При начислении амортизации бухгалтеру ежемесячно приходится просматривать приказы руководителя, инвентарные карточки, акты передачи объектов в ремонт и на модернизацию, другие аналогичные документы, что отнимает у данного работника много времени. В связи с этим ООО «Элекскор» можно порекомендовать разработать форму ведомости учета объектов основных средств, по которым приостановлено начисление амортизации.
Исправление указанных недостатков позволит наиболее полно оптимизировать учетный процесс в отношении объектов основных средств в ООО «Элекскор».
В качестве недостатка в учете поступления основных средств на исследуемом предприятии можно отметить тот факт, что техническая документация, относящаяся к объектам основных средств, в бухгалтерии не хранится, а передается в места их хранения и эксплуатации. Очень часто это приводит к порче или утере документов, что недопустимо. Например, с утерей технических паспортов и гарантийных талонов предприятие утрачивает возможность бесплатного гарантийного ремонта, а в случае выявления дефектов оборудования не может предъявить претензию поставщику. В связи с этим ООО «Элекскор» можно порекомендовать хранить техническую документацию в бухгалтерии, а в места хранения и эксплуатации передавать копии этих документов (за исключением технических паспортов автомашин).
Результаты проведенной аудиторской проверки учета основных средств на предприятии ООО «Элекскор» подтверждают, что не все проверенные финансово - хозяйственные операции осуществлялись во всех существенных отношениях в соответствии с нормативными актами, регулирующими бухгалтерский учет и налогообложение в Российской Федерации. Но в целом, по мнению аудитора, регистры аналитического и синтетического учета основных средств, бухгалтерская отчетность ООО «Элекскор» подготовлены таким образом, чтобы обеспечить во всех существенных аспектах отражение информации об основных средствах по состоянию на 1.01.2008 г.
Как автор дипломного проекта, считаю также, что для своевременного контроля за состоянием бухгалтерского учета вообще, и основных средств, в частности, анализируемому предприятию следует организовать службу внутреннего аудита.
3.2 Организация системы внутреннего аудита
Система внутреннего аудита - это процесс определения качества и корректирования выполняемой подчиненными работы, чтобы обеспечить выполнение задач, стоящих перед предприятием. Его цель - выявить слабые места и ошибочные решения, своевременно исправить их и не допустить повторения. Контроль позволяет определить эффективность работы и принять необходимые меры для обеспечения выполнения задания. Необходимо четко знать, кто на предприятии несет персональную ответственность за отклонение от заданий и принятие корректирующих мер.
Чтобы знать, кто отвечает за сохранность основных средств, их хранение, отпуск, учет и инвентаризацию, оформление первичных документов, отклонение от заданий и корректирующие действия, должна быть полная ясность относительно распределения ответственности в рамках всей организации.
Для решения этих вопросов на предприятии наряду с различными структурными подразделениями функционируют контрольные подразделения или отдельные должностные лица, ревизионные комиссии или аудитор. В тех случаях, когда структурное подразделение и (или) должностное лицо есть, то их нормы поведения, ответственность и права не обозначены и не определены методы и способы контроля, действенности от работы этих подразделений не будет. Организация внутрипроизводственного контроля на предприятиях государством не контролируется и не регулируется, и за внутренний аудит отвечает само предприятие. Между тем от своевременного и качественного внутреннего аудита зависит не только сохранность основных средств, но и кредитоспособность предприятия.
С нашей точки зрения, внутренний аудит можно определить как внутреннюю контрольную функцию управления, осуществляемую специализированными сотрудниками организации для решения задач, связанных с учетом, отчетностью, контролем и другими функциями управления; внутренний аудит способствует администрации в контроле за деятельностью организации и в достижении общих целей организации.
Для успешного функционирования всех видов деятельности фирмы, увеличения производства продукции и снижения ее себестоимости, совершенствования хозяйственного механизма и механизма управления всеми звеньями деятельности требуются повседневный внутрихозяйственный контроль и экспертиза отдельных процессов. Для проверок, экспертиз, анализа хозяйственной деятельности предприятия необходимы квалифицированные специалисты, объединенные в специальную службу внутреннего аудита.
К институтам внутреннего аудита относятся назначаемые собственниками экономического субъекта ревизоры, ревизионные комиссии, внутренние аудиторы или группы внутренних аудиторов.
В практической работе служба внутреннего аудита руководствуются законами Российской Федерации, Указами Президента, постановлениями Правительства РФ, инструкциями, приказами министерств и ведомств, учредительными документами и распоряжениями, Положениями о структурном подразделении, должностными инструкциями и контрактами заключенными между аудитором и представителем предприятия.
Основными функциями внутреннего аудита являются:
проверка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, их мониторинг и разработка рекомендаций по улучшению этих систем;
проверка бухгалтерской и оперативной информации, включая экспертизу средств и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации такой информации и составления на ее основе отчетности, а также специальное изучение отдельных статей отчетности, включая детальные проверки операций, остатков по бухгалтерским счетам;
проверка соблюдения законов и других нормативных актов, а также требований учетной политики, инструкций, решений и указаний руководства и собственников;
специальные расследования отдельных случаев, например подозрений в злоупотреблениях;
разработка и представление предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления.
Задачи внутреннего аудита определяются руководством исходя из потребностей управления как подразделения предприятия, так и предприятия в целом:
контроль за состоянием активов, в т.ч. и основных средств, и недопущение убытков;
подтверждение выполнения внутрисистемных контрольных процедур;
анализ эффективности функционирования системы внутреннего контроля и обработки информации;
оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой.
