Основу информационной системы бухгалтерского учета составляют классификаторы и кодификаторы технико-экономической информации. Система классификации - совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или различия.
Информационные технологии создания и ведения классификаторов и кодификаторов должны обеспечивать удобство ввода и корректировки больших объемов информации, контроль достоверности и формата значений кодов. Редактирование классификаторов и кодификаторов должно быть санкционированным.
Компьютерный учет должен соответствовать единой методологической основе бухгалтерского учета и обеспечивать:
* ведение бухгалтерского учета на основе принципов двойной записи;
* взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета;
* сплошное отражение автоматизированным способом хозяйственных операций на основе первичных учетных документов;
* сокращение трудозатрат на ведение учета;
* контроль достоверности вводимых данных, целостности учетной информации;
* формирование произвольных сводов, бухгалтерских отчетов автоматизированным способом.
В компьютерном варианте бухгалтерского учета может создаваться несколько взаимосвязанных регистров:
1) Бухгалтерских проводок;
2) Хозяйственных операций;
3) Первичных учетных документов.
Наиболее прогрессивной и качественной бухгалтерской программой на сегодняшний день считается - «1С: Предприятие». Эту программу без преувеличения можно назвать бестселлером российских бухгалтерских программ. История ее создания и развития служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета: от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания компьютерных систем бухгалтерского учета масштаба крупного предприятия, соответствующей требованиям стандартов в области бухгалтерского учета и аудита.
Программа «1С: Бухгалтерия» является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.
Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.
Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок. Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):
* план счетов;
* список видов объектов аналитического учета;
* списки объектов аналитического учета (субконто);
* констант и т. д.
На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет). После расчета итогов программа формирует различные ведомости:
· сводные проводки;
· оборотно - сальдовую ведомость;
· оборотно - сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;
· карточка счета;
· карточка счета по одному объекту аналитического учета;
· анализ счета (аналог главной книги);
· анализ счета по датам;
· анализ счета по объектам аналитического учета;
· анализ объекта аналитического учета по всем счетам;
· карточка объекта аналитического учета по всем счетам;
· журнальный ордер.
Для выполнения операций с наличными денежными средствами предприятие ООО «Реал Медиа» имеет кассу. Для учета наличия и движения наличных денежных средств используется активный счет 50.01 «Касса организации». Суммы прихода денежных средств в кассу отражаются по дебетовой стороне счета, расхода - по кредитовой. Во всех операциях, затрагивающих счет 50, обязательно потребуется указывать номер субсчета.
Компьютерная программа «1С: Предприятие» позволяет совместить процесс ввода, регистрации первичного документа и формирования, связанных с ним бухгалтерских проводок путем использования режима ввода документов.
Так, для отражения поступления (приход) денежных средств в кассу используется документ Приходный кассовый ордер. В программе 1С выполняется команда: документы - касса - приходный кассовый ордер.
Бухгалтер организации ООО «Реал Медиа» при в воде приходного кассового ордера, в программе 1С, выполняет следующие действия:
1. Первое поле в приходном кассовом ордере предназначено для ввода номера документа;
2. Во втором поле проставляем дату документа, которая должна соответствовать дате поступления денежных средств в кассу.
3. В поле «Вид операции» выбирается одно из значений перечисления, которое характеризует суть операции:
3.1. Приход денег из подотчета - поступление в кассу денежных средств от подотчетного лица. В этом случае в качестве корреспондирующего бухгалтерского счета используются соответствующие субсчета счета второго порядка 37.2 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3.2. Оплата заказа покупателем - поступление денег от покупателя за уже отгруженный товар или в качестве предоплаты по счету-фактуре. В качестве корреспондирующего бухгалтерского счета используются соответствующие субсчета счета 36 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
3.3. Поступление денег из банка - поступление денег с одного из расчетных счетов фирмы. Корреспондирующий счет - 31;
3.4. Прочие операции - поступление денег в кассу из любого другого источника, корреспондирующий счет может быть любым.
4. В поле «Касса» необходимо выбрать кассу из справочника «Счета нашей фирмы». Группа «Аналитика» содержит реквизиты для выбора корреспондирующего бухгалтерского счета, аналитики по нему и аналитики по НДС.
5. Поле «Счет» предназначено для ввода счета, корреспондирующего по кредиту со счетом 50.01 «Касса организации».
При получении денег от подотчетного лица реквизит «Субконто» будет предлагать выбор из справочника «Сотрудники», при поступлении денег из банка - из справочника «Счета нашей фирмы», в остальных случаях - из справочника «Контрагенты».
6. В поле «Сумма» вводится полученная сумма. Поскольку сумма может не включать налог на добавленную стоимость (НДС), то необходимо проследить, чтобы были правильно установлены перечисления «Вид НДС».
7. В поле «Основание» указывается основание поступления денег в кассу.
8. В поле «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.
Процесс ввода документа завершается нажатием кнопки «ОК» в диалоговой форме ввода документа, при этом программа выдаст два запроса:
1. «Сохранить документ?» - положительный ответ приведет к сохранению документа в информационной базе, в журнале «Касса». Кроме того, во всех журналах, предусмотренных для документа данного типа, будут внесены записи о наличии документа.
