В день начала курсов администратор подготавливает проект приказа о зачислении слушателей на обучение по программе повышения квалификации с учетом возможных изменений в составе слушателей. Проект приказа согласуется в отделе документационного обеспечения управления, отделе дополнительного образования, финансово-экономическом управлении, учебно-методическом управлении. Приказ согласуется и представляется на подписание ректору не позднее 2 дней после дня начала курсов.
Администратор курсов подготавливает проект приказа о завершении обучения на курсах повышения квалификации, в который включаются слушатели, выполнившие все требования учебного плана, успешно прошедшие итоговую аттестацию. Проект приказа согласуется в отделе документационного обеспечения управления, отделе дополнительного образования, учебно-методическом управлении.
Оформление удостоверений о краткосрочном повышении квалификации производится отделом дополнительного образования на основании приказа о завершении обучения при условии полной оплаты за оказанные услуги.
Документ о повышении квалификации слушатель получает лично. При этом он ставит роспись в книге регистрации выдачи документов о дополнительном образовании, где указывается название программы, сроки обучения, дата получения документа, номер и дата регистрации приказа о завершении обучения. Книга регистрации выдачи документов о дополнительном образовании хранится в отделе дополнительного образования. Записи в книгу вносятся сотрудниками отдела.
Уполномоченный представитель организации-заказчика платных образовательных услуг имеет право получать удостоверения за сотрудников организации.
На заключительном этапе администрирования курсов повышения квалификации администратор предоставляет в отдел дополнительного образования сведения для составления уточненной сметы по курсам, анкеты слушателей.
Администратор формирует пакет отчетной документации о результатах проведения курсов повышения квалификации, который включает в себя следующую документацию:
- копию приказа о начале реализации программы повышения квалификации;
- копию сметы;
- копию приказа о зачислении;
- копию приказа о завершении обучения;
- копии договоров об оказании платных образовательных услуг;
- расписание;
- список слушателей;
- копии счетов или актов приема-сдачи услуг.
Пакет отчетной документации предоставляется в отдел дополнительного образования.
Предоставление отчетной документации является основанием для подписания
акта приема-сдачи услуг, оказанных администратором курсов в случае, если он
оказывает услуги по договору гражданско-правового характера.
5.4 Ответственность
Ответственность за деятельность по организации курсов повышения квалификации в части координации действий структурных подразделений и администраторов курсов несет начальник отдела дополнительного образования.
Ответственность за администрирование курсов повышения квалификации несут:
- сотрудники отдела дополнительного образования;
- сотрудник СТОА, заключивший договор возмездного оказания услуг по администрированию курсов повышения квалификации.
Ответственность за деятельность по организации курсов повышения квалификации в части подготовки калькуляции стоимости обучения одного слушателя по программе повышения квалификации, сметы курсов повышения квалификации, уточненной сметы несут главный бухгалтер-начальник финансово-экономического управления, начальник учебно-методического управления, начальник отдела дополнительного образования.
Ответственность за деятельность по организации курсов повышения квалификации в части подготовки счетов-фактур и актов об оказании услуг несет главный бухгалтер-начальник финансово-экономического управления.
Ответственность за деятельность по организации курсов повышения квалификации в части согласования распорядительных документов несут начальник учебно-методического управления, главный бухгалтер-начальник финансово-экономического управления, заместитель начальника учебно-методического управления, начальник отдела дополнительного образования, начальник отдела документационного обеспечения управления, заместители начальника финансово-экономического управления.
Ответственность за деятельность по организации курсов повышения квалификации в части согласования финансовых документов несут проректор по учебно-методической работе, проректор по учебно-воспитательной работе, главный бухгалтер-начальник финансово-экономического управления, начальник учебно-методического управления, начальник отдела дополнительного образования, заместители начальника финансово-экономического управления.
