Материал: 1813
СибАДИ |
Таблица 2 |
||||||
|
|
|
ТОП-10 систем электронного документооборота |
|
|
||
Место |
Программа |
Цена |
Простота |
Функциональность |
Учет российского |
Техническая |
Общая |
|
/сервис |
|
освоен я |
|
законодательства |
поддержка |
оценка |
1 |
Дело |
8 |
8 |
10 |
10 |
10 |
9,2 |
2–4 |
1 :Архив |
9 |
7 |
10 |
10 |
9 |
9 |
2–4 |
CompanyMedia |
9 |
9 |
9 |
10 |
8 |
9 |
4–6 |
EMC Documentum |
– |
9 |
10 |
8 |
8 |
8,8 |
4–6 |
Логика |
9 |
10 |
9 |
10 |
6 |
8,8 |
4–6 |
ЕВФРАТ |
9 |
10 |
9 |
10 |
6 |
8,8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
DIRECTUM |
10 |
8 |
8 |
10 |
7 |
8,6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
Lotus Domino.Doc |
– |
8 |
8 |
9 |
9 |
8,5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
9 |
OPTIMA-WorkFlow |
10 |
8 |
8 |
9 |
7 |
8,4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
10 |
LanDocs |
8 |
7 |
7 |
10 |
8 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
56 |
|
|
|
Наряду с достоинствами внедрения СЭД есть и недостатки, такие как обучение сотрудников, грамотное введение информации в
электронную базу и одно из самых главных – это достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота. Но стоимость системы быстро компенсируется вышеперечисленными преимуществами.
Сналич ем конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым эконом ческ м эффектом от внедрения такого решения. Важную роль играет возможность удаленной работы в системе, быстрое внедрение продукта, сто мость установки и поддержки СЭД, применяе-
В большинстве случаях современные российские компании при выборе ЭД руководствуются общей стратегией развития, целями,
мые меры обеспечен я езопасности, которые должны иметь функции настройки доступа к информации и документам в соответствии с
возможностьбезопасностивза модействовать с другими существующими системами, простой понятный интерфейс.
полит кой |
организации [10]. Простота и удобство СЭД |
в |
– это автоматическое заполнение типовых форм, |
использован |
|
ФункциональныеАосо енности облачной СЭД:
хранение и систематизация любых документов по видам или направлениям – данные с лю ого носителя переносятся в систему и можно начинать работу. Важная деталь – возможность работы с программами, не установленными на компьютере или другом задействованном устройстве. Это значительно облегчает сотрудникам работу с
мобильными устройствами;
|
регулирование прав доступа – руководитель может легко ог- |
поправках к документам всегда доступна; Информация |
|
раничивать или расширять права доступа того или иного сотрудника; |
|
|
предусмотрено созданиеДшаблонов – это сокращает время на |
выполнение поставленной задачи, облегчает работу с документами;функция согласования и утверждения документов – руково-
дитель вправе определить круг сотрудников, которые получат документ на утверждение или согласование. о движении и
полнотекстовый и параметрический поиски – первый позволяет находить нужные документы по вложенным файлам, второй – отбор по параметрам.
57
Разработчики решений электронного документооборота и управления документами реализуют соответствующие проекты «облачного» характера. На рынке «облачных» СЭД предлагаются различные решения на бесплатной основе, и хотя многие из них имеют ограниченный функционал в аспекте управления документами, такие системы являются востребованными среди представителей малого бизнеса.
Облачные серв сы, предоставляемые на бесплатной основе по-
зволяют: |
|
|
обеспеч ть м нимальные стартовые затраты по созданию |
полноценной ИТнфраструктуры; |
|
С |
|
|
не нести затраты на содержание дорогого оборудования; |
|
эконом ть на времени и средствах при обновлении про- |
граммных продуктов; |
|
|
ть компьютерные ресурсы в соответствии с потреб- |
|
, то есть когда нужно и в каких объемах. |
ностями |
|
Предлагаемые о лачные решения в сфере СЭД достаточно разнообразны. Сегодня практически все разработчики предлагают по-
добные сервисы. На рынке присутствуют облачные СЭД как на плат- |
|
потребля |
|
А |
|
ной, так и на бесплатной основе. |
|
Одной из бесплатных облачных |
является Pyrus. |
тронный документооборот. СЭД Pyrus – система командной работы, поэтому при регистрации
Pyrus (Пайрус) – это простой в использовании, но мощный по инструментарию веб-сервис для эффективного управления всей организацией. Его интерфейс позволяет быстро ставить задачи коллегам,
вести мониторинг их выполнения, запускать бизнес-процессы и элек- И
лучше указать свой служебный адрес электронной почты и сразу при-
гласить нескольких коллег. Можно ставить задачи себе и другим людям. Если коллега (партнер) не отображается в списке, его следует пригласить. Pyrus отправит ему приглашение по электронной почте.
Задание 9
Работа в облачной СЭД Pyrus
Действия в СЭД Pyrus выполняется малыми группами по 2 человека. 1. Зарегистрируйтесь на сайте pyrus.com
58
2. Добавьте контакты. Приглашенный контакт по указанной электронной почте получит приглашение со ссылкой, по которой следует выполнить активацию.
3. |
После входа в систему, ознакомьтесь с интерфейсом. |
4. |
Разделитесь на пары: руководитель – исполнитель. Назначь- |
С |
|
те роли участникам (рис. 10). |
|
и |
|
|
Рис. 10. Интерфейс СЭД Pyrus |
|
Д |
5. СоздайтебАновую задачу, заполните необходимые поля, выполните рассылку документов.
Руководитель – ознакомление с политикой информационной безопасности.
Поля: Ответственный, Срок, На контроле.
В текстовом редакторе создайте распоряжениеИБоб ознакомлении сотрудников организации с политикой .
К распоряжению прикрепите файл документа.
Для создания документа «Политика информационной безопасности» используйте образец из банка шаблонов типовых документов по информационной безопасности по адресу http://securitypolicy.ru/шаблоны
Исполнитель – ознакомление с политикой ИБ. Поля: Ответственный, Срок, Согласования.
В текстовом редакторе создайте подписной лист для ознакомления с политикой ИБ (прил. 5), файл которой будет прикреплен к задаче.
59
6.Перейдите в папку Последние, ознакомьтесь с задачами, выполните необходимые действия.
Руководитель – создайте комментарий, выполните утвержде-
ние. |
|
С |
|
Исполнитель – создайте комментарий, установите статус «Вы- |
|
полнена». |
|
7. оздайте |
выполните новую задачу. |
безопасности |
|
Руковод тель – распоряжение о внутреннем аудите информа- |
|
ц онной |
. |
Поля: Ответственный, Срок, На контроле. |
|
В текстовом редакторе создайте документ (прил. 2), в котором |
|
бА |
|
назначаются ответственные и сроки проведения аудита ИБ, |
|
файл которой |
удет прикреплен к задаче. |
Исполн тель – задача по согласованию служебной записки. Поля: Ответственный, Срок, Согласования.
В текстовом редакторе создайте служебную записку о проведении классификации ИС организации (прил. 3), файл которой
будет прикреплен к задаче. |
|
|
Кроме этого, |
к задаче прикрепите |
акт классификации ИС |
(прил. 4), созданный по шаблону из банка типовых документов |
||
по |
информационной |
безопасности |
(http://securitypolicy.ru/шаблоны), добавьте необходимые эле- |
||
менты: |
|
|
Пользовательские: Заголовок, Текст, ата, Телефон, Контакт, |
||
|
|
И |
Эл.почта. Д Системные: Автор, Дата создания, Ответственный, Утвердивший, Дата утверждения.
8. Для документов настройте маршрут согласования.
9. Разошлите документ.
10.Создайте объявление, назначьте срок активности. Руководитель – о проведении совещания по результатам внутреннего аудита ИС по требованиям ИБ.
Исполнитель – о проверке рабочих мест по выполнению требований ИБ.
60