Материал: Теория системного подхода, ее применение на примере анализа работы дизайн-студий

Теория системного подхода, ее применение на примере анализа работы дизайн-студий

Содержание

Введение

Глава 1. Основные теоретические концепции

1.1 Теория системного подхода

1.2 Процессный подход

1.3 Взаимодействие процессов организации и их иерархия

1.4 Понятие организационной структуры

1.4.1 Виды организационных структур

Глава 2. Методы анализа отрасли и организационной структуры компании

2.1 Концепция ситуационных факторов Г. Минцберга

2.2 Модель "пяти конфигураций организационной структуры" Г. Минцберга

2.3 Связь организационной структуры компании, с особенностями отрасли её функционирования

2.4 Анализ отрасли по ключевым показателям

2.5 Анализ отрасли на основе модели М. Портера

Глава 3. Исследование дизайн индустрии. Моделирование бизнес-процессов в дизайн студиях

3.1 Анализ дизайн индустрии

3.2 Причины проблем дизайн бизнеса в России и пути их решения

3.3 Моделирование процессов "Лаборатории дизайна НИУ ВШЭ"

3.4 Моделирование процессов брендингового агентства "Algebra"

3.5 Моделирование процессов web-студии

3.6 Подведение итогов моделирования

Заключение

Список источников

Введение

Данная работа посвящена анализу функционирования организаций, которые занимаются коммуникационным дизайном - к ним относятся дизайн студии, бюро, а также связанные/сотрудничающие с ними или предоставляющие самостоятельно услуги по дизайну компании, такие как рекламные/брендинговые агентства, web-студии.

Для того чтобы точнее обозначить сферу интересов исследования, необходимо пояснить, что понимается под коммуникационным дизайном. В общероссийском классификаторе промышленной деятельности ОКПД.2 эти услуги имеют кодовый номер 74.10.20 и расшифровываются как "Работы оригинальные в области дизайна" [1]. Более подробное описание этой деятельности можно найти в североамериканском классификаторе промышленности - NAICS. На западе есть такое понятие как "Graphic Design Services" [2]. Эта отрасль имеет номер 541430 и включает в себя компании, которые занимаются планированием, проектированием и управлением производства визуальной коммуникации, для того чтобы передавать графические сообщения и концепции, уточнять сложную информацию, или проектировать визуальную идентификацию компаний. Эти услуги могут включать в себя дизайн печатной продукции, упаковки, рекламы, дизайн вывесок корпоративного стиля (в том числе логотипы), сайтов. Смежные отрасли: коммерческая печать, рекламные услуги, допечатные услуги, копировальные услуги, web.

В отличие от западного мира, где дизайн как вид бизнеса проделал долгий путь и развивался вместе с рекламной отраслью больше века, в России дизайн-бизнес, как и рекламный, активно развивается около двадцати пяти лет. Причина в том, что частные компании в Советском союзе не функционировали, и хотя потребность в качественном дизайне периодически удовлетворялась, как продавать дизайн и создавать стабильные компании в этой сфере, до недавнего времени в нашей стране мало кто знал.

Отрасль начала формироваться постепенно с формированием рыночной экономики и появлением потребности у бизнеса в новых конкурентных преимуществах, которые мог предоставить дизайн. Но в отсутствие опыта оказалась в ситуации, когда с одной стороны, есть пример отлаженных процессов на западном рынке, с другой стороны.

Для того, чтобы комплексно проанализировать компании будет использовано два подхода - системный и процессный. Первый подход предполагает рассмотрение отдельных фирм как часть индустрии, в контексте окружающей среды, и выявление системных связей. Кроме того следуя системному подходу, будут рассмотрены факторы, влияющие на организационно-функциональную структуру компании, а также будет выявлен тип структуры, наиболее характерный для дизайн-студий. Процессный подход будет использован для более детального погружения в механизмы работы бизнеса и поможет чётко разложить работу компаний на сеть взаимосвязанных процессов и построить модели функционирования на основе которых выявляются особенности индустрии и строится обобщенная модель работы дизайн-студии.

Для сбора информации о компаниях был разработан опросник и проведены интервью с несколькими представителями, что поможет понять специфику работы отдельных организаций, выявить общие черты и различия в работе.

Для построения моделей выбрана нотация IDEF0 как наиболее соответствующая задачам исследования и позволяющая структурно рассмотреть работу компаний. Программа Ramus Educational будет использована как свободный аналог BPwin, обладающий всем необходимым функционалом.