.5 Перечень документов
К распорядительным документам по дополнительному образованию относятся:
- приказ о реализации программы повышения квалификации;
- приказ о зачислении слушателей на обучение по программе повышения квалификации;
- приказ о завершении обучения;
- приказ об отчислении;
- приказ об установлении стоимости 1 часа оказания услуг по договорам гражданско-правового характера с физическими лицами (договорам возмездного оказании преподавательских услуг);
- приказ о составе аттестационной комиссии
К финансовым документам по дополнительному образованию относятся:
- калькуляция стоимости обучения одного слушателя по программе повышения квалификации;
- смета курсов повышения квалификации;
- счет;
- акт об оказании услуг (для организаций и частных лиц);
Иные документы:
- договор возмездного оказания преподавательских услуг;
- договор с юридическим лицом об оказании платных образовательных услуг (для коммерческих организаций);
- договор с юридическим лицом об оказании платных образовательных услуг (для бюджетных организаций);
- договор с физическим лицом об оказании платных образовательных услуг;
- расписание учебных занятий;
- журнал учета работы преподавателей;
- книга регистрации выдачи документов о повышении квалификации.
.6 Последовательность видов работ по организации курсов повышения квалификации
|
№ |
Виды работ по администрированию курсов повышения квалификации |
Контрольные сроки |
Согласование |
Подписание |
|
Подготовительный этап |
||||
|
1 |
Разработка калькуляции стоимости обучения одного обучающегося, подготовка примерной сметы доходов и расходов курсов повышения квалификации |
За 2 недели до начала курсов |
Гл. бухгалтер СТОА Начальник СТОА Зам. начальника СТОА |
Директор СТОА |
|
2 |
Формирование группы слушателей: прием заявок от организаций, заявлений от частных лиц, подготовка списка группы |
За 2 недели до начала курсов |
Зам. начальника СТОА |
|
|
3 |
Подбор профессорско-преподавательского состава курсов повышения квалификации |
За 2 недели до начала курсов |
Зам. начальника СТОА |
Начальник СТОА |
|
4 |
Заключение договоров с преподавателями |
За 1 недели до начала курсов |
Начальник СТОА Зам. начальника СТОА |
Директор СТОА |
|
5 |
Подготовка проекта приказа о начале реализации программы повышения квалификации с указанием ответственных лиц за организацию курсов и разработку учебно-методического обеспечения, а также состава государственной аттестационной комиссии. |
За 1 неделю до начала курсов |
Начальник СТОА Гл. бухгалтер СТОА Зам. начальника СТОА |
Директор СТОА |
|
6 |
Заключение договоров на оказание дополнительных образовательных услуг с организациями и физическими лицами |
За 1 неделю до начала курсов |
Начальник СТОА |
Директор СТОА |
|
7 |
Контроль внесения предоплаты за обучение (если предоплата предусмотрена договором) |
До подписания приказа о зачислении |
Начальник СТОА Гл. бухгалтер СТОА |
Директор СТОА |
|
8 |
Заказ кабинетов для проведения учебных занятий |
За 1 неделю до начала курсов |
Начальник СТОА |
Директор СТОА |
|
9 |
Согласование расписания с преподавателями |
За 1 неделю до начала курсов |
Зам. начальника СТОА |
|
|
10 |
Предоставление расписания, информирование о дате и времени проведения организационного собрания |
За 1 неделю до начала курсов |
Зам. начальника СТОА |
Директор СТОА |
|
11 |
Подготовка и тиражирование учебно-методических и организационных материалов (расписание, список слушателей, информационные листы) |
За 1 неделю до начала курсов |
Зам. начальника СТОА |
Директор СТОА |
|
Основной этап |
||||
|
12 |
Проведение организационного собрания со слушателями |
За 1 неделю до начала курсов |
Начальник СТОА |
|
|
13 |
Подготовка проекта приказа о зачислении слушателей на обучение по программе повышения квалификации |
За 1 неделю до начала курсов |
Начальник СТОА Зам. начальника СТОА |
Директор СТОА |
|
14 |
Регистрация договоров об оказании дополнительных образовательных услуг |
|
Начальник СТОА |
Директор СТОА |
|
15 |
Подготовка счетов-фактур и актов выполненных услуг |
|
Начальник СТОА |
|
|
16 |
Передача счетов-фактур и актов заказчику |
|
Зам. начальника СТОА |
