Материал: 1813

организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами, иными хозяйствующими субъектами), с другой, – с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие меж-

ду ее исполнительными органами, структурными подразделениями, Сотдельными работниками (рис. 1) [12].

и

ТакойбАвид документооборота характерен для любой организации вследствие того, что процессы управления в современных организациях методологически одинаковы, типичны. Подобный документооборот также называют общим, тем самым выделяя его из более

Рис. 1. О щая схема документооборота организации

коммуникативная – обеспечение информационного внутреннего и внешнего взаимодействия;

директивная – обеспечение прямого управления путем постановки задачи контроля их исполнения.

Общий документооборот характерен для всех современных организаций. Происходит это, прежде всего, вследствие единообразия и унифицированности применяемой в них модели управления. Сам же общий документооборот может быть разделен на несколько видов

6

документоориентированных процедур, именуемых внешним, внутренним и обеспечивающим документооборотом (рис. 2) [12].

ОбеспечивающиеР . 2. Структура о щего документооборота организации

объединения документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (индексооборазующим классификатором) и управление нормативносправочной информацией.

Апроцедуры – это, прежде всего, процедуры

Частные виды документооборотаД

Кроме общего документооборота, который присущ всем организациям вне зависимости от вида деятельности, размеров и форм соб-

архивное дело (совокупность процедурИархивного документооборота);

кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

бухгалтерский документооборот;

секретное и конфиденциальное делопроизводство;

технический и технологический документооборот;

документооборот системы менеджмента качества.ственности, существует еще большая группа систем документооборо-

7

Назначение, основные свойства и функции СЭД

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой комплекс программ для контролируемого создания и управления документами на предприятии (в организации) в соответствии с правилами обработки документов, обусловленными бизнеспроцессами.

ЭД предназначена для следующих целей [1]:

нтеграц – повышения информированности руководства и специал стов за счет увеличения объемов информационного хране-

повышенияуменьшен я стоимости документационного обеспечения

управлен ябАпредпр ят ем за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

уменьшен я стоимости и сокращения времени поиска бу-

мажных ор г налов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

интеграции информационных процессов в рамках коопера-

ции предприятий;

создание качественно новой информационной базы для по-

следующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода ор- ганизационно-распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

8

Объектом автоматизации являются процессы:создание документов;

подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно-распорядительных, отчётностатистических, учётных, плановых, информационно-справочных и других управленческих документов;

работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

домственногомодействиявза и взаимодействия с населением.

В современной организации системы электронного документо-

государственных учреждениях на технологий электронного до-

кументооборота решаются задачи внутреннего управления, межве-

С стема электронного документооборота – организационнотехническая с стема, о еспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютер-

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классическогоСЭДделопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектнойИдокументацией, документами по кадровой деятельности и др.). также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами [30].

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор.

9

Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные требования к системе электронного документооборо-

та [26]:

1. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпорат вная вычислительная сеть, в которую включаются

ять функц ональные характеристики системы.

2. СЭД должна о еспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от

документооборота 3. Система должнаАстроиться на основе открытых технологий,

обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна ыть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратныхДплатформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (ёмкие).

4. Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавание документов на русском и основных европейских языках, а также полнотекстовую индексацию текстовогоИдокумента. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

10