6. Документы, формирующиеся в подразделении:
6.1 Сводный отчет - бумажный, а также электронный документ, в котором описываются данные о прибылях и убытках предприятия за год.
6.2 Кассовая книга - бумажный документ, в котором отражается движение наличных денег на основании приходных и расходных кассовых ордеров, ежедневно с выведением остатка наличности в кассе на начало следующего дня.
6.3 Договор по трудоустройству - бумажный документ, в котором описываются данные нанимаемого работника, должность, на которую он принимается, его права и обязанности, сведения об оплате труда, сроки заключения договора и условия его продления.
6.4 Табель выхода на работу - электронный (Excel) и печатный документы, в которых указаны ФИО сотрудника, дата.
6.5 Приказ - бумажный документ, в котором отражаются распоряжения начальства (выплата пособий, приказ о принятии на работу).
6.6 Ведомость начисления з/п (ФИО работника, НДФЛ, к оплате, Пенсионный фонд, ФСС, ТФОМС за каждый месяц).
6.7 Личное дело на сотрудника - бумажный документ, в котором описываются все данные о сотруднике.
7. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: пять лет.
8. Документы, передающиеся в другие подразделения:
8.1 Доверенность (по оплате)- бумажный документ, в котором описывается срок действия, наименования организации, ФИО на кого выдана, паспортные данные, перечень материальных средств, подлежащих получению.
8.2 Товарно - транспортная накладная - бумажный документ, в котором описывается отравитель и получатель товара; наименование, цена, количество и вес товара.
8.3 Документ об уплате налогов- налоговая декларация по единому налогу на вмененный доход (в зависимости от площади).
8.4 Счет-фактура- повторяет накладную.
8.5 Акт сверки взаиморасчетов - бумажный, а также электронный документ, отражающий состояние взаимных расчетов между магазином и поставщиком товара за определенный период.
8.6 ФСС - документ по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование. (данные юридического лица, данные доверенного лица, дата представления расчета, код расчета).
8.7 Заявки на товар - электронный документ, в котором указаны наименование и количество товара.
8.8 Квитанция на коммунальные услуги - бумажный документ, в котором описывается, какую сумму денежных средств собственник помещения должен выплатить организации за предоставленные услуги.
9. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: не переводятся в архив.
10. Описание информационной инфраструктуры (техническое оснащение и программные продукты) подразделения: магазин оснащен компьютерной техникой (принтеры, компьютеры, кассовые аппараты), интернет почтой, ПО, прикладными программами (Microsoft Office, 1С:Торговля и Склад).
11. Основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: недостатков нет.
12. Дата заполнения анкеты: 15.02.2014.
13. Подпись лица, заполнившего анкету: _________
На протяжении работы отдела собирается и формируется множество документов. Можно выделить следующие документы, описывающие процессы предметной области:
Входные документы
• сертификат на товар;
• счет-фактура;
• товарно-транспортная накладная;
• доверенность по оплате товара;
• прайс-лист;
• акт сверки.
Выходные документы
• подписанная доверенность на оплату;
• заполненный акт сверки;
• подписанная счет-фактура;
• подписанная товарно - транспортная накладная;
• заявка на товар.
Внутренние документы
• кассовая книга;
• личные дела сотрудников;
• сводный отчет;
• табель выхода на работу.
После проведенного анализа для наглядности была построена модель, которая изображена на рисунке 3. Она отражает текущее ведение дел на предприятии «Фея».
После обследования предметной области было принято решение разработать модуль для оптимизации работы с поставщиками. Данный модуль предполагает содержание прайс-листов всех поставщиков, информация по самим поставщикам, в том числе их контактная информация.
Анализ «узких» мест ИП «Фея»
Большая часть документооборота ведется в электронном виде. Переход к автоматизированной обработке информации позволит сокращение времени подготовки и обработки документов у администратора за счет более быстрого доступа к необходимой информации, исключения дублирования информации и ускорения обработки.