|
|
17 |
Контроль за работой преподавателей |
|
Зам. начальника СТОА |
|
|
18 |
Организация итоговой аттестации |
|
Начальник СТОА Зам. начальника СТОА |
Директор СТОА |
|
19 |
Анкетирование слушателей |
|
|
|
|
20 |
Подготовка проекта приказа о завершении обучения (по движению контингента) |
|
Начальник СТОА |
Директор СТОА |
|
21 |
Оформление удостоверений или свидетельств о повышении квалификации в соответствии с приказом о завершении обучения |
|
Начальник СТОА |
Директор СТОА |
|
22 |
Выдача удостоверений о повышении квалификации, регистрация получения документов о дополнительном образовании |
|
Начальник СТОА |
Директор СТОА |
|
Заключительный этап |
||||
|
23 |
Подготовка уточненной сметы |
В течение 2 недель после окончания курсов |
Гл. бухгалтер-начальник СТОА Начальник СТОА |
Директор СТОА |
|
24 |
Предоставление в ОДПО анкет слушателей, передача их Заказчику |
|
Зам. начальника СТОА |
|
|
25 |
Предоставление в ОДПО договоров с преподавателями о возмездном оказании преподавательских услуг и актов приема-сдачи услуг |
|
Зам. начальника СТОА |
Директор СТОА |
|
26 |
Формирование пакета документов по проведенным курсам: копии приказов о начале реализации программы с приложением, о зачислении, о завершении обучения, копии договоров, отчет об оплате за обучение, расписание, копия сметы |
|
Зам. начальника СТОА |
Директор СТОА |
5.7 Расчет затрат времени специалистом по организации курсов поышения квалификации
|
№ |
Наименование видов работ |
Затраты времени, в мин. |
Обоснование люфта |
|
|
|
|
min |
Max |
|
|
Подготовительный этап |
||||
|
1 |
Разработка калькуляции стоимости обучения одного слушателя, подготовка примерной сметы доходов и расходов курсов повышения квалификации |
10 |
30 |
Неточность исходной информации |
|
2 |
Формирование группы слушателей: прием заявок от организаций, заявлений от частных лиц, подготовка списка группы |
20 |
20 |
|
|
3 |
Подбор преподавательского состава курсов повышения квалификации |
10 |
120 |
Поиск нового преподавателя |
|
4 |
Заключение договоров с преподавателями |
20 |
60 |
Отсутствие части необходимых документов для оформления договоров |
|
5 |
Подготовка проекта приказа о начале реализации программы повышения квалификации с указанием ответственных лиц за организацию курсов и разработку учебно-методического обеспечения, а также состава государственной аттестационной комиссии. |
20 |
20 |
|
|
6 |
Заключение договоров на оказание дополнительных образовательных услуг с организациями и физическими лицами |
20 |
40 |
Отсутствие части необходимых документов для оформления договоров |
|
7 |
Контроль оплаты за обучение |
30 |
120 |
Своевременность внесения оплаты слушателями и организациями |
|
8 |
Заказ кабинетов для проведения учебных занятий |
20 |
60 |
Отсутствие свободных кабинетов |
|
9 |
Согласование расписания с преподавателями |
10 |
30 |
Необходимость составления расписания с учетом занятости преподавателей |
|
10 |
Предоставление расписания Заказчику, информирование о дате и времени проведения организационного собрания |
10 |
10 |
|
|
11 |
Подготовка и тиражирование учебно-методических и организационных материалов (расписание, список слушателей, информационные листы) |
10 |
10 |
|
|
Основной этап |
||||
|
12 |
Проведение организационного собрания со слушателями: выдаются бланки договора (для сотрудников бюджетных организаций), расписание учебных занятий, план корпуса СТОА, планы города, учебно-методические материалы, проверяется точность персональных данных слушателей (для правильного оформления приказов), производится контроль явки слушателей на курсы |
30 |
30 |
|
|
13 |
Подготовка проекта приказа о зачислении слушателей на обучение по программе повышения квалификации |
45 |
60 |
Изменение состава слушателей |
|
14 |
Регистрация договоров об оказании дополнительных образовательных услуг в СТОА |
20 |
120 |
Наличие ошибок в реквизитах организаций |
|
15 |
Подготовка счетов-фактур и актов выполненных услуг в СТОА |
20 |
60 |
Наличие ошибок в счетах-фактурах и актах |
|
16 |
Передача счетов-фактур и актов слушателям |
10 |
120 |
Доставка заказчику по месту работы |
|
