Материал: 1914

или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями); − документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычис-

лительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;

− преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);

− документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

− документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;

− взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.

Порядок оформления электронных документов электронноцифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает

ции следует учитывать требованияДновых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства

многократногоСснятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТР 21.1101 и ГОСТ2.004.

Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:

− комплектность документации в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), с ведомостью рабочих чертежей основного комплекта, ведомостью ссылочных и прилагаемых документов, спецификацией изделий, ведомостью электронных документов или другим документом, в котором перечислены сдаваемые на хранение подлинники;

86

−наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации;

−правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТР 21.1101;

−правильность заполнения информационно-удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей.

Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми подписями, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации.

Регистрация и учет подлинников. Все подлинники документов,

принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным или неавтоматизированным способом (вручную).

Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.

Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

За единицу учета документации, как правило, принимают:

1) для проектной документации − текстовые и графические документы, сброшюрованные в том (папку);

87

2)для рабочей документации − графические и текстовые документы, имеющие самостоятельное обозначение;

3)для иной технической документации − сброшюрованный том текстовых или графических материалов, имеющих свое наименование, шифр или обозначение.

При регистрации документов в электронной форме в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла. При регистрации документов в бумажной форме в графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника. Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего в основном сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установ-

ленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей). И

Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количестваДфайлов, из которых он состоит. В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, ин-

вентарный номер наносят на каждый лист. Инвентарный номер подлинника электронного документаАуказывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующихбреквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.

Если подл нники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, нвентарный номер присваивают каждому документу, имеющемуСсамостоятельное обозначение.

Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения.

Вэтом случае тому, альбому или папке присваивают один инвентарный (архивный) номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.

Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику. При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.

Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и ра-

88

мок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.

Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ. При автоматизированной регистрации инвентарные номера могут быть присвоены до приемки подлинника в архив.

По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 1, 1а, 2 (рис. 9, 10, 11). Карточки учета, как

правило, имеют лицевую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке, приведенном на рис. 9, 10.

На карточках учета по форме 2 (смИ. рис. 11) регистрируют подлинники типовой проектной (повторно применяемой рабочей) докумен-

На карточках учета документации по формам 1, 1а (см. рис. 9, 10) регистрируют подлинники документов на строительство зданий и со-

тации на изготовление строительныхДконструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается ис-

оружений.

пользовать форму 3 для учетаАподлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей.

Хранение подл ннбков. Подлинники проектной, рабочей и иной технической документац могут храниться в бумажной и электронной

форме. ПодлиннСики текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) − в папках. Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям ГОСТ Р 21.1101.

Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде. Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

Допускается хранить подлинники документов в сложенном на формат А4 или А3 виде (в жестких папках) в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501. На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов.

89

Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить:

−в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером чертеж располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов;

−по объектам − в порядке возрастания обозначений документов [по основным комплектам рабочих чертежей (маркам) и прилагаемым к ним документам];

−в другом установленном организацией порядке.

Подлинники документов в электронной форме хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях − по возрастанию обозначений документов в пределах объекта проектирования. Условия хранения документов на отдельных носителях

Подлинники аннулированных и замененных документов в бумаж-

ной форме хранят отдельно от действующих документов сложенными на формат А4 ли A3 в специально отведенных папках. Подлинники

дельно от применяемыхиподлинников.

Порядок выдачи подлинников. Подлинники документов выдают для внесения изменений или восстановления подлинников, пришедших внегодность.

Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений, под расписку и по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а приложения 3

ГОСТ 2.501).

Журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме 3 (табл. 6).

Выдачу подлинников для восстановления проводят по распоряжению руководителя (его заместителя) организации-держателя подлинника.

90