Перед началом инвентаризации членам инвентаризационной комиссии передаются последние на момент проверки приходные и расходные документы, отчеты о движении материально-производственных запасов, денежных средств и документов. Председатель комиссии визирует полученные документы. Материально-ответственные лица должны дают расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы под отчет авансы для покупки имущества или доверенности на его получение.
Только после правильного документального оформления первого этапа переходят ко второму.
В инвентаризации очень важно соблюсти процедуру, так как нередко в результате инвентаризации могут быть обнаружены реальные недостачи, а это может повлечь за собой санкции для материально-ответственных лиц. Необходимо, чтобы эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, чтобы, например, весь товар находился на вверенном им складе, был оприходован и проверен, т.е. они обязаны расписаться на заглавном листе инвентарной описи №ИНВ-3 и быть ознакомлены с приказом по форме №ИНВ-22.
Перед началом инвентаризацией рекомендуется проверить наличие договоров о материальной ответственности, а также сроки их действия.
Второй этап - это собственно инвентаризация. Фактическое наличие имущества определяется путем его обязательного физического пересчета, взвешивания и перемеривания.
Все сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств фиксируются в инвентаризационных описях, оформляемых в двух экземплярах. Если были выявлены негодные или испорченные материалы, товары и готовая продукция, то они актируются.
При применении компьютерной обработки данных по учету результатов инвентаризации форма №ИНВ-3 передается членам комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1-й по 9-ю. В инвентаризационной описи члены комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.
Если выявляются материальные ценности, которые не были оприходованы в бухгалтерском учете, то комиссия отражает их в инвентаризационной описи.
В описях нельзя оставлять пустые строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены комиссии, а также материально-ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
На следующем этапе сопоставляются фактические данные с данными бухгалтерского учета, определяются причины выявленных расхождений, сверяется движение ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации. Сличительные ведомости применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.
На ценности, не принадлежащие организации, но находящиеся на ответственном хранении (арендованные, полученные для переработки), оформляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально-ответственному лицу.
При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов графы 3, 8, 10 не заполняются.
Результаты инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности фиксируются в формах №№ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, в которых показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей объедены.
Заключительный этап - это оформление результатов проведенной проверки. Документы по учету результатов инвентаризации составляются с обязательным участием членов комиссий и материально-ответственных лиц.
На данной стадии бухгалтерский учет приводится в соответствие с результатами проведенной инвентаризации. Лица, признанные виновными в некорректном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально-ответственные лица привлекаются к материальной ответственности в соответствии с договором о материальной ответственности.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Алгоритм проведения ревизии в значительной мере зависит от вида инвентаризируемого имущества и обязательств.
1.3 Инвентаризация основных средств
Прежде, чем начать проверять основные средства следует проверить:
- инвентарные карточки, инвентарные книги, описи и другие регистры аналитического учета;
- техпаспорта и другую документацию;
- документы, подтверждающие сдачу или приемку объектов в аренду или на ответственное хранение. Если документов нет - следует их запросить или оформить [53].
Каждое основное средство осматривается и в описи указывается полное наименование, направление использования, присвоенные инвентарные номера, технические или эксплуатационные показатели.
На недвижимость должны быть документы на регистрацию права собственности. Право собственности на объекты природных ресурсов также должны подтверждаться документально.
Вскрытые ошибки в бухгалтерских регистрах по проверяемым объектам основным средствам в обязательном порядке указываются в инвентаризационной описи. Кроме того в описи отражаются данные по основным средствам, не оприходованным в бухгалтерском учете.
Инвентаризации подлежат не только собственные объекты основных фондов, но полученные по договорам аренды или ответственного хранения, а также не принятые к учету по каким-либо причинам.
По этим основным средствам необходимо внести следующие сведения:
- по зданиям - адрес, назначение, материалы постройки, объем и площадь, этажность и дату постройки;
- по мостам - местонахождение, примененные материалы и размеры;
- по дорогам - тип, протяженность, материалы покрытия, и ширина дорожного полотна.
Амортизация рассчитывается по фактическому техническому состоянию объектов с документированием этих данных.
Объекты указываются в описи по названиям согласно прямому назначению использования. В случае, если основное средство было восстановлено, реконструировано, расширено или переоборудовано и поэтому поменялось назначение его использования, то оно регистрируется в описи под новым названием.
Инвентаризационная комиссия может установить, что капитальные работы (строительство новых этажей или новых помещений) или частичная ликвидация строений (слом некоторых строительных конструкций) не отражены в бухгалтерском учете. В этом случае следует рассчитать сумму изменения балансовой стоимости основного средства и указать ее в инвентаризационной.