17 |
Контроль за работой преподавателей (проведение занятий в соответствии с расписанием, своевременное заполнение журнала учета работы) |
10 |
30 |
Знание преподавателями правил оформления журнала |
|
18 |
Организация итоговой аттестации |
60 |
120 |
Объем материалов для итоговой аттестации и количество экземпляров |
|
19 |
Анкетирование слушателей |
30 |
45 |
Количество анкет для обработки |
|
20 |
Подготовка проекта приказа о завершении обучения |
20 |
20 |
|
|
21 |
Оформление удостоверений о краткосрочном повышении квалификации в соответствии с приказом о завершении обучения |
15 |
15 |
|
|
22 |
Выдача удостоверений о повышении квалификации, регистрация получения документов о дополнительном образовании |
5 |
Выдача документов по доверенности |
|
|
Заключительный этап |
||||
|
23 |
Подготовка уточненной сметы (в случае изменения количества слушателей в связи с дополнительным зачислением, отчислением) |
10 |
10 |
|
|
24 |
Предоставление в ОДПО анкет слушателей, передача их Заказчику |
10 |
10 |
|
|
25 |
Предоставление в ОДПО договоров с преподавателями о возмездном оказании услуг и актов приема-сдачи услуг |
10 |
10 |
|
|
26 |
Формирование пакета документов по проведенным курсам: копии приказов о начале реализации программы, о зачислении, о завершении обучения, договоры и акты, расписание, копия сметы |
25 |
25 |
|
|
ИТОГО затрат времени на работу с одним слушателем |
500 |
1205 |
|
|
.8.1 Общие положения
Норма времени оказания преподавательских услуг - продолжительность времени оказания услуг, которую должны соблюдать стороны договора. Норма времени - количество времени (часов, минут), которое должен затратить преподаватель для выполнения определенного вида услуг.
Данные нормы разработаны для традиционной лекционно-семинарской технологии обучения и предназначены для всех форм обучения.
Норма времени оказания преподавательских услуг включает в себя учебную и учебно-методическую работу.
Под термином «группа» подразумевается «академическая» группа численностью не менее установленного норматива наполняемости.
Преподаватель обязан обеспечить соответствующей
учебно-методической документацией все виды планируемой ему работы.
5.8.2 Учебная работа
|
№№ п/п |
Виды работ |
Норма времени в часах |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Аудиторные занятия |
|||
|
1. |
Чтение лекций |
1 час за 1 акад. час |
|
|
2. |
Проведение практических занятий |
1 час на группу (подгруппу) за 1 акад. час |
|
|
3. |
Проведение выездных тематических занятий на предприятиях и в организациях |
1 час за 1 акад. час на группу |
|
|
Консультации |
|||
|
4. |
Проведение консультаций перед экзаменами |
2 часа на группу |
|
|
Контроль |
|||
|
5. |
Проведение собеседования с поступающими на программы профессиональной переподготовки |
0,25 часа каждому члену комиссии на каждого поступающего |
Состав комиссии не более 3 человек |
|
6. |
Прием устных экзаменов |
0,4 часа на слушателя |
|
|
7. |
Прием экзаменов в форме тестирования |
2 часа на группу, 2 часа на проверку письменных работ |
|
|
8. |
Прием зачетов по дисциплинам |
0,3 часа на одного слушателя |
|
|
9. |
Проверка, консультации и прием расчетно-графических работ |
0,3 часа на одно задание, но не более 1 часа на одного слушателя |
|
|
10. |
Участие в работе комиссии по приему защиты выпускных работ, по проведению выпускного экзамена по программам дополнительного образования |
0,5 часа на одного слушателя каждому члену комиссии |
Состав комиссии не более 5 человек |
|
Практика |
|||
|
11. |
Руководство практикой |
1 час на одного слушателя |
|
|
Руководство |
|||
|
12. |
Руководство выпускными работами по программам профессиональной переподготовки |
10 часов на одного слушателя, включая консультации и рецензирование |
Не более 5 выпускников одновременно на одного руководителя |
|
13. |
Руководство курсовыми работами по программам повышения квалификации |
3 часа на каждого слушателя, включая консультации и рецензирование |
|
|
14. |
Руководство стажировкой как самостоятельным видом обучения с проверкой отчетов |
до 35 часов на каждого слушателя |
Не более 10 слушателей на одного преподавателя |