Итак, предметом исследования является дизайн-индустрия и бизнес-процессы в отдельных компаниях.

Цель работы заключается в построении эффективно работающей обобщенной модели дизайн студии, которая бы соответствовала требованиям рынка и особенностям бизнеса.

К задачам данного исследования относятся:

Применение системного и процессного подходов для анализа работы выбранных компаний

Оценка факторов, влияющих на организационную структуру дизайн студий

Анализ дизайн отрасли и её влияния как среды на функционирование компаний

Построение моделей бизнес-процессов исследуемых компаний

Построение обобщенной процессной модели дизайн студии

Особенностью данного исследования является применение ранее известной методологии моделирования бизнес-процессов к новой отрасли, которая ещё не была исследована как бизнес с помощью этого метода.

Глава 1. Основные теоретические концепции

1.1 Теория системного подхода

"Системный подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта". [3]

В общем случае системой называют совокупность взаимосвязанных элементов, которые образуют некоторую целостность, определённое единство.

Предприятие в рамках это парадигмы представляется как комплекс взаимосвязанных элементов - функций, подразделений, методов, процессов. [Для того, чтобы рассмотреть организацию как совокупность процессов, будет использован процессный подход, который подробно будет описан в следующей главе].

Основные принципы системного подхода:

.        Целостность - благодаря этому система рассматривается одновременно как одно целое и как подсистема для уровней более высокого порядка.

2.       Иерархичность построения - то есть система имеет множество (от двух и более) элементов расположенных по принципу подчинения элементам высшего уровня элементов низшего уровня. Этот принцип хорошо просматривается на примере конкретных организаций, которые, как известно, представляют собой взаимодействие двух подсистем: управляемой и управляющей, таким образом, что одна подчинена другой.

.        Структуризация - в рамках конкретной организационной структуры позволяет анализировать элементы системы и взаимосвязи между ними. Чаще всего процесс функционирования системы определяется не столько свойствами её отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

.        Множественность - позволяет применять различные экономические, математические и экономические модели для описания системы в целом и её отдельных элементов. [4]

Принципы системного подхода легли в основу данной работы. (Эти принципы нашли отражение в данной работе). С позиции принципа целостности мы рассмотрим дизайн-студию как часть дизан индустрии, иерархичность - рассмотрим управляющее и управляемое звенья в компаниях подобного плана, структуризация - проанализируем возможные варианты организационных структур в дизайн-студиях, а также отдельные элементы этих структур, множественность - используем различные методы и подходы (в том числе моделирование бизнес-процессов) для описания функционирования дизайн-студии.

Основополагающая идея теории систем гласит, что любое решение (действие) несёт последствия для всей системы. В управлении системный подход позволяет избегать неприятной ситуации, когда решение в одной сфере превращается в проблему для другой.

Также нельзя забывать о том, что организация является открытой системой и находится в постоянном взаимодействии с внешним миром. Окружающая среда является совокупностью факторов, которые воздействуют на функционирование организации и находятся за её пределами. Системный подход предусматривает взгляд на проблему не изолированно, а в единстве связей с внешней средой, (необходимо изучать сущность связей отдельного элемента, выстраивать ассоциации между частными и общими целями).

В соответствие с системным подходом организацию как открытую систему представляют в виде схемы вход - процесс преобразования - выход (рис.1). Этот подход применяется как для всей организации, так и для отдельных её подразделений. Входы, процессы и выходы у реальных организаций и даже у разных подразделений одной организации могут иметь существенные отличия. Каждый участок, секция, отдел вовлечены в обработку входа с целью получения определённого выхода.

Рис. 1. Система в общей форме

Входом может являться сырьё, люди, деньги информация и т.д. Выход может быть представлен изделиями, информацией, людьми, получившими услугу, а также комбинацией этих элементов. [5]

Если в организации не налажены процессы, то это, как правило, переходит на все проекты, которыми занимается эта организация. Ниже в качестве схемы представлен системный подход к управлению (рис.2) [6]. Есть вход - "требования" (заинтересованные стороны, целевая аудитория, клиент); есть процесс работы - управление ресурсами, ответственность руководства, сам процесс реализации проекта, а также важнейший пункт этого процесса - непрерывный анализ работы; на выходе схемы находятся продукция и удовлетворённость, которая тоже постоянно оценивается.

Рис. 2. Системный подход к управлению

Итак, системный подход помогает реализовать оценку производственно-хозяйственной деятельности и деятельности системы управления с позиции конкретных характеристик, что даёт возможность анализировать ситуацию в рамках отдельно взятой системы, выявить проблемы входа, процесса, выхода системы и взаимодействия с окружающей средой.

1.2 Процессный подход

Для того, чтобы успешно функционировать, организации необходимо управлять множеством взаимосвязанных видов деятельности. Деятельность, которая использует ресурсы и управляется с целью преобразовать входы в выходы, может быть обозначена как процесс. Часто возникает ситуация, когда выход одного процесса представляет собой непосредственно вход следующего.

Система процессов, их идентификация и взаимодействие, применяемые в организации, наряду с менеджментом процессов составляют процессный подход. Одно из важных преимуществ этого подхода в обеспечении непрерывного управления на стыке отдельных процессов внутри системы, а также при их взаимодействии и комбинации. [7]

В данной работе процессный подход будет применён для рассмотрения дизайн-студии как совокупности взаимосвязанных процессов. Для того, чтобы понять… рассмотрим основные определения и составляющие процессного подхода.

"Бизнес-процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая "входы" в "выходы", представляющие ценность для потребителя". [8]. Данное определение близко к определению, представленному в стандарте ISO 9001: 2008, при этом не локализует деятельность, которая преобразует входы в выходы. Это может быть как деятельность, выполняемая как различными подразделениями, так и в рамках одного структурного подразделения.

Для определения составляющих процесса чаще всего пользуются следующей схемой (рис. 3):

Рис. 3. Составляющие процесса

Основные понятия:

Вход бизнес-процесса - объект материальный или информационный, который преобразуется в выход в ходе выполнения процесса.

Выход бизнес-процесса - информационный или материальный объект, который является результатом выполнения процесса и потребляется внешними по отношению к процессу клиентами (субъектами или другими процессами). Результат процесса может быть использован как ресурс для выполнения другого процесса.

Ресурс бизнес-процесса - информационный или материальный объект, который на постоянной основе используется при выполнении процесса и при этом не является входом процесса. Сюда можно отнести: информацию, оборудование, персонал, программное обеспечение, среду, инфраструктуру, транспорт и пр. Ресурсы процесса находятся под управлением владельца процесса.

Клиент (потребитель) - субъект, который получает результат бизнес-процесса. Клиент, находящийся в организации и использующий в ходе своей деятельности результаты предыдущего бизнес-процесса, называется внутренним клиентом. Внешний клиент располагается за пределами организации.

Функция - совокупность однородных операций, которые на постоянной основе выполняет структурное подразделение.

Регламент бизнес-процесса - документ, который описывает ответственность, порядок взаимодействия исполнителей, последовательность операций, порядок принятия решений об улучшениях.

Формат описания бизнес-процесса (нотация) - один из возможных способов представления модели бизнес-процесса в графическом виде.

Для определения бизнес-процесса как объекта управления необходимо (рис. 4):

Идентифицировать входы процесса и поставщиков

Определить результаты процесса (выходы) и клиентов

Установить владельца процесса

Выработать систему управления процессом (показатели процесса, цели управления, систему отчётности и др.)

Предоставить ресурсы владельцу процесса, которые необходимы для выполнения и управления процессом (информация, оборудование, персонал)

Определить регламенты по выполнению процесса

Рис. 4. Концептуальная схема управления процессом

Управление процессом можно представить на основе известного цикла PDCA. Цели и показатели деятельности владельцу процесса формулирует вышестоящий руководитель. Владелец процесса планирует (Plan) осуществление процесса через распределение ресурсов таким образом, чтобы достичь поставленные цели (Do). После владельцем анализируется ход процесса вместе с его результатами (Check), обнаруживаются отклонения, идентифицируются их причины, проводятся корректирующие мероприятия (Act) по устранению этих причин. Такая схема управления процессом, выстраиваемая на практике обеспечивает постоянное улучшение процесса, его ориентацию на удовлетворение потребностей внешних и внутренних клиентов процесса и достижение целей компании (рис. 5).

Рис. 5. Совмещение цикла PDCA и схемы процессного подхода

1.3 Взаимодействие процессов организации и их иерархия