Службы внутреннего аудита в ООО «Элекскор» могут быть организована в форме отдела внутреннего аудита, состоящего из его начальника и контролера-ревизора.
Структурное подразделение внутреннего аудита будет осуществлять контроль за финансово-хозяйственной деятельностью ООО «Элекскор» в целом или его органов управления. Его работа будет строиться на основе принципов коллегиальности, компетентности, самостоятельности и ответственности.
Если обобщить накопленный опыт работы отделов внутреннего аудита как зарубежных предприятий, так и предприятий России, то необходимо выделить следующие отдельные виды деятельности:
ревизионная работа;
проверка и оценка системы внутреннего контроля;
операционный аудит;
проверка и оценка деятельности предприятия в целом.
В процессе внутреннего аудита ООО «Элекскор» должны проводятся как плановые, так и внеплановые проверки. Плановые проверки будут организовываться начальником отдела внутреннего аудита согласно плану, утвержденному Генеральным директором предприятия. Внеплановые аудиторские проверки должны будут проводиться при смене высшего руководства и (или) главного бухгалтера предприятия и отдела внутреннего аудита, при поступлении сигнала о противоправных действиях и нарушениях правил осуществления хозяйственных операций отдельными подразделениями или работниками предприятия.
Отдел внутреннего аудита ООО «Элекскор» будет отвечать за проведение обзора системы внутреннего контроля и определяет, в какой форме соблюдается внутренний контроль. Внутренний аудит также обеспечивает, чтобы все разработанные процедуры для обработки операций содержали элементы внутреннего контроля.
Таким образом, обязанности внутреннего аудитора ООО «Элекскор» сводятся к следующему:
обзор состояния и оценка надежности, адекватности и применения бухгалтерского, финансового и других видов операционного контроля и способствование развитию эффективного контроля, осуществляемого при умеренных затратах;
определение степени соблюдения принятой политики, планов и процедур, а также определение степени учета активов предприятия и степени их охраны от всякого рода потерь;
определение надежности управленческих данных, получаемых в системе предприятия; оценка качества исполнения обязанностей и заданий;
рекомендации организационного совершенствования.
Технология проведения внутреннего аудита основных средств представляет ряд последовательных действий из восьми фаз:
Первая фаза - выбор объекта для проверки и воздействия - включает в себя проведение консультаций руководителя подразделения или специалиста внутреннего контроля с руководством предприятия, в ходе которых определяется круг наиболее значимых для экономики предприятия вопросов и преломление их решения на сферы деятельности отдельных подразделений, исходя из действующей структуры предприятия на данный момент с последующим планированием конкретных объектов, сроков и методов воздействия.
Вторая фаза подготовка и утверждение плана проведения внутреннего аудита предприятия на конкретный период.
Третья фаза подготовка нормативной базы, программы и документов, подтверждающих полномочия аудиторов, применительно к выбранному объекту по утвержденному плану.
Четвертая фаза предъявление полномочий и проведение обследования объекта внутреннего контроля.
Пятая фаза наблюдение, сбор, анализ, обработка и документирование информации с выбором и применением конкретных метолов и приемов.
Шестая фаза - оценка состояния проверяемого объекта и формулирование выводов, характеризующих его состояние. Консультирование в ходе проверки, обсуждение материалов у руководства проверяемого объекта.
Седьмая фаза - доклад лицу, назначившему проверку. Разработка мероприятий и выработка решений, способствующих устранению выявленных нарушений и недостатков с применением соответствующих санкций к контролируемым объектам, виновным должностным и материально-ответственным лицам.
Восьмая фаза - организация последующего контроля за выполнением разработанных мероприятий и принятых решений.
Содержание перечисленных выше технологических фаз внутреннего контроля может быть детализировано с учетом вида деятельности предприятия и уровня его контроля.
Внутренние аудиторские проверки вскрывают всякую необходимость проведения коррективных мероприятий и обеспечивают их реализацию под контролем Совета и руководителя предприятия. Информация, собранная службой внутреннего аудита, может быть передана независимому внешнему аудитору, который проводит ежегодный внешний аудит хозяйственных операций.
Таким образом, задача внутреннего аудита - не столько найти имеющуюся ошибку, а объективно разобраться в ней, корректно изложить ее существо и предложить исчерпывающие меры к устранению.
Внутренний контроль на основе методов проведения проверок должен своевременно предупредить предпринимателя об имеющихся нарушениях и ошибках, ведущих к материальным потерям. Свои предложения аудитор излагает письменно, а свои выводы обосновывает с приложением соответствующих документов.
Программа внутреннего аудита операций с основными средствами должна включать в себя проверку:
обеспечения сохранности основных средств, назначение приказом руководителя материально-ответственных лиц, наличие договоров о полной индивидуальной материальной ответственности, заключенных с ними;
своевременности проведения инвентаризации основных средств течение последних двух-трех лет;
правильности классификации основных средств на производственные и непроизводственные, собственные и арендованные, находящиеся в производстве, в запасе и на консервации;
правильности отнесения объекта к основным средствам;
ведение аналитического учета основных средств;
правильности оценки и переоценки основных средств;
правильности документального оформления и учета поступления основных средств;
правильности начисления и отнесения на затраты износа основных средств;
правильности отражения в учете выбытия основных средств, налогообложение выбытия основных средств;
В конце проверки составляется общий вывод о значимости ошибок в учете основных средств и их влиянии на достоверность отчетности.
Особое внимание внутренний аудитор должен обратить на правильность оценки и переоценки основных средств; если этот участок учета запущен, то целесообразно поставить перед руководством службы внутреннего аудита вопрос о привлечении эксперта-оценщика.