Системы на основе баз данных. Эти системы, как правило,
интегрированы с базами данных типа SQL или Oracle . Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является
возможность хранения большого объема информации. |
|
С |
|
|
истемы на основе web технологий. Эти системы обеспечи- |
вают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технолог является возможность отказаться от клиентских приложен й. Доступ к с стеме документооборота с рабочих мест пользователеймостиможет осуществляться посредством web-браузеров.
стемы на основе «облачных» технологий. Данные систе-
мы похожи по своей сути на системы с web-технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электрон-
УнбАверсальные системы электронного документооборота
(Electronic Document Management Systems (EDMS системы)). Это не-
зависимые системы документоо орота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.
Системы управления групповойДработой. Эти системы обес-
печивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS-системы.
Встроенные модули в составе информационныхИсистем управления. Такие модули имеют все ERPсистемы. анные модули
системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например PDM-системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации и пр.
51
Любая классификация является условной, в ее основу могут быть положены самые разные признаки и принципы. Выделяют виды систем электронного документооборота по функционалу и решаемым задачам, по масштабам предприятий, по архитектуре и т.д.
Традиционно выделяют несколько видов СЭД по функционалу и решаемым задачам [3]:
1. истемы делопроизводства. Они используются в организациях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от их размера, формы собстрода деятельности. С их помощью можно решить не-
сколько основных задач: |
|
С |
|
|
упорядоч ть ра оту с корреспонденцией как исходящей, так |
и входящей; |
|
|
опт мально организовать движение внутренних документов |
в компан ; налад ть ра оту с о ращениями клиентов; |
|
|
орган зовать внутренний электронный архив документов. |
венности |
|
По сути, они являются наследниками бумажного делопроизвод- |
|
ства. |
|
2. ЭлектронныебАархивы. Это системы структурированного хранения документов, о еспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удо ный и ыстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно вызвано потребностью структурирования электронной информации, независимо от вида документов – текстовый, графика, мультимедиа. Основные функции архива – оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и
быстрый поиск. Благодаря внедрению архива можно сократить время
кументов, повысить уровни информационнойСЭДбезопасности. Электронные архивы обычно существуют в составе и отдельно используются достаточно редко.
доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных до- И
3. Workflow-системы обеспечивают автоматизацию не отдельных функций, а бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow – «поток работ». Система Workflow четко определяет про-
цесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Пользователю не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить – все уже закреплено в системе. Сотрудник не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то сроки, в системе предусмотрены напоминания, а также уведомления руководителя о том, что на конкретном этапе у конкретного пользователя процесс обработки до-
52
кумента нарушен. Имеется возможность оценить причины допущения ошибок и своевременно их устранить. Workflow-системы в основном
устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации биз- нес-процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. Минусом таких систем является сложность
Си длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.
4. Е М-с стемы (Enterprise Content Management) используются для сбора, управлен я, хранения информации (контента) и предоставления к ней доступа сотрудникам компании, то есть, на первый взгляд, выполняют те же самые функции, что и предыдущие системы. Однако существенное отличие ЕСМ-систем от своих собратьев в том,
что они позволяют ра отать как со структурированным, |
так и с не- |
|||||
структур рованным контентом и имеют более гибкий функционал. |
||||||
По |
, |
|
электронного документооборота является толь- |
|||
сути |
|
|
|
|||
ко одной |
з функц й ЕСМ наряду с управлением файлами и запися- |
|||||
ми, управлен ем знан ями, со ственно Workflow, и управлением |
||||||
web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция |
||||||
CRM и управления заданиями и поручениями. |
|
|||||
|
|
|
обеспечен |
|
|
|
|
Классификация функциональности и компонентов СЭД. Объек- |
|||||
тами систематизации могут быть не только целостные |
, класси- |
|||||
фикации |
подвергают функциональность систем и их компоненты. |
|||||
|
|
|
А |
|
||
Так, например, выделяют 17 групп типов функциональных компонен- |
||||||
тов СЭД [16]: |
|
|
|
|||
|
|
ввод собственно документов; |
|
|
||
|
регистрация по определенным формам; |
|
||||
|
|
распознавание; |
СЭД |
|||
|
|
массовая загрузка данных; |
И |
|||
|
|
индексация; |
|
|||
|
|
лингвистический анализ; |
||||
|
|
поиск; |
|
|||
|
|
экспорт/импорт данных; |
||||
|
|
|
||||
|
веб-сервер над архивом документов; |
|
||||
|
|
обмен сообщениями; |
|
|
|
|
|
|
репликации; |
|
|
|
|
|
|
работа в сетях; |
|
|
|
|
|
|
маршрутизация исполнительской деятельности; |
|
|||
53
защита от несанкционированного доступа;
вывод документов;
средства разработки приложений, API;
средства управления знаниями.
