Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
Картывнутреннегофинансовогоконтроляирегистра(журнала) внутреннего финансового контроля. В рамках полномочий, предоставленных указанным постановлением Правительства Российской Федерации в части организации внутреннего финансового контроля издан приказ МВД России от 17 сентября 2014 г. № 793 «О мерах по организации внутреннего финансового контроля в системе МВД России».
Исходя из требований перечисленных законодательных и нормативных правовых актов, внутренний финансовый контроль осуществляется на основе карты внутреннего финансового контроля и регистра (журнала) внутреннего финансового контроля.
Карта составляется каждым территориальным органом МВД России, казенным учреждением, находящимся в ведении МВД России, или его обособленным подразделением, осуществляющим внутренние бюджетные процедуры.
Внутренние бюджетные процедуры представляют собой комплекс операций по составлению бюджетной сметы и прогноза доходов, распределению лимитов бюджетных обязательств и бюджетных ассигнований, принятию и исполнению бюджетных и денежных обязательств, администрированию доходов бюджетов Российской Федерации, а также отражению в бюджетном учете информации о состоянии финансовых, нефинансовых активов и обязательств, операциях, их изменяющих, составлению форм бюджетной отчетности и пояснительной записки к ней.
Карта составляется финансовым подразделением совместно со структурными подразделениями, формирующими документацию или совершающими юридически значимые действия, являющиеся основанием для поступления или расходования бюджетных средств (подразделения по охране общественного порядка, обеспечению безопасности дорожного движения, кадры, тыл и др.), и утверждается руководителем территориального органа или казенного учреждения.
Для формирования карты рекомендовано создать рабочие группы из числа сотрудников, практически выполняющих операции или на постоянной основе осуществляющих контроль за их выполнением.
96
Работу по формированию карты следует начать с составления перечня бюджетных операций по выполнению внутренних бюджетных процедур, перечисленных в Приложении 1 к приказу МВД России от 17 сентября 2014 г. № 793.
Операции целесообразно сгруппировать по направлениям деятельности, например: «расчеты с личным составом по денежному довольствию, заработной плате, пособиям и компенсациям», «исполнение судебных решений», «расчеты с подотчетными лицами», «санкционирование расходов федерального бюджета».
С помощью такой группировки можно одну бюджетную процедуру разделить на составляющие ее компоненты, что позволит сделать карту более простой для восприятия. Все наименования бюджетных процедур и направлений необходимо указать в карте.
После составления перечня операций для каждой из них необходимо указать периодичность (или) срок выполнения, установленный нормативными правовыми актами, закрепить ответственное за ее выполнение лицо и указать должностных лиц, осуществляющих контроль. После этого нужно установить периодичность и срок контрольных действий относительно даты совершения операции. В случае затруднения с определением конкретных сроков можно указать момент совершения контрольного действия, например: «при подписании» или «не позднее даты представления в ФЭД МВД России».
Каждой операции необходимо присвоить идентификационный номер, который не должен дублироваться во всей карте. Например, все операции можно пронумеровать сквозным способом: «1, 2, 3, 4, …, 1044, 1045», а можно с разделением по направлениям: «1.1., 1.2., …, 2.1.,2.2., …, 11.5., 11.6.» или по направлениям и бюджетным процедурам: «1.1.1, 1.1.2, 1.1.3., …, 4.1.1, 4.1.2., …, 12.3.1, 12.3.2.».
Следует учитывать, что ответственным за выполнение операции может быть указано только одно лицо, а лиц, осуществляющих контроль, может быть несколько. Если однотипную операцию выполняют несколько лиц, по каждому из них вводится отдельная строка карты, дублирующая наименование выполняемой однотипной операции.
Указанные требования необходимы для четкой идентификации как операции, так и лица, отвечающего за ее выполнение, в случае регистрации факта нарушения одной из операций в регистре (журнале) внутреннего финансового контроля.
Кроме того, при указании способов и методов контроля следует учитывать, что контроль по уровню подчиненности применяется в тех случаях, когда лицо, ответственное за выполнение операции,
97
находится в подчинении контролирующего лица, и такой метод контроля предусматривает только один способ – сплошной.
Контроль по подведомственности применяется, когда лицо, ответственное за выполнение операции, прямо не подчинено контролирующему, например, в тех случаях, когда сотрудник кадрового подразделения отвечает за представление в финансовое подразделение приказа по личному составу, необходимого для установления одного из параметров денежного довольствия, а контроль за своевременностью представления осуществляется сотрудником финан- сово-экономического подразделения. Такой метод контроля предусматривает сплошной и выборочный способ.
Самоконтроль применяется только сплошным способом и только в тех случаях, когда исполнитель может контролировать свою работу, получая информацию из различных источников, например, в тех случаях, когда сотрудник бухгалтерии, ведущий учет операций на лицевом счете, открытом в территориальном органе Федерального казначейства, ежедневно ведет учет осуществляемых операций, выводит остаток по счету на конец дня, а затем при получении выписки из лицевого счета имеет возможность сверить данные своего учета с информацией, полученной из территориальных органов Федерального казначейства.
В перечень включается весь спектр операций, необходимых для осуществления бюджетных процедур и являющихся основанием (источником информации) для их выполнения, вне зависимости от структурного подразделения территориального органа или казенного учреждения, ответственного за их выполнение.
Например, для расчета денежного довольствия необходимо представление приказов, устанавливающих его параметры (оклад, звание, выслугу и др.), для начисления дебиторской задолженности по администрируемым доходам необходима информация от соответствующих структурных подразделений о суммах наложенных штрафов, оказанных государственных услугах, для списания ГСМ – путевые листы.
По таким операциям ответственными должностными лицами являются сотрудники (руководители) соответствующих структурных подразделений территориального органа или казенного учреждения (кадры, тыл, подразделения по охране общественного порядка, обеспечению безопасности дорожного движения и др.).
Вместе с тем не следует указывать в качестве лица, ответственного за выполнение операции, заявителя или представившего рапорт сотрудника, например, в случаях обращения заявителя о возвращении ему излишне уплаченного платежа или сотрудника
98
с рапортом об оказании ему материальной помощи. По таким операциям ответственным должно являться должностное лицо финансового (пенсионного) подразделения, в обязанности которого входит прием заявлений и рапортов.
По операциям, связанным с представлением структурными подразделениями территориального органа или казенного учреждения в финансовое подразделение документации, необходимой для осуществления внутренних бюджетных процедур, в случаях, когда сотрудники финансового подразделения не принимают участия в составлении представляемого документа, в наименовании операции необходимо указывать «Представление в ЦФО (бухгалтерию)…», а если при подготовке документ согласовывается с финансовым подразделением, то указывается «Составление и представление в ЦФО (бухгалтерию)…». При этом должностное лицо ЦФО или бухгалтерии, визирующее документ, должно быть отражено в числе лиц, осуществляющих контроль за выполнением данной операции.
При составлении карты необходимо соблюдать логическую последовательность совершаемых операций. Это необходимо для того, чтобы был понятен источник информации, используемой для совершения каждой последующей операции. Например, такой операции, как «Составление и представление в ФЭД МВД России сводной ф. 0503130 ”Баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета”», должны предшествовать операции «Представление в УМВД России по Н-ской области ф. 0503130 ”Баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета”», выполняемые каждым получателем, подведомственным УМВД России по Н-ской области.
После того как карта составлена, ее подписывают все руководители структурных подразделений, в штат которых входят указанные в карте сотрудники, затем ее утверждает руководитель территориального органа или казенного учреждения.
Направлять карту в вышестоящее подразделение или формировать карту для подведомственных подразделений не требуется. Каждый территориальный орган или казенное учреждение формирует и утверждает карту самостоятельно.
Утвердив карту внутреннего финансового контроля, необходимо сформировать регистр (журнал) внутреннего финансового контроля.
99
Регистр представляет собой журнал, где регистрируются сведения
овыявленных недостатках и (или) нарушениях при исполнении внутренних бюджетных процедур.
Журнал ведется в финансовом подразделении. Ведение журнала целесообразно поручить сотрудникам, не входящим в состав лиц, указанных в карте.
Назначить лиц, уполномоченных на ведение журнала, а также на принятие решения о регистрации в нем информации о нарушении следует локальным нормативным актом или распоряжением территориального органа или казенного учреждения.
Механизм работы журнала основан на том, что лица, осуществляющие контроль за совершением операций в соответствии с картой внутреннего финансового контроля, при выявлении недостатков и (или) нарушений при исполнении контролируемых ими операций составляют справку о выявленных нарушениях и докладывают ее руководителю финансово-экономического подразделения (или иному установленному локальным нормативным актом лицу), который принимает решение
оее регистрации и накладывает соответствующую резолюцию.
После этого справка подлежит регистрации уполномоченным лицом в журнале внутреннего финансового контроля. Проверенные и принятые к учету справки систематизируются в хронологическом порядке.
На основании сведений, содержащихся в журнале, ежеквартально составляется отчет о результатах внутреннего финансового контроля, который докладывается руководителю территориального органа или казенного учреждения для принятия мер, перечисленных в пункте 25 Правил осуществления внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17 марта 2014 г. № 193.
100