Материал: Составление матрицы распределения обязанностей и ответственности в системе менеджмента качества

− рекомендации по улучшению;

− финансирование деятельности.

Менеджмент ресурсов

Ресурсы необходимые для внедрения, поддержания и повышения результативности СМК, определяют в ходе анализа со стороны руководства.

Потребность в человеческих ресурсах определяется руководством, так же руководство обеспечивает необходимый уровень компетентности персонала. Новые сотрудники проходят проф. отбор.

Ресурсы, составляющие инфраструктуру предприятия:

− здания;

− энергетические ресурсы;

− оборудование для процессов;

− средства связи.

Планирование жизненного цикла продукции

Процессы жизненного цикла продукции спланированы процедурами, установленными в стандартах организации, инструкциях по выполнению работ, технологической документации.

Планирование производства осуществляется на основании заказов потребителей продукции.

Закупки

Ответственность за реализацию процесса закупок сырья и материалов для производства специализированных жиров возложена на руководителя отдела снабжения, за финансирование на финансового директора и за контроль закупок на заместителя генерального директора по планированию и диспетчеризации производства.

Потребность в закупках сырь и материалов определяется, исходя из планируемого выпуска продукции на год, квартал, месяц.

Процесс закупок регламентирован СТО СМК-74-15.

Производство

Предприятие планирует и обеспечивает производство в управляемых условиях, которые включают:

− информацию о характеристиках продукции (ГОСТы, ТУ, СанПиНы);

− технологическую документацию;

− применение контрольных измерительных приборов;

− проведение мониторинга измерений.

Идентификация, прослеживаемость, сохранение соответствия

Идентификация продукции осуществляется для обеспечения ее прослеживаемости на всех стадиях производства. Все процедуры идентификации установлены в СТО СМК-753-17, СТО СМК-83-22.

При производстве в ООО осуществляется идентификация: материалов, продукции в процессе производства, готовой продукции, несоответствующей продукции.

Персонал подразделений предприятия, участвующий в производстве, погрузке, отгрузке продукции, обеспечивает сохранение ее соответствия требованиям НиТД, договоров, заявок.

Мониторинг и измерение

Предприятие систематически проводит мониторинг удовлетворенности потребителей продукцией и процессами на основе внешней и внутренней маркетинговой информации.

Деятельность по мониторингу и измерению процессов СМК возлагается на руководителей подразделений и должностных лиц, ответственных за процессы в соответствии с документацией СМК.

Анализ и постоянное улучшение

В СМК предприятия анализ данных осуществляется при проведении анализа со стороны руководства (СТО СМК-56-09), мониторинга и измерения продукции (СТО СМК-624-21), мониторинга удовлетворенности потребителей (СТО СМК-821-19), корректирующих и предупреждающих действий (СТО СМК-852-23).

Руководство предприятия постоянно повышает результативность СМК посредством использования Политики целей в области качества, результатов внутренних проверок, анализа данных и т.д.

Корректирующие и предупреждающие действия

Корректирующие действия принимаются с целью устранения причин несоответствий для предупреждения повторного их возникновения. Выбор корректирующих действий осуществляется руководителями подразделений с учетом значимости выявленных несоответствий.

Предупреждающие действия предпринимаются с целью устранения причин потенциальных несоответствий для предупреждения их появления и связанных с этим потерь. Процедуры принятия корректирующих и предупреждающий действий установлены в СТО СМК-852-23.

. Разработка документированной процедуры СМК

Документированные процедуры СМК предназначены для описания конкретных действий, при помощи которых в организации осуществляется управление качеством. Они могут оформляться в виде стандарта предприятия, методических рекомендаций, рабочей инструкции, указания и т.п.

Документированные процедуры должны иметь единую идентификацию, в них могут быть ссылки на рабочие инструкции, определяющие порядок выполнения работ.

Положение О работе с входящей и исходящей корреспонденцией в ООО "ЭФКО Пищевые Ингредиенты" П СМК-423-06

Настоящее положение регламентирует вопросы: подготовки, оформления, регистрации писем, заявлений, служебных записок и прочей служебной документации, поступающей в адрес предприятия, а также вопросы исполнения, содержания в указанных документах предписаний руководства, контроля за исполнением и хранением документов.

Работа с входящей служебной документацией

Получение входящей служебной документации на почте осуществляется специалистом организационно-контрольного отдела ежедневно. Полученные периодические издания подлежат учету и передаче получателю. Все материалы, содержащие предложения об оказании благотворительной помощи и т.д. передается Директору по управленческим структурам филиала ЗАО "УК ЭФКО" в г. Воронеж.

Регистрация входящей документации - это совокупность действий по внесению сведений о полученном документе в "Журнал регистрации входящей документации" и по проставлению входящего номера и даты документа в его тексте. Каждый год создается новый журнал, записи в нем ведутся в хронологическом порядке. По истечении года журнал передается на хранение в течение 5-и лет.

Передача входящей документации и контроль за ее исполнением

После регистрации входящая документация передается генеральному директору, который рассматривает ее и назначает исполнителей. После специалист организационно-контрольного отдела получив рассмотренную входящую документацию, передает ее исполнителям под роспись в журнале.

Необходимость установления контроля за исполнением документа ген. директор отражает в резолюции, указывая лицо осуществляющее контроль. Этому лицу или лицам передается копия резолюции.

Хранение входящей служебной документации

Лицо, являющееся исполнителем документации организует у себя хранение:

− документации, находящейся в исполнении;

− исполненной документации.

