При проверке кассовой книги необходимо проконтролировать правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую, кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, необходимо сравнить суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетные счета». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнале-ордере № 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, также при необходимости проверяют непосредственно в банке.
Расходование денежных средств из кассы проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, нет ли на них следов подчисток и исправлений.
При инвентаризации кассы необходимо проверить установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе, есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств, правильность корреспонденции счетов по кассовым документам, своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.
Подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе производится по наличным деньгам, ценным бумагам и денежным документам.
Денежные средства и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Деньги пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительного количества денежных средств необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.
Путем сравнения фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.
Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15. В нем приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира - в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.
Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления их количественного расхождения с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.
Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию и принимаются к учету в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете излишки денежных средств и документов приходуются следующей проводкой:
Дебет 50 «Касса» субсчета «Касса организации» или «Денежные документы»
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».
При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.
На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса организации» или «Денежные документы».
При выявлении недостачи бланков документов строгой отчетности они отражаются по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.
Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица, то составляется проводка: Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Возмещение суммы недостачи возможно из заработной платы материально ответственного лица, что отражается следующей проводкой:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском
учете отражается проводка: Дебет 50 «Касса организации» Кредит 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
При отсутствии виновного лица сумма недостачи денежных средств списывается корреспонденцией счетов: Дебет 91 «Прочие расходы»
Кредит счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Предприятия как правило, при расчетах с населением, используют контрольно-кассовые машины. В этом случае установлен особый порядок проведения инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия в присутствии кассира - операциониста снимает показания счетчиков контрольно-кассовых аппаратов на момент проверки. Эти показания, отражающие сумму выручки, сравниваются с данными кассовой ленты. Сопоставлением показаний счетчиков на начало дня и на момент проверки определяют дневную выручку от продажи, соответствующую сумме денежных средств, которые должны находиться в операционной кассе организации. На момент инвентаризации кассир-операционист составляет последний отчет, в котором указывает показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках кассовых аппаратов должны быть идентичны и характеризуют учетные остатки денежных средств, находящихся в операционной кассе организации.
Инвентаризация денежных средств на расчетных счетах в банках проводится в обязательном порядке при составлении годовой отчетности. Организация может иметь один или несколько расчетных счетов в разных кредитных учреждениях. На валютном счете хранятся денежные средства в иностранных валютах. Организация вправе иметь валютные счета внутри страны и за рубежом.
Инвентаризация денежных средств, находящихся на хранении в банках, производиться путем сверки остатков сумм по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по наименованиям, видам, категориям бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости. Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.
2. Ведение бухгалтерского учета наличных денежных средств на примере ООО «Реал Медиа»
2.1 Организация кассы на предприятии
Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения расчетов и кредитования в народном хозяйстве, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.
Денежные средства предприятий представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах и особых счетах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.
Целью бухгалтерского учета денежных средств является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.
Бухгалтерский учет на предприятии ООО «Реал Медиа» ведется в соответствии с законодательством РФ, учетной политикой и рабочим планом счетов.
Руководство текущей деятельностью Общества с ограниченной ответственностью «Реал Медиа» осуществляется генеральным директором.
Генеральный директор избирается общим собранием участников Общества из числа участников Общества или третьих лиц сроком на пять лет.
Генеральный директор Общества осуществляет следующие полномочия:
· руководит финансово - хозяйственной деятельностью Общества;
· подписывает финансовые и иные документы общества;
· открывает в банках расчетные и иные счета;
· обеспечивает подготовку и представляет общему собранию участников годовой отчет и бухгалтерский баланс, предложения о распределение чистой прибыли между участниками.
· руководит исполнительным персоналом Общества, утверждает организационную структуру и расписание;
· организует учет и обеспечивает составление и своевременное предоставление бухгалтерской и статистической отчетности о деятельности общества в налоговые органы и органы государственной статистики.
На рисунке 1 представлена организационная структура ООО «Реал Медиа».
10.03.20203:36
Рис. 1 Организационная структура ООО «Реал Медиа»
Управлением предприятия в целом занимается генеральный директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера. Также в управлении компанией участвует менеджеры высшего звена управления, возглавляющих различные отделы: главный бухгалтер, руководитель отдела продаж, заместитель генерального директора.
Генеральный директор действует от имени предприятия без доверенности. При отсутствии генерального директора его обязанности исполняет заместитель.
Заместитель генерального директора непосредственно подчиняется генеральному директору предприятия, осуществляет руководство над PIR менеджером, дизайнером, видео - инженером. Обеспечивает выполнение производственных заданий. Проводит работу по совершенствованию организации производства. Организует текущее производственное планирование. Контролируя выполнения плана по продажам.
В соответствии с уставом ООО «Реал Медиа» на генерального директора возложена обязанность по организации бухгалтерского учета и составления отчетности.
Бухгалтерский учет осуществляется в частично автоматизированной форме бухгалтерского учета с применением журнально-ордерной формы бухгалтерского учета и программного продукта 1С: Предприятие, компонента: Бухгалтерский учет, типовая конфигурация, версия 7.7; 8.2.
В компании ООО «Реал Медиа» с бухгалтером заключено дополнительное соглашение, к трудовому договору, о совмещении работником должностей. Тем самым бухгалтер обязуется выполнять дополнительные обязанности по должности кассир в полном объеме в соответствии с должностной инструкцией.
Бухгалтер несет, полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе хранятся небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита самой организацией, для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей.
С 1 января 2012 года действует новое положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации.
В новом Положении, как и в прежнем Порядке ведения кассовых операций, предусмотрена обязанность по соблюдению лимита остатка наличных денежных средств. Но есть одно существенное новшество. Если раньше максимально допустимую величину утверждал банк, то теперь компании и предприниматели делают это самостоятельно.
Размер лимита закрепляется распорядительным документом. Что касается сотрудников банка, то отныне они не вправе отклонить или одобрить размер лимита.
Изменились правила расчета величины кассового лимита. Раньше бухгалтеры заполняли форму 0408020***, где выводили среднедневную и среднечасовую выручку, среднедневной расход и сообщали некоторые другие сведения. В частности, перечисляли, на какие нужды организация планирует расходовать наличные деньги. Затем указывали цифру, которую просили банк утвердить в качестве лимита.
Теперь лимит необходимо определять по одной из двух формул:
1. Если организация получает наличную выручку, то лимит равен выручке за некий период времени, разделенной на количество рабочих дней в этом периоде и умноженной на период времени между сдачей в банк наличных денег;
2. Если у компании нет наличной выручки, то лимит рассчитывается исходя из объема выданных денег (за исключением зарплаты, стипендий и прочих выплат персоналу) за определенный период. Этот показатель нужно разделить на количество рабочих дней в периоде и умножить на количество рабочих дней между получением денег в банке.
В Положении не говорится, как определить период получения выручки или период выдачи денег, необходимые для расчета лимита. Это может быть неделя (как в наших примерах), месяц, квартал и так далее. Организации и предприниматели должны сделать выбор исходя из особенностей своего бизнеса.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
До принятия нового Положения кассу приходилось оборудовать определенным образом: устанавливать сейф, делать специальное окошко для выдачи денег и пр. За невыполнение налоговики могли оштрафовать по статье 15.1 КоАП РФ.