–повышение мотивации персонала;
–повышение оперативности принятия и исполнения решений;
–улучшение социально-психологического климата в коллективе;
–создание единого информационного пространства;
–разработка политики и стандартов компании в области внутренних коммуникаций;
–усиление лояльности персонала;
–формирование имиджа компании и т. д.
Основная часть контрольной работы состоит из описания деятельности предприятия, диагностики внутренних коммуникаций организации, рекомендаций по оптимизации системы внутренних коммуникаций.
Указываются методы, использованные при проведении анализа и аудита внутриорганизационных коммуникаций, к которым могут относиться наблюдение, анализ документов, экспертные методы, контент-анализ, опрос, эксперимент и т. д. Например в ходе работы, может быть проведено интервью с первыми лицами компании (основателями, топ-менеджерами); выполнен опрос руководителей и ключевых сотрудников о существующей и предпочтительной организационной культуре; проведены экспертный анализ артефактов организации, включенное наблюдение за поведением сотрудников и др.
Взаключении делается вывод о возможности достижения данных целей
ио необходимых для этого ресурсах – требуемых сроков, количества задействованных сотрудников, необходимого финансирования.
Задание 1. Описание предприятия
Первая часть работы представляет собой описание деятельности компании и ее основных характеристик – ресурсов, которыми обладает компания, – кадровых, материальных, денежных, информационных:
–название, местонахождение организации, ее правовая форма в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации;
–вид деятельности организации, ее отраслевая принадлежность (если организация многопрофильная, выделяется главная отрасль). Дается краткая характеристика производимого товара, описание материального продукта, услуги или сопутствующих услуг, оказываемых организацией;
–основные этапы развития – история компании. История организации излагается кратко, указывается год ее основания, основные достижения предприятия, события, повлиявшие на его развитие, а также информация об источниках финансирования предприятия в прошлом и в настоящее время;
6
–социально-демографическая структура организации. Характеризуется исходя из полового, возрастного, этнического составов сотрудников организации. Выделяются гомогенные – однородные по признакам (возраст, пол, возраст, стаж работы в коллективе, уровень образования и пр.) и гетерогенные типы социально-демографической структуры, каждый из которых формирует свои внутрикорпоративные коммуникации. Гомогенность организации существенно влияет на эффективность работы компании и социальнопсихологический характер взаимоотношений в коллективе, часто становится основой для ценностных ориентаций сотрудников, характера их коммуникаций и стереотипов поведения;
–профессиональная структура организации. Связана со сферой дея-
тельности организации и необходимостью найма сотрудников определенной профессиональной принадлежности. В организациях, привлекающих специалистов из разных профессиональных областей, возникает проблема коммуникаций между подразделениями. Как правило, сослуживцы, имеющие общую профессиональную подготовку, легче устанавливают контакты, понимают производственные задачи, чувствуют общность интересов и готовы оказывать взаимную поддержку;
–тип организационной структуры. Структура управления организацией характеризуется исходя из таких параметров, как сложность, уровень централизации, управляемость и др. Для подготовки данной части работы студент может опираться на различные подходы к формированию типологии организаций (типологии организаций Т. Парсонса, Ч. Барнарда, Г. Минцберга, А. И. Пригожина и др.). В качестве базовой используется концепция традиционных, или так называемых иерархических организационных структур М. Вебера. Основными типами организационных структур являются линейно-функциональные
структуры, дивизионные структуры, проектные структуры и матричные
структуры. В качестве характеристик может быть использовано описание существующего разделения труда по виду деятельности, по горизонтальной и по вертикальной дифференциации, а также по факторам, влияющим на соотношение централизации и децентрализации организационной структуры.
Вописании учитывается взаимосвязь организационной структуры с состоянием внутренней среды организации. При возможности получения информации студент может пояснить, какие именно факторы повлияли на принципы формирования данной организационной структуры.
7
Задание 2. Диагностика внутренних коммуникаций организации
Вторая часть работы содержит подробное исследование корпоративных коммуникаций организации, диагностику существующих коммуникационных разрывов и описание проблем, которые следует, по мнению ее автора, решить
входе внедрения предлагаемого им проекта совершенствования коммуникаций в организации. Настоящие методические указания содержат основные направления для изучения коммерческой организации, при этом логика изложения в каждой отдельной контрольной работе должна быть связана с ее конкретными задачами. Основываясь на полученной в ходе предварительного исследования ситуации в организации и поставленных целей, автор выбирает те параметры для изучения организации, которые считает значимыми.
Существует три уровня формирования коммуникационной стратегии организации – стратегический, тактический и оперативный. Стратегический уровень предполагает наличие коммуникационной стратегии организации, которая базируется на сформулированной культуре организации и представляет собой широкомасштабную и долгосрочную программу. Тактический уровень связан с планированием конкретных скоординированных действий, нацеленных на качественный информационный обмен и формирование благоприятного климата внутри организации. Оперативный уровень предполагает внедрение, контроль и обеспечение внутрифирменных коммуникаций на всех иерархических уровнях. Планомерная деятельность организации по формированию эффективных внутрифирменных коммуникаций выражается
вчетком разграничении между данными уровнями.