Рисунок 3 - ARIS eEPC AS-IS
Таким образом, проанализировав функциональную деятельность, внутренний документооборот и информационное взаимодействие с другими объектами, можно сделать вывод, что ведение документации в 1С не позволяет решить такие проблемы, как:
• отсутствие оперативности в обработке документов;
• отвлечение от основной работы, за счет долгого формирования заявок;
• возможность ошибки при перенесении информации из одного документа в другой;
• дублирование информации.
На основании анализа можно сделать вывод: в магазине внедрена система 1C Предприятие 7.7, существующие бизнес-процессы эффективно реализуются в данной системе, персонал обучен для работы с данной системой. Однако в результате проведения предпроектного обследования можно выделить следующие недостатки: несвоевременное формирование заявок, устаревшая техника и ПО.
В результате было принято следующее предварительное управленческое решение на основании прописанных выше пунктов: усовершенствовать бумажную и электронную формы прайс-листов поставщиков, т.е. разработать модуль для системы 1С Предприятие, который будет содержать в себе информацию из прайслистов.
1.3 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии
На сегодняшний день выбор IT-решений является очень важным и сложным процессом, при выполнении которого необходимо опираться на знания в сфере информационных технологий, а также сформировать понимание о том, что этот процесс крайне важен.
Для выбора наиболее подходящей по требованиям системы были предложены:
1. E-Trade PriceList Importer
Программа обработки и анализа прайс-листов (прайсов поставщиков) E-Trade PriceList Importer является мощным анализатором прайс-листов. Сравнение прайслистов (прайсов поставщиков) осуществляется на основании инновационной технологии.
Программа позволяет обрабатывать прайс-листы со сложной структурой, с множественным количеством листов в книге MS Excel.
Проимпортированные товары можно сравнивать и анализировать с товарами из текущей учетной системы. Программа показывает разницу в цене между Вашими товарами и товарами, которые были проимпортированы из прайс-листа поставщика, так же существует возможность добавлять новые товары в вашу учетную систему, с последующей корректировкой и наценкой по заданным правилам наценки (пороговая наценка, наценка с использованием коэффициента, процента наценки и другие возможности).
Возможности:
• Программа позволяет обрабатывать прайс-листы со сложной структурой, с множественным количеством листов в книге MS Excel.
• Проимпортированные товары можно сравнивать и анализировать с товарами из текущей учетной системы (с товарами из интернет-магазина, товарами из 1С и т.д.).
• Программа показывает разницу в цене между вашими товарами и товарами, которые были проимпортированы из прайс-листа поставщика.
• Также есть возможность добавлять новые товары в вашу учетную систему (интернет-магазин) с последующей корректировкой и наценкой по заданным правилам наценки (пороговая наценка, наценка с использованием коэффициента, процента наценки и другие возможности).
• Владелец системы имеет возможность видеть в режиме реального времени товары и цены из прайс-листов (прайсов) поставщиков и в результате моментально обновлять цены на товары и создавать новые товарные позиции на сайте (в интернет-магазине), обновлять информацию в 1С.
2. 1С Предприятие: Анализ прайс-листов
Инструмент для анализа прайс-листов, поступающих от поставщиков. Позволит выявлять новые, одинаковые и удаленные товарные позиции, производить поиск, сортировку и сравнение товаров, выделит цветом изменение цен, покажет наличие на складе. Программа позволяет решать задачу формирования номенклатуры в системе 1С Предприятие, имеет встроенный алгоритм поиска аналогов, предназначенный для обработки, анализа и сравнения прайс-листов поставщиков.
В программе реализована простая загрузка прайс-листов в систему 1С Предприятия и последующая работа с прайс-листами.
Основные задачи, решаемые программой:
• Создание номенклатуры 1С Предприятия из неограниченного числа прайслистов поставщиков;
• Загрузка новой номенклатуры;
• Ведение виртуальных остатков по данным поставщиков;
• Анализ новых и удаленных позиций в прайс-листах поставщиков;
• Поиск и установка аналогичных товаров от разных поставщиков;
• Сравнение и анализ цен;
• Выбор основного поставщика с более выгодной ценой
• Анализ цен поставщиков и конкурентов.
Программа использует стандартные ресурсы системы 1С Предприятия и имеет простой и понятный для пользователя интерфейс.
Стоимость программы составляет 26 тысяч рублей, а также необходимо будет приобрести пакет обновлений на 7 или 15 месяцев, что составляет 15% и 25% суммы соответственно.
3. PDS-Price
DS-Price - лучшая программа обработки прайс-листов, предназначена для анализа прайс-листов поставщиков, и создание прайс-листа собственной компании на основе минимальных цен поставщиков. Программа позволяет за минимально короткое время на основе любого количества прайс-листов поставщиков составить собственный прайс-лист.
Основные функции программы PDS-Price:
• загрузка и обработка прайс-листов поставщиков;
• анализ прайс-листа каждого поставщика (сравнение с таблицей соответствия);
• сравнение прайс-листов (выбор минимальной цены);
• добавление наценки на товары;
• создание прайс-листа (собственного);
• формирование прайс-листа и выгрузку его в Excel.
В отличие от других программ обработки прайс-листов, программа PDS-Price может формировать таблицу соответствия на основе критериев. Использование критериев позволяет в несколько раз упростить ввод прайс-листа нового поставщика.
Кроме этого программа имеет ряд отличий от других программ обработки прайс-листов:
• использование очереди загрузки прайс-листов, т.е. можно загрузить в программу сразу все новые прайс-листы поставщиков, и автоматически их обработать;
• визуальный анализ цен по всем поставщикам - в виде диаграммы;
• при расчете минимальной цены учитываются критерии наличия товара на складах поставщиков;
• введены пороги дополнительной наценки - наценка на товар будет больше, если товар дешевле;
• индивидуальные пороги дополнительной наценки для каждой группы товаров;
• оформление заказов клиентов, с автоматическим пересчетом суммы заказа (в руб. или долларах) и выгрузки его в Excel.
Данная глава курсовой работы посвящена изучению торговой предметной области, а именно - магазин бытовой химии «Фея». Изучена область деятельности, функции, обязанности, цели организации, построена организационная диаграмма организации в частности на сегодняшний момент.
В качестве предметной области исследования было выбрано магазин бытовой химии. При оценке эффективности деятельности уделялось внимание таким факторам, как: скорость обработки поступившей информации, скорость работы существующего ПО.
В данной главе также был подробно описаны основные бизнес-процессы магазина - это продажа товара, его учет и закуп. На данный момент прайс-листы поставщиков хранятся либо в бумажном виде, либо в электронном виде MS Excel.
Был проведен анализ существующих решений для упрощения работы сотрудников магазина «Фея». После анализа было принято решение о создании модуля автоматизации работы с прайс-листами поставщиков, так как ни одна из выявленных к анализу систем на рынке информационных технологий не смогла полностью решить проблему автоматизации работы с прайс-листами в данной организации, а также не устроило руководство предприятие по ценовой категории.
Глава 2. Разработка проектных решений
2.1 Разработка концепции модуля «Прайс-лист»
На данный момент поиск необходимой информации затруднен. Разработка модуля позволит усовершенствовать существующие бумажную и Excel формы прайс-листов.
Разработка модуля позволит: вести оперативный поиск необходимых товаров для эффективного выполнения заказов товара.
Назначением модуля является оптимизация работы с прайс-листами администратора в 1С: Торговля и Склад.
Общими целями проекта являются:
• ведение автоматизированного прайс-листа (создание, актуализация информации);
• оптимизация и автоматизация процесса работы с прайс-листами поставщиков; ? разработка и автоматизация единых правил учета информации.
Модуль «Прайс-лист» предназначен для работы администратора ИП «Фея».