Материал: 1914

Примечания.

1.Журнал регистрации выполняют на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 с вертикальным или горизонтальным расположением листа.

2.Размеры граф устанавливает разработчик документа.

Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа в бумажной форме с него выполняют архивную копию, на которой ставят штамп «Архивный экземпляр». Ниже штампа указывают

Вархивные копии изменения не вносятИи абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске).Д

Вслучае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документовАв электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и на отдельных электронных носителях, архивную копиюбне выполняют. Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву «К», цифруиили др.).С

Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например копия, оригинал и т.д., то этот документ хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп «Взамен подлинника». Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов уложенными по возрастанию обозначений.

Восстановление подлинников. Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.

91

Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:

−размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;

−порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивкиИи листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(ПодписьД)» и «(Дата)».

Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответст-

венным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинникиА. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

«Восстановленис подл нника. Верно: (подп сь, фам лия и дата)». «ВосстановленСс коп .

Верно: (подп сь, фам лия и дата)».

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.

Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник № …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: «Заменен восстановленным подлинником №...» с указанием порядкового номера

92

восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

Учет и хранение копий документов. В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах. Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома − отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации. В каждую папку (том, альбом), а также в каждую единицу учета электронного документа включают «Содержание», которое выполняют в соответствии с ГОСТ Р 21.1101, с перечислением находящиеся документов в последовательности их расположения.

Архивные копии отражают содержание документации на момент

подписания (утверждения), передачи для строительства, сдачи объекта в эксплуатацию, восстановления. Наличие архивных копий отражают в карточках учета по форме 1 (см. рис. 9, 10). Складывание копий документов в бумажной форме на формат А4 производят в соответствии с ГОСТ 2.501.

Рис. 9. Форма 1 - Карточка учета документации (лицевая сторона)

93

Рис. 10. Форма 1а - Карточка учетаИ(оборотная сторона)

Копии документов в бумажнойДформе, сдаваемые на хранение,

должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа. На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

Рабочие копии документовбАпредназначены для обслуживания производственных подразделенийи . Число рабочих учтенных копий и места их хранения (выдачи-пр емки) устанавливает организация. При приемке копий документовСв бумажной форме проверяют наличие всех листов

и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.).

Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий документов) в бумажной форме ставят штамп в соответствии с рис. 11 с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации. Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа. На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа. Копии докумен-

94

тов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 2 (см. рис. 11) [11].

−в графе 3 − обозначение подлинника документа по основной надписи и имя файла подлинника электронного документа по ведомости проектных электронных документов;

−в графе 4 − наименование подлинника документа;

−в графе 5 − количество листов;

−в графе 6 − отметку об аннулировании, замене подлинника документа, внесении изменений в листы и о восстановлении подлинника документа;

−в графе 7 − шифр предприятия (комплекса), здания или соору-

жения;

−в графе 8 − наименование здания (сооружения) и место строительства;

95