Исследование корпоративной культуры организации. Корпоратив-
ная культура понимается как система материальных и духовных ценностей, совокупность установок, норм и правил поведения, принимаемых и поддерживаемых членами организации и отражающих характер ее внутреннего и внешнего взаимодействий. Корпоративная культура в целом играет определяющую роль в формировании коммуникаций в организации, влияет на характер производственных отношений, психологический климат в коллективе, на построение бизнес-процессов, стратегическое и оперативное планирование, на систему мотивации и принятия решений.
Для описания корпоративной культуры можно использовать различные типологии корпоративных культур Р. Камерона и К. Куина, Дж. Зонненфельда, С. Г. Абрамовой и И. А. Костенчук, характеристику уровней корпоративной культуры по Т. Дилу и А. Кеннеди и др. Следует указать, существуют ли
8
документы, формализующие корпоративную культуру, охарактеризовать их достаточность и содержание. Исходя из планируемых изменений в организации определяются сильные стороны и направления для перспективного развития корпоративной культуры.
Анализ существующей культуры может быть сопряжен с изучением базовых ценностей, мифологии, обрядов и ритуалов, традиций и символики; стандартов поведения; с наличием формальных и неформальных лидеров организации; существующих методов воздействия на формирование и развитие корпоративной культуры; со скоростью обратной связи, степенью риска в деятельности организации и пр.
Описание философии организации, ее миссии и ценностей. Под мис-
сией понимают кратко сформулированное побуждающее к действию изложение видения роли организации в системе социальных взаимосвязей и общественных отношений, главный смысл ее существования. Понятие миссии организации тесно связано с ее ценностями. Ценности являются ориентиром для сотрудников компании и определяют взаимоотношения как между членами корпорации, так и с клиентами, поставщиками, партнерами, СМИ и органами власти. Корпоративные ценности компании являются фундаментальными и неизменными, описывают ее уникальные особенности и специфику деятельности (например, командная работа, сокращение рисков, внимание к клиенту, уважение к руководству, справедливость по отношению персоналу, поддержка руководителя, инициативность и инновации и др.). Важными факторами для анализа коммуникационной деятельности организации являются
степень осознания, принятие ценностей сотрудниками организации, перевод их на уровень поведения и следование им в своей работе.
Философия компании неразрывно связана с миссией, ценностями, может рассматриваться как вера, убеждения, взгляды, мировоззрение. Несмотря на то, что зачастую философия компании не является сформулированной, она присутствует в виде устремлений сотрудников, их обобщенных взглядов на деятельность организации, роль компании, их отношения к базовым человеческим ценностям.
Приверженность сотрудников организации проявляется в интеграции – принятии сотрудниками целей организации, вовлеченности их в реализацию планов организации, в эмоциональной привязанности к своей корпорации, желании оставаться ее членом, лояльности к решениям руководства.
9
Прозрачность целей организации трактуется как коммуникационная среда, в которой становятся понятными и приобретают смысл существующая система управления организацией, решения руководства, политика компании.
Тип информационной культуры. Влияет на способ использования информации в организации; информационное поведение отражает приоритеты менеджмента компании. Выделяются четыре типа информационной культуры – функциональный, взаимодействия, исследования, информационной открытости.
Для функциональной культуры характерно использование информации с целью воздействия на других и управления подчиненными. Такой тип культуры наиболее часто встречается в иерархических структурах, где вся информация контролируется и предоставляется сотрудникам в дозированном виде.
Для культуры взаимодействия свойственно использование информации в обеспечении производственного процесса, доверительные отношения между сотрудниками, возможность получения ими необходимой информации.
В культуре исследования сотрудники стремятся использовать информацию для предотвращения возможной негативной ситуации и лучшего понимания будущего. В некоторых современных организациях создаются отдельные «зоны» исследовательской культуры, для того чтобы понимать перспективы развития организации.
Культура открытости предполагает возможность доступа к информации для каждого сотрудника. Культура открытости связана с понятием «открытые коммуникации», за которыми стоит тенденция последних лет к активному диалогу между менеджерами и сотрудниками. Под открытыми коммуникациям и подразумевается обмен информацией всех типов между всеми структурными единицами организации, что также понимается как «политика открытых дверей». Преимуществом данной культуры является возможность свободного обсуждения решений руководства, производственных проблем, качества работы других сотрудников. Информация проходит без искажений на вверх, вниз, горизонтально по организации. Однако «стирание границ» между уровнями иерархии может быть критичным для поддержания авторитета власти в организации, поэтому политика «открытых дверей» должна уравновешиваться системами контроля и установлением границ компетентности.
Существуют четыре канала коммуникаций в организации – информаци-
онный, организационный, коммуникативный и аналитический. Каждый канал осуществляется множеством средств коммуникации, выполняя функцию донесения сообщений до подразделений и до отдельных сотрудников.
10