Материал: 1813

соответствие требованиям стандартов на формы и системы

документации;

С

распределённость;

масштабируемость;

модульность;

открытость;

и

перенос мость на другие аппаратные платформы.

Основные пр нц пы электронного документооборота [29]:

1.

Однократная регистрация документа, позволяющая одно-

значно

дент ф ц ровать документ.

Основными функциями

И

системы электронного документообо-

рота являются [30]:

Таблица 1

ССопоставлен е принципов традиционного бумажного

электронного документооборота

Пр нц пы трад ц онного

Принципы электронного

бумажного документоо орота

документооборота

документоо орота ограничи-

Понятие электронного документооборо-

Понятие

та включает как внутренний, так и

вается дв жен ем документов в кон-

кретной орган зац

внешний документооборот

Разграничение технических и содер-

Стирание грани между техническими и

жательных операций при ра оте с до-

содержательными операциями при под-

кументами, отделение их в процессе

готовке документов и в процессе доку-

работы

ментооборота при использовании со-

временных информационных техноло-

гий

бА

Сосредоточение большей части фор-

Сотрудники организации (включая спе-

мальных и технических операций с

циалистов и руководителей) становятся

документами в делопроизводственной

непосредственными участниками элек-

службе, а содержательных – в других

тронного документооборота в рамках

подразделениях организации

деловых и управленческих процессов

Д

Прямоточность, т.е. сокращение воз-

Оптимизация деловых и управленческих

вратных перемещений документов в

процессов, маршрутизация документов

организации

в организации на основе корпоративных

информационных технологий, возмож-

ность одновременнойИработы над элек-

тронным документом несколькими уча-

стниками документооборота

Окончание табл. 1

Принципы традиционного

Принципы электронного

бумажного документооборота

документооборота

Отказ от регистрации

большинства

Регистрация в СЭД всех основных кате-

внутренних документов

горий документов организации, в том

числе внутренних, а также учет проек-

тов документов и применение процедур

электронного согласования

Однократная рег страц я документов

Однократная регистрация документов в

в орган зац

СЭД (включая те случаи, когда к ней

рации

подключены подведомственные данной

С

организации объекты или другие участ-

ники, объединенные корпоративным со-

бА

глашением)

Централ зац я

операц й по регист-

Ведение единой регистрационной базы

, пр ему

отправке документов

поступающих и отправляемых (входя-

щих, исходящих и внутренних) доку-

ментов с возможностью децентрализа-

ции приема документов, их регистрации

и отправки

Делопроизводственная

служ а вы-

Документационная служба организует

полняет техническую ра оту и о -

управление документацией и докумен-

служивает руководство и другие под-

тооборотом в организации, выполняя

разделения организации

при этом те задачи и виды работ с доку-

ментами, которые требуют централиза-

ции

И

обеспечение эффективного управления за счет автоматиче-

С

ского контроля выполнения, прозрачности деятельности всей органи-

зации на всех уровнях;

поддержка с стемы контроля качества, соответствующей

международным нормам;

ний

поддержка эффективного накопления, управления и доступа

к информац

знан ям. Обеспечение кадровой гибкости за счет

большей формал зац

деятельности каждого сотрудника и возмож-

ности хранен я всей предыстории его деятельности;

служебные

протокол рование деятельности предприятия в целом (внут-

ренние

расследования, анализ деятельности подразделе-

, выявлен

«горяч

х точек» в деятельности);

опт м зац я

изнес-процессов и автоматизация механизма

их выполнен я

контроля;

исключение

А

умажных документов из внутреннего оборота

предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на

управление потоками документов в организации;

исключение нео ходимости или существенное упрощение и

Д

удешевление хранения бумажных документов за счет наличия опера-

тивного электронного архива.

И