2. «Провести документ?» - положительный ответ на этот вопрос приведет к проведению документа, то есть будут сформированы проводки, предусмотренные данным документом, и помещены в информационную базу. При этом документ получает статус «Проведенный».
В некоторых случаях Приходный кассовый ордер не должен формировать бухгалтерских проводок для того, чтобы избежать удвоения сумм в учете. Для этого служит флажок «Только зарегистрировать».
Для оформления операций по выплате наличных денежных средств из кассы используется документ расходный кассовый ордер. Принцип заполнения документа аналогичен документу «Приходный кассовый ордер» за исключением некоторых особенностей:
1. В поле «Вид операции» выбирается одно из значений перечисления, которое характеризует суть операции:
* Оплата заказа поставщика - выдача из кассы денежных средств для поставщика. В этом случае в качестве корреспондирующего бухгалтерского счета используются соответствующие субсчета счета 63;
* Выдача денег под отчет - выдача из кассы денежных средств для подотчетного лица. В этом случае в качестве корреспондирующего бухгалтерского счета используются соответствующие субсчета счета второго порядка 37.2 «Расчеты с подотчетными лицами»;
* Сдача денег в банк - перемещение средств на один из расчетных счетов фирмы. Корреспондирующий счет - 51;
* Прочие операции - выдача денег из кассы для любого другого источника, корреспондирующий счет может быть любым.
Помимо рассмотренной регистрации кассовых документов в журнале «Касса» в типовой конфигурации программы предусмотрен режим печати ежедневного отчета кассира, представляющего собой лист кассовой книги. Допускается использовать распечатанные на компьютере листы для последующего формирования кассовой книги. В соответствии с установленным порядком, на каждый кассовый день оформляется отдельный вкладной лист кассовой книги.
Данный отчет составляется программой на основании проводок по счету 50 «Касса». Для формирования требуемого отчета необходимо обратиться к нему через меню «Отчеты - Кассовая книга», или, находясь в журнале «Касса», нажать экранную кнопку «Кассовая книга». На экран выдается запрос настройки параметров данного отчета.
В окне настройки параметров обязательно указывается период, за который необходимо сформировать отчет.
Флажок «Пересчитать номера листов с начала года» задает режим нумерации листов. Если он установлен, то программа пересчитывает листы с начала года, а если не установлен, то нумерация листов за указанный период начинается с ближайшего номера листа к дате начала периода, для чего используется константа «Номер листа кассовой книги».
Переключатель «Последний лист» устанавливает режим обработки последнего листа кассовой книги, формируемой за указанный период. Если переключатель находится к положении «Обычный», то последний лист не отличается от предыдущих. Если переключатель установлен в положение «Последний день месяца», то на последнем листе будет указано количество листов книги за последний месяц, который входит в заданный в отчете период. Если же последний день кассовой книги обрабатывается как последний день в году, то, помимо количества листов за последний месяц, на этом листе указывается общее количество листов кассовой книги за год.
После указания необходимых параметров для формирования отчета можно нажать кнопку «ОК» или кнопку «Сформировать».
Для отражения операций по поступлению и расходу денежных средств на счетах в банках назначен документ «Банковская выписка». В программе выполняется команда: меню «Документы - Банк - Банковская выписка». Часть информации, которая относится к нашим платежам, можно ввести автоматически, использовав информацию из выписанных платежных поручений. Для этого используется кнопка «Заполнить по платежам», при этом нужно осуществить отбор платежных поручений, которые выписаны той же датой, что и банковская выписка (кнопка «По дате документа»). Эта функция используется для расчета итога прихода и расхода по выписке.
Для выписки платежных поручений предусмотрен документ «Платежное поручение» (меню «Документы - Банк - Платежное поручение»). С помощью кнопки «Печать» можно получить стандартную форму платежного поручения. При проведении документ не формирует бухгалтерских проводок.
Для быстрой отправки или получения информации из банка предназначена программа «Клиент-Банк».
«Клиент-Банк» - это система защищенного обмена финансовыми документами между Клиентом и Банком по телекоммуникационным каналам связи. С ее помощью можно удаленно управлять своим банковским счетом. Программное обеспечение со встроенной системой криптозащиты гарантирует полную конфиденциальность передаваемой финансовой информации.
Система «Клиент-Банк» предназначена для организации максимально полного сервиса банковских услуг на рабочем месте клиента, включающем в себя:
* подготовку платежных документов, отправку их в банк с получением уведомлений о доставке, принятии или отказе, исполнения;
* ежедневное получение выписок по своим счетам, либо за любой срок по запросу клиента;
* получение оперативной информации из банка (курсы валют, тарифы, виды услуг и т. д.);
* доступ к обновляемым справочникам украинских и иностранных банков, справочникам кодов и сокращений, используемых при заполнении документов;
* передача клиентом конфиденциальной информации произвольного формата в банк с получением уведомления о доставке;
* ведение архива платежных документов клиента с возможностью просмотра, печати, поиска;
* возможность двусторонней синхронизации платежных документов и другой информации с такими бухгалтерскими программами, как: «1С:Предприятие», «Парус», «Инфин».
Система «Клиент-Банк» позволяет производить обмен информацией двумя способами: