Материал: 1813

11.Как е р ски о лачных СЭД связаны с информационной безопасностью?

12.Каковы функциональные возможности облачной системы электронного документоо орота?

13.В чем заключаются преимущества бесплатных облачных сервисов?

14.Какие возможности по организации документооборота предоставляет сервис Google Docs?

15.Где в Google Docs хранятся документы пользователей?бА

Д И

46

5. КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Использование СЭД позволяет значительно повысить производительность труда персонала, эффективность организационно-

Сраспорядительного документооборота и бизнес-процессов в целом.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки нформации и хранящийся в виде файла того или ино-

нымиго формата на маш нном носителе. В последнее время системы электронного документооборота (СЭД) все больше становятся актуаль-

, наб рают о ороты и получают заинтересованность среди мно-

жества росс йск х компаний.

продуктов разл чных разра отчиков, внедрение которых позволит упрост ть доступ к данным, создать централизованное и систематизированное хранен е документов в электронном архиве, сократить время доступа к нформации, повысить безопасность данных, улучшить целостность и сохранность документов и информации в целом, упростить процесс поиска документов и значительно снизить время их согласования.

На сегодняшнбАй момент представлено множество решений и

Наиболее востре ованными функциями СЭД являются [29]:

томатический контроль сроков исполненияД.

1. Хранение и поиск документов.

2. Поддержка делопроизводства.

3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: состав-

ление маршрутов документов, поддержка действий во время маршру-

тов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, ав- И

4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о теку-

щей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.

5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутен-

тификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

47

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.

точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы

[26].

системойтак в ртуальным, в зависимости от поставщика системы и приме-

ервер предназначен для выполнения необходимых операций с

няемых технолог й ра оты. Также на сервере может размещаться база данных с стемы документоо орота.

Программноебо еспечение реализует необходимый набор действий по управлениюАдминистраторскаядокументацией и является основой системы электронного документоо орота. Программное обеспечение системы

Рабоч е станц о еспечивают взаимодействие пользователей с документоо орота. Каждая рабочая станция обладает своим

набором функц й по управлению документацией и данными.

электронного документоо орота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки

информации и данных в виде, доступном для конечных пользовате-

Дополнительное оборудованиеДнеобходимо для реализации раз-

личных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.

На практике для обмена электронными документами можно использовать два способа [5]:

1. Обмен напрямую – при наличии официально зарегистрированной электронной подписи пересылка информации происходит с

48

помощью обычной электронной почты; при отсутствии заверенной ЭЦП следует заключить предварительное соглашение с партнером с полным описанием условий и порядка обмена.

2. Обмен через оператора – при передаче особо важных документов пользуются услугами операторов, имеющих наилучшие технические и правовые возможности для обеспечения конфиденциальности обмена; наличие предварительно зарегистрированной электронной подп си в этом случае обязательно.

ется распределение информацииДи документов по пользователям. Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.

Модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает распределение информации и докумен-

тов по заданным правилам.

Модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки

Модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечива- И

документов. Для создания маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.

Модуль системной интеграции. Как правило, системы элек-

тронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления (например CRM-, ERP-, OLAP-системами). Модуль системной интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.

49

Модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

СНа рис. 9 показана функциональная архитектура СЭД на примере «1 : Документооборот» [25].

и бА Д Рис. 9. Функциональная архитектура системы «1ИС: окументооборот»

Виды систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологий, степени интеграции и области применения.

В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:

Клиент-серверные системы. В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность.

50