пециалисты отмечают продуктивность такой классификации, Свыбирая функциональные компоненты из предлагаемого множества, можно не только описывать существующие СЭД, но и задавать тре-
бования к новым.
По размеру (масштабу) предприятий различают: корпоратив-
ные ЭД, ЭД для средних предприятий и СЭД для организации пер-
сонального документоо орота. |
|
||
Внедрен |
е эксплуатация корпоративных СЭД характеризуется |
||
|
обеспечен |
|
|
привлечен ем компан й-разра отчиков программного обеспечения |
|||
для адаптац |
СЭД на предприятии, интеграции в систему управле- |
||
нияпредпр ят ем, высокими требованиями к аппаратному и про- |
|||
граммному |
|
ю, широким диапазоном выполняемых функ- |
|
ций, высокой про зводительностью и стоимостью. Таким образом, |
|||
приобретение корпоративной СЭД могут позволить себе только |
|||
крупные предприятия. Нео ходимо отметить, что корпоративные сис- |
|||
темы являются мощным инструментом автоматизации делопроизвод- |
|||
ства и в наибольшей мере способствуют переходу на безбумажный |
|||
|
|
СЭД |
|
документооборот. Внедрение корпоративной |
требует больших |
||
финансовых затрат иАдлительного времени. |
|
||
СЭД для средних предприятий рассчитаны на достаточно боль- |
|||
шой круг клиентов. Внедрение и эксплуатация таких систем требуют |
|||
меньших финансовых и временных затрат по сравнению с корпора- |
|||
|
|
И |
|
тивными СЭД, но требования к техническим и программным средствам, а также к квалификации персонала (ИТ-специалисты и остальные пользователи) остаются достаточно высокими.
Системы для организации персонального документооборота
являются наиболее востребованными. Простота конфигурирования, удобный интерфейс, низкая стоимость, невысокие технические и программные требования, быстрое внедрение – основные достоинства таких систем. Данные СЭД часто представлены в виде нескольких дополняющих друг друга систем, например система делопроизводства может функционировать совместно с электронным архивом и подсистемой контроля выполнения поручений (все системы представлены одним разработчиком).
54
По архитектуре различают следующие СЭД: системыконструкторы, системы, функционирующие на платформе мощных программ, и системы-приложения.
истемы-конструкторы содержат программные средства, позволяющие автоматизировать документооборот любого предприятия независимо от профиля его деятельности. СЭД такого типа построены на основе принципов модульности, открытости и масштабируемости. Можно отмет ть, что корпоративная СЭД является, как правило, одновременно с стемой-конструктором.
стемы электронного документооборота, работающие на |
||
платформе мощных программ, позволяют использовать их функцио- |
||
С |
в контексте автоматизации документооборота. |
|
нальные |
|
|
Здесь в качестве платформы могут выступать корпоративная СЭД или |
||
комплекс |
нтегр рованных программ, предназначенный для автома- |
|
возможности тизации управленбАя предприятием в целом. Важно отметить, что осо-
бенностью внедрен я эксплуатации систем данного класса является необход мость о язательной установки всего комплекса программ, составляющ х соответствующую платформу, что требует дополнительных затрат. Поэтому основным достоинством таких систем явля-
ется мощность, а основными недостатками – возможная избыточность и высокая цена.
Бизнес-журнал «Жажда» вД2017 г. провел обзор популярных СЭД [11]. Оценку систем электронного документооборота проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Результаты сравнения, по мнению авторов журнала, в десятибалльной шкале представлены в таблИ. 2.
55