Начиная с 2012 года подобные конфликты будут исключены, поскольку новое Положение дает компаниям полную свободу. Так, пункт 1.11 гласит: «Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем».
Прием наличных денег производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Наличные деньги полученные из банка расходуются на цели указанные в чеки.
Поступление денежных средств в кассу предприятия осуществляется:
· с расчетного счета в банке;
· с платежей наличными от клиентов за оказания услуг, предоставляемые ООО «Реал Медиа»;
· взнос учредителей доли в уставной капитал;
· погашение дебиторской задолженности;
· возврат в кассу ране выданных поставщиком авансы;
Из кассы денежные средства могут быть выданы бухгалтером:
· на оплату труда работникам компании;
· под отчет для приобретения хозяйственных материалов необходимых при работе предприятия (например - канцелярские товары).
· погашение кредиторской задолженности;
К концу рабочего дня бухгалтер предварительно подсчитывает остаток денежных средств. На предприятии установлен лимит кассы в размере 2 719 (две тысячи семьсот девятнадцать) рублей 71 копейка на 2012 год. (см. Приложение 1).
2.2 Документальное оформление кассовых операций
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной документации для предприятий и организаций которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком РФ и Минфином РФ.
При поступление денежных средств в кассу оформляется приходный кассовый ордер (форма № КО-1).
Приходный кассовый ордер можно ввести на основании документов: реализация товаров и услуг, акт об оказании производственных услуг, передача нематериальных активов, передача основных средств, отчет комитенту (принципалу) о продажах, отчет комиссионера (агента) о продажах, отчет о розничных продажах, счет на оплату покупателю.
При вводе документа нужно указать следующие реквизиты:
1. Сумма - сумма полученных в кассу денежных средств;
2. Принято от - информация о том, от кого приняты денежные средства в кассу;
3. Основание - содержание хозяйственной операции;
4. Приложение - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
Поступление денежных средств в кассу в основном происходит с расчетного счета через кассира, который получает их по денежным чекам. Они, как правило, сброшюрованы в чековые книжки.
Чековые книжки предприятия получают в отделении банка по заявлению и хранят их в кассе вместе с наличными деньгами. Для получения денег в банке заполненные чеки подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.
На оборотной стороне чеков указывается, на какие цели получаются деньги, например: на выдачу зарплаты, командировочные расходы, хозяйственно-операционные расходы и т. п., а также № и дата приходного кассового чека. Предприятия имеют право расходовать деньги только на те надобности, на которые они получены.
Пример.
«20» марта 2012 года с расчетного счета в кассу ООО «Реал Медиа» в сопровождение приходного кассового ордера № 24 от «20» марта 2012 года (см. Приложение 2) поступили наличные денежные средства в размере 120 000 (Сто двадцать тысяч) рублей на основание денежного чека. Деньги получены с расчетного счета предназначены на выплату сотрудникам заработной платы и на хозяйственные нужды.
В бухгалтерском учете ООО «Реал Медиа» были сделаны следующие бухгалтерские записи, представленные в таблице 1.
Таблица 1
Отражение хозяйственной операции
|
№ п/п |
Содержание хозяйственной операции |
Корреспонденция счетов |
Сумма (руб.) |
||
|
Дебет |
Кредит |
||||
|
2 |
Получение наличных из банка |
50.01 |
51 |
120 000,00 |
|
|
3 |
Выплата заработной платы за март 2012 года. |
70 |
50.01 |
38 000,00 |
|
|
4 |
Выдача из кассы средств подотчетным лицам |
71.01 |
50.01 |
94 000,00 |
В бухгалтерском учете были оформлены следующие формы первичной учетной документации: приходный кассовый ордер № 24 от «20» марта 2012 года (см. Приложение 2); расходный кассовый ордер № 22 от «20» марта 2012 года (см. Приложение 3); расходный кассовый ордер № 23 от «20» марта 2012 года (см. Приложение 4); в конце дня сформирован вкладной лист кассовой книги № 19 от «20» марта 2012 года (см. Приложение 5).
Так же в ООО «Реал Медиа» наличные денежные средства поступают от покупателя. На основание счета на оплату выписывается приходный кассовый ордер. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это, и кассира, заверенная печатью организации вместе с чеком контроль - кассовой машины.
Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций и оказании услуг все предприятия обязаны проводить с применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Контрольно-кассовые машины подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия.
В ООО «Реал Медиа» контрольно-кассовая машина зарегистрирована в Инспекции Федеральной налоговой службы по Октябрьскому району г. Владимир 15.08.2011 года.
Пример.