В ходе инвентаризации могут быть выявлены основные средства, не пригодные для дальнейшего использования и не подлежащие восстановлению. На эти объекты комиссия должна оформить отдельную опись, в которой отражаются время ввода объекта в эксплуатацию и причины невозможности его дальнейшей эксплуатации (порчу, полный физический износ и т.д.). В отдельной описи также регистрируются основные средства, не принадлежащие организации (на ответственном хранении или арендованные).
Объекты, которые арендодатель передает в аренду арендатору, продолжает оставаться собственностью арендодателя и весь срок действия договора аренды оно числится на балансе арендодателя. Комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.
В бухгалтерском учете основные фонды, которые были обнаружены во время проведения ревизии, приходуются по текущей рыночной стоимости и учитываются по дебету счета 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» [13].
Для целей налогообложения прибыли стоимость основных средств, обнаруженных в период инвентаризации, отражается в составе внереализационных доходов [3]. Они учитываются по рыночным ценам и в дальнейшем амортизируются.
По выявленным излишкам объектов основных средств в бухгалтерском учете делается следующая бухгалтерская запись:
- Дебет 01 Кредит 91-1 - принято к учету основное средство.
Недостаче основных средств при отсутствии виновного лица отражается следующим образом:
- Дебет 02 Кредит 01 - списана амортизация по недостающим основным средствам;
- Дебет 94 Кредит 01 - списана остаточная стоимость основных средств;
- Дебет 91-2 Кредит 94 - учтена в составе прочих расходов недостача основных средств.
Если доказана вина конкретных работников, то записи будут такие:
- Дебет 73 Кредит 94 - списана недостача за счет виновных лиц;
- Дебет 50 Кредит 73 - виновным лицом погашена сумма недостачи.
1.4 Инвентаризация денежных средств
Ревизия кассы организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций [30].
Проверка полноты и своевременности оприходования наличных денежных средств, полученных с расчетных счетов в кредитных организациях, должна проводиться методом взаимного контроля. Суть метода в сопоставлении данных ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетные счета». Эти суммы должны быть равны. Следует также сверить записи в Главной книге по счету 50 и в оборотной ведомости. Если выявлены расхождения данных, то следует их проверить по всем имеющимся документам (приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков), а в случае необходимости запросить данные непосредственно в обслуживающем банке.
Суммы оприходованных в кассе денежных средств, полученных из банка, необходимо сверить не только по корешкам чеков, но и по выпискам банка. Если в ходе проверки будут выявлены на документах следы подчисток и исправлений, а также расхождения сумм остатков, то необходимо затребовать в банке выписку с расчетного счета и по ней сверить бухгалтерские записи.
Суммы списания наличных денег проверяются по первичным документам, приложенным к отчетам кассира. Особое внимание следует обращать на оформление кассовых документов: наличие расписки получателей, погашение штампом «Оплачено» с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений.
Инвентаризация кассы также включает в себя следующие обязательные процедуры:
- проверка расчета лимита кассы и факта его установления;
- проверка соответствия дат в расходных кассовых ордерах и дат фактической выдачи денежных средств из кассы;
- проверка корректности отражения кассовых операций по счетам бухгалтерского учета;
- проверка своевременности депонирования невыплаченной заработной платы;
- проверка наличия заключенного договора с работником, выполняющим обязанности кассира, о полной материальной ответственности.
В кассе пересчитываются все наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие).
Ревизия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности должна проводиться:
- по видам бланков (акции именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом нумерации бланков;
- по всем местам хранения;
- по всем материально ответственным лицам.
Проверка денежных средств в пути - это сверка сумм денежных средств по данным бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.
1.5 Инвентаризация расчетов и обязательств
Суть инвентаризации расчетов с контрагентами (кредитными организациями; бюджетом и внебюджетными фондами; покупателями и заказчиками; поставщиками и подрядчиками; сотрудниками по подотчетным средствам, заработной плате и депонентам; другими дебиторами и кредиторами) - это проверка обоснованности сумм по данным бухгалтерского учета.
Инвентаризация обязательств - это один из главных аспектов контрольной функции системы бухгалтерского учета. Контроль за состоянием расчетов содействует повышению персональной ответственности за соблюдением платежной дисциплины, снижению дебиторской и кредиторской задолженности, совершенствованию взаиморасчетов по договорам и своевременности поставок по ним. Сверка расчетов с контрагентами способствует уточнению сроков платежей, ликвидирует необходимость уплаты пеней, неустоек, штрафов.