Исполненная документация хранится вместе с относящимися к ней материалами в течении 5-и лет. Хранение осуществляется в соответствующих делах (папка). В каждом деле должна находится опись хранимых материалов.

Работа с исходящей служебной документацией

Подготовка исходящей документации осуществляется заинтересованным подразделением предприятия. Ответственным за подготовку проекта в случае распоряжения ген. директора - лицо им назначенное, а в случае собственной инициативы - руководитель подразделения или лицо им назначенное.

Оформление исходящей служебной документации

Проект документации выполняется печатным текстом делопроизводителем, который обеспечивает распечатку проектов в указанные или кротчайшие сроки. Отпечатанный проект передается ответственному за его подготовку.

Проект писем, ходатайств и иных документов от имени предприятия печатаются на бланках формата "А 4" и содержат, как правило, следующие реквизиты: наименование и почтовые реквизиты адресанта, исходящий номер и дату документа, текст и т.д. При неясности в форме изготовления консультируются в юридическом отделе. Проект подписывается ген. директором. Документ для почтовой пересылки, должен содержать указание о способе отправки.

Регистрация исходящей служебной документации

Регистрация исходящей документации - это совокупность действий по внесению сведений о исходящем документе в "Журнал регистрации исходящей документации" и по проставлению исходящего номера и даты документа в его тексте. Каждый год создается новый журнал, записи в нем ведутся в хронологическом порядке. По истечении года журнал передается на хранение в течении 5-и лет.

Отправка исходящей служебной документации и хранение ее копий

После регистрации документа он подлежит отправке адресанту либо обычным, либо указанным способом. По просьбе лица, сдающего исходящий документ на регистрацию и отправку, предоставляется почтовая квитанция. Отправка документации осуществляется специалистом организационно-контрольного отдела 2 раза в неделю в 10 часов.

Лицо, подготовившее исходящий документ, хранит в соответствующих папках копии с данными о регистрации и об отправке, а также материалы, относящиеся к документу в течение 5-и лет.

Контроль за получением ответа и соблюдением требований.

Контроль за получением ответа на исходящую служебную документацию осуществляет лицо, подготовившее исходящий служебный документ.

Контроль за соблюдением требований П СМК-423-06-2013 осуществляет зам. ген. директора по административной работе, при выявлении несоблюдения он подает на имя ген. директора служебную записку, отражающую указанные факты. Контроль функционирования процесса управления входящей и исходящей корреспонденцией осуществляется экспертами в ходе внутренних проверок в соответствии с СМК-822-20-2011.

Заключение

В данной курсовой работе разработано руководство по качеству, документированная процедура, проанализирована организационная структура предприятия и множество других сопутствующих документов. Внедрение этих разработок на предприятии, дает организации неоспоримые преимущества так как, система менеджмента качества является показателем надежности и возможности предприятия производить продукцию не только в соответствии с законодательными требованиями, но и с индивидуальными требованиями заказчика, который является главным действующим лицом. Помимо этого существует ряд преимуществ, которыми должно обладать предприятие в борьбе за рынок:

во-первых, при участии в тендерах, конкурсах и при заключении контрактов, где заказчиком является зарубежная компания или государственное ведомство, предпочтение отдается организациям, имеющим сертифицированную систему менеджмента качества:

во-вторых, внедрение системы качества приводит к увеличению доверия со стороны инвестиционных и юридических компаний, контролирующих и других организаций, с которыми взаимодействует предприятие в процессе предпринимательской деятельности;

в-третьих, наличие сертификата ИСО 9001 ведет к реальному снижению расходов на страхование предприятий и значительно облегчает получение ими кредитов, так как страховые компании, банки однозначно признают сертифицированные компании более надежными, а риски вложения в них средств - низкими.

Все эти преимущества можно было бы перечислять до бесконечности, не говоря уже о реальных для предприятия выгодах, таких как повышение имиджа компании, а, следовательно, установления более стабильного положения на рынке и повышение эффективности производственных процессов при улучшении качества продукции.

Сертификация системы менеджмента качества на соответствие требованиям ИСО 9001 обеспечивает руководству и работникам предприятия уверенность в том, что выпускаемая продукция или оказываемые услуги соответствуют законодательным требованиям и требованиям потребителей: требования к качеству выполняются, и происходит улучшение качества, одновременно повышается эффективность работы организации.

Список литературы

. ГОСТ Р ISO 9001-2011. Системы менеджмента качества. Требования. -М.: Изд-во стандартов, 2001. - 21 с.

. ГОСТ Р ISO 9004-2001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. - М.: Изд-во стандартов, 2001. - 46 с.

. ГОСТ Р 1.4-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты предприятия. Основные положения. -М.: Изд-во стандартов, 2005 - 21 с.

. ГОСТ Р 1.2-92 ГСС РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. - М.: Изд-во стандартов, 1992. - 26 с.

. Кане М.М. Системы, методы и инструменты менеджмента качества: учеб. пособ. / М.М. Кане, Б.В. Иванов, В.Н. Корешков,

А.Г. Схиртладзе, 2008. - СПб.: Питер. - 560 с.

. Ильин В.В. Система управления качеством. Российский опыт. - СПб.: невский проспект; Вектор, 2007.- 224 с.

. Никитин В.А. Управление качеством на базе стандартов ISO 9000:2011 / В.А. Никитин, В.В. Филончева. - 2-е изд.- СПб.: Питер, 2005. - 127 с.

Приложение А. Алгоритм управления документацией