал», 64 «Розрахунки за податками й платежами», 65 «Розрахунки за страхуванням», 66 «Розрахунки за виплатами працівникам», 68 «Розрахунки за іншими операціями», 70 «Доходи від реалізації», 71 «Інший операційний дохід», 97 «Інші витрати»;

б) за кредитом з дебетом рахунків: 15 «Капітальні інвестиції», 23 «Виробництво», 24 «Брак у виробництві», 30 «Готівка», 31 «Рахунки в банках», 39 «Витрати майбутніх періодів», 47 «Забезпечення майбутніх витрат і платежів», 48 «Цільове фінансування і цільові надходження», 65 «Розрахунки за страхуванням», 66 «Розрахунки за виплатами працівникам», 81 «Витрати на оплату праці», 85 «Інші витрати», 91 «загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94»Інші витрати операційної діяльності», 99 «Надзвичайні витрати».

Аналітичний облік розрахунків з персоналом ведеться за кожним працівником, видами виплат та утримань.

Сума всіх нарахувань заробітної плати по кожному аналітичному рахунку (тобто по кожному працівникові) дорівнює кредитовому обороту синтетичного рахунка 66 за звітній місяць, тобто сумі нарахованої заробітної плати по цеху, відділу та підприємству у цілому. Сума усіх утримань по аналітичних рахунках дорівнює дебетовому обороту синтетичного рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам». Залишок по кредиту рахунку 661 відображає суму невиплаченої працівникам заробітної плати.

Суми невиплаченої заробітної плати в бухгалтерії депонуються на субрахунку 662 «Розрахунки за депонентами». Нараховані, але не одержані персоналом у встановлений термін суми з оплати праці, відображають за дебетом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» та кредиту субрахунку 662 «Розрахунки за депонентами».

По дебету субрахунку 662 «Розрахунки за депонентами» відображається видача депонованих сум. По кредиту субрахунку 662 «Розрахунки за депонентами» відображаються суми своєчасно не виданої заробітної плати, премій, допомоги та інше працівникам підприємства.

Аналітичний облік розрахунків з депонентами здійснюється у «Книзі обліку розрахунків з депонентами», яка відкривається у розрахунку на один календарний рік. Видача депонованої заробітної плати здійснюється лише за «Видатковим касовим ордером», який виписується окремо на кожного працівника для погашення однієї або декількох заборгованостей.

Сума заробітної плати, по якій закінчився строк позовної давності (3 роки), підлягає перерахуванню до бюджету, відображається записом по дебету рахунка 662 «Розрахунки за депонентами» і кредиту рахунка 642 «Розрахунки за обов’язковими платежами».

Нарахування в пенсійний фонд відображаються за дебетом рахунків витрат та кредитом рахунку 651 "Розрахунки за пенсійним забезпеченням".

Відрахування податку з доходів фізичних осіб відображається за дебетом рахунку 661 в кореспонденції з кредитом рахунку 641 (субрахунок другого порядку "Податок з доходів фізичних осіб"). Відрахування від заробітної єдиного соціального внеску відображають за дебетом рахунку 661 та кредитом рахунку 651. Відрахування від заробітної плати профспілкових внесків відображають за дебетом рахунку 661 та кредитом рахунку 685 "Розрахунки з іншими кредиторами".