«27» сентября 2011 года был заключен договор на оказание услуг по размещению рекламной информации между ООО «Реал Медиа» и ИП Воронина Н.А. Компания ООО «Реал Медиа» приняла на себя обязательства оказать услуги по размещению рекламной информации ИП Воронина в период с «15» марта по «15» апреля 2012 года. На основание договора выставлен счет на оплату покупателю № 213 от 13.03.2012 года (см. Приложение 6). «20» марта 2012 года в сопровождение приходного кассового ордера № 23 от «20» марта 2012 года произведена оплата от ИП Воронина Н.А. в размере 11 600 (Одиннадцать тысяч шестьсот) рублей. (см. Приложение 7)
В бухгалтерском учете ООО «Реал Медиа» была сделана следующая бухгалтерская запись: Дебет 50.01 «Касса организации» Кредит 62.01 «». Были оформлены следующие формы первичной учетной документации: счет на оплату № 213 от 13.03.2012 года (см. Приложение 6)., приходный кассовый ордер № 23 от «20» марта 2012 года на сумму 11 600 (Одиннадцать тысяч шестьсот) рублей. (см. Приложение 7).
Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и заверяется основным бухгалтером либо уполномоченным на то лицом.
Выдача денежных средств из кассы организации, производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2).
Документ можно ввести на основании документов: поступление товаров и услуг, поступление НМА, отчет комитенту (принципалу) о продажах, отчет комиссионера (агента) о продажах, возврат товаров от покупателя, приходный кассовый ордер, ведомость на выплату зарплаты.
При вводе документа нужно указать следующие реквизиты:
1. Сумма - сумма выданных из кассы денежных средств;
2. Выдать - информация о том, кому выданы денежные средства из кассы;
3. Основание - содержание хозяйственной операции;
4. Приложение - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
5. По - наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами уполномоченными на это.
Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.
На титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.
По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
Пример.
«07» марта 2012 года на основание ведомости на выплату зарплаты, в сопровождение расходного кассового ордера № 20 от «07» марта 2012 года (см. Приложение 8) была оформлена операция выплата отпускных за февраль 2012г. Воробьевой М.В. в размере 770 (Семьсот семьдесят) рублей.
В бухгалтерском учете была сформирована проводка Дебет 70 Кредит 50.01 Сумма 770,00 рублей.
В новом Положении предусмотрен иной алгоритм выдачи наличных денежных средств под отчет.
В прежнем Порядке ведения кассовых операций говорилось, что выдавать наличные деньги под отчет нужно в размерах и на сроки, определенные руководством компании. На практике директор своим приказом утверждал перечень сотрудников компании, которым разрешалось выдавать деньги, и сроки, по истечении которых необходимо отчитаться.
Теперь чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление. Рассмотрев его, руководитель обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Только при наличии такого документа кассир вправе выдать средства. Соответственно, приказ со списком подотчетных лиц издавать не надо
Пример.
«20» марта 2012 года организация ООО «Реал Медиа» осуществила выдачу заработной платы. На основание ведомости на выплату заработной платы введен расходный кассовый ордер № 22 от «20» марта 2012 года на сумму 38 000,00 (Тридцать восемь тысяч) рублей.
В бухгалтерском учете данная хозяйственная операция отражена как Дт 70 Кт 50.01 Сумма 38 000,00 (Тридцать восемь тысяч) рублей. Были оформлены следующие первичные документы расходный кассовый ордер № 22 от «20» марта 2012 года (см. Приложение 3).
Так же «20» марта 2012 года осуществлена выплата суммы под отчет на хозяйственные нужны. Данная операция была оформлена расходным кассовым ордером № 23 От « 20» марта 2012 года на сумму 94 000,00 (девяносто четыре тысячи) рублей (см. Приложение 4)
В бухгалтерском учете данная хозяйственная операция отражена как Дт 71.01 Кт 50 Сумма 94 000,00 (девяносто четыре тысячи) рублей.
При выдаче денег кассир требует у получателя предъявление документа, удостоверяющего его личность, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.
Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег через других лиц по доверенности, оформленной в установленном порядке (Доверенность от имени юридического лица должна быть подписана руководителем (иным уполномоченным лицом) организации и скреплена печатью). Срок доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она действует в течение года со дня ее выписки. Доверенность, в которой не указан срок выписки, недействительна. В ордере после фамилии, имени и отчества того, кто должен получать, указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомостях перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается.
Приходные и расходные кассовые ордера имеют отдельную нумерацию и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Все факты поступления и выдачи наличных денег отражаются в кассовой книге.